第四章文書的形成、處理與歸檔

節(jié)文書的形成第二節(jié)文書的處理第三節(jié)文書的整理與歸檔文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第1頁!節(jié)文書的形成

一、基本理論（一）客觀反映與實用性的原理反映論是文書形成的理論基礎(chǔ)注重實用是文書形成的根本目的（二）美觀與方便處理的原則美觀是文書形成的必然要求方便閱讀、方便處理是文書形成的“應(yīng)用”體現(xiàn)（三）約定俗成與時代性原理約定俗成、保證通行是文書形成必須遵循的規(guī)律時代性是文書形成的必然趨勢文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第2頁!關(guān)于修建地下消火栓的請示某某市工商局：我公司某某冷庫，系地區(qū)性重點倉庫，其建筑面積**平方米，可以儲存物資**千噸，價值**萬元。但多年來，冷庫的防火設(shè)施十分簡陋，器材嚴重不足，庫內(nèi)僅有一處消火栓，且由于年久失修，水壓低，達不到噴射要求。如果發(fā)生火災(zāi)，其后果將難以設(shè)想。從去年以來，市/區(qū)有關(guān)防火部門曾多次檢查，提出增建消火栓的建議，因缺少資金，一直無能為力。為此，我們以為這個重點庫區(qū)的消防建設(shè)是必須進行的。妥否，請速答復(fù)。

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文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第3頁!二、文書形成的要素及步驟

一、文書形成的要素：主題材料結(jié)構(gòu)語言文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第4頁!確立主題的依據(jù)：行文的目的要求黨和國家的路線、方針政策和上級指示精神處理事務(wù)和社會交往的客觀要求事物的共同特征和發(fā)展規(guī)律文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第5頁!材料選用：文書中材料的攝取大致有三種情況:較多的攝取材料較少的攝取材料完全不用材料文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第6頁!結(jié)構(gòu)安排：文書的結(jié)構(gòu)包括三個方面的內(nèi)容：文書外部格式，即外在的各組成部分。文書的謀篇布局，即正文材料的安排順序。文書的邏輯結(jié)構(gòu)。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第7頁!語言表達：公文語言的要求：健康純潔無錯話嚴謹莊重?zé)o虛話簡明扼要無廢話鮮明生動無套話真實客觀無假話充實豐滿無空話文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第8頁!嚴謹莊重?zé)o虛話：嚴謹莊重“本單位門前嚴禁停放自行車，違者一律放氣”明辨詞義、恰當(dāng)運用當(dāng)前經(jīng)濟領(lǐng)域中的嚴重犯罪活動，已經(jīng)和正在腐蝕我們的干部隊伍，損害我們的黨、政府、軍隊的肌體和國家的信譽，毒化人們的思想，污染社會風(fēng)氣，破壞經(jīng)濟建設(shè)，妨礙對外開放和對內(nèi)搞活經(jīng)濟政策的正確執(zhí)行，影響社會安定。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第9頁!鮮明生動無套話：

如總結(jié)：開場白成績與收獲問題與缺點結(jié)尾文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第10頁!充實豐滿無空話：充實：言之有物豐滿：言之有據(jù)文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第11頁!適當(dāng)運用文言詞語，注意：要用表現(xiàn)力強，有生命力的文言詞語。思想陳舊，封建等級色彩濃的君子、小人、圣明等已不能再用。要正確了解所用文言詞語的含義，不要用錯。如：各兄弟單位認為該公司的這種辦文有利于提高公文質(zhì)量，于是紛紛效尤使之在全局內(nèi)得到推廣。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第12頁!二、文書形成的步驟（一）、文書形成的準(zhǔn)備思想準(zhǔn)備內(nèi)容材料的準(zhǔn)備（二）、擬定提綱（三）、草擬初稿（四）、征求意見（五）、反復(fù)修改（六）、謄抄文稿（七）、確定標(biāo)印文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第13頁!

二、行文關(guān)系（一）隸屬關(guān)系（二）非隸屬關(guān)系文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第14頁!

四、嚴格遵守行文規(guī)則（一）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實效（二）不能越級行文（三）政府各部門行文（四）聯(lián)合行文（五）協(xié)商一致的原則（六）重要行文的抄送（七）請示、意見報告的注意事項（八）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)行文文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第15頁!（二）在辦法中的規(guī)定第十四十八條：行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告；屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第16頁!(四）在辦法中的規(guī)定第十六條和十七條規(guī)定：有隸屬關(guān)系的機關(guān)之間不能聯(lián)合行文；政府辦公廳（室）與同級政府各部門在一般情況不能聯(lián)合行文；應(yīng)嚴格控制聯(lián)合行文單位的數(shù)量；政府各部門與各類協(xié)會、學(xué)會、聯(lián)合會、研究會、基金會、聯(lián)誼會、促進會、商會等社會團體聯(lián)合行文要謹慎文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第17頁!（六）在辦法中的規(guī)定第二十條規(guī)定：向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第18頁!（八）在辦法中的規(guī)定受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送另一上級機關(guān)文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第19頁!六、文書處理程序的特點確定性連續(xù)性規(guī)范性：工作內(nèi)容規(guī)范工作方向規(guī)范工作方式規(guī)范文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第20頁!登記方法黨政兩大系統(tǒng)（中共中央文件與國務(wù)院文件、省委文件與省政府文件等）發(fā)文機關(guān)的級別（下級機關(guān)來文、平級及不相隸屬機關(guān)來文等）文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第21頁!審核重點：收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核。是否由本機關(guān)辦理是否符合行文規(guī)則文種使用、公文格式是否規(guī)范涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第22頁!批辦：是指機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人將來文和附送來的擬辦意見審閱后，對文件如何辦理、辦理原則和辦理過程中應(yīng)注意的問題做出最后決定，并在文件辦理單上加以指示或批示的環(huán)節(jié)。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第23頁!催辦：按照文件辦理時限，秘書部門對承辦工作進行檢查和催促，防止文件處理的漏辦和延誤。文秘部門要負責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第24頁!八、發(fā)文處理程序草擬審核簽發(fā)復(fù)核繕?。ㄐΓ┯糜〉怯浄职l(fā)文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第25頁!審核重點：文秘部門的審核要把好“三關(guān)”即行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)。、是否確需行文。第二、行文方式是否妥當(dāng)。文稿制發(fā)的名義是否合適；是否需要提交一定的會議討論或經(jīng)過上級或有關(guān)機關(guān)的批準(zhǔn)；是否與有關(guān)部門、地區(qū)協(xié)商或會簽。第三、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。第四、公文格式是否符合要求。第五、文稿的文字表述、標(biāo)點符號、文稿段落等等。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第26頁!以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或者主持工作的負責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或者由主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)。部門擬稿，機關(guān)名義發(fā)文，應(yīng)先由部門負責(zé)人審稿和文秘部門負責(zé)人審核，再交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以部門名義發(fā)文，由部門負責(zé)人簽發(fā)。與其他機關(guān)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)與有關(guān)單位會簽。經(jīng)會議通過的發(fā)文，由會議主持人或秘書長簽發(fā)；機關(guān)單位內(nèi)部會議通過的，可由正職或副職領(lǐng)導(dǎo)人或辦公廳（室）主任簽發(fā)。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第27頁!繕印注意事項：必須忠實于經(jīng)過審核簽發(fā)的定稿用紙、格式、印刷要符合《辦法》中的相關(guān)規(guī)定繕印過程中要注意保密如有必要可建立繕印登記制度注：繕印過程中的校對初校與復(fù)校結(jié)合、以定稿為依據(jù)、校改時文字要牽出版心。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第28頁!登記：文件用印之后封發(fā)之前，對文件主要內(nèi)容進行登記檢查的環(huán)節(jié)。發(fā)文登記一般使用簿冊式。內(nèi)部發(fā)文供內(nèi)部使用的《發(fā)文登記簿》內(nèi)部發(fā)文發(fā)往外部使用的《送文登記簿》文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第29頁!歸整的文書必須是辦理完畢的：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文書，對發(fā)文機關(guān)來說，在文件發(fā)出前就可以將定稿和存本隨即歸整。不必復(fù)文的收文，經(jīng)有關(guān)負責(zé)人閱批或傳閱后，即可歸整。詢問答復(fù)性文書，一來一往了事的，也可隨即歸整。重大問題中的小問題已解決的，隨即歸整。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第30頁!二、文書整理歸檔工作的改革

2000.12.6《歸檔文件整理規(guī)則》（一）以“件”取代“卷”以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)更加符合文書整理的基本原則文書整理更簡便易行和具有確定性有利于整理手段的現(xiàn)代化（二）以“案盒”取代“案卷”方便文書檔案的借閱和查找方便檔案的復(fù)制和保密簡化了裝訂手續(xù)使文書工作和檔案工作統(tǒng)一起來文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第31頁!四、文書整理歸檔的基本原則

1、遵循文件形成的客觀規(guī)律2、保持文件之間的有機聯(lián)系3、區(qū)分文書的不同價值4、便于保管和查找利用文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第32頁!

2006.12月，檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

第六條

機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

附件：《文書檔案保管期限表》文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第33頁!定期保管的文書檔案分為九類：本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料本機關(guān)召開會議、舉辦活動形成的一般性文件材料本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)等上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)等文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第34頁!檢查調(diào)整：檢查歸類的文件是否齊全，剔除重份的、不需要歸檔和沒有保存價值的文件；檢查該案盒內(nèi)的文件是否符合保管期限；檢查歸類是否合理，是否相同事由的文件集中排列；是否以“件”為單位；檢查盒內(nèi)文件數(shù)量是否適宜等。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第35頁!文件編號以歸檔章的形式在每件文件首頁上端注明：歸檔章的必備項目：全宗號、年度、保管期限、室編件號、館編件號文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第36頁!主題確定：文書主題一般有三種含義：文書的作者在文中對客觀事物所持的基本看法、觀點。如：調(diào)查報告、情況報告、工作總結(jié)等。文書的作者對收文一方提出的基本要求和基本主張。如：決定、指示、通知等。以上兩點均有之。如通報、批復(fù)、決定等。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第37頁!文書主題的要求主題提煉過程中的要求：要反映事物的本質(zhì)要正確和恰如其分主題要新穎主題表達過程中要達到的要求：主題集中主題清晰明確主題前后一致主題露而不藏文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第38頁!文書選材的標(biāo)準(zhǔn)：真實新穎典型系統(tǒng)切旨文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第39頁!結(jié)構(gòu)的方法：基本的邏輯方法:綜合－分析－綜合。分層、分段中的分類與歸類方法歸納層段主旨的方法－－觀點句的形成。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第40頁!健康純潔無錯話：要重視字詞的規(guī)范化不亂造簡化字、簡化詞要合乎語法合乎邏輯成分殘缺、搭配不當(dāng)、位置顛倒、指代不明、不合邏輯、結(jié)構(gòu)雜糅文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第41頁!簡明扼要無廢話：當(dāng)前全縣工業(yè)園低萬紫千紅、百花爭艷，縣人民政府希望工業(yè)戰(zhàn)線廣大職工借這股強勁的東風(fēng)，象園丁一樣，開動腦筋、群策群力，辛勤的耕耘我縣的工業(yè)園地，努力工作，力爭超額完成今年全縣工業(yè)生產(chǎn)任務(wù)。當(dāng)前，全縣工業(yè)蓬勃發(fā)展，縣人們政府希望工業(yè)戰(zhàn)線廣大職工群策群力，力爭超額完成今年全縣工業(yè)生產(chǎn)任務(wù)。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第42頁!真實客觀無假話：內(nèi)容不真實的不寫材料沒落實的不寫沒有了解清楚的不寫文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第43頁!公文語言的特點：談話率領(lǐng)恰巧沉默人民賓客、來賓挑剔頭顱、頭部大家誕辰父親擺談、擺龍門陣帶領(lǐng)正好不吭聲兒百姓、老百姓、全國人民客人挑刺兒腦袋、腦殼大伙兒生日爸爸、爹、大大文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第44頁!專用語：開頭用語：近查、電悉、函悉、請示悉等緣由用語：為了、遵照、根據(jù)等經(jīng)辦用語：經(jīng)、業(yè)經(jīng)、已經(jīng)等承轉(zhuǎn)用語：據(jù)此、為此等祈請用語：請求、期望、盼予等結(jié)尾用語：特此公布、此復(fù)、敬請周知等文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第45頁!

第二節(jié)文書的處理一、行文制度是指機關(guān)與機關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定。包括行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則三個方面。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第46頁!

三、行文方式

（一）下行文1、逐級下行文2、多級下行文3、直達基層組織和群眾的行文（二）上行文1、逐級上行文2、多級上行文3、越級上行文（三）平行文文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第47頁!（一）在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中的規(guī)定第十三條：制發(fā)文件應(yīng)從實際需要出發(fā)，內(nèi)容已被綜合文件包含的不再制發(fā)文件；可以用電話或其他方式解決問題的不發(fā)文件；能發(fā)短文件解決問題的不發(fā)長文件；可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)，內(nèi)容相同或相似的文件可適當(dāng)合并文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第48頁!（三）在辦法中的規(guī)定政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題，審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第49頁!（五）在辦法中的規(guī)定第十九條：部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第50頁!（七）在辦法中的規(guī)定第二十一條、二十二條的規(guī)定：請示應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。報告不得夾帶請示事項。除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送請示、意見和報告。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第51頁!五、文書處理程序的概念文書處理程序是指文件在機關(guān)內(nèi)部運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第52頁!七、收文處理程序簽收登記審核擬辦批辦承辦催辦注辦文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第53頁!登記形式簿冊式登記聯(lián)單式登記卡片式登記文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第54頁!擬辦：由文秘部門負責(zé)人擔(dān)任。擬辦特點：參考性、差異性和概括性。擬辦意見要填寫在《文件辦理單》中“擬辦意見”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第55頁!承辦內(nèi)容：辦事：明確承辦人，由專人負責(zé)領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)批辦精神，嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖落實工作注意協(xié)調(diào)一致辦文：認真領(lǐng)會擬辦批辦意見，據(jù)此回文聯(lián)合復(fù)文時，要會簽后再報請機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批內(nèi)容涉及以前的收文或材料的，要查找參考文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第56頁!注辦：對公文的承辦情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所做的簡要說明。一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。需要辦理復(fù)文的文件辦完后要注明“已復(fù)文”并注上復(fù)文的日期和文號。用口頭或電話答復(fù)的要注明時間、地點、接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。不需復(fù)文的文件要注明“已辦、已閱、已摘記”等字樣文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第57頁!《辦法》規(guī)定：符合國家法律、法規(guī)及其他相關(guān)規(guī)定。情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴謹?shù)?。公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急程度，根據(jù)實際需要確定緊急程度。人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一、（一）、1、（1）。使用國家法定計量單位。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱時，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中做為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第58頁!簽發(fā)：是機關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)審核的文稿進行最后審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文意見，并注明自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第59頁!復(fù)核的重點：公文在正式印制前，文秘部門對其進行的復(fù)查審核：、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備第二、附件材料是否齊全第三、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第60頁!用印的注意事項：用印必須經(jīng)有關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)，并由掌管機關(guān)印章的專門人員經(jīng)手進行用印文件的制發(fā)機關(guān)必須與印面一致，用印文件的內(nèi)容必須與簽發(fā)的定稿相符，否則不得用印用印時，印面要端正清晰，用印位置正確根據(jù)發(fā)文的印數(shù)核實用印的份數(shù)。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第61頁!第三節(jié)文書整理歸檔一、文書整理歸檔含義是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第62頁!以“件”為單位的整理，有四種情況：一是以“自然件”為一件；二是文件存本和定稿，正文與附件，原件與復(fù)制件為一件；三是報表、名冊、圖冊等為一件；四是來文與復(fù)文合為一件；文書的形成、處理與歸共69頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第63頁!三、文書整理歸檔的范圍（一）應(yīng)該整理歸檔的文件材料

1、上級機關(guān)來文2、本機關(guān)文件3、下級機關(guān)來文4、同級或非隸屬機關(guān)的來文5、其他文件（二）無需整理歸檔的文件材料

1、重份文件2、未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿3、事務(wù)性的、臨時性的、沒有查考價值的文件材料4、與本機關(guān)或本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬的機關(guān)送來