精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度(樣例)單位的會計檔案包括貯存在磁盤(軟盤和硬盤)上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。一、數(shù)據(jù)資料管理與保密機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。１、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。現(xiàn)金收付業(yè)務要做到當日業(yè)務當日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記帳頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。２、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業(yè)務當日清。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管?，F(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。３、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。４、科目匯總表、帳簿打印時間。(1)現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。(2)銀行余額調(diào)整表每月打印一次。(3)總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。(4)現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。(5)會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關財會人員審核無誤后簽字生效。５、其他由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。二、數(shù)據(jù)備份管理１、由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進行備份工作。２、在日常工作中,準備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進行備份,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。３、需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。４、機內(nèi)憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。三、會計檔案管理１、會計檔案存檔手續(xù):打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。２、為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上寫保護標簽,裝入盤套,放進硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。３、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。４、隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。５、各類會計檔案的出借，均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操作。６、必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴重者，將追究其法律責任。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔會計電算化系統(tǒng)軟、硬件管理制度(樣例)一、系統(tǒng)管理制度１、財務用計算機應做到專機專用，最好不要做其它工作。２、除被允許操作財務軟件的人員和系統(tǒng)管理員外，其他人未經(jīng)允許不得用機。３、每次用計算機必須使用不間斷電源(UPS),以避免意外斷電造成核算數(shù)據(jù)丟失影響系統(tǒng)運行。４、計算機禁止用外來軟盤，堅決禁止在計算機上玩游戲，以防止計算機感染病毒。５、有上、下級單位送來的數(shù)據(jù)盤，在使用前，必須做好查病毒工作。６、計算機發(fā)生故障應及時維護。如果沒有能力維修，應及時與銷售計算機的單位取得聯(lián)系。７、財務軟件運行中發(fā)生錯誤時，應及時排除，如無法處理，應及時與財務軟件銷售單位取得聯(lián)系以便及時解決問題。二、系統(tǒng)維護為保障電算化系統(tǒng)的正常運行，需要進行經(jīng)常性的系統(tǒng)維護，其任務主要包括：１、對系統(tǒng)硬件設備的日常檢查和維護，以保證系統(tǒng)的正常運行。２、在系統(tǒng)發(fā)生故障和出現(xiàn)異常時，排除和恢復運行。３、在系統(tǒng)擴充時，負責安裝、調(diào)試，直至運行正常。４、在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應性的維護工作。５、系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)需要每天進行備份。三、系統(tǒng)硬件維護１、一般情況下每周應全面檢查一次計算機硬件系統(tǒng)，并做好檢查記錄。２、在系統(tǒng)運行過程中，出現(xiàn)硬件故障，及時進行故障分析，并做好檢查維修記錄。３、在設備更新、擴充、修復后，由系統(tǒng)管理員與維護員共同研究決定，并由系統(tǒng)維護人員實施安裝和調(diào)試。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔會計電算化系統(tǒng)操作管理制度(樣例)一、系統(tǒng)使用管理１、為保證會計電算化系統(tǒng)的安全可靠運行,必須對系統(tǒng)的操作使用做出嚴格的控制。２、在會計電算化系統(tǒng)投入運行前,由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權使用人員及其操作權限,并報單位主管審核批準后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權。運行中需要增減使用人員,按同樣手續(xù)辦理。３、對各使用人員明確劃分使用操作權限,形成適當?shù)姆止恐?健全內(nèi)部控制制度。４、本會計電算化系統(tǒng)原則上專機專用,謝絕無關人員使用機器做其他工作。５、設立“計算機使用登記簿”，任何人均須登記方可用機。６、任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作，不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構。７、出納人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。８、操作人員應嚴格在規(guī)定范圍內(nèi)對系統(tǒng)進行操作，負責數(shù)據(jù)的輸入、運算、記帳和打印有關帳表。９、存檔數(shù)據(jù)、軟盤、帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復制、核對和保管。１０、系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應及時制止,并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。二、上機操作規(guī)程１、操作人員必須是合法有權使用人員,經(jīng)過培訓合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認可后,才能上機操作。２、操作人員上機操作前后,應進行上機操作登記,必須填寫真實姓名、上機時間、操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員檢查核實。３、操作人員上機前應做好各項準備工作,盡量減少占用機器時間,提高工作效率。４、操作人員的操作密碼應注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。５、操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或擅自上機操作。６、操作人員應嚴格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（專職會計員，則應保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性）。如發(fā)現(xiàn)差錯，應在輸入前及時反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數(shù)據(jù)，在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯，可按憑證進行修改，如在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機內(nèi)，任何人不能隨意修改帳目。７、每次上機工作完畢后都要作好工作備份，以防發(fā)生意外事故，備份的數(shù)據(jù)軟盤，應由財務處保管，下次上機備份要與機內(nèi)數(shù)據(jù)復核無誤后方可開始運行。８、在系統(tǒng)運行過程中,操作人員如要離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出系統(tǒng),以防止其他人員越權操作。９、任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為，依照《會計法》，將受到行政處分，情節(jié)嚴重的要追究法律責任。三、帳務處理程序１、帳務系統(tǒng)初始化:在初次建立會計電算化系統(tǒng)時,需要進行系統(tǒng)初始化工作,在會計主管授權下進行設置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內(nèi)容的設定。２、帳務系統(tǒng)更改：系統(tǒng)正常運行期間，任何對帳務系統(tǒng)的修改變動，必須得到會計主管的批準。３、日常帳務處理：(1)憑證處理:會計電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種，即：機制記帳憑證和手工編制的記帳憑證。記帳憑證要嚴格按照國家財會制度規(guī)定編制，對不真實、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理，對記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應予以退還，并要求更改和補充。為適應會計電算化系統(tǒng)的正常運行，編制記帳憑證還必須做到：Ａ、機制記帳憑證的編制：機制記帳憑證是指各子系統(tǒng)輸入原始憑證（如銷售原始發(fā)票和銀行收款憑單）由計算機，按有關規(guī)定編制并打印的記帳憑證。機制記帳憑證直接通過機內(nèi)程序轉(zhuǎn)到帳務處理系統(tǒng)進行記帳、編報表等業(yè)務處理。機制記帳憑證編制前，要認真審核原始憑證的合法性、正確性，輸入計算機及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數(shù)字準確無誤。打印出的機制記帳憑證需加蓋制單人、審核人、記帳員及財務部負責人章，連同所附原始憑證裝訂成冊妥善保管。Ｂ、手工記帳憑證的編制：手工編制記帳憑證是指會計人員根據(jù)原始憑證采用手工辦法編制的記帳憑證。手編記帳憑證需通過帳務處理系統(tǒng)用鍵盤輸入。手工編制記帳憑證包括：現(xiàn)金收付款憑證，部分銀行收付款憑證和部分轉(zhuǎn)帳憑證。手工編制的記帳憑證必須做到：a.原始憑證必須是合法憑證。經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、摘要應規(guī)范化，措詞要確切，其中標準摘要按規(guī)范填寫正確。b.帳戶使用正確。c.借貸方金額相等。d.原始憑證同記帳憑證金額一致。e.轉(zhuǎn)帳憑證必須填寫清楚借方和貸方科目代碼。對會計分錄的摘要內(nèi)容必須唯一，即：一種摘要內(nèi)容，只能對應一個最細的明細科目，據(jù)此確定其隸屬于那一個一級、二級、三級科目。要求摘要內(nèi)容簡潔、扼要，用盡量少的字表達出該筆業(yè)務的內(nèi)容。凡能歸入標準摘要的業(yè)務內(nèi)容，應盡量的使用標準摘要。對于新的業(yè)務內(nèi)容可按上述原則編寫新的標準摘要，并注明所對應的科目名稱及科目代碼。Ｃ、記帳憑證編號必須連續(xù)。編號間斷時應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因并簽字蓋章。Ｄ、現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳可以由機器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工作方便，出納人員可以自設備查輔助帳。(2)記帳憑證的審核與保管Ａ、記帳憑證必須經(jīng)憑證審核員嚴格審核無誤后方可進行登帳處理。Ｂ、操作員每輸入一張憑證，結(jié)束前要自審一次無誤后再按結(jié)束鍵。Ｃ、輸入計算機的憑證、單據(jù)應由制單人、審核員、記帳員、財務部負責人簽字后方為有效憑證。Ｄ、已輸入的憑證應在輸入操作完畢裝訂成冊后，交會計檔案資料保管員存檔保管。Ｅ、同一張憑證，制單和復核不能是同一個人。(3)帳表打印和結(jié)帳:Ａ、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每天打印，并應與出納庫存現(xiàn)金核對無誤。Ｂ、銀行余額調(diào)節(jié)表每月打印一次。Ｃ、科目匯總表、總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。Ｄ、在結(jié)帳前按有關規(guī)定做好當月各類帳務數(shù)據(jù)和報表的備份工作。Ｅ、月底，以上工作正確完成后，由系統(tǒng)管理員進行結(jié)帳，系統(tǒng)自動生成下月期初余額。Ｆ、每年年末必須將全部帳簿