高效時(shí)間管理講師：陳東2014年12月高效時(shí)間管理講師：陳東時(shí)間管理原理2時(shí)間管理方法3浪費(fèi)時(shí)間因素1時(shí)間管理原理2時(shí)間管理方法3浪費(fèi)時(shí)間因素1第一章3浪費(fèi)時(shí)間的因素時(shí)間的意義時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理演變史第一章3浪費(fèi)時(shí)間的因素時(shí)間的意義時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理演變史小游戲

讓我們從那些耳熟能詳?shù)臅r(shí)間格言開始：時(shí)間就是金錢 ——富蘭克林子在川上曰：逝者如斯夫一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰

世界上最重要的東西就是時(shí)間 ——愛迪生……小游戲

讓我們從那些耳熟能詳?shù)臅r(shí)間格言開始：時(shí)間就是金錢

不能管理時(shí)間的人，就不能管理一切!——彼得·德魯克

時(shí)間帳目表項(xiàng)目每天耗時(shí)40年耗時(shí)結(jié)余睡眠8小時(shí)13.3年26.7年一日三餐2.5小時(shí)4.2年22.5年交通2小時(shí)3.3年19.2年電話1.5小時(shí)2.5年16.7年看電視上網(wǎng)3小時(shí)5年11.7年看報(bào)、聊天2小時(shí)3.3年8.4年刷牙、洗臉、洗澡1小時(shí)1.7年6.7年休假、白日夢、鬧2小時(shí)3.3年3.4年

情緒、身體不適時(shí)間帳目表項(xiàng)目每天耗時(shí)40年耗時(shí)

最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時(shí)！最成功和最不成功的人一樣，一天都只有2時(shí)間管理理念的演變?cè)缙诘臅r(shí)間管理工作量=工作效率×工作時(shí)間備忘錄便簽日程安排表效率手冊(cè)商務(wù)通規(guī)劃表短期、中期、長期目標(biāo)自我管理式時(shí)間管理理念的演變?cè)缙诘臅r(shí)間管理備忘錄日程安排表規(guī)劃表自我管案例討論

哪些事情被放棄不做？為什么？…

哪件事情有最高的優(yōu)先級(jí)？為什么？…

你會(huì)高興地執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃嗎？…如何安排一周的時(shí)間？案例討論哪些事情被放棄不做？為什么？…哪件事情有最高時(shí)間管理的誤區(qū)因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考；不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；不了解做計(jì)劃的好處；計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心；不知如何做計(jì)劃。誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃時(shí)間管理的誤區(qū)因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制；不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；找不到合適的下屬授權(quán)。誤區(qū)二：組織工作不當(dāng)擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；誤區(qū)二：組織工作不當(dāng)習(xí)慣拖延時(shí)間。不擅處理不速之客的打擾。不擅處理無端電話的打擾。泛濫的“會(huì)議病”困擾。誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠（拖沓）習(xí)慣拖延時(shí)間。誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠（拖沓）誤區(qū)四：整理整頓不夠（凌亂）誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)文件處置測試誤區(qū)四：整理整頓不夠（凌亂）誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)文件處置測試高效時(shí)間管理(講師版)課件

十大時(shí)間盜賊找東西懶惰時(shí)斷時(shí)續(xù)一個(gè)人包打天下偶發(fā)延誤惋惜不已或白日作夢拖拖拉拉對(duì)問題缺乏理解就匆忙行動(dòng)消極情緒分不清輕重緩急十大時(shí)間盜賊找東西惋惜不已或白日作夢第二章16時(shí)間管理的原理時(shí)間管理三大原理選擇比努力更重要時(shí)間管理真正含義第二章16時(shí)間管理的原理時(shí)間管理三大原理選擇比努力更重要時(shí)間抓住當(dāng)下時(shí)間管理第一原則抓住當(dāng)下時(shí)間管理第一原則時(shí)間管理的實(shí)驗(yàn)時(shí)間管理的實(shí)驗(yàn)時(shí)間管理的真正含義時(shí)間管理的實(shí)驗(yàn)時(shí)間管理是通過使用時(shí)間來控制生活的方式。通過管理你的時(shí)間，你就可以確定在職業(yè)和個(gè)人生活中你看重什么，從而相應(yīng)地指引自己努力的方向。時(shí)間管理的真正含義時(shí)間管理的實(shí)驗(yàn)時(shí)間管理是通過使用時(shí)間來控制什么是今天？

今天就是你昨天作計(jì)劃的“明天”今天是你余生的第一天什么是今天？要事第一時(shí)間管理最重要原則找到你生命中最重要的鵝卵石要事第一時(shí)間管理最重要原則找到你生命中最重要的鵝卵石工作優(yōu)先矩陣1243緊急不緊急重要不重要工作優(yōu)先矩陣1243緊急不緊急重要不重要工作價(jià)值矩陣重要緊急M1危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃M2防范于未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃、休閑M3繁瑣的工作某些信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動(dòng)M4不速之客某些電話某些信件與報(bào)告某些會(huì)議必要而不重要的問題受歡迎的活動(dòng)工作價(jià)值矩陣重要緊急M1M2M3M4工作結(jié)果矩陣重要緊急M1壓力精疲力竭危機(jī)處理忙于收拾殘局M2有遠(yuǎn)見、有理想平衡紀(jì)律自律少有危機(jī)M3全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生M4短視近利危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系欠佳甚至破裂工作結(jié)果矩陣重要緊急M1M2M3M4優(yōu)先關(guān)注M2第二象限工作法時(shí)間管理第三原則優(yōu)先關(guān)注M2第二象限工作法時(shí)間管理第三原則OEC管理OEC:日清日畢，日清日高總帳不漏項(xiàng)事事有人管人人都管事管事憑效果管人憑考核OEC管理OEC:日清日畢，日清日高結(jié)構(gòu)性問題反復(fù)出現(xiàn)，經(jīng)常發(fā)生問題的背景比較清晰過去曾經(jīng)有解決該問題的經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)最壞的處理結(jié)果可以預(yù)料或能接受辨別標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)性問題反復(fù)出現(xiàn)，經(jīng)常發(fā)生問題的背景比較清晰過去曾經(jīng)有解決其他原則之：80/20原則80%的銷售額是來自20%的顧客80%的電話是來自20%的朋友80%的財(cái)富集中在20%的人的手中80%的病假是由20%的員工所占有的80%的看電視時(shí)間是花在20%的電視節(jié)目上80%的教師輔導(dǎo)時(shí)間是花在20%的學(xué)生身上----帕累托定律：80%的有效工作是用20%的時(shí)間完成的。其他原則之：80/20原則80%的銷售額是來自20%的顧客帕累托定律80%的有效工作是用20%的時(shí)間完成的。帕累托定律80%的有效工作是用20%的時(shí)間完成的。80/20不同于普通思維的地方80/20思維50/50思維超常的創(chuàng)造力尋找解決問題的捷徑有選擇地做在少數(shù)領(lǐng)域卓越盡量多放權(quán)只做能做得最好，最有興趣做的在每個(gè)重要領(lǐng)域問：做哪些20%導(dǎo)致80%少工作，多思考超出平均水平的努力走完全程全面，找盡一切可能在許多領(lǐng)域良好盡量自己做一切事情做一切必須做的一份辛勤，一份收獲8.抓著一個(gè)機(jī)會(huì)80/20不同于普通思維的地方80/20思維50/50思維超其他原則之：有序原則帕金森定律：工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間“文件堆積定律”：文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間。其他原則之：有序原則帕金森定律：第三章32時(shí)間管理方法步驟時(shí)間管理六步法浪費(fèi)時(shí)間因素改進(jìn)計(jì)劃制定的三大工具第三章32時(shí)間管理方法步驟時(shí)間管理六步法浪費(fèi)時(shí)間因素改進(jìn)計(jì)劃時(shí)間管理的方法和技巧1.了解自己使用時(shí)間的方式和狀況2.明確你的目標(biāo)3.將目標(biāo)分解成工作計(jì)劃4.制定你的時(shí)間計(jì)劃5.確定浪費(fèi)時(shí)間的因素并制定相應(yīng)的策略6.實(shí)施、評(píng)估并調(diào)整你的時(shí)間規(guī)劃如何進(jìn)行時(shí)間管理？時(shí)間管理的方法和技巧1.了解自己使用時(shí)間的方式和狀況2.明確了解自己使用時(shí)間的方式和狀況

有效的管理者知道，如果要管理自己的時(shí)間，首先應(yīng)該了解自己的時(shí)間實(shí)際耗用在什么地方。

——彼得?德魯克了解自己使用時(shí)間的方式和狀況有效的管理者你每周會(huì)有哪些活動(dòng)？1上下班2開會(huì)3打電話4閱讀文件、整理通信5幫助下屬6接待賓客7向上級(jí)匯報(bào)8公務(wù)出差9拜訪客戶10其它工作上的活動(dòng)11整理儀容12飲食13睡覺二、個(gè)人活動(dòng)一、公務(wù)活動(dòng)你每周會(huì)有哪些活動(dòng)？1上下班2開會(huì)3打電話4閱讀文件、整理你每周會(huì)有哪些活動(dòng)？14煮飯15洗熨衣服16打掃房屋17雜務(wù)與家事18賣雜物19其它的逛街活動(dòng)20繳款21看孩子22宗教活動(dòng)23家庭外出24家庭溝通25其它家庭活動(dòng)26聽廣播與音樂27看電視28休閑閱讀29嗜好30觀看比賽31運(yùn)動(dòng)32休閑旅游33聚會(huì)與社交34其它休閑活動(dòng)35其它活動(dòng)三、家庭活動(dòng)四、休閑活動(dòng)你每周會(huì)有哪些活動(dòng)？14煮飯15洗熨衣服16打掃房屋17雜務(wù)評(píng)估你的時(shí)間使用情況1、你的時(shí)間實(shí)際使用情況與你的期望相符嗎？2、你的時(shí)間使用情況與你的關(guān)鍵責(zé)任相符嗎？3、哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？4、我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？評(píng)估你的時(shí)間使用情況1、你的時(shí)間實(shí)際使用情況與你的期望相符嗎5、我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？6、我如何浪費(fèi)我的時(shí)間？我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我浪費(fèi)了誰的時(shí)間？別人如何浪費(fèi)我的時(shí)間？7、我可以采取哪些措施防止浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象？5、我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？第二步：明確你的目標(biāo)目標(biāo)制定ABC法刪減法第二步：明確你的目標(biāo)ABC工作分類法ABC法重要且只能自己做

A類重要，但可以與人合作，或授權(quán)

B類不重要的工作，授權(quán)給下屬

C類ABC工作分類法ABC法重要且只能自己做A類重要，但可以與將目標(biāo)分解成工作計(jì)劃1、詳細(xì)了解2、5W2H原則3、設(shè)置控制點(diǎn)

（milestone）笛卡爾原理：所有大的目標(biāo)、大的工作都可以分解成若干小部分。將目標(biāo)分解成工作計(jì)劃1、詳細(xì)了解笛卡爾原理：工作計(jì)劃制定工具42邏輯樹LogicTree思維導(dǎo)圖Mindmap工作分解結(jié)構(gòu)WBS甘特圖GANTT工具工作計(jì)劃制定工具42邏輯樹思維導(dǎo)圖工作分解結(jié)構(gòu)甘特圖工具邏輯樹分析問題陳述問題/假設(shè)1問題/假設(shè)2問題/假設(shè)3分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題為什么使用邏輯樹？1.將問題分成幾個(gè)部分，使解決問題的工作可以分成智力上能夠解決的幾個(gè)部分不同部分可按輕重緩急區(qū)分工作責(zé)任能分派到各人2.保證問題獲得完整地解決將問題的各個(gè)部分解決好，即可解決整個(gè)問題所分問題的各個(gè)部分各不相同，而且包括了各個(gè)方面(即沒有重疊沒有遺漏)3.使項(xiàng)目小組共同了解解決問題的框架4.協(xié)助重點(diǎn)使用組織框架及理論邏輯樹分析問題陳述問題/假設(shè)1問題/假設(shè)2問題/假設(shè)3分支問繪制邏輯樹的關(guān)鍵原則完全窮盡相互獨(dú)立

MutuallyExclusive

CompletelyExhaustive繪制邏輯樹的關(guān)鍵原則完全窮盡相互獨(dú)立MutuallyCo邏輯樹練習(xí)汽車鑰匙不見了，怎么找？三家人開三輛車到公園門口，停在停車場走到草坪上，大人打撲克牌，小孩踢球。小孩還在周邊道路上騎自行車。小孩沒去游樂場兩小時(shí)后，原路返回到停車場，發(fā)現(xiàn)一輛車的鑰匙不見了大人問小孩還她沒有，小孩說還了。邏輯樹練習(xí)汽車鑰匙不見了，怎么找？三家人開三輛車到公園門口，高效時(shí)間管理(講師版)課件高效時(shí)間管理(講師版)課件

工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)

（WorkBreakdownStructure）

為順利完成項(xiàng)目所需要的所有任務(wù)和活動(dòng)的邏輯組成關(guān)系WBS

工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)

（WorkBreakdownStruWBS范例酒店管理系統(tǒng)系統(tǒng)規(guī)劃用戶需求調(diào)研酒店管理員需求調(diào)研前臺(tái)服務(wù)員需求調(diào)研撰寫用戶需求報(bào)告可行性研究撰寫可行性報(bào)告系統(tǒng)分析詳細(xì)調(diào)研組織結(jié)構(gòu)與功能調(diào)研業(yè)務(wù)流程分析數(shù)據(jù)流程分析系統(tǒng)邏輯模型分析數(shù)據(jù)流程建模數(shù)據(jù)字典開發(fā)撰寫系統(tǒng)分析報(bào)告系統(tǒng)設(shè)計(jì)總體設(shè)計(jì)酒店系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)酒店網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)酒店平臺(tái)設(shè)計(jì)詳細(xì)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)酒店功能模塊設(shè)計(jì)代碼設(shè)計(jì)輸入輸出設(shè)計(jì)撰寫系統(tǒng)設(shè)計(jì)報(bào)告系統(tǒng)實(shí)施系統(tǒng)程序開發(fā)前臺(tái)管理程序開發(fā)后臺(tái)管理程序開發(fā)客房管理程序開發(fā)餐飲管理程序開發(fā)休閑娛樂程序開發(fā)會(huì)員管理程序開發(fā)系統(tǒng)測試功能測試應(yīng)用測試硬件設(shè)備采購安裝調(diào)試系統(tǒng)維護(hù)與運(yùn)行培訓(xùn)WBS范例酒店管理系統(tǒng)系統(tǒng)規(guī)劃用戶需求調(diào)研酒店管理員需求調(diào)研工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)WBS工作分解結(jié)構(gòu)的作用是把工作范圍細(xì)分為易于管理的工作包，可以對(duì)這些工作包進(jìn)行估算、設(shè)計(jì)，并把它們分配給一個(gè)責(zé)任者或組織來完成WBS不是項(xiàng)目時(shí)間表

在此階段，資源也暫時(shí)還沒有考慮WBS會(huì)被分成4致7個(gè)大類工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)WBS工作分解結(jié)構(gòu)的作用是把工作范圍細(xì)分為易工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)的要求如果用了如何去做，說明你走得太遠(yuǎn)了用告示貼以小組活動(dòng)形式創(chuàng)建任務(wù)分解結(jié)構(gòu)以目標(biāo)作為最主要的組成部分用動(dòng)詞和名詞描述所有的任務(wù)和活動(dòng)表現(xiàn)出所有基本任務(wù)的邏輯關(guān)系和完整性。工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)的要求如果用了如何去做，說明你走得太遠(yuǎn)了用告練習(xí)：辦公室搬家一個(gè)部門的兩間辦公室搬到另一棟辦公樓的一間新辦公室里，兩棟辦公樓之間相距15公里；新辦公室裝修已經(jīng)完成，只需要搬隔斷、辦公家具、電腦設(shè)備等；練習(xí)：辦公室搬家一個(gè)部門的兩間辦公室搬到另一棟辦公樓的一間新關(guān)鍵路徑最早開始/最早結(jié)束vs最晚開始/最晚結(jié)束正推法vs逆推法自由浮動(dòng)時(shí)間vs總浮動(dòng)時(shí)間開始A,4B,6C,2D,14E,3F,1結(jié)束0,00,64,104,1010,1614,1616,180,014,1414,1417,1717,1718,1818,18關(guān)鍵路徑最早開始/最早結(jié)束vs最晚開始/最晚結(jié)束開練習(xí)：計(jì)算項(xiàng)目時(shí)間任務(wù)時(shí)長設(shè)計(jì)地基1周設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)5周設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)12周地基施工6周結(jié)構(gòu)施工9周細(xì)節(jié)施工3周施工必須在設(shè)計(jì)完成之后開始練習(xí)：計(jì)算項(xiàng)目時(shí)間任務(wù)時(shí)長設(shè)計(jì)地基1周設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)5周設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)1前導(dǎo)圖（PDM）開始設(shè)計(jì)地基（1）設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)（5）設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)（12）地基施工（6）結(jié)構(gòu)施工（9）細(xì)節(jié)施工（3）結(jié)束前導(dǎo)圖（PDM）開始設(shè)計(jì)地基設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)地基施工結(jié)構(gòu)施工MSProject：Gantt

ChartMSProject：GanttChart高效時(shí)間管理(講師版)課件第四步：制定時(shí)間計(jì)劃列出你的所有工作估算你的每項(xiàng)工作的時(shí)間及期限限制根據(jù)優(yōu)先原則及效率曲線安排你的工作步驟第四步：制定時(shí)間計(jì)劃列出你的所有工作步驟效率曲線時(shí)間效率效率曲線時(shí)間效率估計(jì)行動(dòng)時(shí)間的長短經(jīng)驗(yàn)估算公式估算工作時(shí)間=（a+4b+c）/6a：最樂觀時(shí)間

b:期待時(shí)間

c:最悲觀時(shí)間倒推法估計(jì)行動(dòng)時(shí)間的長短經(jīng)驗(yàn)估算預(yù)留出彈性時(shí)間不要把所有的時(shí)間都列入計(jì)劃把工作時(shí)間的60%列入計(jì)劃40%視為彈性時(shí)間，其中20%用于意外活動(dòng)，20%用于個(gè)人及其他社會(huì)活動(dòng)預(yù)留出彈性時(shí)間不要把所有的時(shí)間都列入計(jì)劃制定你的時(shí)間計(jì)劃年計(jì)劃、季度計(jì)劃、月計(jì)劃與每日計(jì)劃首先安排固定項(xiàng)目根據(jù)你的生物鐘安排時(shí)間把較大的任務(wù)分割成易于控制的小任務(wù)充分利用零碎時(shí)間為每件事情設(shè)定明確的起止時(shí)間留出充分的休息、娛樂時(shí)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間制定你的時(shí)間計(jì)劃年計(jì)劃、季度計(jì)劃、月計(jì)劃與每日計(jì)劃第五步：確定浪費(fèi)時(shí)間的因素并

尋找對(duì)應(yīng)的策略時(shí)間就是生命，無端的空耗別人的時(shí)間，其實(shí)是無異于謀財(cái)害命的

——魯迅浪費(fèi)自己的時(shí)間等于慢性自殺，浪費(fèi)別人的時(shí)間等于謀財(cái)害命第五步：確定浪費(fèi)時(shí)間的因素并

尋找對(duì)應(yīng)的策略時(shí)間確定浪費(fèi)時(shí)間的因素我要死掉了！會(huì)議電話不速之客出差溝通不暢進(jìn)度失控資料不全外因確定浪費(fèi)時(shí)間的因素我要死掉了！會(huì)議外因我要死掉了！條理不清欠缺自律無力拒絕懶惰拖延計(jì)劃欠妥追求完美事必躬親內(nèi)因我要死掉了！條理不清內(nèi)因打擾是第一時(shí)間大盜1、會(huì)議2、電話3、打擾來自上級(jí)、下級(jí)和同事請(qǐng)托學(xué)會(huì)適時(shí)說“不”打擾是第一時(shí)間大盜1、會(huì)議學(xué)會(huì)適時(shí)說案例：提交報(bào)告vs匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)布置了一項(xiàng)工作，自己已提交了方案計(jì)劃，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。但由于領(lǐng)導(dǎo)自身工作繁忙，未及時(shí)處理，耽誤了辦理進(jìn)度，卻反過來責(zé)怪我。案例：提交報(bào)告vs匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)布置了一項(xiàng)工作，自己已提交了方案計(jì)電話策略不是所有電話都要即時(shí)應(yīng)答1電話分類2在工作效率最低的時(shí)間打回去3電話策略不是所有電話都要即時(shí)應(yīng)答1電話分類2在工不要拖延測試：拖延系數(shù)測試一次做對(duì)拖延測試下一步行動(dòng)是？不要拖延測試：拖延系數(shù)測試拖延測試下一步行動(dòng)是？第六步：實(shí)施你的計(jì)劃

很多人不是熱心去做正確的事情，而是只要把事情做對(duì)了就萬事大吉了第六步：實(shí)施你的計(jì)劃很多人不是熱心去做正確的事情實(shí)施、評(píng)估并調(diào)整時(shí)間計(jì)劃計(jì)劃結(jié)束前完成最重要的工作衡量你組織和你個(gè)人績效的工作必須完成每天結(jié)束時(shí)對(duì)計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行復(fù)核迅速處理突發(fā)事件，并回到你的主要工作中去每天抽取一些時(shí)間為明天做準(zhǔn)備不要追求完美重做時(shí)間計(jì)劃實(shí)施、評(píng)估并調(diào)整時(shí)間計(jì)劃計(jì)劃結(jié)束前完成最重要的工作重做時(shí)間計(jì)小結(jié)浪費(fèi)時(shí)間的因素

時(shí)間管理三大原則抓住當(dāng)下、要事第一、第二象限時(shí)間管理六步法工作計(jì)劃制定工具

處理時(shí)間浪費(fèi)因素對(duì)策小結(jié)浪費(fèi)時(shí)間的因素高效時(shí)間管理講師：陳東2014年12月高效時(shí)間管理講師：陳東時(shí)間管理原理2時(shí)間管理方法3浪費(fèi)時(shí)間因素1時(shí)間管理原理2時(shí)間管理方法3浪費(fèi)時(shí)間因素1第一章75浪費(fèi)時(shí)間的因素時(shí)間的意義時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理演變史第一章3浪費(fèi)時(shí)間的因素時(shí)間的意義時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理演變史小游戲

讓我們從那些耳熟能詳?shù)臅r(shí)間格言開始：時(shí)間就是金錢 ——富蘭克林子在川上曰：逝者如斯夫一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰

世界上最重要的東西就是時(shí)間 ——愛迪生……小游戲

讓我們從那些耳熟能詳?shù)臅r(shí)間格言開始：時(shí)間就是金錢

不能管理時(shí)間的人，就不能管理一切!——彼得·德魯克

時(shí)間帳目表項(xiàng)目每天耗時(shí)40年耗時(shí)結(jié)余睡眠8小時(shí)13.3年26.7年一日三餐2.5小時(shí)4.2年22.5年交通2小時(shí)3.3年19.2年電話1.5小時(shí)2.5年16.7年看電視上網(wǎng)3小時(shí)5年11.7年看報(bào)、聊天2小時(shí)3.3年8.4年刷牙、洗臉、洗澡1小時(shí)1.7年6.7年休假、白日夢、鬧2小時(shí)3.3年3.4年

情緒、身體不適時(shí)間帳目表項(xiàng)目每天耗時(shí)40年耗時(shí)

最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時(shí)！最成功和最不成功的人一樣，一天都只有2時(shí)間管理理念的演變?cè)缙诘臅r(shí)間管理工作量=工作效率×工作時(shí)間備忘錄便簽日程安排表效率手冊(cè)商務(wù)通規(guī)劃表短期、中期、長期目標(biāo)自我管理式時(shí)間管理理念的演變?cè)缙诘臅r(shí)間管理備忘錄日程安排表規(guī)劃表自我管案例討論

哪些事情被放棄不做？為什么？…

哪件事情有最高的優(yōu)先級(jí)？為什么？…

你會(huì)高興地執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃嗎？…如何安排一周的時(shí)間？案例討論哪些事情被放棄不做？為什么？…哪件事情有最高時(shí)間管理的誤區(qū)因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考；不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；不了解做計(jì)劃的好處；計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心；不知如何做計(jì)劃。誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃時(shí)間管理的誤區(qū)因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制；不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；找不到合適的下屬授權(quán)。誤區(qū)二：組織工作不當(dāng)擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；誤區(qū)二：組織工作不當(dāng)習(xí)慣拖延時(shí)間。不擅處理不速之客的打擾。不擅處理無端電話的打擾。泛濫的“會(huì)議病”困擾。誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠（拖沓）習(xí)慣拖延時(shí)間。誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠（拖沓）誤區(qū)四：整理整頓不夠（凌亂）誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)文件處置測試誤區(qū)四：整理整頓不夠（凌亂）誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)文件處置測試高效時(shí)間管理(講師版)課件

十大時(shí)間盜賊找東西懶惰時(shí)斷時(shí)續(xù)一個(gè)人包打天下偶發(fā)延誤惋惜不已或白日作夢拖拖拉拉對(duì)問題缺乏理解就匆忙行動(dòng)消極情緒分不清輕重緩急十大時(shí)間盜賊找東西惋惜不已或白日作夢第二章88時(shí)間管理的原理時(shí)間管理三大原理選擇比努力更重要時(shí)間管理真正含義第二章16時(shí)間管理的原理時(shí)間管理三大原理選擇比努力更重要時(shí)間抓住當(dāng)下時(shí)間管理第一原則抓住當(dāng)下時(shí)間管理第一原則時(shí)間管理的實(shí)驗(yàn)時(shí)間管理的實(shí)驗(yàn)時(shí)間管理的真正含義時(shí)間管理的實(shí)驗(yàn)時(shí)間管理是通過使用時(shí)間來控制生活的方式。通過管理你的時(shí)間，你就可以確定在職業(yè)和個(gè)人生活中你看重什么，從而相應(yīng)地指引自己努力的方向。時(shí)間管理的真正含義時(shí)間管理的實(shí)驗(yàn)時(shí)間管理是通過使用時(shí)間來控制什么是今天？

今天就是你昨天作計(jì)劃的“明天”今天是你余生的第一天什么是今天？要事第一時(shí)間管理最重要原則找到你生命中最重要的鵝卵石要事第一時(shí)間管理最重要原則找到你生命中最重要的鵝卵石工作優(yōu)先矩陣1243緊急不緊急重要不重要工作優(yōu)先矩陣1243緊急不緊急重要不重要工作價(jià)值矩陣重要緊急M1危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃M2防范于未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃、休閑M3繁瑣的工作某些信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動(dòng)M4不速之客某些電話某些信件與報(bào)告某些會(huì)議必要而不重要的問題受歡迎的活動(dòng)工作價(jià)值矩陣重要緊急M1M2M3M4工作結(jié)果矩陣重要緊急M1壓力精疲力竭危機(jī)處理忙于收拾殘局M2有遠(yuǎn)見、有理想平衡紀(jì)律自律少有危機(jī)M3全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生M4短視近利危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系欠佳甚至破裂工作結(jié)果矩陣重要緊急M1M2M3M4優(yōu)先關(guān)注M2第二象限工作法時(shí)間管理第三原則優(yōu)先關(guān)注M2第二象限工作法時(shí)間管理第三原則OEC管理OEC:日清日畢，日清日高總帳不漏項(xiàng)事事有人管人人都管事管事憑效果管人憑考核OEC管理OEC:日清日畢，日清日高結(jié)構(gòu)性問題反復(fù)出現(xiàn)，經(jīng)常發(fā)生問題的背景比較清晰過去曾經(jīng)有解決該問題的經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)最壞的處理結(jié)果可以預(yù)料或能接受辨別標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)性問題反復(fù)出現(xiàn)，經(jīng)常發(fā)生問題的背景比較清晰過去曾經(jīng)有解決其他原則之：80/20原則80%的銷售額是來自20%的顧客80%的電話是來自20%的朋友80%的財(cái)富集中在20%的人的手中80%的病假是由20%的員工所占有的80%的看電視時(shí)間是花在20%的電視節(jié)目上80%的教師輔導(dǎo)時(shí)間是花在20%的學(xué)生身上----帕累托定律：80%的有效工作是用20%的時(shí)間完成的。其他原則之：80/20原則80%的銷售額是來自20%的顧客帕累托定律80%的有效工作是用20%的時(shí)間完成的。帕累托定律80%的有效工作是用20%的時(shí)間完成的。80/20不同于普通思維的地方80/20思維50/50思維超常的創(chuàng)造力尋找解決問題的捷徑有選擇地做在少數(shù)領(lǐng)域卓越盡量多放權(quán)只做能做得最好，最有興趣做的在每個(gè)重要領(lǐng)域問：做哪些20%導(dǎo)致80%少工作，多思考超出平均水平的努力走完全程全面，找盡一切可能在許多領(lǐng)域良好盡量自己做一切事情做一切必須做的一份辛勤，一份收獲8.抓著一個(gè)機(jī)會(huì)80/20不同于普通思維的地方80/20思維50/50思維超其他原則之：有序原則帕金森定律：工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間“文件堆積定律”：文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間。其他原則之：有序原則帕金森定律：第三章104時(shí)間管理方法步驟時(shí)間管理六步法浪費(fèi)時(shí)間因素改進(jìn)計(jì)劃制定的三大工具第三章32時(shí)間管理方法步驟時(shí)間管理六步法浪費(fèi)時(shí)間因素改進(jìn)計(jì)劃時(shí)間管理的方法和技巧1.了解自己使用時(shí)間的方式和狀況2.明確你的目標(biāo)3.將目標(biāo)分解成工作計(jì)劃4.制定你的時(shí)間計(jì)劃5.確定浪費(fèi)時(shí)間的因素并制定相應(yīng)的策略6.實(shí)施、評(píng)估并調(diào)整你的時(shí)間規(guī)劃如何進(jìn)行時(shí)間管理？時(shí)間管理的方法和技巧1.了解自己使用時(shí)間的方式和狀況2.明確了解自己使用時(shí)間的方式和狀況

有效的管理者知道，如果要管理自己的時(shí)間，首先應(yīng)該了解自己的時(shí)間實(shí)際耗用在什么地方。

——彼得?德魯克了解自己使用時(shí)間的方式和狀況有效的管理者你每周會(huì)有哪些活動(dòng)？1上下班2開會(huì)3打電話4閱讀文件、整理通信5幫助下屬6接待賓客7向上級(jí)匯報(bào)8公務(wù)出差9拜訪客戶10其它工作上的活動(dòng)11整理儀容12飲食13睡覺二、個(gè)人活動(dòng)一、公務(wù)活動(dòng)你每周會(huì)有哪些活動(dòng)？1上下班2開會(huì)3打電話4閱讀文件、整理你每周會(huì)有哪些活動(dòng)？14煮飯15洗熨衣服16打掃房屋17雜務(wù)與家事18賣雜物19其它的逛街活動(dòng)20繳款21看孩子22宗教活動(dòng)23家庭外出24家庭溝通25其它家庭活動(dòng)26聽廣播與音樂27看電視28休閑閱讀29嗜好30觀看比賽31運(yùn)動(dòng)32休閑旅游33聚會(huì)與社交34其它休閑活動(dòng)35其它活動(dòng)三、家庭活動(dòng)四、休閑活動(dòng)你每周會(huì)有哪些活動(dòng)？14煮飯15洗熨衣服16打掃房屋17雜務(wù)評(píng)估你的時(shí)間使用情況1、你的時(shí)間實(shí)際使用情況與你的期望相符嗎？2、你的時(shí)間使用情況與你的關(guān)鍵責(zé)任相符嗎？3、哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？4、我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？評(píng)估你的時(shí)間使用情況1、你的時(shí)間實(shí)際使用情況與你的期望相符嗎5、我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？6、我如何浪費(fèi)我的時(shí)間？我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我浪費(fèi)了誰的時(shí)間？別人如何浪費(fèi)我的時(shí)間？7、我可以采取哪些措施防止浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象？5、我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？第二步：明確你的目標(biāo)目標(biāo)制定ABC法刪減法第二步：明確你的目標(biāo)ABC工作分類法ABC法重要且只能自己做

A類重要，但可以與人合作，或授權(quán)

B類不重要的工作，授權(quán)給下屬

C類ABC工作分類法ABC法重要且只能自己做A類重要，但可以與將目標(biāo)分解成工作計(jì)劃1、詳細(xì)了解2、5W2H原則3、設(shè)置控制點(diǎn)

（milestone）笛卡爾原理：所有大的目標(biāo)、大的工作都可以分解成若干小部分。將目標(biāo)分解成工作計(jì)劃1、詳細(xì)了解笛卡爾原理：工作計(jì)劃制定工具114邏輯樹LogicTree思維導(dǎo)圖Mindmap工作分解結(jié)構(gòu)WBS甘特圖GANTT工具工作計(jì)劃制定工具42邏輯樹思維導(dǎo)圖工作分解結(jié)構(gòu)甘特圖工具邏輯樹分析問題陳述問題/假設(shè)1問題/假設(shè)2問題/假設(shè)3分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題為什么使用邏輯樹？1.將問題分成幾個(gè)部分，使解決問題的工作可以分成智力上能夠解決的幾個(gè)部分不同部分可按輕重緩急區(qū)分工作責(zé)任能分派到各人2.保證問題獲得完整地解決將問題的各個(gè)部分解決好，即可解決整個(gè)問題所分問題的各個(gè)部分各不相同，而且包括了各個(gè)方面(即沒有重疊沒有遺漏)3.使項(xiàng)目小組共同了解解決問題的框架4.協(xié)助重點(diǎn)使用組織框架及理論邏輯樹分析問題陳述問題/假設(shè)1問題/假設(shè)2問題/假設(shè)3分支問繪制邏輯樹的關(guān)鍵原則完全窮盡相互獨(dú)立

MutuallyExclusive

CompletelyExhaustive繪制邏輯樹的關(guān)鍵原則完全窮盡相互獨(dú)立MutuallyCo邏輯樹練習(xí)汽車鑰匙不見了，怎么找？三家人開三輛車到公園門口，停在停車場走到草坪上，大人打撲克牌，小孩踢球。小孩還在周邊道路上騎自行車。小孩沒去游樂場兩小時(shí)后，原路返回到停車場，發(fā)現(xiàn)一輛車的鑰匙不見了大人問小孩還她沒有，小孩說還了。邏輯樹練習(xí)汽車鑰匙不見了，怎么找？三家人開三輛車到公園門口，高效時(shí)間管理(講師版)課件高效時(shí)間管理(講師版)課件

工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)

（WorkBreakdownStructure）

為順利完成項(xiàng)目所需要的所有任務(wù)和活動(dòng)的邏輯組成關(guān)系WBS

工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)

（WorkBreakdownStruWBS范例酒店管理系統(tǒng)系統(tǒng)規(guī)劃用戶需求調(diào)研酒店管理員需求調(diào)研前臺(tái)服務(wù)員需求調(diào)研撰寫用戶需求報(bào)告可行性研究撰寫可行性報(bào)告系統(tǒng)分析詳細(xì)調(diào)研組織結(jié)構(gòu)與功能調(diào)研業(yè)務(wù)流程分析數(shù)據(jù)流程分析系統(tǒng)邏輯模型分析數(shù)據(jù)流程建模數(shù)據(jù)字典開發(fā)撰寫系統(tǒng)分析報(bào)告系統(tǒng)設(shè)計(jì)總體設(shè)計(jì)酒店系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)酒店網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)酒店平臺(tái)設(shè)計(jì)詳細(xì)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)酒店功能模塊設(shè)計(jì)代碼設(shè)計(jì)輸入輸出設(shè)計(jì)撰寫系統(tǒng)設(shè)計(jì)報(bào)告系統(tǒng)實(shí)施系統(tǒng)程序開發(fā)前臺(tái)管理程序開發(fā)后臺(tái)管理程序開發(fā)客房管理程序開發(fā)餐飲管理程序開發(fā)休閑娛樂程序開發(fā)會(huì)員管理程序開發(fā)系統(tǒng)測試功能測試應(yīng)用測試硬件設(shè)備采購安裝調(diào)試系統(tǒng)維護(hù)與運(yùn)行培訓(xùn)WBS范例酒店管理系統(tǒng)系統(tǒng)規(guī)劃用戶需求調(diào)研酒店管理員需求調(diào)研工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)WBS工作分解結(jié)構(gòu)的作用是把工作范圍細(xì)分為易于管理的工作包，可以對(duì)這些工作包進(jìn)行估算、設(shè)計(jì)，并把它們分配給一個(gè)責(zé)任者或組織來完成WBS不是項(xiàng)目時(shí)間表

在此階段，資源也暫時(shí)還沒有考慮WBS會(huì)被分成4致7個(gè)大類工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)WBS工作分解結(jié)構(gòu)的作用是把工作范圍細(xì)分為易工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)的要求如果用了如何去做，說明你走得太遠(yuǎn)了用告示貼以小組活動(dòng)形式創(chuàng)建任務(wù)分解結(jié)構(gòu)以目標(biāo)作為最主要的組成部分用動(dòng)詞和名詞描述所有的任務(wù)和活動(dòng)表現(xiàn)出所有基本任務(wù)的邏輯關(guān)系和完整性。工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)的要求如果用了如何去做，說明你走得太遠(yuǎn)了用告練習(xí)：辦公室搬家一個(gè)部門的兩間辦公室搬到另一棟辦公樓的一間新辦公室里，兩棟辦公樓之間相距15公里；新辦公室裝修已經(jīng)完成，只需要搬隔斷、辦公家具、電腦設(shè)備等；練習(xí)：辦公室搬家一個(gè)部門的兩間辦公室搬到另一棟辦公樓的一間新關(guān)鍵路徑最早開始/最早結(jié)束vs最晚開始/最晚結(jié)束正推法vs逆推法自由浮動(dòng)時(shí)間vs總浮動(dòng)時(shí)間開始A,4B,6C,2D,14E,3F,1結(jié)束0,00,64,104,1010,1614,1616,180,014,1414,1417,1717,1718,1818,18關(guān)鍵路徑最早開始/最早結(jié)束vs最晚開始/最晚結(jié)束開練習(xí)：計(jì)算項(xiàng)目時(shí)間任務(wù)時(shí)長設(shè)計(jì)地基1周設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)5周設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)12周地基施工6周結(jié)構(gòu)施工9周細(xì)節(jié)施工3周施工必須在設(shè)計(jì)完成之后開始練習(xí)：計(jì)算項(xiàng)目時(shí)間任務(wù)時(shí)長