貨代操作與單證流程培訓2022/12/21貨代操作與單證流程培訓貨代操作與單證流程培訓2022/12/19貨代操作與單證流程1目錄一.訂艙二.放箱三.擺箱、裝箱四.配船、報關五.對費用六.追索核銷單據(jù)貨代操作與單證流程培訓目錄一.訂艙貨代操作與單證流程培訓2接到業(yè)務流轉單核對訂艙基本信息并制作訂艙委托書發(fā)送訂艙委托給訂艙代理收到訂艙代理的放箱通知記錄并做好裝箱通知書發(fā)送裝箱通知給客戶或者對應的拖車公司箱子裝箱回場后，落實箱號等，讓訂艙代理配船，報關。（自報關的請找訂艙代理要報關信息提供給客戶）落實江船是否按時開出核對賬單貨代操作與單證流程培訓接到業(yè)務流轉單核對訂艙基本信息并制作訂艙委托書發(fā)送訂艙委托給3操作SOP操作崗位要求工作人員做事具有前瞻性，對時間把握較強。以下內容中的“天”是指自然日，“工作日”是指周一到周五，請留意兩種說法的區(qū)別。貨代操作與單證流程培訓操作SOP操作崗位要求工作人員做事具有前瞻性，對時間把握較強4一.訂艙查看客戶委托和流轉單內容。首先查看客戶委托和流轉單內容是否完整。特別是：1.“裝箱要求”是工廠自拖還是委托我司拖，如果委托我司做，是否在流轉單上人民幣應付那里注明了拖車成本和拖車公司。2.是廠裝還是港裝，港裝是否注明了裝箱要求；3.“報關要求”是代報關還是自報關；4.“運費”是到付還是預付。預付是否注明了美金應付成本，是否有傭金，是多少；到付是否提供了約號，到付最好一并提供美金運費，以便船公司查實。5.客戶托書上中英文品名、HS編碼、產(chǎn)地、包裝等是否都有。6.客戶委托和流轉單內容完整后，還需查看客戶是否有特殊要求。需要訂艙單位和船公司配合的要求有些是要提前告知/申請的，這要在托書上面?zhèn)渥⒊鰜?。貨代操作與單證流程培訓一.訂艙查看客戶委托和流轉單內容。貨代操作與單證流程培訓5制作托書由于托書全部通過系統(tǒng)制作，進入系統(tǒng)，新生成的作業(yè)需要完善以下內容：1.根據(jù)業(yè)務前端錄入系統(tǒng)的收發(fā)貨人信息，跟面單和客戶的托書核對訂艙的收發(fā)貨人、通知人信息。需要出HBL的單子是否錄入目的港代理。2.訂艙代理。3.船公司4.POL5.POD。需填入流轉單上的中轉港信息。6.目的地7.嘜頭8.貨物描述和品名。注：訂給集海的托書，需要在貨物描述里寫出集海的進倉號。集海的訂艙號是提前給我司。其他支線就把作業(yè)號寫在上面，以區(qū)分托書。9.件毛體貨代操作與單證流程培訓制作托書貨代操作與單證流程培訓6以上內容完善后，生成“訂艙單”，在委托書備注欄注明特約事項：1.廠裝還是港裝，什么時候放箱（訂艙前確認了海船時間的要特別注明）1.）客戶要求到工廠裝箱的貨物，和在我司物流中心或者保稅倉庫裝箱的貨物，注明廠裝；在港口裝箱的貨物，注明港裝。港裝貨物全部需要注明我司監(jiān)裝，留下我司現(xiàn)場人員姓名、電話。同時注明裝箱要求，是對裝還是要打托，是否要加固。如果需要打托裝箱，這點要在備注上注明，碼頭會以此辦工作單。同時注明打托材料全部由我司自行提供。如需加固，則由我司現(xiàn)場工作人員聯(lián)系，不用在備注上注明。如果貨物中有單件超過3噸的，還要寫明超過3噸的貨物件數(shù)，單件的重量，要求訂艙單位辦理困難作業(yè)。2.）放箱時間控制在裝箱的前一個工作日。船東給的免費用箱期一般在7-10天，超過期限船東會收取用箱費用，用箱期及收費標準見附件1。如果訂艙當天客戶就要裝箱或者訂艙當天就是裝箱的前一個工作日，放箱時間就寫當天日期。如：周二訂艙，客戶確定周三裝箱，則注明日期當天放箱；周五訂艙，客戶周末/周一裝箱，同樣注明日期當天放箱。（如果是港裝貨，請在放箱后通知支線頭天晚上擺箱。）訂艙當天還沒到客戶預計的裝箱日期的前一個工作日的，則注明工廠預計裝箱時間的前一個工作日放箱或者待通知放箱。貨代操作與單證流程培訓以上內容完善后，生成“訂艙單”，在委托書備注欄注明特約事項72.委托訂艙單位報關還是自報關，報幾票關；1.）客戶委托我司報關，我司根據(jù)跟各家訂艙單位的協(xié)議，如果有免報關費，就委托給訂艙單位，注明委托報關；如果不免報關費，可根據(jù)實際情況衡量是否委托給訂艙單位報關，衡量的因素包括：該票報關是否復雜，是否在搶時間報關，是否需要訂艙單位跟進報關和配船的銜接等等。如果不委托給訂艙單位，我司另行找報關行，則注明自報關。2.）客戶自報關，就直接注明自報關即可。3.）在訂艙時最好能確認一下客戶是報幾票關，在托書上注明。訂艙單位向船東訂艙時就要索要相應票數(shù)的提單號，否則客戶報多票，向船東后補申請?zhí)釂翁柕脑挘枰匦伦咭槐橛喤摮绦?，非常耽誤時間。貨代操作與單證流程培訓2.委托訂艙單位報關還是自報關，報幾票關；貨代操作與83.運費組成。預付貨注明美金費用，傭金，人民幣費用。到付貨必須注明到付約號，有美金金額的話更好，一般沒有傭金，再寫個大概的人民幣費用就行了。由于各家船東收取的人民幣費用不一致，訂艙的時候把確定的人民幣費用寫上就行了，如THC，安保，港建，其他如鉛封、報關費、外理等各家收取不一的費用不要注明，待對賬的時候跟訂艙單位確認就好。4.客戶有特殊要求的，比如船期要求，倒簽，提單顯示特別內容，申請目的港免費用箱期等，要在特約事項里寫出來。貨代操作與單證流程培訓3.運費組成。預付貨注明美金費用，傭金，人民幣費用。到付9發(fā)送托書在裝箱前的2個工作日，把托書發(fā)送給訂艙單位。特別是MSC，頭一個工作日訂艙，第二個工作日才能放箱的船東，需要特別留意。如果是當天訂艙放箱的貨物，最好上午就把托書給訂艙單位，不要晚于下午3點，否則有可能來不及當天放箱。各家訂艙單位訂艙方式如下：浩航，郵件發(fā)送托書；民生，傳真+QQ發(fā)送托書；集海，傳真+QQ發(fā)送托書；長航，傳真+QQ發(fā)送托書；太平洋，傳真+QQ發(fā)送托書；外運，QQ發(fā)送托書；錦海捷亞，QQ發(fā)送托書貨代操作與單證流程培訓發(fā)送托書在裝箱前的2個工作日，把托書發(fā)送給訂艙單位。特別是M10二.放箱客戶向我司訂艙時，就通知當天或第二天裝箱的，訂艙當天就放箱給客戶。其余情況就在裝箱的前一個工作日上午，跟客戶聯(lián)系，最后確認裝箱的時間，如果客戶確認，則馬上通知訂艙單位放箱。如果客戶裝箱計劃有變，則暫時擱置，待新的裝箱日期的前一個工作日上午再聯(lián)系客戶，再次確認。以免放箱過早，浪費免費用箱期。常用的各家船東的免費用箱期文件見附件2。如果工廠地址較遠，需要在裝箱前一天提箱/提貨/送貨的，則要在前一個工作日落實提箱/提貨/送貨事宜，沒有問題就放出箱子。MSC放箱較慢，需要在上述基礎上再提前一個工作日落實裝箱/提箱/提貨/送貨事宜，這樣可以在通知訂艙單位放箱的第二個工作日放出箱子。以保證在第三個工作日順利裝箱。訂艙單位將放箱通知發(fā)送給我司后，將訂艙號、提單號（寸灘箱箱號不提供，憑提單號提箱，指定箱號請錄入箱號）、提箱地、還箱地錄入系統(tǒng)，導出相應的裝箱通知。裝箱通知有如下幾種：貨代操作與單證流程培訓二.放箱客戶向我司訂艙時，就通知當天或第二天裝箱111.裝箱通知書（廠裝箱）：提原箱到工廠裝箱的貨，用這種裝箱通知書。我司安排拖車的，裝箱通知書（廠裝箱）要先發(fā)送給車隊調度，注明拖車費用。在客戶下班前，找車隊調度要到車牌號和司機電話，填寫到裝箱通知書里面發(fā)送給客戶。寸灘箱由于不指定箱號，客戶會對照車牌號和提單號裝箱。由于我們發(fā)給車隊和發(fā)給客戶的是一樣的裝箱通知，發(fā)給客戶的裝箱通知書，要注意把拖車費刪掉?？蛻糇约喊才磐宪嚨?，裝箱通知直接發(fā)送給客戶即可。2.送貨港口裝箱通知書（港口裝箱）：提貨港口裝箱是指客戶委托我司安排車子去工廠提貨運到港口裝箱。提貨分成集裝箱帶貨回港和散貨車帶貨回港。集裝箱帶貨回港在碼頭要付掏箱費，貨物的運輸安全比較可靠；散貨車不需要，但是要注意加固和防雨措施。放箱當天要把提貨裝箱通知書（港口裝箱）先發(fā)送給調度，注明拖車費用。如果客戶對提貨的車輛有要求的，要在給調度的裝箱通知里面注明。在客戶下班前，找調度要到車牌號和司機電話，填寫到裝箱通知書里面（注意把拖車費刪掉），發(fā)送給客戶和我司現(xiàn)場工作人員。貨代操作與單證流程培訓1.裝箱通知書（廠裝箱）：提原箱到工廠裝箱的貨，用12如果客戶對港口裝箱有要求的，要在給我司現(xiàn)場工作人員的裝箱通知里面注明。比如打托要怎么打法：要那種托盤，是否墊紙板，紙板是上下墊還是只墊下面，是否纏拉伸膜，編織帶纏幾根等。需要我司準備裝箱相關材料的，如托盤，紙板，膠布等，要在裝箱前一個工作日通知現(xiàn)場工作人員。3.提貨裝箱通知書（倉庫裝箱）：提貨倉庫裝箱是指客戶委托我司安排車子去工廠提貨運到物流倉庫裝箱。操作步驟跟提貨裝箱通知書（港口裝箱）一樣，只是裝箱通知不再給我司現(xiàn)場人員，而是給倉庫操作人員。裝箱相關材料也通知倉庫操作人員準備。他們會根據(jù)通知書的到貨時間和裝箱要求，安排拖車提箱到倉庫裝貨。4.送貨裝箱通知書（港口裝箱）：送貨港口裝箱是指客戶自己安排車子送貨到港口裝箱。通知書做好了發(fā)給客戶，請客戶提供一下送貨司機的聯(lián)系方式，補充到通知書上，再發(fā)給現(xiàn)場工作人員。其他操作步驟跟提貨裝箱通知書（港口裝箱）一樣。貨代操作與單證流程培訓如果客戶對港口裝箱有要求的，要在給我司現(xiàn)場工作人135.送貨裝箱通知書（倉庫裝箱）：送貨倉庫裝箱是指客戶自己安排車子送貨到我司物流倉庫，在物流倉庫裝箱。操作步驟跟送貨裝箱通知書（港口裝箱）一樣，只是裝箱通知不再給我司現(xiàn)場人員，而是給倉庫操作人員。6.空運貨提貨/送貨通知書：提貨是指客戶委托我司安排車子提貨，送貨是指客戶自己安排車子送貨。提貨/送貨前一個工作日將該通知書發(fā)給客戶即可。我司安排車子的，加上司機車牌號和電話。7.進倉通知書：我司自拼的拼箱貨用這種進倉通知書，只用于發(fā)給客戶。有些客戶送貨較早，請在接到流轉單后盡快將該通知發(fā)給客戶。我司一般要求客戶不晚于倉庫裝箱當天中午12點前到單到貨。同一個箱拼箱的客戶可以用同一個進倉號進倉，在發(fā)送進倉通知給客戶的同時，要發(fā)送一份送貨裝箱通知書（倉庫裝箱）給倉庫操作人員，把同一個箱拼箱的貨物匯總，注明每個客戶的貨物數(shù)量，以便倉庫對照收貨。在預計裝箱的前一個工作日，跟未到貨客戶聯(lián)系，看能否按時到單到貨?？梢缘脑捑屯ㄖ喤搯挝环畔?，并將放箱信息補充給倉庫操作。貨代操作與單證流程培訓5.送貨裝箱通知書（倉庫裝箱）：送貨倉庫裝箱是指14三.擺箱在港口裝箱的貨物，要多一個步驟，就是預約擺箱。港口擺箱要提前一天由支線預約，沒有預約的貨要在港口裝箱，要等貨到后支線才辦理擺箱手續(xù)，港口現(xiàn)排計劃去擺箱。視港口繁忙程度，貨在港口要等比較久才能實現(xiàn)裝箱。所以，貨到后預約擺箱的做法不提倡。港裝箱一般是在跟客戶確定好提貨/送貨時間后，我司提前一個工作日放箱。然后根據(jù)路程遠近，推算貨物到港時間，提前一個工作日通知訂艙單位到港時間，讓他們提前一天跟碼頭預約擺箱。貨代操作與單證流程培訓三.擺箱貨代操作與單證流程培訓15四.裝箱廠裝箱在裝箱當天，跟調度落實拖車到廠情況；提貨港裝和提貨倉庫裝箱的貨物，在提貨當天跟調度落實車輛到廠情況；送貨港裝和送貨倉庫裝箱的貨物，在貨到當天跟現(xiàn)場人員或倉庫操作落實車輛到達情況。在落實以上情況的時候，發(fā)現(xiàn)車輛不能如期到達，影響裝箱的，馬上聯(lián)系調度詢問原因，新的到達要通知業(yè)務介入跟客戶協(xié)調。裝箱過程中，出現(xiàn)廠裝箱裝箱回場后，在碼頭網(wǎng)站核實重箱進場情況。如果是寸灘箱，要跟客戶核對箱號。一票貨有多個箱的，要跟客戶索要分箱資料，報多票的還需要跟客戶索要分票分箱數(shù)據(jù)，并報給訂艙單位。港裝的貨物，裝箱過程發(fā)現(xiàn)有件數(shù)不符、包裝污染/破損等情況，要及時通知業(yè)務跟客戶確認。裝箱過程中，現(xiàn)場操作會拍照，如客戶需要裝箱照片的，裝箱完畢后，提供給客戶。倉庫裝箱的貨物，裝箱過程發(fā)現(xiàn)有件數(shù)不符、包裝污染/破損等情況，要及時通知業(yè)務跟客戶確認。裝箱過程中，倉庫操作會拍照，如客戶需要裝箱照片的，裝箱完畢后，提供給客戶。寸灘箱裝箱完畢后，把箱號發(fā)給訂艙單位核對。貨代操作與單證流程培訓四.裝箱廠裝箱在裝箱當天，跟調度落實拖車到廠情況16五.報關海關從2010年5月18日起啟用出口貨物運抵報告操作系統(tǒng)，運抵報告發(fā)送流程是貨物回場，報關單據(jù)送達報關行后，支線將船名/航次/提單號/箱號發(fā)送到港口和EDI中心，港口根據(jù)支線提供的信息發(fā)送運抵報告給海關，海關收到相關信息后才接受申報。該制度的實施意味著所有貨物必須要在重箱進場后才能報關，不接受提前申報。報關資料一般包括：報關委托書、報關單、箱單、發(fā)票、合同、核銷單。以上單據(jù)需要正本。外地做商檢的貨物，需要我司換通關單的，還需要客戶提供正本的報檢委托書和換證憑條，一般需要一個工作日換出通關單?？蛻糇詧箨P的貨物，裝重后向支線索要報關信息，包括船名航次和卸區(qū)，然后將該票貨對應的工廠發(fā)票號、進倉號、提單號、箱號、船名航次、卸區(qū)和支線信息提供給客戶，告訴他們在開船前一個工作日上午報關完畢，并在下午2點前把報關單提供給訂艙單位現(xiàn)場；貨代操作與單證流程培訓五.報關海關從2010年5月18日起啟用出口貨物17我司自己委托報關行報關的貨物，裝重后向支線索要報關信息，包括船名航次和卸區(qū)，然后將該票貨對應的工廠發(fā)票號、進倉號、提單號、箱號、船名航次、卸區(qū)和支線信息提供給報關行，提醒他們報關完成的時間，并在下午2點前把報關單提供給訂艙單位現(xiàn)場；如果是訂給集海和民生的，除以上步驟外，還需將報關單在下午2點前傳真給訂艙單位操作配載。我司委托訂艙單位報關的貨物，重箱回場后將報關資料交到訂艙單位現(xiàn)場，把要配的江船日期、重箱回場情況和報關資料遞交情況告知訂艙單位操作，提醒他們跟蹤報關、放行、配船情況。重慶海關下午3點之后不再接單，3點-4點做放行，4點下班。請注意該時間，安排報關。訂艙單位一般在江船開船前一個工作日下午做整船放行，配船的貨物4點過后跟訂艙單位確認放行配船情況。貨代操作與單證流程培訓我司自己委托報關行報關的貨物，裝重后向支線索要報18六.配船各家支線的江船班輪為：集海：周三、周五（OOCL班輪）、周日。周五的班輪優(yōu)先上OOCL的箱子，如果有多余艙位，再上其他船公司的箱。浩航和太平洋：兩家共艙，周三至周天江船。其中周四、周六是快船，7天左右到上海；其他是慢船，8天/9天左右到上海（夏天）。另外，民生：周二到周天江船。周二江船一般不接重慶港的貨。（民生一般是提前兩天配載，要提前給他們計劃，比如要上他們周3的江船，在周一下去3點前要給他們一個要走他們周3江船的計劃。）外運：周三和周天。長航：周三、周五、周天。有時候有不定開船的機動船，具體要出運時跟長航問訊。錦海捷亞：周二、周四、周六的江船注：PIL的箱子要江船公司做了申報的江船才能上。貨代操作與單證流程培訓六.配船貨代操作與單證流程培訓19七.確認貨物離港班輪計劃開船當天在港口網(wǎng)站查詢貨物離港情況。網(wǎng)址如下：九港：50:7003/head.jsp進“箱況信息查詢”，落實重箱離港情況。寸灘：/，用戶名：ZHCW，密碼：123456?？赏ㄟ^提單號和箱號查詢，重箱箱位為空，即已離港?？煽吹诫x港日期。貨物離港后，通知相關客服或客戶。如果班輪晚開或者落配，要馬上落實原因，通知客服或業(yè)務，由他們跟客戶協(xié)調。八.對賬江船開后，跟訂艙單位確認該票貨的發(fā)生費用。訂艙單位提供完整的費用，包括美金運費和LOCAL費用給操作確認。操作只負責人民幣異常費用在系統(tǒng)中的錄入和面單上的記錄，但是要根據(jù)面單上的其他固定費用（美金運費和人民幣港雜費）九.追索核銷單據(jù)貨代操作與單證流程培訓七.確認貨物離港貨代操作與單證流程培訓20貨代操作與單證流程培訓貨代操作與單證流程培訓21察看提單要求起、、制作提單確認件直客/同行；代理發(fā)貨人MB/L確認件HB/L確認件HB/LOK件和B情況和C情況需要執(zhí)行該步驟MB/LOK件訂艙代理改單簽出提單確認提單后，出單前可能會產(chǎn)生改單電放/SEAWWAY保函交臺帳確認后，給訂艙代理要求放單提單如果電放/SEAWAY等江船開船跟蹤發(fā)送配船通知海船船期跟蹤貨代操作與單證流程培訓察看提單要求起、、制作提單確認件直客/同行；代理發(fā)貨人MB/22提單備份提供COPY件給直客/同行/代理寄單改單出單后可能會產(chǎn)生改單審單正本提單交詹蘭簽收，再簽給業(yè)務寄單，電放/SEAWAY等COPY件給客人就可以了

貨代操作與單證流程培訓提單備份提供COPY件給直客/同行/代理寄單改單23單證SOP一.察看提單要求。接到操作的單子后，●了解截單時間。緊迫的單子先核對，不急的可以稍后核對。關于截單時間，CMA、CSCL、MSC的截單日期比較嚴格，需要在江船開船當天確認；APL江船開前兩天確認；PIL兩個半自然日內確認；其他船公司如WANHAI、MKS、KLINE、YML、MOL、ZIM、OOCL、HMM、錦江、長錦三個自然日內確認?？紤]到我司向客戶承諾江船開后三天內出提單，請盡量在江船開船前確認，以便在承諾期限內拿到提單。另外，直接從沿?？诎渡洗呢浳铮貑稳掌诳梢灾苯痈喤摯韱巫C詢問?！窀僮鞔_認客戶單證的聯(lián)系方式?！癫榭纯蛻敉袉魏土鬓D單，看對于提單是否有特別要求，常見的比如：是否要求顯示目的港代理及聯(lián)系方式，對于江船、海船的配船是否有要求，提單是簽正本還是其他，正本是否需要三正三副，提單的簽單日期是否有要求等；另外，看是否需要辦理其他單證，如船證，買保險等；是否需要在目的港申請免費堆存期/免費用箱期；要出幾份提單等等。如果存在如上要求，在跟客戶對單的時候，要對客戶的要求進行確認，索取相關的資料和保函。并提前告知訂艙代理，以免來不及。貨代操作與單證流程培訓單證SOP一.察看提單要求。貨代操作與單證流程培訓24這一點非常重要，需要認真查看確認。如果沒有看清客人要求，遺漏單證/申請，延誤船期等，很可能會被客人索賠?！裼涗浥_帳信息。將貨物相關信息在臺帳EXELE表格中作記錄，以便查詢?！枰⒁獾氖牵玫轿宜続&A這家代理的美國貨。在拿到流轉單子的當日，就需要先行提供相關信息（不需要很準確）給美國A&A。美國A&A會把這些信息申報給美國海關，通過后美國海關會提供一個TARRIFECODE。最后這個號碼需要顯示到貨代提單（HB/L）上。貨代操作與單證流程培訓這一點非常重要，需要認真查看確認。如果沒有看清客人要求，遺漏25二.制作提單確認件。根據(jù)客戶托單內容制作提單確認件，件毛體數(shù)據(jù)參照客戶的裝箱單（PACKINGLIST）。提單確認件上，需要顯示以下內容：1）提單號（BILLNO.）2）發(fā)貨人（SHIPPER）3）收貨人（CONSIGNEE）4）通知人(NOTIFY)5）起運港（POL）6）卸貨港（POD）7）目的地（FINALDESTINATION）8）嘜頭(MARKS)9）品名(DESCRIPTIONOFTHEGOODS)10）件（NO.OFPACKAGES）、毛(G/W)、體(MEASUREMENT)，件數(shù)和毛重必須跟報關數(shù)據(jù)一致。11）箱型箱量，箱封號，（分箱數(shù)據(jù)）12）服務條款：CY-CY,CY-DOOR,CFS-CFS等。13）件數(shù)的文字描述/箱量的文字描述14）運費預付/到付（FREIGHTPREPAID/FREIGHTCOLLECT）由于這些信息基本上已在系統(tǒng)中被業(yè)務、商務和操作人員填妥，單證在生成提單確認的時候，需要根據(jù)托單、流轉單查漏補缺更新系統(tǒng)信息。貨代操作與單證流程培訓二.制作提單確認件。根據(jù)客戶托單內容制作提單確認件，件毛體數(shù)26提單分為船東單（MB/L）和貨代單(HB/L)。我司提單簽發(fā)可以大致分為三種情況：○直客委托或是同行委托只需出船東單（MB/L）的單子（設為A情況）。流轉單上提單那里只勾了MB/L的，如上海均輝就是屬于同行委托，四川什邡聚鑫泰等就是屬于直客；○同行委托，除了簽出MB/L給同行，還需要我司替同行代為確認HB/L或是代出HBL的單子（設為B情況）。替同行代為確認HB/L的，操作會在提單那里寫出HB/L的提單號，但是提單那里的HB/L沒有劃勾，如上海TNT；代出HBL的，除了提單那里寫出HB/L的提單號，提單那里的HB/L也會劃勾，如上?？ㄘ悹査??！鹞宜敬碇付ㄘ浐陀玫轿宜敬淼膯巫印＜纫鯩B/L，也要出HB/L（設為C情況）。代理那里會寫出代理名稱，提單那里寫出HB/L的提單號，提單那里的HB/L也會劃勾。如客戶名稱注明華世丹/LATIN抬頭的，就是用LATIN作目的港代理的單子。貨代操作與單證流程培訓提單分為船東單（MB/L）和貨代單(HB/L)。我司提單簽發(fā)27針對這三種情況，我司在制作和簽發(fā)提單的時候，又有所區(qū)別：●A情況，只需根據(jù)此份流轉單文件里的托書制作提單確認件即可；●B情況，需要制作兩份提單確認件。HB/L提單號由同行提供，根據(jù)實際發(fā)貨人（SHPR）的托書來制作，跟客人（SHPR）確認。MB/L提單號由訂艙代理提供。MB/L上面的發(fā)貨人（SHIPPER）、收貨人（CONSIGNEE）、通知人(NOTIFY)、起運港（POL）、卸貨港（POD）、目的地（FINALDESTINATION）根據(jù)同行的托書來制作，其余的內容與HB/L的提單OK件一致。這種情況，需要先跟實際發(fā)貨人核對OK后，再將HB/LOK件跟MB/L提單確認件（MB/LDRAFT）一起給同行確認?！馛情況，HB/L提單號由我司操作提供，確認件制作方法同B。MB/L提單號由訂艙代理提供。發(fā)貨人（SHIPPER）、收貨人（CONSIGNEE）、通知人(NOTIFY)根據(jù)所用代理有所不同，詳見附件1。其余內容與HB/L一致?！蛻裘Q：CWC/華鷹、CWC/鑫源這兩家客戶，在配PIL的船的時候，MB/L的SHPR需要顯示我司抬頭，詳見附件1。制作好后，檢查一遍再發(fā)給客人。提單確認件內容力求與托單內容、裝箱單數(shù)據(jù)一致，以減少客人的核對工作量。對于提單顯示內容有慣例做法的客人，如臺灣康明斯、臺灣航升，要在相關資料齊全后，再制作提供提單確認件給客人，盡量減少文件來往的次數(shù)。貨代操作與單證流程培訓針對這三種情況，我司在制作和簽發(fā)提單的時候，又有所區(qū)別：貨代28三.核對提單提單確認件制作好后，根據(jù)之前取得的客戶單證聯(lián)系方式跟其取得聯(lián)系，將提單確認件通過傳真、EMAIL、MSN、QQ等方式傳送給對方，并提醒其查收。由于提單確認大多數(shù)是在江船開船前進行，提單確認件上顯示的江船名航次是實際的但江船開船日期不一定是實際的，在將提單確認件傳送給客人的時候，要將其告知客人，并提醒提單確認件需要確認回傳的時間。這個時間根據(jù)不同情況有所區(qū)別：●A情況，，以船公司的截單日期為準，客人/同行最晚在截單日期當天，最好提前一天確認給我司，我司確認給訂艙代理即可；●B情況，為避免倉促及突發(fā)情況，要提前一天跟客人將HB/L確認出來，然后提供給同行確認。如果同行拿到HB/L提單OK件和MB/L提單確認件后，還需給目的港代理確認的，要考慮目的港跟我國時區(qū)的時差問題，HB/L要提前兩個工作日確認出來。最后將MB/L確認件提供給訂艙代理；●C情況，我司最晚在截單日期當天拿到客人的HB/L確認件，然后根據(jù)HB/L確認件把發(fā)貨人（SHIPPER）、收貨人（CONSIGNEE）、通知人(NOTIFY)替換成代理資料即可，確認給訂艙代理。貨代操作與單證流程培訓三.核對提單提單確認件制作好后，根據(jù)之前取得的客戶單證聯(lián)系方29客人確認提單內容無誤后，需要其在提單確認件上注明“確認”或是“OK”且提單是出正本，電放，SEAWAYBILL,目的港簽單字樣，傳真確認給我司，或是發(fā)郵件確認給我司。郵件確認的提單電子版要歸檔，并打印出來注明“客戶確認件”文件歸檔。MSN和QQ等聊天工具可以用來傳送提單確認件，但是以聊天形式確認的提單將不被認可，視為無效確認。同行傳真確認的提單一般不寫“確認”或是“OK”字樣，只要沒有指出需要更改的內容，并寫了簽單形式（正本/電放/SEAWAY），即視為確認提單。如果有指出需要更改的內容，則將提單更改后給同行重新確認。針對臨近截單日期，仍不能確認提單的客戶，要告知超過截單日期確認提單，船公司將收取滯單費，同時請求業(yè)務員及單證負責人從中協(xié)助。拿到確認的提單后，MB/L、HBL、裝箱單、流轉單全部一起核對一遍，核對的就是制作提單時需要填寫那14項。無誤后將MB/L寫上“確認”或是“OK”字樣，傳真確認給江船公司，并注明提單簽發(fā)形式：正本/電放/SEAWAY/目的港簽單等。如果客人或是同行對于簽單有另外的要求的，也要在MB/L確認件上寫明。如寫明“提單需顯示目的港代理信息”，“倒簽提單到X月X日”等。MB/L必須在客戶或是同行確認當天就確認給訂艙代理，以免耽誤出單時間。貨代操作與單證流程培訓客人確認提單內容無誤后，需要其在提單確認件上注明“確認”或是30如果客人是多票報關(流轉單上標出)，只出一份提單或是少于報關票數(shù)的提單的，傳真提單確認件給訂艙代理的同時，還要提供并單保函，提單號從最小的那個開始使用。如報兩票關出一份提單，就用較小的提單號出單，報四票關出兩份提單，就用較小的兩個提單號出單；相反情況，如果客人是只報了一票關，卻要出兩份或以上提單的，向訂艙代理單證索取不足的提單號后，傳真提單確認件的同時，提供分單保函?！枰粢獾氖?，在對單過程中，客人有任何要求，如果有費用產(chǎn)生的，都需要客人確認費用并提供保函給我司，我司拿到保函才能向訂艙代理做相關申請。不能在未收到確認保函的情況下，由我司作保申請。特殊情況需告知相關業(yè)務和主管協(xié)商。貨代操作與單證流程培訓如果客人是多票報關(流轉單上標出)，只出一份提單或是少于報關31四.目的港航線要求每個目的港對提單上顯示的內容和提供的資料有所不同：到美線的貨要提供AMS信息和ISF（10+2）信息，如：NewYork、LongBeach、LosAngeles等，AMS的內容是實際的發(fā)貨人、收貨人、通知人，ISF是AMS信息一個延伸，內容上顯示得更為詳細，請見附件4，AMS可由船公司代發(fā)或客戶自發(fā)，ISF10+2申報一般由客戶決定在目的港申報還是在起運港申報，但無論在何地申報，都一定是在海船開船前48小時申報。目前，重慶這邊船東的做法是，如果客戶不主動提出要做ISF10+2申報，那么將默認為客戶自行在目的港委托報關行或是其代理申報。如果客戶需要在重慶申報，那么需要提前向訂艙代理說明。到歐線的貨要提供ENS信息，需要發(fā)貨人、收貨人、通知人的詳細地址包括國家、城市、郵編、電話、傳真和HSCODE的前六位。到阿根廷的貨MB/L和HB/L上都要顯示CUITNO和NCMNO.在MB/L的貨描處需顯示CONSOLIDATEDCARGO。CUITNO是稅票號，收貨人方的,NCMNO是貨物追蹤號碼，和HS編碼差不多。貨代操作與單證流程培訓四.目的港航線要求每個目的港對提單上顯示的內容和提供的資料32五.改單提單確認給江船公司后，再申請改單，船公司將收取RMB100—500數(shù)額不等的改單費。因此我們要清楚出現(xiàn)錯誤是客戶核對錯誤（客戶責任）還是我司確認錯誤（我司責任）。屬于客戶責任的，首先跟客戶聯(lián)系，客戶確實要改的，要客戶提供新的提單確認件和改單保函，并確認改單費用，我司再提供保函和確認費用給訂艙代理要求改單；屬于我司責任的，寫好保函后要單證負責人及操作主管簽字確認后，傳給訂艙代理要求改單，該筆改單費用由我司承擔。所有負責單證的人員，每個月由于單證人員失誤造成的改單數(shù)量不能超過該月對單總量的2%，超過后將根據(jù)公司規(guī)定，由該票責任人自行負責相應比例的改單費用。確定要改單后，正本提單要立即寄還給訂艙代理。正本提單需要更改后重新寄給我司，電放/SEAWAY等提單更改后重新蓋章傳真給我司即可。我們一般遇到的更改提單，是指更改拼寫錯誤等較小的更改。如果要更改件毛體、收發(fā)貨人等，則另當別論。這些情況都比較少出現(xiàn)?！窀募w信息的情況：提單上面的件毛體信息是跟報關信息一致的，如果客人提出更改件毛體信息，單證需要先跟客人說明，這么做很可能會產(chǎn)生異常核銷，改單時要慎重?？腿诵枰峁┍：?，寫明更改原因，船公司在拿到保函的情況下，可以在海船開船3天后更改提單。這時，只會有改單費產(chǎn)生。具體金額可以跟船公司詢問，一般RMB100-150，CMA的改單費最貴，要RMB500?！窀陌l(fā)貨人的情況：一般不允許更改發(fā)貨人，特別是該票貨如果是用發(fā)貨人抬頭去申請的價格的話，發(fā)貨人的更改將導致運費的更改。其余視情況而定?！窀氖肇浫说那闆r：需要根據(jù)每票的情況向船公司申請。以上改單都需要在離港前后完成，如果貨物已離港一段時間，需要跟船公司確認是否可以更改。如果目的港海關已收到貨物的信息，如美國海關已接受了該票貨的AMS信息，再要求改單的話，那么就會有海關罰金產(chǎn)生，這個罰金$200-2000不等，視情況而定。（歐線的ENS同AMS一樣）貨代操作與單證流程培訓五.改單提單確認給江船公司后，再申請改單，船公司將收取RM33六.出單MB/L的出單：●客人要求簽發(fā)正本提單的情況。MB/L確認給訂艙代理后，需要留意出單時間須在江船開出后3工作日內,這也是我司向客戶承諾的出單時間。但是考慮到有江船開后客人才確認提單的情況，一方面要跟客人解釋多爭取時間，一方面要督促訂艙代理盡快簽單。需要了解的是，訂艙代理簽單有幾種情況：○訂艙代理作為船公司代理，跟船公司核對提單無誤后，可以自行打單，蓋該代理簽單章生效，即可簽發(fā)提單。這種情況簽單速度較快，一般開船后當天或第二天就可以簽出。如WANHAI,PIL,SINOTRANS,CMA等；○訂艙代理跟船公司核對提單無誤后，由船公司自己簽發(fā)打印出提單或是訂艙代理代為打印出單，蓋船公司章或是由船公司簽字有效，。這種情況涉及到船公司自行簽單蓋章，比訂艙代理出單要慢些。如MAERSK、MSC、COSCO、OOCL；還有就是船公司自己打印出提單，由訂艙代理蓋章或是訂艙代理簽字有效，如：KLINE,HSDG?！鹪诘诙N情況的基礎上，由船公司自行打單出單，這種情況出單較慢，需要多催促訂艙代理。如CSCL。如果船公司在重慶當?shù)貨]有辦事處，提單需要在上海等地簽發(fā)寄出，這種情況最慢，確認提單后，提單很可能要拖三四天以上才能簽出。如SAF-MARINE。所以要提前跟客戶溝通好，取得諒解，并督促訂艙代理要求船公司將提單盡快寄出。貨代操作與單證流程培訓六.出單MB/L的出單：貨代操作與單證流程培訓34●客人要求提單做電放/SEAWAY/異地放單等其他情況。根據(jù)客人該票貨的情況，填妥船公司格式的電放/SEAWAY/異地放單等保函，提供給客人。向其說明，如果同意放單，將該保函蓋章回傳給我司，我司將根據(jù)其保函向船公司申請電放/SEAWAY/異地放單等。需要注意的是，接到客人放單保函后，須交臺帳審核，臺帳或業(yè)務員簽字同意后，才可將保函直接或是提供我司保函給訂艙代理，要求放單。電放/SEAWAY/異地放單等放單形式，速度較快，一般當天可以簽出。訂艙代理一般會提供蓋有相關印章（電放章/SEAWAY章）的提單件作為已放單憑證。如果沒有的話，需要索取船公司的做有相關指示的郵件，以作憑證。另外每家船公司對于做電放/SEAWAY/異地放單的保函格式不同，有的船公司是要正本的保函，如：PIL,COSCO,HAMBURG-SUD.※MSC的電放要求比較特殊，MSC先把正本提單簽出，發(fā)貨人拿到正本提單后，需要在提單背面蓋公章背書，連同電放保函（正本）一起寄給MSC去申請，申請后才能做電放。另外，如果MSC的提單需要做SEAWAY，需要跟訂艙代理提前溝通，MSC不是所有的點都可以做SEAWAY。如果提單簽出速度過慢，特別是正本提單在到達目的地前2個星期仍未簽出的，要通知單證負責人。仍不能解決的，要考慮更改出單方式?！鵐B/L提單上面的簽單章，如MAERSK、CMA、WANHAI、EMC、YML、CSCL、COSCO、HAMBURG-SUD、SAFMARINE等大多數(shù)船公司，簽單印章包括了船公司名稱和手寫簽名；APL的簽單章只有手寫簽名；PIL的簽單印章只有船公司名稱，還需要船公司的人手寫簽字才能生效的；集海這家訂艙代理簽出的提單除了簽單印章外，還會蓋ONBOARD章。貨代操作與單證流程培訓●客人要求提單做電放/SEAWAY/異地放單等其他情況。貨代35HB/L的出單：●我司自己簽發(fā)HB/L的，如果是江海聯(lián)運提單，待江船開后，跟訂艙代理確認簽單船名航次、開航日期即可簽單；如果是海單的，待海船開后，跟訂艙代理確認簽單船名航次、開航日期即可簽單。HB/L可以在MB/L之前簽出，前提是簽單船名航次、開航日期必須與MB/L一致。所有提單都必須蓋簽單章生效?！鹞宜居玫絃ATIN這家代理的單子，HB/L需要用LATIN的提單格式和所蓋的簽單章打印出提單?！鹩玫胶Ｍ獯淼膯巫樱覀冊诤瀱蔚臅r候需要注意所用的提單格式和所蓋的簽單章。CENTRALWORLDCARGO的HB/L用DCI的格式提單簽發(fā)，蓋DCI的簽單章；另外，出正本的還要有“ORIGINAL”章，做電放的要蓋“TELEXRELEASE”章；NMC的HB/L用NMC的格式提單簽發(fā)，蓋DCI的簽單章；等等?！鵓andaLogisticsLtd.的，如果要求我司出HB/L的話，用DCI的格式提單簽發(fā)，蓋DCI的簽單章。NMC這家代理分美西線的辦事處和美東線的辦事處，因此航線不同提單上所勾的DeliveryAgent不同。美西線的貨物，提單上的DeliveryAgent勾美西線的辦事處，美東線的貨物，提單上的DeliveryAgent勾美東線的辦事處，詳細請見附件1.電放/SEAWAY等放單形式，單證在收到客人電放保函后，將其交臺帳，臺帳核對應收款情況并向經(jīng)理請示，雙方簽字后，單證才能將保函傳給船公司通知電放。未經(jīng)臺帳和經(jīng)理簽字同意的電放保函，提單均不能做電放。貨代操作與單證流程培訓HB/L的出單：貨代操作與單證流程培訓36七.審單MB/L的審單注意事項：拿到訂艙代理寄出的正本提單或是電放/SEAWAY等提單COPY后，審單的內容包括：●前面提到的14項提單內容，跟客戶確認的提單件一一核對。要力求一個字母一個標點都準確無誤。除此之外，看下提單上面標注的提單份數(shù)是否正確：正本提單的份數(shù)是THREE，電放/SEAWAY等提單的份數(shù)是ONE?！裾咎釂蔚姆輸?shù)是否達到客人要求，是3正3副，3正1副還是只有3正。至少要保證拿到3個正本?！裉釂紊厦娴暮炚率欠裢暾Ｕ咎釂紊厦媸欠?個正本全部都蓋了章，電放提單和SEAWAY提單是否有電放章/SEAWAY章。HB/L的審單注意事項：由于HB/L是我司自行核對簽出，除了核對14項提單內容之外，還需注意：●簽單船名航次、開航日期是否與MB/L一致；●目的港代理信息是否顯示，是否正確?！趯芜^程中產(chǎn)生的所有費用：滯單費、改單費、電放費等，單證都需要發(fā)送郵件通知所有相關人，包括操作、商務、業(yè)務、臺帳、財務。并將該費用做到系統(tǒng)中，以備查詢。提單檢查無誤后，交單證負責人復審，復審無誤后簽字確認。然后將提單復印、掃描存檔，提單COPY件傳給客人查閱，客人答復確認提單簽出無誤后，將提單交臺帳寄單。單證在正確提單簽出后，還需要將我司代理指定貨和用到我司代理的單子的MB/L、HB/L一起發(fā)送給國外代理。各家代理需要的文件稍有差別：LATIN:MB/L+HB/LA&A:MB/L+HB/L+CREDIT/DEBITNOTELQ:MB/L+HB/L+CREDIT/DEBITNOTE泰克華誼的美國貨會用到此家代理，需要向工廠索取目的港清關資料一并提供給該代理。CENTRALWORLDCARGO:MB/L+HB/L+CREDIT/DEBITNOTE+CARGODETAILS貨代操作與單證流程培訓七.審單MB/L的審單注意事項：貨代操作與單證流程培訓37八.寄送提單正本提單在交臺帳寄送之前，要將公司作業(yè)號、客戶名稱、ETD寫在紙條上，寄給代理的MB/L還需要寫明ETA，貼在提單上面交臺帳。一票單子要同時出MB/L和HB/L的，HB/L要復印一張附在MB/L后面，兩份提單分別用紙條標注后交臺帳，不要夾在一起。CENTRALWORLDCARGO的MB/L只需提供兩個正本給臺帳寄出即可，剩下一個正本放到文件里留底，副本保留2個月以防意外。提單交臺帳的時候，需要臺帳在簽收本上簽字確認提單移交。電放/SEAWAY等放單形式，臺帳簽字同意后，可以將單子傳給客人。貨代操作與單證流程培訓八.寄送提單正本提單在交臺帳寄送之前，要將公司作業(yè)號、客戶38九.船期跟蹤，發(fā)送配船通知由于公司流轉文件是操作在完成該票單子的報關程序，落實預配后，即交給單證對單。也就是說，單證往往是在江船開船前拿到單子。那么單證需要在流轉單上注明的開船當天，確認江船的開船情況。如果有江船晚開，貨物落配等情況，要先及時通知操作。由操作跟進處理，并反饋結果給單證。同時將江船信息更新到系統(tǒng)里面。訂艙單位在江船開船后三天內會將配船通知發(fā)送給我司，單證需要根據(jù)該通知更新系統(tǒng)，并在系統(tǒng)中生成我司格式的貨物跟蹤文件，發(fā)送給客人。單證拿到配船通知后要看下配船是否合理。重慶出去的江船到達上海一般需要10天左右，冬季枯水期需要15天左右。貨物到達上海后，一般會配最近的一班海船出去。海船至少是一周一班，如果在上海港的滯留時間超過7天，單證需要跟訂艙單位確認，所配海船是否是最近的一班，如果不是，要詢問原因。確實不能配上最近的海船的，在發(fā)送配船通知給客人的時候，要解釋清楚，爭取客人的理解。海船ETD前兩天，在上海幾個碼頭網(wǎng)站跟蹤貨物的配船和放行情況，察看大船靠港和離泊日期。如果大船預計開船前一天，發(fā)現(xiàn)貨物仍未配船或放行的，要馬上聯(lián)絡訂艙代理，要求其處理。如果沒有得到答復，或很可能落配的，要通知商務，由其跟江船公司進一步協(xié)商處理，并跟蹤處理結果。貨物順利接上大船的，大船離泊當天要通知客人。如果大船延誤一兩天，屬正常情況，可以在大船開后，通知客人即可。如果大船落配，則要跟訂艙單位問詢落配原因和新的配船信息。了解這些情況后，先通知業(yè)務員，然后根據(jù)業(yè)務員意見，再通知客人。如果提單一直未簽出的，還需要留意貨物的到港日期，避免貨到提單未到的緊急情況。以便及時處理。貨代操作與單證流程培訓九.船期跟蹤，發(fā)送配船通知由于公司流轉文件是操作在完成該票39貨代操作與單證流程培訓貨代操作與單證流程培訓40貨代操作與單證流程培訓貨代操作與單證流程培訓41貨代操作與單證流程培訓貨代操作與單證流程培訓42演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew2022/12/21貨代操作與單證流程培訓演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew43貨代操作與單證流程培訓2022/12/21貨代操作與單證流程培訓貨代操作與單證流程培訓2022/12/19貨代操作與單證流程44目錄一.訂艙二.放箱三.擺箱、裝箱四.配船、報關五.對費用六.追索核銷單據(jù)貨代操作與單證流程培訓目錄一.訂艙貨代操作與單證流程培訓45接到業(yè)務流轉單核對訂艙基本信息并制作訂艙委托書發(fā)送訂艙委托給訂艙代理收到訂艙代理的放箱通知記錄并做好裝箱通知書發(fā)送裝箱通知給客戶或者對應的拖車公司箱子裝箱回場后，落實箱號等，讓訂艙代理配船，報關。（自報關的請找訂艙代理要報關信息提供給客戶）落實江船是否按時開出核對賬單貨代操作與單證流程培訓接到業(yè)務流轉單核對訂艙基本信息并制作訂艙委托書發(fā)送訂艙委托給46操作SOP操作崗位要求工作人員做事具有前瞻性，對時間把握較強。以下內容中的“天”是指自然日，“工作日”是指周一到周五，請留意兩種說法的區(qū)別。貨代操作與單證流程培訓操作SOP操作崗位要求工作人員做事具有前瞻性，對時間把握較強47一.訂艙查看客戶委托和流轉單內容。首先查看客戶委托和流轉單內容是否完整。特別是：1.“裝箱要求”是工廠自拖還是委托我司拖，如果委托我司做，是否在流轉單上人民幣應付那里注明了拖車成本和拖車公司。2.是廠裝還是港裝，港裝是否注明了裝箱要求；3.“報關要求”是代報關還是自報關；4.“運費”是到付還是預付。預付是否注明了美金應付成本，是否有傭金，是多少；到付是否提供了約號，到付最好一并提供美金運費，以便船公司查實。5.客戶托書上中英文品名、HS編碼、產(chǎn)地、包裝等是否都有。6.客戶委托和流轉單內容完整后，還需查看客戶是否有特殊要求。需要訂艙單位和船公司配合的要求有些是要提前告知/申請的，這要在托書上面?zhèn)渥⒊鰜?。貨代操作與單證流程培訓一.訂艙查看客戶委托和流轉單內容。貨代操作與單證流程培訓48制作托書由于托書全部通過系統(tǒng)制作，進入系統(tǒng)，新生成的作業(yè)需要完善以下內容：1.根據(jù)業(yè)務前端錄入系統(tǒng)的收發(fā)貨人信息，跟面單和客戶的托書核對訂艙的收發(fā)貨人、通知人信息。需要出HBL的單子是否錄入目的港代理。2.訂艙代理。3.船公司4.POL5.POD。需填入流轉單上的中轉港信息。6.目的地7.嘜頭8.貨物描述和品名。注：訂給集海的托書，需要在貨物描述里寫出集海的進倉號。集海的訂艙號是提前給我司。其他支線就把作業(yè)號寫在上面，以區(qū)分托書。9.件毛體貨代操作與單證流程培訓制作托書貨代操作與單證流程培訓49以上內容完善后，生成“訂艙單”，在委托書備注欄注明特約事項：1.廠裝還是港裝，什么時候放箱（訂艙前確認了海船時間的要特別注明）1.）客戶要求到工廠裝箱的貨物，和在我司物流中心或者保稅倉庫裝箱的貨物，注明廠裝；在港口裝箱的貨物，注明港裝。港裝貨物全部需要注明我司監(jiān)裝，留下我司現(xiàn)場人員姓名、電話。同時注明裝箱要求，是對裝還是要打托，是否要加固。如果需要打托裝箱，這點要在備注上注明，碼頭會以此辦工作單。同時注明打托材料全部由我司自行提供。如需加固，則由我司現(xiàn)場工作人員聯(lián)系，不用在備注上注明。如果貨物中有單件超過3噸的，還要寫明超過3噸的貨物件數(shù)，單件的重量，要求訂艙單位辦理困難作業(yè)。2.）放箱時間控制在裝箱的前一個工作日。船東給的免費用箱期一般在7-10天，超過期限船東會收取用箱費用，用箱期及收費標準見附件1。如果訂艙當天客戶就要裝箱或者訂艙當天就是裝箱的前一個工作日，放箱時間就寫當天日期。如：周二訂艙，客戶確定周三裝箱，則注明日期當天放箱；周五訂艙，客戶周末/周一裝箱，同樣注明日期當天放箱。（如果是港裝貨，請在放箱后通知支線頭天晚上擺箱。）訂艙當天還沒到客戶預計的裝箱日期的前一個工作日的，則注明工廠預計裝箱時間的前一個工作日放箱或者待通知放箱。貨代操作與單證流程培訓以上內容完善后，生成“訂艙單”，在委托書備注欄注明特約事項502.委托訂艙單位報關還是自報關，報幾票關；1.）客戶委托我司報關，我司根據(jù)跟各家訂艙單位的協(xié)議，如果有免報關費，就委托給訂艙單位，注明委托報關；如果不免報關費，可根據(jù)實際情況衡量是否委托給訂艙單位報關，衡量的因素包括：該票報關是否復雜，是否在搶時間報關，是否需要訂艙單位跟進報關和配船的銜接等等。如果不委托給訂艙單位，我司另行找報關行，則注明自報關。2.）客戶自報關，就直接注明自報關即可。3.）在訂艙時最好能確認一下客戶是報幾票關，在托書上注明。訂艙單位向船東訂艙時就要索要相應票數(shù)的提單號，否則客戶報多票，向船東后補申請?zhí)釂翁柕脑?，需要重新走一遍訂艙程序，非常耽誤時間。貨代操作與單證流程培訓2.委托訂艙單位報關還是自報關，報幾票關；貨代操作與513.運費組成。預付貨注明美金費用，傭金，人民幣費用。到付貨必須注明到付約號，有美金金額的話更好，一般沒有傭金，再寫個大概的人民幣費用就行了。由于各家船東收取的人民幣費用不一致，訂艙的時候把確定的人民幣費用寫上就行了，如THC，安保，港建，其他如鉛封、報關費、外理等各家收取不一的費用不要注明，待對賬的時候跟訂艙單位確認就好。4.客戶有特殊要求的，比如船期要求，倒簽，提單顯示特別內容，申請目的港免費用箱期等，要在特約事項里寫出來。貨代操作與單證流程培訓3.運費組成。預付貨注明美金費用，傭金，人民幣費用。到付52發(fā)送托書在裝箱前的2個工作日，把托書發(fā)送給訂艙單位。特別是MSC，頭一個工作日訂艙，第二個工作日才能放箱的船東，需要特別留意。如果是當天訂艙放箱的貨物，最好上午就把托書給訂艙單位，不要晚于下午3點，否則有可能來不及當天放箱。各家訂艙單位訂艙方式如下：浩航，郵件發(fā)送托書；民生，傳真+QQ發(fā)送托書；集海，傳真+QQ發(fā)送托書；長航，傳真+QQ發(fā)送托書；太平洋，傳真+QQ發(fā)送托書；外運，QQ發(fā)送托書；錦海捷亞，QQ發(fā)送托書貨代操作與單證流程培訓發(fā)送托書在裝箱前的2個工作日，把托書發(fā)送給訂艙單位。特別是M53二.放箱客戶向我司訂艙時，就通知當天或第二天裝箱的，訂艙當天就放箱給客戶。其余情況就在裝箱的前一個工作日上午，跟客戶聯(lián)系，最后確認裝箱的時間，如果客戶確認，則馬上通知訂艙單位放箱。如果客戶裝箱計劃有變，則暫時擱置，待新的裝箱日期的前一個工作日上午再聯(lián)系客戶，再次確認。以免放箱過早，浪費免費用箱期。常用的各家船東的免費用箱期文件見附件2。如果工廠地址較遠，需要在裝箱前一天提箱/提貨/送貨的，則要在前一個工作日落實提箱/提貨/送貨事宜，沒有問題就放出箱子。MSC放箱較慢，需要在上述基礎上再提前一個工作日落實裝箱/提箱/提貨/送貨事宜，這樣可以在通知訂艙單位放箱的第二個工作日放出箱子。以保證在第三個工作日順利裝箱。訂艙單位將放箱通知發(fā)送給我司后，將訂艙號、提單號（寸灘箱箱號不提供，憑提單號提箱，指定箱號請錄入箱號）、提箱地、還箱地錄入系統(tǒng)，導出相應的裝箱通知。裝箱通知有如下幾種：貨代操作與單證流程培訓二.放箱客戶向我司訂艙時，就通知當天或第二天裝箱541.裝箱通知書（廠裝箱）：提原箱到工廠裝箱的貨，用這種裝箱通知書。我司安排拖車的，裝箱通知書（廠裝箱）要先發(fā)送給車隊調度，注明拖車費用。在客戶下班前，找車隊調度要到車牌號和司機電話，填寫到裝箱通知書里面發(fā)送給客戶。寸灘箱由于不指定箱號，客戶會對照車牌號和提單號裝箱。由于我們發(fā)給車隊和發(fā)給客戶的是一樣的裝箱通知，發(fā)給客戶的裝箱通知書，要注意把拖車費刪掉。客戶自己安排拖車的，裝箱通知直接發(fā)送給客戶即可。2.送貨港口裝箱通知書（港口裝箱）：提貨港口裝箱是指客戶委托我司安排車子去工廠提貨運到港口裝箱。提貨分成集裝箱帶貨回港和散貨車帶貨回港。集裝箱帶貨回港在碼頭要付掏箱費，貨物的運輸安全比較可靠；散貨車不需要，但是要注意加固和防雨措施。放箱當天要把提貨裝箱通知書（港口裝箱）先發(fā)送給調度，注明拖車費用。如果客戶對提貨的車輛有要求的，要在給調度的裝箱通知里面注明。在客戶下班前，找調度要到車牌號和司機電話，填寫到裝箱通知書里面（注意把拖車費刪掉），發(fā)送給客戶和我司現(xiàn)場工作人員。貨代操作與單證流程培訓1.裝箱通知書（廠裝箱）：提原箱到工廠裝箱的貨，用55如果客戶對港口裝箱有要求的，要在給我司現(xiàn)場工作人員的裝箱通知里面注明。比如打托要怎么打法：要那種托盤，是否墊紙板，紙板是上下墊還是只墊下面，是否纏拉伸膜，編織帶纏幾根等。需要我司準備裝箱相關材料的，如托盤，紙板，膠布等，要在裝箱前一個工作日通知現(xiàn)場工作人員。3.提貨裝箱通知書（倉庫裝箱）：提貨倉庫裝箱是指客戶委托我司安排車子去工廠提貨運到物流倉庫裝箱。操作步驟跟提貨裝箱通知書（港口裝箱）一樣，只是裝箱通知不再給我司現(xiàn)場人員，而是給倉庫操作人員。裝箱相關材料也通知倉庫操作人員準備。他們會根據(jù)通知書的到貨時間和裝箱要求，安排拖車提箱到倉庫裝貨。4.送貨裝箱通知書（港口裝箱）：送貨港口裝箱是指客戶自己安排車子送貨到港口裝箱。通知書做好了發(fā)給客戶，請客戶提供一下送貨司機的聯(lián)系方式，補充到通知書上，再發(fā)給現(xiàn)場工作人員。其他操作步驟跟提貨裝箱通知書（港口裝箱）一樣。貨代操作與單證流程培訓如果客戶對港口裝箱有要求的，要在給我司現(xiàn)場工作人565.送貨裝箱通知書（倉庫裝箱）：送貨倉庫裝箱是指客戶自己安排車子送貨到我司物流倉庫，在物流倉庫裝箱。操作步驟跟送貨裝箱通知書（港口裝箱）一樣，只是裝箱通知不再給我司現(xiàn)場人員，而是給倉庫操作人員。6.空運貨提貨/送貨通知書：提貨是指客戶委托我司安排車子提貨，送貨是指客戶自己安排車子送貨。提貨/送貨前一個工作日將該通知書發(fā)給客戶即可。我司安排車子的，加上司機車牌號和電話。7.進倉通知書：我司自拼的拼箱貨用這種進倉通知書，只用于發(fā)給客戶。有些客戶送貨較早，請在接到流轉單后盡快將該通知發(fā)給客戶。我司一般要求客戶不晚于倉庫裝箱當天中午12點前到單到貨。同一個箱拼箱的客戶可以用同一個進倉號進倉，在發(fā)送進倉通知給客戶的同時，要發(fā)送一份送貨裝箱通知書（倉庫裝箱）給倉庫操作人員，把同一個箱拼箱的貨物匯總，注明每個客戶的貨物數(shù)量，以便倉庫對照收貨。在預計裝箱的前一個工作日，跟未到貨客戶聯(lián)系，看能否按時到單到貨?？梢缘脑捑屯ㄖ喤搯挝环畔?，并將放箱信息補充給倉庫操作。貨代操作與單證流程培訓5.送貨裝箱通知書（倉庫裝箱）：送貨倉庫裝箱是指57三.擺箱在港口裝箱的貨物，要多一個步驟，就是預約擺箱。港口擺箱要提前一天由支線預約，沒有預約的貨要在港口裝箱，要等貨到后支線才辦理擺箱手續(xù)，港口現(xiàn)排計劃去擺箱。視港口繁忙程度，貨在港口要等比較久才能實現(xiàn)裝箱。所以，貨到后預約擺箱的做法不提倡。港裝箱一般是在跟客戶確定好提貨/送貨時間后，我司提前一個工作日放箱。然后根據(jù)路程遠近，推算貨物到港時間，提前一個工作日通知訂艙單位到港時間，讓他們提前一天跟碼頭預約擺箱。貨代操作與單證流程培訓三.擺箱貨代操作與單證流程培訓58四.裝箱廠裝箱在裝箱當天，跟調度落實拖車到廠情況；提貨港裝和提貨倉庫裝箱的貨物，在提貨當天跟調度落實車輛到廠情況；送貨港裝和送貨倉庫裝箱的貨物，在貨到當天跟現(xiàn)場人員或倉庫操作落實車輛到達情況。在落實以上情況的時候，發(fā)現(xiàn)車輛不能如期到達，影響裝箱的，馬上聯(lián)系調度詢問原因，新的到達要通知業(yè)務介入跟客戶協(xié)調。裝箱過程中，出現(xiàn)廠裝箱裝箱回場后，在碼頭網(wǎng)站核實重箱進場情況。如果是寸灘箱，要跟客戶核對箱號。一票貨有多個箱的，要跟客戶索要分箱資料，報多票的還需要跟客戶索要分票分箱數(shù)據(jù)，并報給訂艙單位。港裝的貨物，裝箱過程發(fā)現(xiàn)有件數(shù)不符、包裝污染/破損等情況，要及時通知業(yè)務跟客戶確認。裝箱過程中，現(xiàn)場操作會拍照，如客戶需要裝箱照片的，裝箱完畢后，提供給客戶。倉庫裝箱的貨物，裝箱過程發(fā)現(xiàn)有件數(shù)不符、包裝污染/破損等情況，要及時通知業(yè)務跟客戶確認。裝箱過程中，倉庫操作會拍照，如客戶需要裝箱照片的，裝箱完畢后，提供給客戶。寸灘箱裝箱完畢后，把箱號發(fā)給訂艙單位核對。貨代操作與單證流程培訓四.裝箱廠裝箱在裝箱當天，跟調度落實拖車到廠情況59五.報關海關從2010年5月18日起啟用出口貨物運抵報告操作系統(tǒng)，運抵報告發(fā)送流程是貨物回場，報關單據(jù)送達報關行后，支線將船名/航次/提單號/箱號發(fā)送到港口和EDI中心，港口根據(jù)支線提供的信息發(fā)送運抵報告給海關，海關收到相關信息后才接受申報。該制度的實施意味著所有貨物必須要在重箱進場后才能報關，不接受提前申報。報關資料一般包括：報關委托書、報關單、箱單、發(fā)票、合同、核銷單。以上單據(jù)需要正本。外地做商檢的貨物，需要我司換通關單的，還需要客戶提供正本的報檢委托書和換證憑條，一般需要一個工作日換出通關單?？蛻糇詧箨P的貨物，裝重后向支線索要報關信息，包括船名航次和卸區(qū)，然后將該票貨對應的工廠發(fā)票號、進倉號、提單號、箱號、船名航次、卸區(qū)和支線信息提供給客戶，告訴他們在開船前一個工作日上午報關完畢，并在下午2點前把報關單提供給訂艙單位現(xiàn)場；貨代操作與單證流程培訓五.報關海關從2010年5月18日起啟用出口貨物60我司自己委托報關行報關的貨物，裝重后向支線索要報關信息，包括船名航次和卸區(qū)，然后將該票貨對應的工廠發(fā)票號、進倉號、提單號、箱號、船名航次、卸區(qū)和支線信息提供給報關行，提醒他們報關完成的時間，并在下午2點前把報關單提供給訂艙單位現(xiàn)場；如果是訂給集海和民生的，除以上步驟外，還需將報關單在下午2點前傳真給訂艙單位操作配載。我司委托訂艙單位報關的貨物，重箱回場后將報關資料交到訂艙單位現(xiàn)場，把要配的江船日期、重箱回場情況和報關資料遞交情況告知訂艙單位操作，提醒他們跟蹤報關、放行、配船情況。重慶海關下午3點之后不再接單，3點-4點做放行，4點下班。請注意該時間，安排報關。訂艙單位一般在江船開船前一個工作日下午做整船放行，配船的貨物4點過后跟訂艙單位確認放行配船情況。貨代操作與單證流程培訓我司自己委托報關行報關的貨物，裝重后向支線索要報61六.配船各家支線的江船班輪為：集海：周三、周五（OOCL班輪）、周日。周五的班輪優(yōu)先上OOCL的箱子，如果有多余艙位，再上其他船公司的箱。浩航和太平洋：兩家共艙，周三至周天江船。其中周四、周六是快船，7天左右到上海；其他是慢船，8天/9天左右到上海（夏天）。另外，民生：周二到周天江船。周二江船一般不接重慶港的貨。（民生一般是提前兩天配載，要提前給他們計劃，比如要上他們周3的江船，在周一下去3點前要給他們一個要走他們周3江船的計劃。）外運：周三和周天。長航：周三、周五、周天。有時候有不定開船的機動船，具體要出運時跟長航問訊。錦海捷亞：周二、周四、周六的江船注：PIL的箱子要江船公司做了申報的江船才能上。貨代操作與單證流程培訓六.配船貨代操作與單證流程培訓62七.確認貨物離港班輪計劃開船當天在港口網(wǎng)站查詢貨物離港情況。網(wǎng)址如下：九港：50:7003/head.jsp進“箱況信息查詢”，落實重箱離港情況。寸灘：/，用戶名：ZHCW，密碼：123456?？赏ㄟ^提單號和箱號查詢，重箱箱位為空，即已離港?？煽吹诫x港日期。貨物離港后，通知相關客服或客戶。如果班輪晚開或者落配，要馬上落實原因，通知客服或業(yè)務，由他們跟客戶協(xié)調。八.對賬江船開后，跟訂艙單位確認該票貨的發(fā)生費用。訂艙單位提供完整的費用，包括美金運費和LOCAL費用給操作確認。操作只負責人民幣異常費用在系統(tǒng)中的錄入和面單上的記錄，但是要根據(jù)面單上的其他固定費用（美金運費和人民幣港雜費）九.追索核銷單據(jù)貨代操作與單證流程培訓七.確認貨物離港貨代操作與單證流程培訓63貨代操作與單證流程培訓貨代操作與單證流程培訓64察看提單要求起、、制作提單確認件直客/同行；代理發(fā)貨人MB/L確認件HB/L確認件HB/LOK件和B情況和C情況需要執(zhí)行該步驟MB/LOK件訂艙代理改單簽出提單確認提單后，出單前可能會產(chǎn)生改單電放/SEAWWAY保函交臺帳確認后，給訂艙代理要求放單提單如果電放/SEAWAY等江船開船跟蹤發(fā)送配船通知海船船期跟蹤貨代操作與單證流程培訓察看提單要求起、、制作提單確認件直客/同行；代理發(fā)貨人MB/65提單備份提供COPY件給直客/同行/代理寄單改單出單后可能會產(chǎn)生改單審單正本提單交詹蘭簽收，再簽給業(yè)務寄單，電放/SEAWAY等COPY件給客人就可以了

貨代操作與單證流程培訓提單備份提供COPY件給直客/同行/代理寄單改單66單證SOP一.察看提單要求。接到操作的單子后，●了解截單時間。緊迫的單子先核對，不急的可以稍后核對。關于截單時間，CMA、CSCL、MSC的截單日期比較嚴格，需要在江船開船當天確認；APL江船開前兩天確認；PIL兩個半自然日內確認；其他船公司如WANHAI、MKS、KLINE、YML、MOL、ZIM、OOCL、HMM、錦江、長錦三個自然日內確認?？紤]到我司向客戶承諾江船開后三天內出提單，請盡量在江船開船前確認，以便在承諾期限內拿到提單。另外，直接從沿海口岸上船的貨物，截單日期可以直接跟訂艙代理單證詢問?！窀僮鞔_認客戶單證的聯(lián)系方式。●查看客戶托單和流轉單，看對于提單是否有特別要求，常見的比如：是否要求顯示目的港代理及聯(lián)系方式，對于江船、海船的配船是否有要求，提單是簽正本還是其他，正本是否需要三正三副，提單的簽單日期是否有要求等；另外，看是否需要辦理其他單證，如船證，買保險等；是否需要在目的港申請免費堆存期/免費用箱期；要出幾份提單等等。如果存在如上要求，在跟客戶對單的時候，要對客戶的要求進行確認，索取相關的資料和保函。并提前告知訂艙代理，以免來不及。貨代操作與單證流程培訓單證SOP一.察看提單要求。貨代操作與單證流程培訓67這一點非常重要，需要認真查看確認。如果沒有看清客人要求，遺漏單證/申請，延誤船期等，很可能會被客人索賠?！裼涗浥_帳信息。將貨物相關信息在臺帳EXELE表格中作記錄，以便查詢?！枰⒁獾氖?，用到我司A&A這家代理的美國貨。在拿到流轉單子的當日，就需要先行提供相關信息（不需要很準確）給美國A&A。美國A&A會把這些信息申報給美國海關，通過后美國海關會提供一個TARRIFECODE。最后這個號碼需要顯示到貨代提單（HB/L）上。貨代操作與單證流程培訓這一點非常重要，需要認真查看確認。如果沒有看清客人要求，遺漏68二.制作提單確認件。根據(jù)客戶托單內容制作提單確認件，件毛體數(shù)據(jù)參照客戶的裝箱單（PACKINGLIST）。提單確認件上，需要顯示以下內容：1）提單號（BILLNO.）2）發(fā)貨人（SHIPPER）3）收貨人（CONSIGNEE）4）通知人(NOTIFY)5）起運港（POL）6）卸貨港（POD）7）目的地（FINALDESTINATION）8）嘜頭(MARKS)9）品名(DESCRIPTIONOFTHEGOODS)10）件（NO.OFPACKAGES）、毛(G/W)、體(MEASUREMENT)，件數(shù)和毛重必須跟報關數(shù)據(jù)一致。11）箱型箱量，箱封號，（分箱數(shù)據(jù)）12）服務條款：CY-CY,CY-DOOR,CFS-CFS等。13）件數(shù)的文字描述/箱量的文字描述14）運費預付/到付（FREIGHTPREPAID/FREIGHTCOLLECT）由于這些信息基本上已在系統(tǒng)中被業(yè)務、商務和操作人員填妥，單證在生成提單確認的時候，需要根據(jù)托單、流轉單查漏補缺更新系統(tǒng)信息。貨代操作與單證流程培訓二.制作提單確認件。根據(jù)客戶托單內容制作提單確認件，件毛體數(shù)69提單分為船東單（MB/L）和貨代單(HB/L)。我司提單簽發(fā)可以大致分為三種情況：○直客委托或是同行委托只需出船東單（MB/L）的單子（設為A情況）。流轉單上提單那里只勾了MB/L的，如上海均輝就是屬于同行委托，四川什邡聚鑫泰等就是屬于直客；○同行委托，除了簽出MB/L給同行，還需要我司替同行代為確認HB/L或是代出HBL的單子（設為B情況）。替同行代為確認HB/L的，操作會在提單那里寫出HB/L的提單號，但是提單那里的HB/L沒有劃勾，如上海TNT；代出HBL的，除了提單那里寫出HB/L的提單號，提單那里的HB/L也會劃勾，如上?？ㄘ悹査?。○我司代理指定貨和用到我司代理的單子。既要出MB/L，也要出HB/L（設為C情況）。代理那里會寫出代理名稱，提單那里寫出HB/L的提單號，提單那里的HB/L也會劃勾。如客戶名稱注明華世丹/LATIN抬頭的，就是用LATIN作目的港代理的單子。貨代操作與單證流程培訓提單分為船東單（MB/L）和貨代單(HB/L)。我司提單簽發(fā)70針對這三種情況，我司在制作和簽發(fā)提單的時候，又有所區(qū)別：●A情況，只需根據(jù)此份流轉單文件里的托書制作提單確認件即可；●B情況，需要制作兩份提單確認件。HB/L提單號由同行提供，根據(jù)實際發(fā)貨人（SHPR）的托書來制作，跟客人（SHPR）確認。MB/L提單號由訂艙代理提供。MB/L上面的發(fā)貨人（SHIPPER）、收貨人（CONSIGNEE）、通知人(NOTIFY)、起運港（POL）、卸貨港（POD）、目的地（FINALDESTINATION）根據(jù)同行的托書來制作，其余的內容與HB/L的提單OK件一致。這種情況，需要先跟實際發(fā)貨人核對OK后，再將HB/LOK件跟MB/L提單確認件（MB/LDRAFT）一起給同行確認?！馛情況，HB/L提單號由我司操作提供，確認件制作方法同B。MB/L提單號由訂艙代理提供。發(fā)貨人（SHIPPER）、收貨人（CONSIGNEE）、通知人(NOTIFY)根據(jù)所用代理有所不同，詳見附件1。其余內容與HB/L一致?！蛻裘Q：CWC/華鷹、CWC/鑫源這兩家客戶，在配PIL的船的時候，MB/L的SHPR需要顯示我司抬頭，詳見附件1。制作好后，檢查一遍再發(fā)給客人。提單確認件內容力求與托單內容、裝箱單數(shù)據(jù)一致，以減少客人的核對工作量。對于提單顯示內容有慣例做法的客人，如臺灣康明斯、臺灣航升，要在相關資料齊全后，再制作提供提單確認件給客人，盡量減少文件來往的次數(shù)。貨代操作與單證流程培訓針對這三種情況，我司在制作和簽發(fā)提單的時候，又有所區(qū)別：貨代71三.核對提單提單確認件制作好后，根據(jù)之前取得的客戶單證聯(lián)系方式跟其取得聯(lián)系，將提單確認件通過傳真、EMAIL、MSN、QQ等方式傳送給對方，并提醒其查收。由于提單確認大多數(shù)是在江船開船前進行，提單確認件上顯示的江船名航次是實際的但江船開船日期不一定是實際的，在將提單確認件傳送給客人的時候，要將其告知客人，并提醒提單確認件需要確認回傳的時間。這個時間根據(jù)不同情況有所區(qū)別：●A情況，，以船公司的截單日期為準，客人/同行最晚在截單日期當天，最好