會議組織與策劃會議組織與策劃1問題：1、我們平時主要組織哪些會議？2、我們組織會議的目的是什么？問題：1、我們平時主要組織哪些會議？2會議中，誰最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者會議中，誰最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者目標從會議組織者的角度了解會議的基本流程明確會議組織中的注意事項和基本原則分享以往會議組織中的得與失“為更好的組織會議做好準備！！”目標從會議組織者的角度了解會議的基本流程“為更好的組織會議做4Contents會議的基本流程1會議組織的注意事項2會議組織的基本原則3突發(fā)事件預防與處理4Contents會議的基本流程1會議組織的注意事項2會議組織5一、會議的基本流程準備執(zhí)行總結(jié)/跟進會前會中會后一、會議的基本流程準備執(zhí)行總結(jié)/跟進會前會中會后61、會前準備會前準備工作是會議管理的第一步，對會議做出事先安排與充分準備，是實現(xiàn)會議目的的重要條件。 無論會議大小，如會前準備充分，就能事半功倍?！坝袀錈o患?。　?、會前準備會前準備工作是會議管理的第一步，對會議做出71、會前準備確認會議的基本信息制定會議計劃會場布置提出預防措施1、會前準備確認會議的基本信息8確認會議的基本信息What ——會議主題When —— 會議時間Where —— 會議地點Who —— 參會人員Why ——會議目標How-howtodo ——會議形式

howmuch ——會議預算“5W2H”確認會議的基本信息What ——會議主題“59制定會議計劃會議議程計劃：主題、主持人、議題、發(fā)言人、時間會議準備計劃：事項、要求、負責人、完成時間制定會議計劃會議議程計劃：10提出預防措施人預防：遲到、缺席財預防：不足，丟失物預防：不足、丟失、損壞提出預防措施人112、會中執(zhí)行根據(jù)會議計劃完成分配的職責；了解會議需求及時提供方便；觀察參會者情緒和反饋，彌補不足之處；認真記錄會議內(nèi)容，以備執(zhí)行；相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。2、會中執(zhí)行根據(jù)會議計劃完成分配的職責；12會議中可能出現(xiàn)的問題原因具體表現(xiàn)舉例時間會議時間過長，沒有休息，會議疲勞。地點場地空間小，隔音效果差，導致與會者分心參與者選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的人主持人會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。參會者參與者遲到，不能準時開始，并經(jīng)常被打斷資料資料數(shù)據(jù)不準確，內(nèi)容不詳細，資料不夠用會議主題開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議中可能出現(xiàn)的問題原因具體表現(xiàn)舉例時間會議時間過長，沒有休3、會后總結(jié)跟進安排參會者相互交流的場所和機會了解參會者的意見和建議（內(nèi)容/組織）及時編輯會議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手中（如會議紀要、會議簡報）根進會議決議的根進執(zhí)行結(jié)果反省會議組織中的收獲與不足-優(yōu)點？問題？原因？改善？3、會后總結(jié)跟進安排參會者相互交流的場所和機會14二、會議組織的注意事項5第三方溝通1場地選擇2會議通知3會場布置4進程控制注意事項6VIP安排二、會議組織的注意事項51234注意事項6151、場地選擇根據(jù)5W2H明確會議的場地要求城市、區(qū)域、會場級別、場地大小、場型、設備、周邊環(huán)境……根據(jù)場地要求和預算列出備選方案場地、聯(lián)系人、基本信息、價格、優(yōu)劣勢分析、推薦了解周邊環(huán)境如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂條件1、場地選擇根據(jù)5W2H明確會議的場地要求162、會議通知通知的基本內(nèi)容：5W2H表明后勤的關(guān)聯(lián)信息：食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人與會者需要做哪些準備工作：會前再提醒準備工作、日程等2、會議通知通知的基本內(nèi)容：5W2H172、會議通知通知的形式：郵件電話短信Outlook通知的常見附件會議資料日程表、交通圖、參與人名單通訊錄分房信息、航班及接送機安排、周邊活動地點聯(lián)系方式2、會議通知通知的形式：183、會場布置場型的確認資料的準備和確認打印文件、PPT等設備的準備和確認投影、相機、音頻線、麥克、白板、筆…其他物品的準備和確認橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇3、會場布置場型的確認19幾種常見的場型A.魚骨型B．課桌式□C．U字形幾種常見的場型A.魚骨型20會議的準備和確認XX會議工作準備單負責人：酒店聯(lián)系人：時間：地點：一、請確認準備以下教學用品負責人

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簽到表人名會議的準備和確認XX會議工作準備單一、請確認準備以下教學21會場準備白板掛紙板屏幕廢紙簍會議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投影儀會場準備白板掛紙板屏幕廢紙簍會議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投224、第三方溝通對象酒店印刷公司培訓公司航空公司…關(guān)鍵點明確要求準確傳達信息確認信息到達確認做到確認對口人確認關(guān)鍵時點4、第三方溝通對象關(guān)鍵點23充分合作酒店能提供哪些免費服務？到店的資料發(fā)放叫醒服務資料店內(nèi)的搬運桌牌制作？場地布置充分合作酒店能提供哪些免費服務？245、進程控制紀律：設定違規(guī)的規(guī)則時間提醒：發(fā)言時間、休息時間、返回時間午餐確認：留位確認、時間確認物品隨檢：麥克、紙筆、茶水…關(guān)于參會者反應對內(nèi)容、對環(huán)境（如空調(diào)冷熱）5、進程控制紀律：256、VIP安排會議要求確認鮮花茶點喜好確認飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求…日程安排車輛接送、晚餐陪同、出行陪同…房間確認是否安靜、視野如何、有無異味、設備是否正?！?、VIP安排會議要求確認26三、會議組織的基本原則責任到人爛筆頭提前復查備份三、會議組織的基本原則責任到人爛筆頭提前復查備份271、責任到人明確分工，專人專崗人人負責就是人人都不負責1、責任到人明確分工，專人專崗282、“爛筆頭”原則“好記性不如爛筆頭??！”2、“爛筆頭”原則“好記性不如爛筆頭?。　?93、提前確認時間、人數(shù)，留出提前量寧可先預定再取消提前做好預案關(guān)鍵點：資料準備、酒店預定、借款、設備調(diào)試、車輛安排…3、提前確認時間、人數(shù)，留出提前量304、復查自己重復確認換人重復確認關(guān)鍵點：物品準備的重復確認關(guān)鍵信息重復確認：時間、地點4、復查自己重復確認315、備份備不足、備意外人如：第二個緊急聯(lián)系人財留出足夠的備用金物留余量，以備人員增加，物品丟失及損壞5、備份備不足、備意外32四、突發(fā)事件預防與處理你曾經(jīng)遇到過哪些突發(fā)事件四、突發(fā)事件預防與處理你曾經(jīng)遇到過哪些突發(fā)事件33突發(fā)事件舉例主持人遲到電腦損壞資料缺失突發(fā)疾病或意外停電……突發(fā)事件舉例主持人遲到34突發(fā)事件處理的注意事項充分做好會前準備，避免突發(fā)意外事件如發(fā)生意外，首先要做的是：鎮(zhèn)定！不要抱怨要立即行動利用現(xiàn)有資源就近尋求支持超權(quán)限及時請示突發(fā)事件處理的注意事項充分做好會前準備，避免突發(fā)意外事件35總結(jié)“細節(jié)決定成敗!”突發(fā)事件基本原則注意事項基本流程總結(jié)“細節(jié)決定成敗!”突發(fā)事件基本原則注意事項基本流程36會議組織與策劃會議組織與策劃37問題：1、我們平時主要組織哪些會議？2、我們組織會議的目的是什么？問題：1、我們平時主要組織哪些會議？38會議中，誰最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者會議中，誰最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者目標從會議組織者的角度了解會議的基本流程明確會議組織中的注意事項和基本原則分享以往會議組織中的得與失“為更好的組織會議做好準備！！”目標從會議組織者的角度了解會議的基本流程“為更好的組織會議做40Contents會議的基本流程1會議組織的注意事項2會議組織的基本原則3突發(fā)事件預防與處理4Contents會議的基本流程1會議組織的注意事項2會議組織41一、會議的基本流程準備執(zhí)行總結(jié)/跟進會前會中會后一、會議的基本流程準備執(zhí)行總結(jié)/跟進會前會中會后421、會前準備會前準備工作是會議管理的第一步，對會議做出事先安排與充分準備，是實現(xiàn)會議目的的重要條件。 無論會議大小，如會前準備充分，就能事半功倍?！坝袀錈o患！！”1、會前準備會前準備工作是會議管理的第一步，對會議做出431、會前準備確認會議的基本信息制定會議計劃會場布置提出預防措施1、會前準備確認會議的基本信息44確認會議的基本信息What ——會議主題When —— 會議時間Where —— 會議地點Who —— 參會人員Why ——會議目標How-howtodo ——會議形式

howmuch ——會議預算“5W2H”確認會議的基本信息What ——會議主題“545制定會議計劃會議議程計劃：主題、主持人、議題、發(fā)言人、時間會議準備計劃：事項、要求、負責人、完成時間制定會議計劃會議議程計劃：46提出預防措施人預防：遲到、缺席財預防：不足，丟失物預防：不足、丟失、損壞提出預防措施人472、會中執(zhí)行根據(jù)會議計劃完成分配的職責；了解會議需求及時提供方便；觀察參會者情緒和反饋，彌補不足之處；認真記錄會議內(nèi)容，以備執(zhí)行；相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。2、會中執(zhí)行根據(jù)會議計劃完成分配的職責；48會議中可能出現(xiàn)的問題原因具體表現(xiàn)舉例時間會議時間過長，沒有休息，會議疲勞。地點場地空間小，隔音效果差，導致與會者分心參與者選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的人主持人會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。參會者參與者遲到，不能準時開始，并經(jīng)常被打斷資料資料數(shù)據(jù)不準確，內(nèi)容不詳細，資料不夠用會議主題開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議中可能出現(xiàn)的問題原因具體表現(xiàn)舉例時間會議時間過長，沒有休3、會后總結(jié)跟進安排參會者相互交流的場所和機會了解參會者的意見和建議（內(nèi)容/組織）及時編輯會議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手中（如會議紀要、會議簡報）根進會議決議的根進執(zhí)行結(jié)果反省會議組織中的收獲與不足-優(yōu)點？問題？原因？改善？3、會后總結(jié)跟進安排參會者相互交流的場所和機會50二、會議組織的注意事項5第三方溝通1場地選擇2會議通知3會場布置4進程控制注意事項6VIP安排二、會議組織的注意事項51234注意事項6511、場地選擇根據(jù)5W2H明確會議的場地要求城市、區(qū)域、會場級別、場地大小、場型、設備、周邊環(huán)境……根據(jù)場地要求和預算列出備選方案場地、聯(lián)系人、基本信息、價格、優(yōu)劣勢分析、推薦了解周邊環(huán)境如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂條件1、場地選擇根據(jù)5W2H明確會議的場地要求522、會議通知通知的基本內(nèi)容：5W2H表明后勤的關(guān)聯(lián)信息：食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人與會者需要做哪些準備工作：會前再提醒準備工作、日程等2、會議通知通知的基本內(nèi)容：5W2H532、會議通知通知的形式：郵件電話短信Outlook通知的常見附件會議資料日程表、交通圖、參與人名單通訊錄分房信息、航班及接送機安排、周邊活動地點聯(lián)系方式2、會議通知通知的形式：543、會場布置場型的確認資料的準備和確認打印文件、PPT等設備的準備和確認投影、相機、音頻線、麥克、白板、筆…其他物品的準備和確認橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇3、會場布置場型的確認55幾種常見的場型A.魚骨型B．課桌式□C．U字形幾種常見的場型A.魚骨型56會議的準備和確認XX會議工作準備單負責人：酒店聯(lián)系人：時間：地點：一、請確認準備以下教學用品負責人

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簽到表人名會議的準備和確認XX會議工作準備單一、請確認準備以下教學57會場準備白板掛紙板屏幕廢紙簍會議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投影儀會場準備白板掛紙板屏幕廢紙簍會議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投584、第三方溝通對象酒店印刷公司培訓公司航空公司…關(guān)鍵點明確要求準確傳達信息確認信息到達確認做到確認對口人確認關(guān)鍵時點4、第三方溝通對象關(guān)鍵點59充分合作酒店能提供哪些免費服務？到店的資料發(fā)放叫醒服務資料店內(nèi)的搬運桌牌制作？場地布置充分合作酒店能提供哪些免費服務？605、進程控制紀律：設定違規(guī)的規(guī)則時間提醒：發(fā)言時間、休息時間、返回時間午餐確認：留位確認、時間確認物品隨檢：麥克、紙筆、茶水…關(guān)于參會者反應對內(nèi)容、對環(huán)境（如空調(diào)冷熱）5、進程控制紀律：616、VIP安排會議要求確認鮮花茶點喜好確認飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求…日程安排車輛接送、晚餐陪同、出行陪同…房間確認是否安靜、視野如何、