XXXXXXXX有限公司文件編號(hào)QESP-004頁(yè)碼文件名稱文件管理程序編訂管理者代表版本A01.0、目的：為使公司質(zhì)量體系文件及數(shù)據(jù)得到良好的控制與使用，確保各部門及時(shí)獲得并使用最新版本的文件。2.0、范圍：本公司所有產(chǎn)品生產(chǎn)自工藝流程、物料采購(gòu)、制造、檢驗(yàn)測(cè)試至包裝、儲(chǔ)運(yùn)、出貨等各階段作業(yè)文件之制作、審查、核準(zhǔn)、分發(fā)、修訂、廢止等;以及客戶或供貨商所提供之相關(guān)文件數(shù)據(jù)之管制.3.0定義:本公司文件類別區(qū)分3.1、一階文件質(zhì)量手冊(cè)。3.2、二階文件程序文件：管理責(zé)任、訂單評(píng)審、采購(gòu)控制、生產(chǎn)計(jì)劃等工作程序。3.3、三階文件作業(yè)指導(dǎo)書：操作說(shuō)明、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程、工作守則等。四階文件表單：檢驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、保養(yǎng)記錄、培訓(xùn)記錄、生產(chǎn)記錄等。外來(lái)文件：非本公司制訂,但在質(zhì)量體系運(yùn)作中會(huì)引用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)(如ISO9001),國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)(如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn),安全法規(guī),環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)),客戶標(biāo)準(zhǔn)和供貨商的提供的技術(shù)性文件等.4.0、職責(zé)：4.1、文件制定：各相關(guān)部門。4.2、文件的審查：4.2.1一階文件由總經(jīng)理審查。4.2.2二階文件和外來(lái)文件由管理者代表審查。4.2.3三、四階文件由部門經(jīng)理審查。4.3、文件核準(zhǔn)4.3.1.手冊(cè)及程序由總經(jīng)理核準(zhǔn)4.3.2.工作指導(dǎo)書類由部門經(jīng)理核準(zhǔn).4.4、文件分發(fā)、回收、銷毀及控制：文件管理人員;4.5、文件修訂及廢止：原制訂部門進(jìn)行修訂和廢止，按4.2項(xiàng)審查，4.3項(xiàng)核準(zhǔn)。5.0.內(nèi)容文件廢止與銷毀使用與控制批準(zhǔn)審核文件廢止與銷毀使用與控制批準(zhǔn)審核文件的制訂文件修訂5.2、文件編碼系統(tǒng)：各類文件之制訂，修訂均需由文件管理人員統(tǒng)一依文件編碼系統(tǒng)編號(hào)管理。5.2.1、一階文件：手冊(cè)編號(hào)為QES+流水號(hào)；QEP流水號(hào)QEP流水號(hào)5.2.3、三階文件編碼系統(tǒng)：流水號(hào)流水號(hào)──WI部門別5.2.4、四階文件編碼系統(tǒng)為：流水號(hào)流水號(hào)程序文件編號(hào)XXFM5.2.5、文件管理人員對(duì)各部門之文件編碼應(yīng)列表管理，不得有重復(fù)或誤用之情形。5.3、版本/版次：第一次制訂之原版以A0表示，各頁(yè)次第一次修訂以A1表示，依此類推。整份文件經(jīng)五次修訂或按ISO9001新標(biāo)準(zhǔn)改版后，變更版本，發(fā)行第B版，第C版等。5.4、文件制訂、修訂、廢止作業(yè)：5.4.1、文件之制訂作業(yè)：視需要由適當(dāng)部門指定專人完成擬案后，依4.2和4.3條之規(guī)定審核，依文件編碼系統(tǒng)予以編號(hào)，并填寫文件分發(fā)記錄表頒布發(fā)行。5.4.2、所有文件在制訂、審核等各階段，若有異議時(shí)隨時(shí)退回原制訂部門/單位修改之，必要時(shí)得召開會(huì)議修訂。5.4.3、文件之修訂作業(yè)：各項(xiàng)質(zhì)量文件在實(shí)際作業(yè)中，若有不相符合的情況，須修改或增刪者，由原制定者修訂之，必要時(shí)可召集相關(guān)部門討論進(jìn)行修改，修訂完成后之文件，其審查、核準(zhǔn)、頒布發(fā)行等作業(yè)程序同條文5.4.1。5.4.4、文件之廢止作業(yè)：任何人或部門申請(qǐng)某文件廢止時(shí),必須經(jīng)4.2項(xiàng)和4.3項(xiàng)規(guī)定之權(quán)責(zé)人員審查批準(zhǔn).5.5、文件分發(fā)、回收作業(yè)：5.5.1、所有文件均由文件管理人員分發(fā).5.5.2.經(jīng)頒布發(fā)行之文件，統(tǒng)一由文件管理人員以文件控制總覽表陳列管理，以確保使用的文件是最新版本/版次，并依文件分發(fā)記錄表，影印適當(dāng)份數(shù)發(fā)行，并請(qǐng)收文人在文件分發(fā)記錄表上簽收。本公司所有文件自發(fā)行之日起生效。5.5.2.1.文件分發(fā)時(shí),應(yīng)由管理者代表核準(zhǔn),如應(yīng)分發(fā)何部門/何人,分發(fā)份數(shù)等.5.5.3.修訂及廢止時(shí)，須由文件管理人員依原分發(fā)單位回收所有舊版文件，回收時(shí)須注意數(shù)量及內(nèi)容之完整性.5.5.4、外來(lái)文件之分發(fā)：5.5.4.1、外來(lái)文件由文件管理人員保管，供各單位借閱參考，除有實(shí)際需求申請(qǐng)經(jīng)核準(zhǔn)發(fā)放外，一般不分發(fā)。5.5.4.2、外來(lái)之標(biāo)準(zhǔn)需留意有關(guān)版本是否更新，以確保外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)保持最新版本，如有更新則登錄于外來(lái)文件一覽表,舊版作廢處理。5.6、文件保存、銷毀作業(yè)：5.6.1、文件之保存5.6.1.1.文件之有效正本由文件管理人員保存.5.6.1.2.各使用部門保存相關(guān)的有效文件副本.5.6.2、文件銷毀：5.6.2.1、由各單位回收之所有舊版及廢止文件，由負(fù)責(zé)分發(fā)的單位銷毀.5.6.2.2、已過(guò)保存期限之?dāng)?shù)據(jù)等，由保管部門自行銷毀。5.7、文件之檔案管理：5.7.1、除指定之分發(fā)單位依規(guī)定影印適當(dāng)份數(shù)發(fā)行外，其它單位不得影印任何正式文件。5.7.2、文件如發(fā)現(xiàn)有缺頁(yè)、破損、字跡模糊等缺陷，使用部門向文件管理人員申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，不得借(調(diào))其它單位之文件以影印方式自行處理。而文件管理人員對(duì)于破損、字跡模糊等缺陷之頁(yè)次，應(yīng)于補(bǔ)發(fā)之同時(shí)進(jìn)行回收銷毀。6.相關(guān)記錄6.1文件清單6.2外來(lái)文件清單6.3文件分發(fā)管制表XXX塑膠五金制品有限公司文件清單序號(hào)文件編號(hào)文件名稱版本生效日期制表: