高效的會議管理高效的會議管理1目錄2一、會議的基本原則二、會議前的準備三、會議的常見實行方法四、會議后的跟進五、會議管理的流程固化目錄2一、會議的基本原則一、會議的基本原則3思考會議的必要性最大限度地減少會議是否能與其他會議合并是一定要召開的會議嗎？不能由自己決定嗎？沒有更好的方式嗎？不能減少參加者嗎？不能減少會議頻率、時間和資料嗎？不能進行更為妥帖的運作嗎？不能與其他會議一起召開嗎？加入其他會議中就不是好的內容嗎？三種思考一、會議的基本原則3思考會議的必要性最大限度地減少會議是否能一、會議的基本原則4第一個原則第二個原則第三個原則明確召開會議的目的和預期目標。少開會，開短會。將時間定為1個小時，最多不超過1個半小時。將會議記錄整理成一張紙。三個原則一、會議的基本原則4第一個原則第二個原則第三個原則明確召開會一、會議的基本原則5第一條規(guī)定，嚴格遵守時間，最大限度地減少時間浪費。第二條規(guī)定，參加者為必要的合適人選和負責人，會議規(guī)模盡可能小。第三條規(guī)定，明確會議目的，不要轉移到其他主題上。第四條規(guī)定，事先分發(fā)會議資料，在參加會議之前進行查閱。第五條規(guī)定，要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見。第六條規(guī)定，盡可能減少會議記錄，僅記錄決定了的主要事項。六個規(guī)定一、會議的基本原則5第一條規(guī)定，嚴格遵守時間，最大限度地減少一、會議的基本原則6只在必要時才召開；事先已經籌劃好了；擬定和分發(fā)了議程表；遵守時間；一切按部就班；請了最有經驗、才能和必要的人出席；做出了結論和總結；記錄所有決定和工作任務的負責人及完成時間，并明確跟進人。高效會議的八大特征一、會議的基本原則6只在必要時才召開；高效會議的八大特征二、會議的準備7一、籌劃會議二、明確會議目的和目標三、對會議事先進行公告四、會議主持者必須具備的條件五、選定參加者六、事先分發(fā)會議資料七、分配時間八、準備會場二、會議的準備7一、籌劃會議二、會議的準備8會議主持者在會議開始之前，應當立足于5W1H這6條原則進行事先討論。WhyWhatWhereWhenWho尋求為什么必須召開這個會議，是否有除會議之外的能夠進行解決的方法的答案對是否有能夠容納所有人的場所進行確認對議題是否符合會議目的進行檢查對會議時間如何、是否很好地遵循時間進行確認讓適合議題的人出席會議How對如何得出符合議題的結論進行討論5W1H二、會議的準備8會議主持者在會議開始之前，應當二、會議的準備91.籌劃會議

為了召開高效的會議，首先應當進行徹底的會議準備（明確目的、制定計劃、整理資料、通知開會、布置會場等）案例：

13年5月30日，空調事業(yè)部召開了5月品質例會，轉型升級總顧問陳建民、事業(yè)部總經理黎昕及品質管理部總監(jiān)楊天剛等相關人員出席會議。會議按照以往的模式召開，對相關的內外部品質指標達成、質量異常情況進行了通報，但會議開始十幾分鐘后就提前結束了。原因是什么呢？主要有以下幾點：一是為了通報而通報，重點放在數據指標方面，沒有刨根問底，真實的反映出存在的核心品質問題到底是什么，原因分析不深入、不到位；二是整改的措施不具體、不到位，沒有明確的操作計劃、責任人及完成時間等，無法真正落地。二、會議的準備91.籌劃會議為了召開高效的會二、會議的準備10會議主持者在舉行會議的過程中應當檢查的事項很多，主要有以下方面：確定好會議的目的、目標和類型了嗎？確定好會議的議題、日期、時間了嗎？確定好會議參加者了嗎？準備好會場和各種備置用品了嗎？準備好要分發(fā)的資料并發(fā)放到位了嗎？會議順利地進行了嗎？得出令人滿意的結論了嗎？二、會議的準備10會議主持者在舉行會議的過程中應當檢查的事項二、會議的準備11會議參加者也有要準備的相關事項：充分確認會議目的和議題；以自身的經驗、知識或信息等為基礎，就議題進行協商；對議題進行分析，討論其中的問題是什么；尋求問題的解決對策和可行方案；在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動；完成自己需要準備的資料，如有必要，也復印一下其他人的資料。二、會議的準備11會議參加者也有要準備的相關事項：二、會議的準備122.明確會議目的和目標會議準備從會議目的開始，會議必須存在目的和明確的目標，遵循目的的會議形式有：信息傳達型問題解決型訂立計劃型利益調整型舉例：最近轉型升級小組相關人員發(fā)現，空調分廠每天召開的生產例會，會前很多未進行充分的準備，開會時要討論的具體內容和要達成的目標都未明確，為了開會而開會，流于形式，這樣的會議真正的價值又有多少？二、會議的準備122.明確會議目的和目標會議準二、會議的準備133.對會議事先進行公告如果必須召開會議，就應當在1周之前，至少在1天之前預先通知，以便做好會議事項的準備工作。應當記入事前通知的項目：會議名稱和目的、目標會議主題、討論項目和會議類型召開日期、開始時間和結束時間召開場所（地址、電話號碼、示意圖）主持者姓名參加者名單附加會議資料其他（參加者事前必須準備的資料）二、會議的準備133.對會議事先進行公告如果必二、會議的準備4.會議主持者必須具備的條件主持會議是所有經營者必須做的最具挑戰(zhàn)性的工作之一。成功地引導會議議程是會議主持者的重要職責。遵守會議議程，所有參加者一起相互合作，這才是真正地召開會議。大部分會議無法實現所定的目標，馬馬虎虎地結束，這是因為主持者在玩忽職守。不受歡迎的會議主持者有如下10種類型：準備不充分不能發(fā)揮自己的作用不具備領導能力不能進行時間控制趨炎附勢會議進行方式生硬不能充分整理參加者的發(fā)言強調自己的意見或感情不能保持氣氛不能得出結論14二、會議的準備4.會議主持者必須具備的條件主持會議是所有經營14二、會議的準備15如何能夠僅讓必要的人員參加會議呢？對會議參加者進行選擇的條件：讓具有決定權的人參加即使是其他部門的人，如果與會議有關系，也讓其參加讓對會議主題存在強烈疑問的人參加讓與會議主題有關的專家參加讓能夠正確表達自己意見的人參加5.選定參加者舉例

公司召開會議時經常發(fā)生不需要參加的人參會、必須參會的相關人員未參會、沒有決定權或不了解情況的人卻代表參會，結果導致會上該決策的事項無人拍板，需事后再次溝通確認，導致會議效果大打折扣。二、會議的準備15如何能夠僅讓必要的人員參加二、會議的準備166.事先分發(fā)會議資料為了開成有效的會議，就應當事先傳達議題并盡可能提前分發(fā)討論資料。讓與會者事先做好充分的準備和了解，這樣會上耽誤的時間就會大大減少。同時參會者也能有的放矢，提出有建設性的意見和對策。二、會議的準備166.事先分發(fā)會議資料為了開二、會議的準備177.分配時間會議主持人要在會議開始之前明確清楚會議議程，每一項討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。有效引導會議的秘訣之一就是合理分配時間，不要因為一個細節(jié)耽誤會議整體的進度。舉例

公司開會時，有時原計劃1小時開完的會議，有時要開2小時，甚至3小時，主要原因有會議中有人跑題，不著邊際的扯不相關的事，或有人鉆牛角尖，限于某一個有分歧的議題不能自拔，或會議中爭論、扯皮太多，主持人未能進行及時的制止和引導，導致會議時間遠遠超過既定時間。次數多了，員工就會“談會色變”。二、會議的準備177.分配時間會議主持人要在會二、會議的準備188.準備會場

會議場所是能夠提高會議效率的重要因素之一。合適的會議場所不僅能提高成效、促進交流，而且可以使參加者感到愉快、提高會議效率。

為保證會議能準時開始，會議準備人員需提前30分鐘到場準備，需將會議室門提前打開，準備好投影儀、電腦、音響等。舉例

有次商用海外組織俄羅斯訂單小組會議，會議召開時間已經到了，與會人員都已到位，組織人員才開始手忙腳亂的借投影儀，電腦。原本14：00開始的會議，實際14:15才開始，會議召開僅半小時，會前耽誤15分鐘。二、會議的準備188.準備會場會議場所是能夠提高會19三、會議的常見實行方法一、推動會議的召開二、概括重要內容三、寫成會議記錄四、傳達會議內容19三、會議的常見實行方法一、推動會議的召開三、會議的常見實行方法20一、推動會議的召開開始與會人員守時出席，主持人宣布會議議題及議程。擴展通過圖文并茂、頭腦風暴、SWOT分析等，全面調動與會人員，就議題展開充分的討論。達成共識經過充分溝通，達成會議的目的和目標，形成相關決議和工作任務。三、會議的常見實行方法20一、推動會議的召開開始與會人員守時三、會議的常見實行方法21一、推動會議的召開彼得.德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學習研究，總結出了達成協議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協議。估計各提案獲益率4征求反對意見51列舉或圖示各提案并討論2用“足夠多”時間檢視困難所在11客觀比較各提案優(yōu)劣，避免意氣之爭3確認議事結果9組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位101尋求與會者對各提案之認同7以中立角度檢視正反意見16對提案做適當的修整與妥協8三、會議的常見實行方法21一、推動會議的召開彼三、會議的常見實行方法22會議主持者有必要在會議結束之前，對所有會議內容進行概括。這種確認工作是一個對雙方之間是否存在誤解及錯誤傳達的事項進行確認的過程，同時也是一項對下次會議應當解決的議案進行確認的過程，因此不能草草了事。而且，再次強調一下今天的重要決定事項也是很重要的。會議記錄須與會議目的有直接關系，必須能夠回答如下問題：我們聚集在一起開會的目的是什么？我們達到目的了嗎？下一步我們要做什么？二、概括重要內容三、會議的常見實行方法22會議主持者有必要在會三、會議的常見實行方法23在會議記錄中，應當包括對會議內容摘要和結果進行整理的方面。并且，也應當包括有關哪些事交給誰、何時完成、如何進行反饋的內容。如果某項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成，這點特別重要，是公司的各級管理人員經常會犯的一個毛病。由于會議沒有形成決議，導致會議的作用沒有體現出來，更會讓一些管理人員誤認為開會沒有意義，直接影響其不想主持開會或者參與開會。

三、寫成會議記錄三、會議的常見實行方法23在會議記錄中，應當包三、會議的常見實行方法24不管會議內容記錄、整理得有多好，如果不傳達會議內容并付諸實施，反而只會成為私人文件。因此，利用系統將所記錄的內容迅速傳達給成員是非常重要的。這時，發(fā)揮作用的就是企業(yè)的內部信息傳達系統。舉例：奧克斯集團——工作任務，工作溝通，騰訊通等傳達方式四、傳達會議內容三、會議的常見實行方法24不管會議內容記錄、25四、會議后的跟進一、會后切實整理會場二、下達會議記錄三、實行決定事項25四、會議后的跟進一、會后切實整理會場26會后整理檢查項目四、會議后的跟進一、會后切實整理會場在使用會議室時，會后的會場整理也很重要。會后整理不是某個人要做的事，而應當由所有參加者協作完成。桌子和椅子恢復原狀了嗎？白板擦了嗎？杯子和煙灰缸整理了嗎？桌子上擦干凈了嗎？沒有遺忘的東西嗎？垃圾扔掉了嗎？確認電源開關等關閉了嗎？會議器材歸還了嗎？26會后整理檢查項目四、會議后的跟進一、會后切實整理會場在27四、會議后的跟進在會議記錄中，應當包括對會議內容摘要和結果進行整理的方面。并且，也應當包括有關哪些事交給誰、何時完成、如何進行反饋的內容，形成工作任務清單。會議記錄必須在會議結束后立即進行整理，最遲也要在第二天之前整理并分發(fā)給相關人員。二、下達會議記錄27四、會議后的跟進在會議記錄中，應當包括對會28

務必要記住“散會不追蹤，開會一場空”。加強稽核檢查：要建立會議事后追蹤程序，會議每項決議和工作任務都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時發(fā)現適時調整，確保各項會議決議都能完成。

公司很多管理人員都沒有事后跟蹤這樣的意識和習慣，導致很多工作無人跟進，往往不了了之，沒有成果輸出。四、會議后的跟進三、實行決定事項28務必要記住“散會不追蹤，開會一場空”。29四、會議后的跟進Operator會中充分討論成功的會議會后堅決執(zhí)行會前全面準備成功會議管理模式成功的會議管理模式29四、會議后的跟進Operator會中充分討論成功的會議會四、會議后的跟進3000真正落實到位開會+不落實=0布置工作+不檢查=0抓不落實的事+追究不落實的人=落實最后，請記住三個簡單卻很有意義的公式：四、會議后的跟進3000真正落實到位開會+不落實=0布置工作五、會議管理的流程固化31五、會議管理的流程固化313232演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！33高效的會議管理高效的會議管理34目錄35一、會議的基本原則二、會議前的準備三、會議的常見實行方法四、會議后的跟進五、會議管理的流程固化目錄2一、會議的基本原則一、會議的基本原則36思考會議的必要性最大限度地減少會議是否能與其他會議合并是一定要召開的會議嗎？不能由自己決定嗎？沒有更好的方式嗎？不能減少參加者嗎？不能減少會議頻率、時間和資料嗎？不能進行更為妥帖的運作嗎？不能與其他會議一起召開嗎？加入其他會議中就不是好的內容嗎？三種思考一、會議的基本原則3思考會議的必要性最大限度地減少會議是否能一、會議的基本原則37第一個原則第二個原則第三個原則明確召開會議的目的和預期目標。少開會，開短會。將時間定為1個小時，最多不超過1個半小時。將會議記錄整理成一張紙。三個原則一、會議的基本原則4第一個原則第二個原則第三個原則明確召開會一、會議的基本原則38第一條規(guī)定，嚴格遵守時間，最大限度地減少時間浪費。第二條規(guī)定，參加者為必要的合適人選和負責人，會議規(guī)模盡可能小。第三條規(guī)定，明確會議目的，不要轉移到其他主題上。第四條規(guī)定，事先分發(fā)會議資料，在參加會議之前進行查閱。第五條規(guī)定，要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見。第六條規(guī)定，盡可能減少會議記錄，僅記錄決定了的主要事項。六個規(guī)定一、會議的基本原則5第一條規(guī)定，嚴格遵守時間，最大限度地減少一、會議的基本原則39只在必要時才召開；事先已經籌劃好了；擬定和分發(fā)了議程表；遵守時間；一切按部就班；請了最有經驗、才能和必要的人出席；做出了結論和總結；記錄所有決定和工作任務的負責人及完成時間，并明確跟進人。高效會議的八大特征一、會議的基本原則6只在必要時才召開；高效會議的八大特征二、會議的準備40一、籌劃會議二、明確會議目的和目標三、對會議事先進行公告四、會議主持者必須具備的條件五、選定參加者六、事先分發(fā)會議資料七、分配時間八、準備會場二、會議的準備7一、籌劃會議二、會議的準備41會議主持者在會議開始之前，應當立足于5W1H這6條原則進行事先討論。WhyWhatWhereWhenWho尋求為什么必須召開這個會議，是否有除會議之外的能夠進行解決的方法的答案對是否有能夠容納所有人的場所進行確認對議題是否符合會議目的進行檢查對會議時間如何、是否很好地遵循時間進行確認讓適合議題的人出席會議How對如何得出符合議題的結論進行討論5W1H二、會議的準備8會議主持者在會議開始之前，應當二、會議的準備421.籌劃會議

為了召開高效的會議，首先應當進行徹底的會議準備（明確目的、制定計劃、整理資料、通知開會、布置會場等）案例：

13年5月30日，空調事業(yè)部召開了5月品質例會，轉型升級總顧問陳建民、事業(yè)部總經理黎昕及品質管理部總監(jiān)楊天剛等相關人員出席會議。會議按照以往的模式召開，對相關的內外部品質指標達成、質量異常情況進行了通報，但會議開始十幾分鐘后就提前結束了。原因是什么呢？主要有以下幾點：一是為了通報而通報，重點放在數據指標方面，沒有刨根問底，真實的反映出存在的核心品質問題到底是什么，原因分析不深入、不到位；二是整改的措施不具體、不到位，沒有明確的操作計劃、責任人及完成時間等，無法真正落地。二、會議的準備91.籌劃會議為了召開高效的會二、會議的準備43會議主持者在舉行會議的過程中應當檢查的事項很多，主要有以下方面：確定好會議的目的、目標和類型了嗎？確定好會議的議題、日期、時間了嗎？確定好會議參加者了嗎？準備好會場和各種備置用品了嗎？準備好要分發(fā)的資料并發(fā)放到位了嗎？會議順利地進行了嗎？得出令人滿意的結論了嗎？二、會議的準備10會議主持者在舉行會議的過程中應當檢查的事項二、會議的準備44會議參加者也有要準備的相關事項：充分確認會議目的和議題；以自身的經驗、知識或信息等為基礎，就議題進行協商；對議題進行分析，討論其中的問題是什么；尋求問題的解決對策和可行方案；在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動；完成自己需要準備的資料，如有必要，也復印一下其他人的資料。二、會議的準備11會議參加者也有要準備的相關事項：二、會議的準備452.明確會議目的和目標會議準備從會議目的開始，會議必須存在目的和明確的目標，遵循目的的會議形式有：信息傳達型問題解決型訂立計劃型利益調整型舉例：最近轉型升級小組相關人員發(fā)現，空調分廠每天召開的生產例會，會前很多未進行充分的準備，開會時要討論的具體內容和要達成的目標都未明確，為了開會而開會，流于形式，這樣的會議真正的價值又有多少？二、會議的準備122.明確會議目的和目標會議準二、會議的準備463.對會議事先進行公告如果必須召開會議，就應當在1周之前，至少在1天之前預先通知，以便做好會議事項的準備工作。應當記入事前通知的項目：會議名稱和目的、目標會議主題、討論項目和會議類型召開日期、開始時間和結束時間召開場所（地址、電話號碼、示意圖）主持者姓名參加者名單附加會議資料其他（參加者事前必須準備的資料）二、會議的準備133.對會議事先進行公告如果必二、會議的準備4.會議主持者必須具備的條件主持會議是所有經營者必須做的最具挑戰(zhàn)性的工作之一。成功地引導會議議程是會議主持者的重要職責。遵守會議議程，所有參加者一起相互合作，這才是真正地召開會議。大部分會議無法實現所定的目標，馬馬虎虎地結束，這是因為主持者在玩忽職守。不受歡迎的會議主持者有如下10種類型：準備不充分不能發(fā)揮自己的作用不具備領導能力不能進行時間控制趨炎附勢會議進行方式生硬不能充分整理參加者的發(fā)言強調自己的意見或感情不能保持氣氛不能得出結論47二、會議的準備4.會議主持者必須具備的條件主持會議是所有經營47二、會議的準備48如何能夠僅讓必要的人員參加會議呢？對會議參加者進行選擇的條件：讓具有決定權的人參加即使是其他部門的人，如果與會議有關系，也讓其參加讓對會議主題存在強烈疑問的人參加讓與會議主題有關的專家參加讓能夠正確表達自己意見的人參加5.選定參加者舉例

公司召開會議時經常發(fā)生不需要參加的人參會、必須參會的相關人員未參會、沒有決定權或不了解情況的人卻代表參會，結果導致會上該決策的事項無人拍板，需事后再次溝通確認，導致會議效果大打折扣。二、會議的準備15如何能夠僅讓必要的人員參加二、會議的準備496.事先分發(fā)會議資料為了開成有效的會議，就應當事先傳達議題并盡可能提前分發(fā)討論資料。讓與會者事先做好充分的準備和了解，這樣會上耽誤的時間就會大大減少。同時參會者也能有的放矢，提出有建設性的意見和對策。二、會議的準備166.事先分發(fā)會議資料為了開二、會議的準備507.分配時間會議主持人要在會議開始之前明確清楚會議議程，每一項討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。有效引導會議的秘訣之一就是合理分配時間，不要因為一個細節(jié)耽誤會議整體的進度。舉例

公司開會時，有時原計劃1小時開完的會議，有時要開2小時，甚至3小時，主要原因有會議中有人跑題，不著邊際的扯不相關的事，或有人鉆牛角尖，限于某一個有分歧的議題不能自拔，或會議中爭論、扯皮太多，主持人未能進行及時的制止和引導，導致會議時間遠遠超過既定時間。次數多了，員工就會“談會色變”。二、會議的準備177.分配時間會議主持人要在會二、會議的準備518.準備會場

會議場所是能夠提高會議效率的重要因素之一。合適的會議場所不僅能提高成效、促進交流，而且可以使參加者感到愉快、提高會議效率。

為保證會議能準時開始，會議準備人員需提前30分鐘到場準備，需將會議室門提前打開，準備好投影儀、電腦、音響等。舉例

有次商用海外組織俄羅斯訂單小組會議，會議召開時間已經到了，與會人員都已到位，組織人員才開始手忙腳亂的借投影儀，電腦。原本14：00開始的會議，實際14:15才開始，會議召開僅半小時，會前耽誤15分鐘。二、會議的準備188.準備會場會議場所是能夠提高會52三、會議的常見實行方法一、推動會議的召開二、概括重要內容三、寫成會議記錄四、傳達會議內容19三、會議的常見實行方法一、推動會議的召開三、會議的常見實行方法53一、推動會議的召開開始與會人員守時出席，主持人宣布會議議題及議程。擴展通過圖文并茂、頭腦風暴、SWOT分析等，全面調動與會人員，就議題展開充分的討論。達成共識經過充分溝通，達成會議的目的和目標，形成相關決議和工作任務。三、會議的常見實行方法20一、推動會議的召開開始與會人員守時三、會議的常見實行方法54一、推動會議的召開彼得.德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學習研究，總結出了達成協議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協議。估計各提案獲益率4征求反對意見51列舉或圖示各提案并討論2用“足夠多”時間檢視困難所在11客觀比較各提案優(yōu)劣，避免意氣之爭3確認議事結果9組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位101尋求與會者對各提案之認同7以中立角度檢視正反意見16對提案做適當的修整與妥協8三、會議的常見實行方法21一、推動會議的召開彼三、會議的常見實行方法55會議主持者有必要在會議結束之前，對所有會議內容進行概括。這種確認工作是一個對雙方之間是否存在誤解及錯誤傳達的事項進行確認的過程，同時也是一項對下次會議應當解決的議案進行確認的過程，因此不能草草了事。而且，再次強調一下今天的重要決定事項也是很重要的。會議記錄須與會議目的有直接關系，必須能夠回答如下問題：我們聚集在一起開會的目的是什么？我們達到目的了嗎？下一步我們要做什么？二、概括重要內容三、會議的常見實行方法22會議主持者有必要在會三、會議的常見實行方法56在會議記錄中，應當包括對會議內容摘要和結果進行整理的方面。并且，也應當包括有關哪些事交給誰、何時完成、如何進行反饋的內容。如果某項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成，這點特別重要，是公司的各級管理人員經常會犯的一個毛病。由于會議沒有形成決議，導致會議的作用沒有體現出來，更會讓一些管理人員誤認為開會沒有意義，直接影響其不想主持開會或