會(huì)議組織

會(huì)議組織，即秘書(shū)會(huì)務(wù)工作，包括會(huì)前的籌劃準(zhǔn)備、會(huì)間的組織服務(wù)、會(huì)后的事務(wù)處理及決策落實(shí)工作。會(huì)議組織會(huì)議組織，即秘書(shū)會(huì)務(wù)工作，包括會(huì)1

通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，領(lǐng)會(huì)會(huì)議、會(huì)議構(gòu)成要素、會(huì)議種類、會(huì)議作用等概念的含義；掌握秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容：確定會(huì)議議題、編排撰擬會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議方案；確定會(huì)議對(duì)象及會(huì)議規(guī)模；安排會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)；布置會(huì)場(chǎng)；安排會(huì)議食宿和會(huì)議接送引導(dǎo)；組織會(huì)議進(jìn)程和會(huì)議期間的溝通協(xié)調(diào)、安全保衛(wèi)、參觀娛樂(lè)活動(dòng)；安排會(huì)后返離及會(huì)議文件的清退整理歸檔等會(huì)務(wù)工作的技能技巧的綜合應(yīng)用。通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，領(lǐng)會(huì)會(huì)議、會(huì)議構(gòu)成要素、會(huì)議種2某天，某單位召開(kāi)一個(gè)大型會(huì)議，辦公室秘書(shū)小張忙碌幾天，自認(rèn)為會(huì)務(wù)安排一切就緒，只等會(huì)議開(kāi)幕。沒(méi)想到，會(huì)議一開(kāi)幕，小張就被當(dāng)頭棒喝。在會(huì)議主持人宣布大會(huì)開(kāi)始之后，接著就是“全體起立奏國(guó)歌”。等到臺(tái)上臺(tái)下全體肅立后，喇叭里放出的不是那雄壯激昂的國(guó)歌，而是那低沉的國(guó)際歌。會(huì)場(chǎng)一下子就亂了起來(lái)。小張立即沖上臺(tái)去關(guān)了機(jī)，可國(guó)歌的磁帶就是找不到，臺(tái)上臺(tái)下足足站了幾分鐘。會(huì)議的主持人只好用沙啞的聲音起了個(gè)頭，指揮會(huì)場(chǎng)合唱國(guó)歌。臨時(shí)的變動(dòng)，讓與會(huì)者沒(méi)有準(zhǔn)備，雄壯的國(guó)歌被唱得沒(méi)有格調(diào)。主席臺(tái)上的大小領(lǐng)導(dǎo)都用嚴(yán)厲的目光盯著小張。小張感到十分害怕。事后，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室秘書(shū)們說(shuō)：“你們是單位的門(mén)面，稍有不慎，影響很壞！會(huì)務(wù)工作不到位，不僅干擾了會(huì)議，而且影響了單位的聲譽(yù)，辦公室秘書(shū)都是馬大哈，還談什么企業(yè)素質(zhì)和管理水平？”某天，某單位召開(kāi)一個(gè)大型會(huì)議，辦公室秘書(shū)小張忙3分析：這個(gè)案例中小張秘書(shū)由于會(huì)議籌辦工作不細(xì)致，導(dǎo)致該放國(guó)歌的時(shí)候出現(xiàn)了放國(guó)際歌這樣一件令與會(huì)人員十分難堪的事。它不僅使得會(huì)議在一開(kāi)始就陷入了混亂，影響了會(huì)議秩序和會(huì)場(chǎng)氣氛，也影響了組織的形象和與會(huì)者對(duì)會(huì)議主辦單位的信任感。對(duì)于會(huì)議組織者來(lái)說(shuō)，這一突如其來(lái)的情況，也會(huì)使會(huì)議的主持者陷入被動(dòng)，影響會(huì)議進(jìn)程。這件事告訴我們，會(huì)議籌辦是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須環(huán)環(huán)相扣，步步落實(shí)，反復(fù)檢查，不能出差錯(cuò)。任何細(xì)小的疏漏和失誤都可能影響整個(gè)會(huì)議效果。因此作為會(huì)議的籌辦人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，扎實(shí)細(xì)致，責(zé)任到人。分析：這個(gè)案例中小張秘書(shū)由于會(huì)議籌辦工作不細(xì)致，導(dǎo)致該放國(guó)歌4何謂會(huì)議？會(huì)議就是有組織有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的行為過(guò)程。會(huì)議是指為了實(shí)現(xiàn)某一個(gè)目的而進(jìn)行的一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)。何謂會(huì)議？會(huì)議就是有組織有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的行為過(guò)程。5二、會(huì)議的構(gòu)成要素（一）形式要素包括會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持者、與會(huì)人員、會(huì)議方式——根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議的名稱。要求突出主題，簡(jiǎn)單明了。其主要有兩種方法：一是揭示會(huì)議的性質(zhì)，如局長(zhǎng)辦公會(huì)議；二是揭示會(huì)議的主要內(nèi)容，如魯迅逝世50周年紀(jì)念大會(huì)。二、會(huì)議的構(gòu)成要素6——與會(huì)人員包括參會(huì)人員、主持人和會(huì)務(wù)組織人員。會(huì)議主持人一般是召集會(huì)議單位領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)會(huì)議議程的落實(shí)?！獣?huì)議方式是指召開(kāi)的形式特征，一般由會(huì)議的內(nèi)容來(lái)確定。常見(jiàn)的會(huì)議形式有會(huì)場(chǎng)會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、電話會(huì)議、電視會(huì)議、廣播會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等?！c會(huì)人員包括參會(huì)人員、主持人和會(huì)務(wù)組織人員。會(huì)議主持人一7（二）內(nèi)容要素主要指會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議主題及會(huì)議任務(wù)——會(huì)議議（主）題：需要討論、解決的問(wèn)題——會(huì)議議程：是會(huì)議討論、解決的議題的程序——會(huì)議日程：會(huì)議期間，每天的具體安排。會(huì)議組織概述8（三）程序要素包括會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段。會(huì)前要精心準(zhǔn)備，周密安排；會(huì)中要綜合協(xié)調(diào)；會(huì)后要認(rèn)真總結(jié)，做好材料歸集工作。（三）程序要素9會(huì)議的種類：（1）按會(huì)議的規(guī)模劃分：大型會(huì)議（千人以上）、中型會(huì)議（百人以上）、小型會(huì)議（數(shù)人至數(shù)十人）（2）按會(huì)議的時(shí)間劃分：定期會(huì)議（各種年會(huì)、例會(huì)）、不定期會(huì)議（臨時(shí)會(huì)議）（3）按級(jí)別分：中央、省市、縣級(jí)會(huì)議（4）按會(huì)議性質(zhì)劃分：立法性、黨務(wù)性、行政性、群眾性、業(yè)務(wù)性、交際性的會(huì)議（5）按會(huì)議的內(nèi)容：綜合性、專題性、專業(yè)性、咨詢性會(huì)議（6）按會(huì)議采用的媒介劃分：電話會(huì)議、電視會(huì)議、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。（7）按會(huì)議的階段劃分：預(yù)備會(huì)議和正式會(huì)議（8）按與會(huì)者的國(guó)籍及議題范圍劃分：國(guó)內(nèi)會(huì)議、國(guó)外會(huì)議會(huì)議的種類：10三、會(huì)議的作用（一）決策指揮作用（二）組織協(xié)調(diào)作用（三）動(dòng)員教育作用（四）信息交流作用三、會(huì)議的作用11四、會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容與要求（一）會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)前的準(zhǔn)備工作主要是制定會(huì)議方案。包括會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題、議程、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置和會(huì)務(wù)安排。四、會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容與要求12**集團(tuán)2008年度產(chǎn)品銷售訂貨會(huì)會(huì)議方案為落實(shí)我公司明年的銷售計(jì)劃，擬決定于2007年12月21日至23日，在總部俱樂(lè)部召開(kāi)2008年度產(chǎn)品銷售訂貨大會(huì)?，F(xiàn)將會(huì)議方案呈報(bào)如下：1、會(huì)議任務(wù)收集消費(fèi)者對(duì)我集團(tuán)主打產(chǎn)品的外觀設(shè)計(jì)和技術(shù)指標(biāo)含量的要求，落實(shí)該產(chǎn)品的市場(chǎng)的占有量，探討適合我集團(tuán)產(chǎn)品銷售的模式和產(chǎn)品銷售分成比例。2、出席會(huì)議對(duì)象和名額出席本次會(huì)議的對(duì)象為全國(guó)各地代銷和購(gòu)銷我集團(tuán)產(chǎn)品的商家經(jīng)理及我銷售公司各片區(qū)經(jīng)理，邀請(qǐng)本集團(tuán)產(chǎn)品總裝生產(chǎn)線領(lǐng)導(dǎo)和產(chǎn)品設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)部全體成員參加，預(yù)計(jì)約320人。3、會(huì)議議程及日程安排（詳見(jiàn)附表一）12月21日：全體與會(huì)人員報(bào)到12月22日：上午8：00。。。。。。**集團(tuán)2008年度產(chǎn)品銷售訂貨會(huì)會(huì)議方案134、會(huì)議機(jī)構(gòu)設(shè)置本次會(huì)議程序簡(jiǎn)單，但規(guī)模較大，準(zhǔn)備工作較復(fù)雜，故擬組建會(huì)議秘書(shū)組和會(huì)議接待組兩個(gè)精干的機(jī)構(gòu)，分別準(zhǔn)備會(huì)議文件的起草、印制會(huì)議證件、布置會(huì)場(chǎng)和安排來(lái)賓食宿、宴請(qǐng)等工作。準(zhǔn)備工作要求在12月18日之前落實(shí)完成。5、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算這次會(huì)議時(shí)間不長(zhǎng)，以在我公司召開(kāi)，我部只需提供來(lái)賓的食宿費(fèi)用和會(huì)議常規(guī)費(fèi)用，按每位來(lái)賓食宿每天人民幣200元；外加宴請(qǐng)一次，按每桌人民1000元（含酒水）；會(huì)議文件制作及接待車輛費(fèi)用約需人民幣5000元，總計(jì)需經(jīng)費(fèi)293000元，該費(fèi)請(qǐng)從公司產(chǎn)品銷售費(fèi)用中支付。6、會(huì)議的后勤保障與會(huì)人員將統(tǒng)一安排在集團(tuán)賓館住宿，會(huì)場(chǎng)布置由銷售公司組織人員安排，總部只需派出兩輛大巴和三輛中巴供會(huì)議使用。以上安排妥否，請(qǐng)批示。**集團(tuán)銷售公司二○○七年十二月二日4、會(huì)議機(jī)構(gòu)設(shè)置141、會(huì)議議題：即召開(kāi)會(huì)議所要解決的問(wèn)題或事項(xiàng)。它是會(huì)議的宗旨、內(nèi)容和任務(wù)，對(duì)整個(gè)會(huì)議起導(dǎo)向的作用。（1）議題的提出A、大中型會(huì)議的議題，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人提出；B、代表會(huì)議或代表大會(huì)的議題，需通過(guò)法定程序確定。C、日常性會(huì)議的議題，由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)人提出。1、會(huì)議議題：即召開(kāi)會(huì)議所要解決的問(wèn)題或事項(xiàng)。它是會(huì)議的宗旨15（2）秘書(shū)在這一層次要做的工作A、收集議題并進(jìn)行篩選分類，然后據(jù)此向領(lǐng)導(dǎo)提議需召開(kāi)什么類型的會(huì)議。B、安排每一個(gè)會(huì)議所要研究或解決的議題內(nèi)容。C、擬制并提議解決這些議題中暴露出來(lái)的問(wèn)題的方案，以供領(lǐng)導(dǎo)決斷。（2）秘書(shū)在這一層次要做的工作162、會(huì)議議程：指會(huì)議對(duì)討論研究議題前后順序進(jìn)行安排的具體議事程序。案例某公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日（周一）上午9：00在集團(tuán)總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。會(huì)議研究議題如下：1、銷售二部經(jīng)理的人選；2、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)；3、上次會(huì)議記錄；4、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言；5、公司下季度銷售目標(biāo)的制訂6、公司銷售人員的招聘和重組。2、會(huì)議議程：指會(huì)議對(duì)討論研究議題前后順序進(jìn)行安排的具體議事17某公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日（周一）上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。會(huì)議研究議題如下：1、銷售二部經(jīng)理的人選；2、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)；3、上次會(huì)議記錄；4、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言；5、公司下季度銷售目標(biāo)的制訂6、公司銷售人員的招聘和重組。修改：

公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日（周一）上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。會(huì)議研究議題如下：1、宣布會(huì)議議程；2、說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況；3、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)；4、銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言；5、公司下季度銷售目標(biāo)的制訂；6、公司銷售人員的招聘和重組；7、銷售二部經(jīng)理的人選。某公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程183、會(huì)議日程：是對(duì)會(huì)議議程在日期時(shí)間上的安排程序。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式。**集團(tuán)公司2008年度產(chǎn)品銷售訂貨會(huì)日程表3、會(huì)議日程：是對(duì)會(huì)議議程在日期時(shí)間上的安排程序。一般采用簡(jiǎn)194、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算主要包括以下內(nèi)容。（1）文件資料費(fèi)：包括文件資料、文件袋、證件票卡的印刷、制作等開(kāi)支。（2）郵電通信費(fèi)用如發(fā)送會(huì)議通知，就會(huì)議事項(xiàng)發(fā)電報(bào)、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開(kāi)電視、電話等遠(yuǎn)程會(huì)議，則使用有關(guān)會(huì)議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。（3）會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)如各種會(huì)議設(shè)備的購(gòu)置和租用費(fèi)用。（4）會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)如會(huì)議室、大會(huì)會(huì)場(chǎng)的租金以及其他會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所的租金。（5）會(huì)議辦公費(fèi)如會(huì)議所需辦公用品的支出費(fèi)用、會(huì)場(chǎng)布置等所需費(fèi)用。（6）會(huì)議宣傳交際費(fèi)如會(huì)議廣告宣傳、現(xiàn)場(chǎng)錄像及與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。4、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算20（7）會(huì)議食宿補(bǔ)貼費(fèi)即會(huì)議伙食和住宿補(bǔ)貼費(fèi)（一般由與會(huì)人員自理一部分，會(huì)議主辦者補(bǔ)貼一部分，也有由主辦單位全部承擔(dān)的）。（8）會(huì)議活動(dòng)交通費(fèi)即會(huì)議組織的娛樂(lè)、參觀、游覽活動(dòng)費(fèi)用和上述活動(dòng)的車輛交通費(fèi)用；參會(huì)人員往返的交通費(fèi)用如果由會(huì)議主辦單位承擔(dān)，也應(yīng)列入預(yù)算。（9）其他開(kāi)支（7）會(huì)議食宿補(bǔ)貼費(fèi)215.會(huì)議材料準(zhǔn)備（1）會(huì)議通知的制發(fā)會(huì)議通知一般可用兩種形式，一種是文件形式，一種是電報(bào)形式。不管用哪種形式通知，其內(nèi)容應(yīng)包括：召開(kāi)會(huì)議的單位或部門(mén)，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參會(huì)人員范圍、報(bào)到地點(diǎn)、聯(lián)系人等事宜。有的會(huì)議通知上還有回執(zhí)。重要的會(huì)議通知要打印分發(fā)，領(lǐng)取會(huì)議通知要簽字。需要郵寄的要掛號(hào)并在信封上注明“會(huì)議通知”，以免誤事。5.會(huì)議材料準(zhǔn)備22（2）會(huì)議文件的制發(fā)會(huì)議文件主要有：會(huì)議的主題報(bào)告、講話；需要審議通過(guò)的決議、決定、計(jì)劃、方案、章程；領(lǐng)導(dǎo)人開(kāi)幕詞、閉幕詞等。會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話等有關(guān)文件材料，有的由辦公室起草，有的由有關(guān)部門(mén)起草，這項(xiàng)工作必須提前安排。有的文件初稿要先發(fā)下去征求意見(jiàn)，然后再定稿。會(huì)議文件總的要求是中心突出、觀點(diǎn)明確、簡(jiǎn)明扼要。（2）會(huì)議文件的制發(fā)236、會(huì)場(chǎng)的布置會(huì)場(chǎng)布置就是運(yùn)用文字、圖案、色彩和實(shí)物對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行裝飾以突出會(huì)議主題、烘托會(huì)場(chǎng)氣氛的作為。有會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、標(biāo)語(yǔ)、人物畫(huà)像、旗幟、花飾、燈光、會(huì)場(chǎng)座位安排。（1）會(huì)標(biāo)會(huì)標(biāo)是會(huì)議的標(biāo)志，可烘托氣氛、突出主題。會(huì)標(biāo)名稱要準(zhǔn)確。不能隨意簡(jiǎn)化、省略。會(huì)標(biāo)常用紅底黃字或紅底白字，懸掛端正。6、會(huì)場(chǎng)的布置24（2）會(huì)場(chǎng)座位安排

主席臺(tái)座次安排A、主席臺(tái)座次排序原則為：“以前為尊”、“以中為尊”，商務(wù)活動(dòng)為“以右為尊”，政務(wù)活動(dòng)“以左為尊”。B、主席臺(tái)座次排序?yàn)棰偃藬?shù)為單數(shù)時(shí)，以前排正中的位置為職務(wù)最高者的座位，商務(wù)活動(dòng)則以居中位者的右手位為第二尊位，左手位為第三尊位。依此類推；政務(wù)活動(dòng)則相反，以居中者的左手位為第二尊位，右手位為第三尊位，依此類推。（2）會(huì)場(chǎng)座位安排25②人數(shù)為雙數(shù)時(shí)，商務(wù)活動(dòng)以中軸線為界，中軸線右邊為第一尊位，中軸線左邊為第二尊位，依此類推；政務(wù)活動(dòng)則以中軸線為界，左邊為第一尊位，右邊為第二尊位，再依此類推安排。②人數(shù)為雙數(shù)時(shí)，商務(wù)活動(dòng)以中軸線為界，中軸線右邊為第一尊位，26③場(chǎng)內(nèi)其他人員座位的安排——會(huì)場(chǎng)在設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會(huì)者的不同身份區(qū)域，并設(shè)立指示牌、標(biāo)識(shí)、姓名臺(tái)簽，使與會(huì)者順利入座?！谝恍┍碚?、總結(jié)類型的大會(huì)上，為方便頒獎(jiǎng)授牌，應(yīng)將被表彰、受獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)象或其代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽或在其前面桌上放置臺(tái)簽?！绻菆?bào)告會(huì)、表彰會(huì)、聯(lián)席會(huì)，一般采取報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席的各單位負(fù)責(zé)人相間排列的方法設(shè)座。③場(chǎng)內(nèi)其他人員座位的安排277.后勤安排（1）安排好食宿（2）落實(shí)交通工具（3）組織會(huì)務(wù)班子（4）與會(huì)人員編組、安排討論地點(diǎn)（5）印制“會(huì)議指南”有些綜合性的大型會(huì)議，可制作“會(huì)議指南”，將參會(huì)人員周知的事宜，如會(huì)議日程、作息時(shí)間、名單、房間號(hào)、會(huì)務(wù)組地點(diǎn)、醫(yī)務(wù)室地點(diǎn)、會(huì)場(chǎng)及討論地點(diǎn)、外出乘坐汽車的車號(hào)、餐桌號(hào)等內(nèi)容，在“會(huì)議指南”上標(biāo)示出來(lái)，方便與會(huì)人中同。7.后勤安排28（二）會(huì)間的調(diào)度工作會(huì)議期間對(duì)會(huì)議有關(guān)事務(wù)的安排和調(diào)度工作就是會(huì)間的調(diào)度工作。包括會(huì)議簽到、會(huì)議記錄、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，把握會(huì)議進(jìn)程、搞好會(huì)議生活服務(wù)等（1）簽到：秘書(shū)人員代簽。由秘書(shū)人員根據(jù)報(bào)名表畫(huà)記號(hào)，但前提是秘書(shū)人員對(duì)與會(huì)者情況較熟悉。簿式簽到。與會(huì)人員自己簽名。常用的一種方式。電子簽到?？ㄊ胶灥健Ｊ孪葘⒂≈坪玫暮灥阶C發(fā)給本人，參加會(huì)議時(shí)交上一張卡片。（二）會(huì)間的調(diào)度工作29（2）會(huì)議記錄真實(shí)地記載了會(huì)議的情況，客觀反映了會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，為日后分析、研究、整理內(nèi)容提供了主要依據(jù)，因而會(huì)議記錄是重要的文書(shū)檔案，又是形成會(huì)議快報(bào)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要的原始依據(jù)和材料。會(huì)議記錄的基本要求是快速、準(zhǔn)確、完整、清楚。（2）會(huì)議記錄真實(shí)地記載了會(huì)議的情況，客觀反映了會(huì)議的內(nèi)容和30（三）會(huì)后的整理服務(wù)工作主要有編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，整理有關(guān)文件材料，安排與會(huì)人員離會(huì)、會(huì)后的宣傳與新聞報(bào)道。（三）會(huì)后的整理服務(wù)工作31五、會(huì)務(wù)工作的基本要求要開(kāi)好一個(gè)會(huì)議，要求籌辦人員應(yīng)有一定的素養(yǎng)和技巧。具體來(lái)說(shuō)，會(huì)務(wù)工作的基本要求是：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、熱情服務(wù)、確保安全。會(huì)議組織概述32六、會(huì)見(jiàn)和會(huì)談會(huì)見(jiàn)就內(nèi)容而言，可區(qū)分為禮節(jié)性、政治性、實(shí)務(wù)性會(huì)見(jiàn)。實(shí)務(wù)性會(huì)見(jiàn)涉及企業(yè)、商業(yè)貿(mào)易、文化交流等具有一定商務(wù)意義的內(nèi)容而進(jìn)行交涉的過(guò)程。會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)。六、會(huì)見(jiàn)和會(huì)談33七、會(huì)談（會(huì)見(jiàn)）工作安排（1）秘書(shū)在接到對(duì)方提出會(huì)見(jiàn)要求時(shí)，應(yīng)及時(shí)將對(duì)方要求會(huì)見(jiàn)會(huì)談的目的、人員、姓名、職務(wù)及會(huì)見(jiàn)什么人報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)。并及早地回復(fù)。如因故不能會(huì)見(jiàn)，應(yīng)向?qū)Ψ酵裱越忉尅Ｈ糇鳛闀?huì)談方，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ剑ń哟剑┞?lián)絡(luò)，講清會(huì)談的目的，時(shí)間，參加人數(shù)、姓名、職務(wù)。七、會(huì)談（會(huì)見(jiàn)）工作安排34（2）會(huì)議地點(diǎn)安排一般較為正式的會(huì)見(jiàn)會(huì)談安排在單位會(huì)議室。如參加人員不多，也可在客人所住賓館的房間。時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)談，要制訂日程表，要餐飲、娛樂(lè)項(xiàng)目的安排。（2）會(huì)議地點(diǎn)安排35（3）會(huì)談座次安排一般情況下，主方通常在左邊一側(cè)就坐，客方在右方一側(cè)就坐。若有多人參加，通常采用長(zhǎng)方形、橢園形或園形桌子就坐，賓主相對(duì)而坐，一般以門(mén)為準(zhǔn)，左方為主人，右方為客人。會(huì)見(jiàn)會(huì)談場(chǎng)所除座位安排外，還應(yīng)在每個(gè)座位上有座位指示（桌簽牌）。如有外賓，應(yīng)備有中外文指示卡。（3）會(huì)談座次安排36（4）迎接會(huì)見(jiàn)會(huì)談時(shí)，一般主人應(yīng)比客人提前到達(dá)，等客人到達(dá)時(shí)，應(yīng)在門(mén)口迎候。如主人不到大門(mén)口迎候，也應(yīng)安排禮儀人員迎候，引入會(huì)客廳。（4）迎接37（5）陪同人員及主談人員在決定參加會(huì)見(jiàn)后，應(yīng)及是確定具體化參加會(huì)見(jiàn)人員。會(huì)談人員的確定應(yīng)根據(jù)會(huì)談內(nèi)容和會(huì)談規(guī)格確定，如對(duì)方有高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出席，那么我方也應(yīng)安排相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)見(jiàn)會(huì)談。一般而言，會(huì)見(jiàn)人員不宜過(guò)多，主談人員由最高領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。（5）陪同人員及主談人員38（6）會(huì)見(jiàn)結(jié)束時(shí)，主人應(yīng)將客人送到車前或門(mén)口，握手道別，待客人離去方可退回。如需要合影，應(yīng)事先安排合影圖，以防人多雜亂。按禮賓次序，以主人右手為上、主客雙方間隔排列為原則，第一排均應(yīng)安排身份重要的人，兩端均安排主方人員為宜。（6）會(huì)見(jiàn)結(jié)束時(shí)，主人應(yīng)將客人送到車前或門(mén)口，握手道別，待客39作業(yè)：根據(jù)給出材料，擬定一份會(huì)議方案。**集團(tuán)銷售公司承辦省營(yíng)銷協(xié)會(huì)召開(kāi)的2007年年會(huì)，會(huì)議定于2007年12月15日至17日在金輝大廈舉行。出席本次年會(huì)的代表有省營(yíng)銷協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)、理事成員、會(huì)員單位代表等，預(yù)計(jì)有450人左右。本次會(huì)議的議題是：誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)在營(yíng)銷中的作用；產(chǎn)品“三包”應(yīng)具體包哪些內(nèi)容并且包到什么程度；營(yíng)銷活動(dòng)中貨款賒欠和三角債問(wèn)題的解決辦法；面對(duì)日趨成熟的消費(fèi)者，營(yíng)銷策略應(yīng)做怎么樣的調(diào)整等。會(huì)議召開(kāi)期間，市政府分管經(jīng)貿(mào)工作的領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)總經(jīng)理將出席并講話。作業(yè)：根據(jù)給出材料，擬定一份會(huì)議方案。40演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！41會(huì)議組織

會(huì)議組織，即秘書(shū)會(huì)務(wù)工作，包括會(huì)前的籌劃準(zhǔn)備、會(huì)間的組織服務(wù)、會(huì)后的事務(wù)處理及決策落實(shí)工作。會(huì)議組織會(huì)議組織，即秘書(shū)會(huì)務(wù)工作，包括會(huì)42

通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，領(lǐng)會(huì)會(huì)議、會(huì)議構(gòu)成要素、會(huì)議種類、會(huì)議作用等概念的含義；掌握秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容：確定會(huì)議議題、編排撰擬會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議方案；確定會(huì)議對(duì)象及會(huì)議規(guī)模；安排會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)；布置會(huì)場(chǎng)；安排會(huì)議食宿和會(huì)議接送引導(dǎo)；組織會(huì)議進(jìn)程和會(huì)議期間的溝通協(xié)調(diào)、安全保衛(wèi)、參觀娛樂(lè)活動(dòng)；安排會(huì)后返離及會(huì)議文件的清退整理歸檔等會(huì)務(wù)工作的技能技巧的綜合應(yīng)用。通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，領(lǐng)會(huì)會(huì)議、會(huì)議構(gòu)成要素、會(huì)議種43某天，某單位召開(kāi)一個(gè)大型會(huì)議，辦公室秘書(shū)小張忙碌幾天，自認(rèn)為會(huì)務(wù)安排一切就緒，只等會(huì)議開(kāi)幕。沒(méi)想到，會(huì)議一開(kāi)幕，小張就被當(dāng)頭棒喝。在會(huì)議主持人宣布大會(huì)開(kāi)始之后，接著就是“全體起立奏國(guó)歌”。等到臺(tái)上臺(tái)下全體肅立后，喇叭里放出的不是那雄壯激昂的國(guó)歌，而是那低沉的國(guó)際歌。會(huì)場(chǎng)一下子就亂了起來(lái)。小張立即沖上臺(tái)去關(guān)了機(jī)，可國(guó)歌的磁帶就是找不到，臺(tái)上臺(tái)下足足站了幾分鐘。會(huì)議的主持人只好用沙啞的聲音起了個(gè)頭，指揮會(huì)場(chǎng)合唱國(guó)歌。臨時(shí)的變動(dòng)，讓與會(huì)者沒(méi)有準(zhǔn)備，雄壯的國(guó)歌被唱得沒(méi)有格調(diào)。主席臺(tái)上的大小領(lǐng)導(dǎo)都用嚴(yán)厲的目光盯著小張。小張感到十分害怕。事后，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室秘書(shū)們說(shuō)：“你們是單位的門(mén)面，稍有不慎，影響很壞！會(huì)務(wù)工作不到位，不僅干擾了會(huì)議，而且影響了單位的聲譽(yù)，辦公室秘書(shū)都是馬大哈，還談什么企業(yè)素質(zhì)和管理水平？”某天，某單位召開(kāi)一個(gè)大型會(huì)議，辦公室秘書(shū)小張忙44分析：這個(gè)案例中小張秘書(shū)由于會(huì)議籌辦工作不細(xì)致，導(dǎo)致該放國(guó)歌的時(shí)候出現(xiàn)了放國(guó)際歌這樣一件令與會(huì)人員十分難堪的事。它不僅使得會(huì)議在一開(kāi)始就陷入了混亂，影響了會(huì)議秩序和會(huì)場(chǎng)氣氛，也影響了組織的形象和與會(huì)者對(duì)會(huì)議主辦單位的信任感。對(duì)于會(huì)議組織者來(lái)說(shuō)，這一突如其來(lái)的情況，也會(huì)使會(huì)議的主持者陷入被動(dòng)，影響會(huì)議進(jìn)程。這件事告訴我們，會(huì)議籌辦是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須環(huán)環(huán)相扣，步步落實(shí)，反復(fù)檢查，不能出差錯(cuò)。任何細(xì)小的疏漏和失誤都可能影響整個(gè)會(huì)議效果。因此作為會(huì)議的籌辦人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，扎實(shí)細(xì)致，責(zé)任到人。分析：這個(gè)案例中小張秘書(shū)由于會(huì)議籌辦工作不細(xì)致，導(dǎo)致該放國(guó)歌45何謂會(huì)議？會(huì)議就是有組織有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的行為過(guò)程。會(huì)議是指為了實(shí)現(xiàn)某一個(gè)目的而進(jìn)行的一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)。何謂會(huì)議？會(huì)議就是有組織有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的行為過(guò)程。46二、會(huì)議的構(gòu)成要素（一）形式要素包括會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持者、與會(huì)人員、會(huì)議方式——根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議的名稱。要求突出主題，簡(jiǎn)單明了。其主要有兩種方法：一是揭示會(huì)議的性質(zhì)，如局長(zhǎng)辦公會(huì)議；二是揭示會(huì)議的主要內(nèi)容，如魯迅逝世50周年紀(jì)念大會(huì)。二、會(huì)議的構(gòu)成要素47——與會(huì)人員包括參會(huì)人員、主持人和會(huì)務(wù)組織人員。會(huì)議主持人一般是召集會(huì)議單位領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)會(huì)議議程的落實(shí)。——會(huì)議方式是指召開(kāi)的形式特征，一般由會(huì)議的內(nèi)容來(lái)確定。常見(jiàn)的會(huì)議形式有會(huì)場(chǎng)會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、電話會(huì)議、電視會(huì)議、廣播會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等?！c會(huì)人員包括參會(huì)人員、主持人和會(huì)務(wù)組織人員。會(huì)議主持人一48（二）內(nèi)容要素主要指會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議主題及會(huì)議任務(wù)——會(huì)議議（主）題：需要討論、解決的問(wèn)題——會(huì)議議程：是會(huì)議討論、解決的議題的程序——會(huì)議日程：會(huì)議期間，每天的具體安排。會(huì)議組織概述49（三）程序要素包括會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段。會(huì)前要精心準(zhǔn)備，周密安排；會(huì)中要綜合協(xié)調(diào)；會(huì)后要認(rèn)真總結(jié)，做好材料歸集工作。（三）程序要素50會(huì)議的種類：（1）按會(huì)議的規(guī)模劃分：大型會(huì)議（千人以上）、中型會(huì)議（百人以上）、小型會(huì)議（數(shù)人至數(shù)十人）（2）按會(huì)議的時(shí)間劃分：定期會(huì)議（各種年會(huì)、例會(huì)）、不定期會(huì)議（臨時(shí)會(huì)議）（3）按級(jí)別分：中央、省市、縣級(jí)會(huì)議（4）按會(huì)議性質(zhì)劃分：立法性、黨務(wù)性、行政性、群眾性、業(yè)務(wù)性、交際性的會(huì)議（5）按會(huì)議的內(nèi)容：綜合性、專題性、專業(yè)性、咨詢性會(huì)議（6）按會(huì)議采用的媒介劃分：電話會(huì)議、電視會(huì)議、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。（7）按會(huì)議的階段劃分：預(yù)備會(huì)議和正式會(huì)議（8）按與會(huì)者的國(guó)籍及議題范圍劃分：國(guó)內(nèi)會(huì)議、國(guó)外會(huì)議會(huì)議的種類：51三、會(huì)議的作用（一）決策指揮作用（二）組織協(xié)調(diào)作用（三）動(dòng)員教育作用（四）信息交流作用三、會(huì)議的作用52四、會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容與要求（一）會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)前的準(zhǔn)備工作主要是制定會(huì)議方案。包括會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題、議程、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置和會(huì)務(wù)安排。四、會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容與要求53**集團(tuán)2008年度產(chǎn)品銷售訂貨會(huì)會(huì)議方案為落實(shí)我公司明年的銷售計(jì)劃，擬決定于2007年12月21日至23日，在總部俱樂(lè)部召開(kāi)2008年度產(chǎn)品銷售訂貨大會(huì)。現(xiàn)將會(huì)議方案呈報(bào)如下：1、會(huì)議任務(wù)收集消費(fèi)者對(duì)我集團(tuán)主打產(chǎn)品的外觀設(shè)計(jì)和技術(shù)指標(biāo)含量的要求，落實(shí)該產(chǎn)品的市場(chǎng)的占有量，探討適合我集團(tuán)產(chǎn)品銷售的模式和產(chǎn)品銷售分成比例。2、出席會(huì)議對(duì)象和名額出席本次會(huì)議的對(duì)象為全國(guó)各地代銷和購(gòu)銷我集團(tuán)產(chǎn)品的商家經(jīng)理及我銷售公司各片區(qū)經(jīng)理，邀請(qǐng)本集團(tuán)產(chǎn)品總裝生產(chǎn)線領(lǐng)導(dǎo)和產(chǎn)品設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)部全體成員參加，預(yù)計(jì)約320人。3、會(huì)議議程及日程安排（詳見(jiàn)附表一）12月21日：全體與會(huì)人員報(bào)到12月22日：上午8：00。。。。。。**集團(tuán)2008年度產(chǎn)品銷售訂貨會(huì)會(huì)議方案544、會(huì)議機(jī)構(gòu)設(shè)置本次會(huì)議程序簡(jiǎn)單，但規(guī)模較大，準(zhǔn)備工作較復(fù)雜，故擬組建會(huì)議秘書(shū)組和會(huì)議接待組兩個(gè)精干的機(jī)構(gòu)，分別準(zhǔn)備會(huì)議文件的起草、印制會(huì)議證件、布置會(huì)場(chǎng)和安排來(lái)賓食宿、宴請(qǐng)等工作。準(zhǔn)備工作要求在12月18日之前落實(shí)完成。5、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算這次會(huì)議時(shí)間不長(zhǎng)，以在我公司召開(kāi)，我部只需提供來(lái)賓的食宿費(fèi)用和會(huì)議常規(guī)費(fèi)用，按每位來(lái)賓食宿每天人民幣200元；外加宴請(qǐng)一次，按每桌人民1000元（含酒水）；會(huì)議文件制作及接待車輛費(fèi)用約需人民幣5000元，總計(jì)需經(jīng)費(fèi)293000元，該費(fèi)請(qǐng)從公司產(chǎn)品銷售費(fèi)用中支付。6、會(huì)議的后勤保障與會(huì)人員將統(tǒng)一安排在集團(tuán)賓館住宿，會(huì)場(chǎng)布置由銷售公司組織人員安排，總部只需派出兩輛大巴和三輛中巴供會(huì)議使用。以上安排妥否，請(qǐng)批示。**集團(tuán)銷售公司二○○七年十二月二日4、會(huì)議機(jī)構(gòu)設(shè)置551、會(huì)議議題：即召開(kāi)會(huì)議所要解決的問(wèn)題或事項(xiàng)。它是會(huì)議的宗旨、內(nèi)容和任務(wù)，對(duì)整個(gè)會(huì)議起導(dǎo)向的作用。（1）議題的提出A、大中型會(huì)議的議題，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人提出；B、代表會(huì)議或代表大會(huì)的議題，需通過(guò)法定程序確定。C、日常性會(huì)議的議題，由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)人提出。1、會(huì)議議題：即召開(kāi)會(huì)議所要解決的問(wèn)題或事項(xiàng)。它是會(huì)議的宗旨56（2）秘書(shū)在這一層次要做的工作A、收集議題并進(jìn)行篩選分類，然后據(jù)此向領(lǐng)導(dǎo)提議需召開(kāi)什么類型的會(huì)議。B、安排每一個(gè)會(huì)議所要研究或解決的議題內(nèi)容。C、擬制并提議解決這些議題中暴露出來(lái)的問(wèn)題的方案，以供領(lǐng)導(dǎo)決斷。（2）秘書(shū)在這一層次要做的工作572、會(huì)議議程：指會(huì)議對(duì)討論研究議題前后順序進(jìn)行安排的具體議事程序。案例某公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日（周一）上午9：00在集團(tuán)總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。會(huì)議研究議題如下：1、銷售二部經(jīng)理的人選；2、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)；3、上次會(huì)議記錄；4、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言；5、公司下季度銷售目標(biāo)的制訂6、公司銷售人員的招聘和重組。2、會(huì)議議程：指會(huì)議對(duì)討論研究議題前后順序進(jìn)行安排的具體議事58某公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日（周一）上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。會(huì)議研究議題如下：1、銷售二部經(jīng)理的人選；2、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)；3、上次會(huì)議記錄；4、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言；5、公司下季度銷售目標(biāo)的制訂6、公司銷售人員的招聘和重組。修改：

公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日（周一）上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。會(huì)議研究議題如下：1、宣布會(huì)議議程；2、說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況；3、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)；4、銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言；5、公司下季度銷售目標(biāo)的制訂；6、公司銷售人員的招聘和重組；7、銷售二部經(jīng)理的人選。某公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程593、會(huì)議日程：是對(duì)會(huì)議議程在日期時(shí)間上的安排程序。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式。**集團(tuán)公司2008年度產(chǎn)品銷售訂貨會(huì)日程表3、會(huì)議日程：是對(duì)會(huì)議議程在日期時(shí)間上的安排程序。一般采用簡(jiǎn)604、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算主要包括以下內(nèi)容。（1）文件資料費(fèi)：包括文件資料、文件袋、證件票卡的印刷、制作等開(kāi)支。（2）郵電通信費(fèi)用如發(fā)送會(huì)議通知，就會(huì)議事項(xiàng)發(fā)電報(bào)、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開(kāi)電視、電話等遠(yuǎn)程會(huì)議，則使用有關(guān)會(huì)議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。（3）會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)如各種會(huì)議設(shè)備的購(gòu)置和租用費(fèi)用。（4）會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)如會(huì)議室、大會(huì)會(huì)場(chǎng)的租金以及其他會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所的租金。（5）會(huì)議辦公費(fèi)如會(huì)議所需辦公用品的支出費(fèi)用、會(huì)場(chǎng)布置等所需費(fèi)用。（6）會(huì)議宣傳交際費(fèi)如會(huì)議廣告宣傳、現(xiàn)場(chǎng)錄像及與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。4、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算61（7）會(huì)議食宿補(bǔ)貼費(fèi)即會(huì)議伙食和住宿補(bǔ)貼費(fèi)（一般由與會(huì)人員自理一部分，會(huì)議主辦者補(bǔ)貼一部分，也有由主辦單位全部承擔(dān)的）。（8）會(huì)議活動(dòng)交通費(fèi)即會(huì)議組織的娛樂(lè)、參觀、游覽活動(dòng)費(fèi)用和上述活動(dòng)的車輛交通費(fèi)用；參會(huì)人員往返的交通費(fèi)用如果由會(huì)議主辦單位承擔(dān)，也應(yīng)列入預(yù)算。（9）其他開(kāi)支（7）會(huì)議食宿補(bǔ)貼費(fèi)625.會(huì)議材料準(zhǔn)備（1）會(huì)議通知的制發(fā)會(huì)議通知一般可用兩種形式，一種是文件形式，一種是電報(bào)形式。不管用哪種形式通知，其內(nèi)容應(yīng)包括：召開(kāi)會(huì)議的單位或部門(mén)，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參會(huì)人員范圍、報(bào)到地點(diǎn)、聯(lián)系人等事宜。有的會(huì)議通知上還有回執(zhí)。重要的會(huì)議通知要打印分發(fā)，領(lǐng)取會(huì)議通知要簽字。需要郵寄的要掛號(hào)并在信封上注明“會(huì)議通知”，以免誤事。5.會(huì)議材料準(zhǔn)備63（2）會(huì)議文件的制發(fā)會(huì)議文件主要有：會(huì)議的主題報(bào)告、講話；需要審議通過(guò)的決議、決定、計(jì)劃、方案、章程；領(lǐng)導(dǎo)人開(kāi)幕詞、閉幕詞等。會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話等有關(guān)文件材料，有的由辦公室起草，有的由有關(guān)部門(mén)起草，這項(xiàng)工作必須提前安排。有的文件初稿要先發(fā)下去征求意見(jiàn)，然后再定稿。會(huì)議文件總的要求是中心突出、觀點(diǎn)明確、簡(jiǎn)明扼要。（2）會(huì)議文件的制發(fā)646、會(huì)場(chǎng)的布置會(huì)場(chǎng)布置就是運(yùn)用文字、圖案、色彩和實(shí)物對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行裝飾以突出會(huì)議主題、烘托會(huì)場(chǎng)氣氛的作為。有會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、標(biāo)語(yǔ)、人物畫(huà)像、旗幟、花飾、燈光、會(huì)場(chǎng)座位安排。（1）會(huì)標(biāo)會(huì)標(biāo)是會(huì)議的標(biāo)志，可烘托氣氛、突出主題。會(huì)標(biāo)名稱要準(zhǔn)確。不能隨意簡(jiǎn)化、省略。會(huì)標(biāo)常用紅底黃字或紅底白字，懸掛端正。6、會(huì)場(chǎng)的布置65（2）會(huì)場(chǎng)座位安排

主席臺(tái)座次安排A、主席臺(tái)座次排序原則為：“以前為尊”、“以中為尊”，商務(wù)活動(dòng)為“以右為尊”，政務(wù)活動(dòng)“以左為尊”。B、主席臺(tái)座次排序?yàn)棰偃藬?shù)為單數(shù)時(shí)，以前排正中的位置為職務(wù)最高者的座位，商務(wù)活動(dòng)則以居中位者的右手位為第二尊位，左手位為第三尊位。依此類推；政務(wù)活動(dòng)則相反，以居中者的左手位為第二尊位，右手位為第三尊位，依此類推。（2）會(huì)場(chǎng)座位安排66②人數(shù)為雙數(shù)時(shí)，商務(wù)活動(dòng)以中軸線為界，中軸線右邊為第一尊位，中軸線左邊為第二尊位，依此類推；政務(wù)活動(dòng)則以中軸線為界，左邊為第一尊位，右邊為第二尊位，再依此類推安排。②人數(shù)為雙數(shù)時(shí)，商務(wù)活動(dòng)以中軸線為界，中軸線右邊為第一尊位，67③場(chǎng)內(nèi)其他人員座位的安排——會(huì)場(chǎng)在設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會(huì)者的不同身份區(qū)域，并設(shè)立指示牌、標(biāo)識(shí)、姓名臺(tái)簽，使與會(huì)者順利入座。——在一些表彰、總結(jié)類型的大會(huì)上，為方便頒獎(jiǎng)授牌，應(yīng)將被表彰、受獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)象或其代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽或在其前面桌上放置臺(tái)簽。——如果是報(bào)告會(huì)、表彰會(huì)、聯(lián)席會(huì)，一般采取報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席的各單位負(fù)責(zé)人相間排列的方法設(shè)座。③場(chǎng)內(nèi)其他人員座位的安排687.后勤安排（1）安排好食宿（2）落實(shí)交通工具（3）組織會(huì)務(wù)班子（4）與會(huì)人員編組、安排討論地點(diǎn)（5）印制“會(huì)議指南”有些綜合性的大型會(huì)議，可制作“會(huì)議指南”，將參會(huì)人員周知的事宜，如會(huì)議日程、作息時(shí)間、名單、房間號(hào)、會(huì)務(wù)組地點(diǎn)、醫(yī)務(wù)室地點(diǎn)、會(huì)場(chǎng)及討論地點(diǎn)、外出乘坐汽車的車號(hào)、餐桌號(hào)等內(nèi)容，在“會(huì)議指南”上標(biāo)示出來(lái)，方便與會(huì)人中同。7.后勤安排69（二）會(huì)間的調(diào)度工作會(huì)議期間對(duì)會(huì)議有關(guān)事務(wù)的安排和調(diào)度工作就是會(huì)間的調(diào)度工作。包括會(huì)議簽到、會(huì)議記錄、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，把握會(huì)議進(jìn)程、搞好會(huì)議生活服務(wù)等（1）簽到：秘書(shū)人員代簽。由秘書(shū)人員根據(jù)報(bào)名表畫(huà)記號(hào)，但前提是秘書(shū)人員對(duì)與會(huì)者情況較熟悉。簿式簽到。與會(huì)人員自己簽名。常用的一種方式。電子簽到?？ㄊ胶灥?。事先將印制好的簽到證發(fā)給本人，參加會(huì)議時(shí)交上一張卡片。（二）會(huì)間的調(diào)度工作70（2）會(huì)議記錄真實(shí)地記載了會(huì)議的情況，客觀反映了會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，為日后分析、研究、整理內(nèi)容提供了