PAGEPAGE17辦公室工作規(guī)范一、工作職能綜合協(xié)調市xx日常工作；負責局機關和xx機關文秘、機要、檔案、信訪、督查、保密、安全工作和重要會議的組織工作；負責機關財務和國有資產管理工作，監(jiān)督指導所屬事業(yè)單位的財務工作；負責機關后勤保障工作及對所屬有關單位的協(xié)調工作；負責機關及所屬事業(yè)單位xx、勞動工資工作；負責局機關離退休人員的管理服務工作。二、工作規(guī)范（一）公文處理1、收文處理（1）處理程序：局里收到文電一律由局辦公室文管人員按收取、拆封、登記、呈批、送閱、轉辦、收管的程序進行。文電材料須先送辦公室主任提出擬辦意見，然后按擬辦意見送局長或分工局長閱批，根據局領導的批示意見轉送有關處科室閱辦，處科室閱后簽名并及時送還辦公室。需處科室閱辦的急件，在局領導批閱的同時送有關處科室。（2）辦理要求：嚴格落實《xx市xx文電處理工作暫行規(guī)定》，做到及時、準確、安全、保密，日取日清，急文急辦，特文特辦，不得積壓，不得延誤；幾個科室共同解決的問題，要積極主動地抓好協(xié)調調度，提高效率，抓緊解決；從閱文到辦文，都要有準確的日期記載；文件辦結后要填寫辦理結果，連同原件一起退交文管人員存檔，個人不得隨意存放。2、發(fā)文處理（1）處理程序：本局各類文稿（包括聯(lián)合行文），均由主管科室起草、把關，按《xx市xx公文處理實施辦法》的有關規(guī)定簽發(fā)，規(guī)范性文件要先由調研信息科（政策法規(guī)科）審核。經局領導簽批的擬發(fā)公文，由辦公室統(tǒng)一編號（xx文件除外），統(tǒng)一確定發(fā)文范圍、份數，統(tǒng)一文件格式，統(tǒng)一安排印刷。發(fā)市直各部門的文件直接送市委辦公室文件交換站，發(fā)縣市區(qū)的文件直接投入內部文件箱，須寫清密級、編號，如發(fā)急件，須在信封上注明“急”字，并要及時投遞。（2）文件編號：上報市委、市政府、xx廳等上級機關的請示、報告，以“xx”、“xx辦”機關代字行文；屬于方針、政策和法規(guī)性的普發(fā)文件，以“xx發(fā)”、“xx辦發(fā)”機關代字行文；函、批復一類非普發(fā)文件，以“xx字”、“xx辦字”機關代字行文。黨組文件以“xx黨字”行文。（3）辦理要求：文稿第一頁必須用統(tǒng)一印制的本局發(fā)文擬稿紙寫清楚起草科室、撰稿人、核稿人、發(fā)放范圍和抄送機關，必要時注明密級和急緩程度。必須經局領導簽字后，方可編號、印刷、用印，并將領導簽發(fā)件和兩份正式文件交辦公室留存。（二）文書檔案管理1、歸檔范圍凡本局在工作活動中形成、使用或辦理完畢，具有查考利用價值的文件材料，都應齊全完整地收集起來，進行分類、整理、歸檔保存。主要包括：本機關形成的文件、上級機關頒發(fā)的文件、下級機關上報的文件、同級機關和不相隸屬機關抄送的文件、其他應歸檔材料，如會計、基建、聲像等文件資料。具體請參照《xx市xx機關文書材料歸檔范圍及檔案保管期限表》。2、整理保管局機關文書檔案實行集中統(tǒng)一管理。辦公室配備文書檔案工作人員，具體負責本局文書檔案的收集、歸檔和管理工作。檔案整理實行隨辦隨歸。對歸檔文件，以件為單位進行系統(tǒng)、科學的分類整理，以年為單位排序、存放。對超過本局機關保存期限的，按規(guī)定移交市檔案局保存。需清退的文件，按要求如數及時清退。對不需要立卷歸檔的文件材料，經局領導同意后，統(tǒng)一銷毀。不得自行處理銷毀文件材料，更不得作為廢品隨便出售。3、文檔查閱本局文書檔案只供本局領導及處科室查閱，不對外提供查閱。外單位人員需查閱的，按發(fā)文范圍和業(yè)務職能到有關處科室查閱，確實需要的，由處科室查閱后向其提供情況。（三）印章管理1、用印審批“xx市xx”印章，主要用于印發(fā)文件、外調、函調、出發(fā)介紹信等，對下列公文如調令、通知、批復、報表等必須經分管局長簽字批準后，方可蓋章；凡聯(lián)合發(fā)文或外單位需要加蓋我局印章的公文、報表等一律要經局長或分管副局長審閱批準后，方可蓋章?！爸袊伯a黨xx市xx黨組”印章，主要用于印發(fā)黨組文件等，要由黨組書記批準后，方可蓋章。對外行政事項如介紹住宿、游覽、轉學、購買車票、物品等，經辦公室主任同意后，可使用“xx市xx辦公室”印章。2、用印要求要保證印章安全、用印合規(guī)、蓋印規(guī)范。建立印章使用登記簿，堅持先登記后蓋印，印章管理人員要將用印時間、用印單位、內容、數量、審批領導和經辦人姓名等登記清楚，以備核查。不能在空白介紹信和沒填寫具體內容或內容含糊的紙上蓋印。如外出確需帶空白介紹信時，須經局領導批準，嚴格履行簽字交接手續(xù)，帶信人要認真保管，嚴防遺失；并在出發(fā)返回后補寫使用存根，沒有使用的空白信要如數退還。不經批準，不得將印章代理或轉交他人用印。（四）工作督查1、督查內容工作督查的主要內容是市委、市政府和上級業(yè)務主管部門關于xx編制工作重大決策、重要指示和工作部署的貫徹落實情況，xx部門重要會議、重要決策和工作部署以及各項規(guī)章制度的貫徹落實情況，重要文件、電報規(guī)定事項和上級領導批示、交辦事項的落實情況，人民群眾來信、來訪處理落實情況等。2、督查程序督查程序分為立項、交辦、承辦、催辦、協(xié)調、報告、立卷歸檔。具體實施按照《xx市xx工作督查暫行辦法》執(zhí)行。3、督查方式對涉及全局性的工作采取印發(fā)《工作督查》的方式，通過通報進度、提出要求進行督查；對單項工作，采取下發(fā)《工作督辦單》的形式，明確要求、明確時限進行督查；個別情況也可通過召開工作調度會議、與責任處科室座談等形式了解情況，督促落實。（五）機要保密工作1、密級范圍（1）絕密級事項：①尚未出臺的全市機構改革方案和編制調整方案。②尚未出臺的工資(含津貼、補貼)調整方案。③國家公務員錄用考試的報審試題、試卷、備份卷及答案。④全國統(tǒng)一組織的各類職稱考試試題。⑤絕密級的密碼電報、文件及會議材料。⑥涉外xx管理的有關內部政策。⑦存放上述絕密件的保密櫥密碼及鑰匙。（2）機密級事項：①國家公務員錄用考試題庫及考分計算方法。②國家機關、事業(yè)單位的人員計劃和工資計劃。③正在承辦的地方黨政機構及編制人員調整事宜。④非絕密級的密碼電報、文件及會議材料。（3）秘密級事項：①全市各級黨政機關、事業(yè)單位、社會團體的機構編制、人員統(tǒng)計資料及報表。②尚未公開的國家公務員錄用計劃、考試方案候選人名冊。③尚未公布的軍隊轉業(yè)干部的分配計劃。④尚未出臺的職位分類方案和機關及事業(yè)、企業(yè)單位專業(yè)技術職務(含任職資格)的評審事宜及有關統(tǒng)計資料。⑤縣處級以下國家行政機關干部的檔案及考察材料。⑥尚未出臺的機關、事業(yè)單位人員的離休、退休、退職政策。2、保密要求（1）認真做好保密工作，實行保密工作責任制。凡屬秘級文件、電報、資料、檔案、講話等，由辦公室統(tǒng)一收發(fā)。（2）嚴格確定密級，做到規(guī)范化、制度化。凡屬本局產生的文件、材料，符合密級劃分規(guī)定范圍的，應在材料形成的同時，確定密級并加以注明，防止和克服定密不準現象的發(fā)生。（3）嚴格遵守保密紀律，嚴守各類秘密事項。所有密級文件、資料等，都應按規(guī)定的范圍閱讀。做到不該看的不看，不該說的不說；不在公共場所和家屬、子女面前談論秘密事項；不在私人通信和普通電話中涉及秘密事項。利用計算機起草、修改、制作和打印保密文件、資料，嚴格按《xx市xx辦公自動化和計算機信息系統(tǒng)管理制度（試行）》的要求采取措施，防止發(fā)生泄密事件。重要會議、干部考察記錄和機密資料摘記，要有專用記錄本，用后統(tǒng)一收回，妥善保存，防止泄密。（4）加強全局機關人員的保密教育，進一步增強保密觀念。（六）辦公信息化工作1、電子政務電子政務使用范圍包括文字處理、公文傳輸、檔案管理、信息利用、軟件應用和機關上網業(yè)務。辦公室負責統(tǒng)一管理和維護計算機網絡中心機房、網絡布線及其相關設備；管理和維護局機關局域網、屬于全局計算機信息系統(tǒng)基礎設施的供配電設備、通訊設備和外部設備。2、管理要求加強辦公自動化系統(tǒng)和計算機信息系統(tǒng)的管理，提高資源利用率和工作效率，更好地利用現代化設備為工作服務；要在局機關積極開展電子政務培訓，鼓勵引導機關全體人員通過信息化手段處理業(yè)務工作；要定期進行設備維護，落實安全責任，及時協(xié)調解決系統(tǒng)故障，確保機關辦公的工作需要。（七）信訪工作1、辦理程序群眾來信處理工作程序分為收信、閱信、登記、轉交和交辦、告知、辦結；接待來訪工作程序分為登記、接談、交辦、告知、辦結。具體處理工作按照《xx市xx信訪處理程序》執(zhí)行。2、工作要求要增強群眾觀念和政治敏感性，高度重視信訪工作，強化督查調度，按規(guī)定程序和要求及時處理各類信訪事件，防止重復上訪、越級上訪和集體上訪的發(fā)生；要增強工作的主動性，定期分析信訪信息，有針對性的做好政策宣傳工作；要維護信訪秩序，對來訪人要熱情接待，迅速處理。（八）行政后勤工作1、會議會務工作（1）會議組織：各類會議一般按照下列程序進行，局機關內部會議可簡化相關步驟。會前準備：①根據局領導意見，擬定籌備工作方案。方案包括：會議名稱、時間、地點、議題、與會人員，會議日程、分組及召集人，會標、會場布置和主席臺安排意見，住會人員范圍、住宿安排，經費預算等。方案擬定后，按程序報局領導審定。②根據批準的會議籌備方案，起草會議通知，經局領導審定后，及時發(fā)出。③會議通知發(fā)出后，協(xié)同有關處科室落實好與會人員。④根據方案要求，組織協(xié)調有關處科室做好會議各項籌備工作。主要包括：安排會議日程、制定會議須知；安排會標、主席臺、會場座次；制作會議出席證、工作證等證件，準備文件袋、紙、筆等會議用品；確定與會人員名單，安排住房、膳食、交通、接送站、返程車票、保衛(wèi)、醫(yī)療、經費申請結算等。⑤組織協(xié)調會務工作人員提前進駐會議駐地，組織簽到，安排食宿，發(fā)放會議材料、證件等。報到結束后，及時將報到情況向分管領導報告。⑥組織協(xié)調提前布置會場，擺放桌簽，檢查會標、座次、音響、花草等，請分管局領導檢查。會中服務：①每次會議開始前，提前半小時到會場，分發(fā)會議材料，落實領導講話和主持詞等材料，檢查主席臺座次安排和會場的燈光、音響、錄音錄像設備及休息室、茶水等準備情況。落實新聞記者的到會情況。②認真做好會議錄音和記錄。③大會有發(fā)言時，提前通知發(fā)言人做好準備和準時到會。④做好會議值班工作。⑤安排好與會人員食宿和文娛活動。⑥對需要收回的文件，在會議結束前及時如數收回。⑦做好與會人員的返程送站工作。會后事宜：①會議結束后，及時總結經驗，查找不足，以利改進。②及時將會議材料收集整理、存檔。③同賓館等有關單位結算會議經費。（2）工作要求：局里召開的綜合性會議，要認真籌備，精心安排，盡量壓縮會期、范圍，降低費用；處科室召開的會議一般不安排住宿，只安排一次午餐；代市委、市政府或以市委、市政府名義召開的會議，要編制好預算計劃報市財政局審批。泰城內與會人員一般不安排食宿。2、公務接待工作（1）接待范圍：上級xx部門來的客人及上級xx部門安排我局接待的客人，外省市區(qū)xx部門來的客人、本省兄弟市xx部門來的客人，縣市區(qū)xx及其他來局辦理公務的客人。其中國家xx部領導同志等重要客人來泰，要填寫《重要客人接待單》，由市委、市政府安排的，辦公室要協(xié)助做好服務工作。（2）接待實施：凡來局的客人，相關科室要先告知辦公室，根據《xx市xx接待服務工作暫行規(guī)定》共同商定接待方案和具體接待意見，報分管局長審定，重要客人報局長審定。根據接待方案的安排和要求，由負責接待任務的同志協(xié)調落實接送和陪同人員、客人視察、參觀、食宿、車輛、安全、醫(yī)療等的各項準備工作，協(xié)助有關部門單位安排好接待活動中的領導會見、會談、會議等活動。（3）工作要求：公務接待要認真貫徹執(zhí)行中央、省、市委關于加強黨風廉政建設的各項規(guī)定，堅持為局機關中心工作服務，堅持做到熱情周到、嚴謹細致，簡化程序，確保安全；要嚴格接待標準，堅決杜絕大吃大喝，鋪張浪費現象。3、財務管理（1）預算編制：財務人員根據財政部門的要求和局里的實際情況，每年12月份匯總各處科室的預算計劃，編制年度預算方案，經局領導審核同意后，報市機關事務管理局結算中心。預算指標下達后，認真制定好資金使用計劃，嚴格各項支出，節(jié)約費用，提高資金利用率。（2）審批管理：局機關財務堅持“統(tǒng)一管理、分戶核算、保障工作、有利監(jiān)督”的原則。正常性開支，如購買辦公用品、支付電話費、印刷費等，由辦公室主任同意后辦理；數額較大的，要報局長批準。其他支出，有關科室要事先寫出預算報告，辦公室主任審核后，報局長審批；支出數額大的要提交局長辦公會研究決定。（3）工作要求：嚴守財經紀律，嚴格按規(guī)定辦事，做到管理嚴格、有章可循、理財有序、查不違規(guī)；要嚴格按照財務制度報銷各項支出，仔細審核原始憑證，及時編制會計憑證，按時記帳，編制報表，做到帳證相符、帳帳相符、帳表相符；要定期向局長匯報財務收支情況，自覺接受財政、審計等部門的監(jiān)督。要加強對局屬單位的財務監(jiān)管。4、辦公用品管理（1）物品購置：日常辦公用品實行數量控制、即時采購的辦法，保證工作的正常需求；專用設備采購按照各處科室提出的計劃，綜合匯總后制定好采購計劃，統(tǒng)一購置。購置時應做到貨比三家，購置大型設備或大宗物品，原則上實行公開招標的方式采購。（2）管理發(fā)放：按照分類管理的原則，建立好登記制度。對庫存物品，要實行分類存放、規(guī)范化管理；各處科室領用辦公用品時，要在《辦公用品領取登記簿》上做好登記，然后由辦公用品管理人員發(fā)放。（3）工作要求：要服務中心，保證辦公用品的數量和質量能夠滿足局機關辦公的需要；要嚴格管理，增強節(jié)約意識，注意廢舊辦公用品的回收再利用。5、固定資產管理（1）資產購置：資產購置堅持勤儉節(jié)約、保障工作、有利管理、合理合法的原則。各處科室所需資產設備，首先填寫《xx市xx購物審批表》，按照審批權限，經批準后由辦公室統(tǒng)一購置。（2）登記管理：建立健全登記管理制度，按照資產劃分和使用范圍，逐一登記造冊，做到帳帳相符、帳卡相符、帳物相符，防止國有資產流失。（3）工作要求：要落實管理、使用和安全責任，科學調配資產，做到物盡其用；要定期進行檢查維護，防止國有資產的損壞和流失。對辦公用房和集體宿舍等無產權的公共設施，要定期進行檢查，并按照產權歸屬，協(xié)調有關部門、單位或個人進行維護。6、值班工作（1）值班安排：公休日、國家法定節(jié)假日值班，要提前印制值班安排表發(fā)給值班人員并報相關部門。原則上每天安排1名帶班領導、2名處科室工作人員，其他特殊情況需要值班的，要報經局領導批準后，方可安排。（2）工作要求：要嚴格落實《xx市xx值班工作制度》，明確責任，及時對值班情況進行調度、抽查，防止值班期間出現脫崗現象；要做好后勤保障工作，確保值班電話、值班室等的正常使用。7、安全保衛(wèi)工作（1）安全管理：辦公室負責綜合管理局機關的安全保衛(wèi)工作，負責對檔案、財務、車輛、機房等重點部位裝置防盜系統(tǒng)，并指定專人負責，定期檢查，并落實安全防范措施，群策群力做好安全防范工作。各處科室負責本處科室的安全保衛(wèi)工作。（2）工作要求：要加強全體工作人員的安全教育，提高防范意識；對局機關和宿舍要做好平時安全檢查，節(jié)假日及重大活動前要實行重點檢查；嚴格執(zhí)行檔案、財務等各類貴重物品收、發(fā)、領、退、核安全管理制度，發(fā)現隱患，及時排除，堵塞各類不安全的空隙。8、車輛、駕駛員管理（1）管理使用：局機關車輛由辦公室統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調度，并明確一名副主任具體做好調度和管理工作。處科室在泰城以內聯(lián)系工作一般不安排車輛，到泰城以外聯(lián)系工作，確需用車輛時，經分管局長批準后由辦公室酌情安排。工作人員及親屬因病或特殊情況急需在泰城以內用車，由辦公室安排；在泰城以外用車，需分管局長批準。局機關車輛一般不外借，如遇特殊情況外借使用時(國家規(guī)定的除外)，一天以內由辦公室主任批準，一天以上由分管局長批準。車輛維修時，駕駛員要及時報告分工主任，經批準后填寫《車輛維修登記表》，到市財政局定點維修站維修，并按有關規(guī)定辦理審核、簽字、結算手續(xù)。（2）工作要求：要按照先急后緩、保證重點工作的要求，安排使用車輛；加強車況監(jiān)管，發(fā)現問題及時處理，堅決杜絕出帶“病”車；要嚴格派車審批，對出泰城、長途的出發(fā)車輛要按規(guī)定進行匯報審批；要加強駕駛員的安全教育，確保安全駕駛；要注意節(jié)能降耗，減少不必要的油耗浪費。（九）干部xx管理1、工作內容局機關