文件控制程序代號:版本：共6頁編制批準日期1目的和適用范圍對文件的編制、批準、發(fā)放、使用、更改、作廢和回收等進行控制，確保相關(guān)部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件。適用于公司環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件的控制。2職責2.1后勤服務(wù)管理部負責管理體系文件控制的歸口管理。2.2綜合管理部負責公司行政（紅頭）文件和外來文件的管理。2.3各部門負責本單位文件的編制、使用、保管和控制。3工作程序3.1文件分類3.1.1按文件性質(zhì)分類a)形成文件的管理方針和管理目標；b)管理手冊；c)形成文件的程序；d)公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件（如作業(yè)指導書、操作規(guī)程、圖樣、技術(shù)文件等)；e)記錄；f)外來文件（包括法律法規(guī)、標準等)。3.1.2按文件載體分類：a)紙張性文件；b)非紙張性文件。3.2文件的編號3.2.管理手冊編號管理手冊###有限公司###集團發(fā)布年代號管理手冊###有限公司###集團發(fā)布年代號3.2.2程序文件編號程序文件順序號管理體系程序文件程序文件順序號管理體系程序文件####集團###有限公司3.2.3三層次文件編號，本程序不作統(tǒng)一規(guī)定。注：如原文件或記錄已有編號，仍使用原編號，不在另行編號。3.2.4外來文件編號按發(fā)布日期或執(zhí)行日期為標識。3.2.5記錄的編號按“記錄控制程序”執(zhí)行。3.3文件的編寫和審批3.3.1管理手冊由后勤服務(wù)管理部組織編寫，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。3.3.2程序文件由相關(guān)部門編寫，部門領(lǐng)導審核，公司領(lǐng)導批準。3.3.3其他文件分別由相關(guān)部門編制，部門領(lǐng)導審批，需要時報公司管領(lǐng)導批準。3.4文件的發(fā)放3.4.1后勤服務(wù)管理部根據(jù)體系有效運行的需要，對管理體系文件進行發(fā)放，做好“文件發(fā)放收回記錄”，各單位在接收到文件或資料時，要做好“收文登記表”，簽字領(lǐng)用。3.4.2公司范圍內(nèi)發(fā)放的文件為“受控”文件，加蓋“受控”印章，注明分發(fā)號。向相關(guān)方提供的文件為“非受控”文件，不蓋印章。3.4.3使用體系文件的部門和人員，必須做到確保文件清晰、易于識別，不準勾劃，不準涂改，當文件嚴重破損影響使用或丟失，應(yīng)到后勤服務(wù)管理部辦理更換手續(xù)。3.4.4提供給認證機構(gòu)的文件，按內(nèi)部受控文件管理。3.5文件的評審3.5.1每年由后勤服務(wù)管理部組織使用部門，對現(xiàn)有體系文件的適宜性、充分性和有效性進行評審，必要時進行修訂，并再次獲得批準。3.5.2當出現(xiàn)下列情況之一，應(yīng)適時對文件的充分性和適宜性進行評審。a）組織機構(gòu)、職責發(fā)生變更；b）內(nèi)/外部審核和管理評審對體系提出的必要改進的要求；c）重要環(huán)境因素/不可接受的風險發(fā)生重大變化；d）作為文件制定依據(jù)的外來文件（政策、法規(guī)、政府或上級要求）發(fā)生變化；e）采用新工藝、新材料、新的管理方式時；f）測量過程或結(jié)果要求發(fā)生重大變化時；g）其他原因。3.5.3后勤服務(wù)管理部做好文件評審記錄。3.6文件的修改3.6.1“管理手冊”、“程序文件”的修改，由后勤服務(wù)管理部組織評審，評審結(jié)果需要修訂時，填寫“文件更改修訂記錄”，按原渠道批準后實施。3.6.2其他文件的修改，由相應(yīng)主管部門評審并填寫“文件更改修訂記錄”，經(jīng)原審批領(lǐng)導審批后執(zhí)行。3.6.3文件修改狀態(tài)從“0”開始；文件修改的方式（如換版、換頁、局部劃改等)需在“文件更改修訂記錄”中注明。3.7文件的保存及銷毀3.7.1與相關(guān)體系文件，應(yīng)分類存放在干燥、通風、安全的地方。3.7.2管理手冊、程序文件原稿及其“文件分發(fā)收回記錄”由后勤服務(wù)管理部統(tǒng)一保存。各部門設(shè)專人負責保存相關(guān)的文件，建立“文件清單”以方便存取和查閱。3.7.3作廢的文件按原文件發(fā)放渠道回收、處理。需留作參考時，使用單位應(yīng)在發(fā)文登記表備注欄注明“參考”，并在文件封面或首頁另蓋“參考”印章，以防誤用。3.7.4作廢/失效文件銷毀時，由文件歸口管理部門統(tǒng)一處置。3.7.5有明確實施期限的管理體系文件，自超過執(zhí)行期日起，自動作廢，不再回收。3.7.6需歸檔保存的文件資料，有關(guān)部門辦理交接手續(xù)后交相應(yīng)的檔案管理部門保存。3.8外來文件的控制3.8.1外來文件由綜合管理部統(tǒng)一管理，收到外來文件時，應(yīng)識別其適用性及版本的有效性，控制分發(fā)，確保其有效。3.8.2其他部門在收到外來文件及上級文件時，應(yīng)經(jīng)過部門負責人確認后，并進行控制分發(fā)。3.9非紙張性文件的控制3.9.1分類a)電子文件（即文件貯存在磁盤或光盤上)；b)膠片文件；c)音像文件（即貯存在錄音錄像帶或膠卷上的聲音或圖像信息文件)。3.9.2要求a)使用部門確定應(yīng)編制的文檔的種類并備案作為應(yīng)交付資料的一部分，并進行登記；b)綜合管理部應(yīng)對公司體系電子文件和資料進行登記，并檢查應(yīng)交付的文檔的正確性、完整性；4相關(guān)文件記錄控制程序5相關(guān)記錄文件清單文件分發(fā)收回記錄文件更改修訂記錄文件評審表記錄控制程序代號:SM-HLL-TC-011版本：2016A/0共3頁編制批準日期2016.02.161目的和適用范圍對記錄進行有效控制，以提供環(huán)境和職業(yè)健康安全活動符合管理體系有效運行且具有可追溯性的證據(jù)。適用于本公司管理體系運行所產(chǎn)生的各項記錄的控制。2職責2.1后勤服務(wù)管理部負責管理體系記錄控制的歸口管理。2.2各單位負責控制本單位管理體系運行所產(chǎn)生的記錄。3工作程序3.1記錄表樣設(shè)計3.1.1各單位根據(jù)管理體系文件要求和本單位實際對記錄表樣進行設(shè)計。設(shè)計內(nèi)容包括記錄名稱、欄目設(shè)計、填寫要求等。表樣設(shè)計應(yīng)與文件要求相適應(yīng)，能夠為管理體系有效運行提供證據(jù)。3.1.2各單位均應(yīng)建立管理體系記錄清單，明確記錄名稱、管理單位、保存期限，并報后勤服務(wù)管理部備案。3.2記錄的標識3.2.1記錄采用名稱、編號、形成時間、順序號等標識，以便查找，同一種記錄用形成時間或順序號標識。3.2.2記錄案卷用年號、月份、單位、名稱標識。3.2.3各單位如需采用其他形式對記錄進行標識時，需到歸口管理部門備案，并經(jīng)同意后執(zhí)行。3.3記錄的填寫和更改3.3.1記錄填寫要及時、準確、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改，對空白欄目劃單線。3.3.2記錄原則上不允許修改。如因筆誤或其它原因確需更改時，可采用劃改方式，并加蓋更改人的印章或簽署更改人的姓名。3.4記錄的收集整理3.4.1管理體系運行中產(chǎn)生的記錄，由各單位設(shè)專人負責收集、整理和保存。3.4.2記錄按內(nèi)容分類整理，需要時按形成時間或順序號裝訂成冊。3.5記錄的存貯、保護和檢索3.5.1記錄應(yīng)存放在適宜場所，防止損壞，變質(zhì)或丟失。3.5.2記錄應(yīng)及時收集，按適宜的方法分類編目保存，以便于存取和檢索。3.5.3各單位應(yīng)按規(guī)定的保存期限，妥善保存相關(guān)記錄。3.5.4電子媒體格式的記錄應(yīng)按規(guī)定的要求進行復(fù)制備份。3.5.5查閱、借閱、復(fù)制記錄要經(jīng)記錄保存單位同意，借閱人對借閱的記錄不得涂改、損壞、丟失。3.6記錄的處置3.6.