事務(wù)管理

領(lǐng)導(dǎo)的差旅事務(wù)

課程內(nèi)容

一、安排領(lǐng)導(dǎo)差旅

二、領(lǐng)導(dǎo)出差前、出差中及出差后的工作

三、認(rèn)識(shí)護(hù)照、簽證、黃皮書、機(jī)票

安排領(lǐng)導(dǎo)差旅1、業(yè)務(wù)資料：收集西安公司的有關(guān)材料、講話稿、備忘錄、合同、協(xié)議、請(qǐng)柬等2、旅行相關(guān)資料：介紹信、選擇去西安的旅行方式，查詢火車、航空等信息資料，并進(jìn)行書面整理，形成日程表3、有關(guān)事務(wù)：預(yù)訂車、機(jī)票、旅館、出入境事務(wù)。預(yù)留相關(guān)的聯(lián)系電話4、辦公用品：5、個(gè)人物品：一、旅行前準(zhǔn)備工作二、安排旅行計(jì)劃1、出差的時(shí)間、啟程及返程日期，接站安排2、出差的路線、終點(diǎn)及途經(jīng)地點(diǎn)和住宿安排3、會(huì)晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、日期和時(shí)間）4、交通工具的選擇5、需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。6、旅行內(nèi)容：行程安排，約會(huì)、會(huì)議計(jì)劃，會(huì)晤人員的名單背景，會(huì)晤主題7、旅行日程表（見EXCEL表）8、上司或接待人的特別要求9、差旅費(fèi)用制作旅程表思考1、旅程計(jì)劃表主要包括哪些內(nèi)容？2、旅程表和旅行計(jì)劃，哪個(gè)更詳細(xì)？看EXCEL表制作旅程表（二）旅行計(jì)劃（日程表）具體要求是什么？1，復(fù)印三份：上司；上司家屬；辦公室存檔2，時(shí)間不可太緊，應(yīng)留有余地；3，了解目的地相關(guān)情況：氣候；交通等。4，如有可能，應(yīng)多準(zhǔn)備幾份旅行計(jì)劃，供上司參考。安排旅行日程的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)1、明確上司的旅行意圖、目的的、旅行時(shí)間、到在目的后的商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃。2、了解上司對(duì)交通工具及食宿的要求，熟悉公司對(duì)出差的有關(guān)規(guī)定3、制定旅程表時(shí)，向相關(guān)部門索取旅行資料，了解當(dāng)?shù)亟煌üぞ哌\(yùn)行情況，旅行路線、旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣、外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、簽證、健康規(guī)定等常識(shí)4、需要中轉(zhuǎn)時(shí)，盡量選擇銜接時(shí)間在2~4小時(shí)之間的班機(jī)，減少時(shí)間的浪費(fèi)。5、旅行計(jì)劃按時(shí)間編排，簡單明了，并留有余地6、國際旅行時(shí)注意時(shí)差問題7、建議多擬定幾個(gè)旅行方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書在領(lǐng)導(dǎo)出差前、中、后的工作

在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排；出差中

及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；出差后思考上司出差，需要準(zhǔn)備哪些物品？相關(guān)知識(shí)（一）上司出差時(shí)，秘書應(yīng)準(zhǔn)備些什么？1，旅行計(jì)劃；2，搜集相關(guān)商務(wù)洽談資料；3，旅館信息；4，旅行用品；5，差旅費(fèi)；6，行李準(zhǔn)備。什么是護(hù)照？什么是簽證？什么叫“黃皮書”？護(hù)照：某國公民出入本國國境和在國外旅行或居留時(shí)，由本國發(fā)給的一種證明公民國籍和身份的合法證件。我國的分為：外交護(hù)照、公務(wù)護(hù)照、普通護(hù)照三種。普通護(hù)照又可分為因公的和因私的兩種。簽證：一個(gè)主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護(hù)照或其他旅行證件上的簽注、蓋印，以表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過國境的證明。若把護(hù)照看成是身份證，簽證就是出入證。我國的簽證一般在護(hù)照上。黃皮書的英文為：InternationalertificateOfVaccination它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。實(shí)戰(zhàn)演練上司臨