第六章檔案登記和統(tǒng)計(jì)第六章檔案登記和統(tǒng)計(jì)內(nèi)容提要本章重點(diǎn)講四個(gè)方面的內(nèi)容:一、檔案登記和統(tǒng)計(jì)概述。二、檔案室的登記和統(tǒng)計(jì)工作。三、檔案館的登記與統(tǒng)計(jì)工作。四、檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)計(jì)工作。第一節(jié)檔案登記和統(tǒng)計(jì)概述一、檔案登記和統(tǒng)計(jì)的一般概念二、檔案登記和統(tǒng)計(jì)工作的任務(wù)和要求三、選定檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)四、檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查五、檔案統(tǒng)計(jì)資料整理與統(tǒng)計(jì)分析六、案卷數(shù)量和狀況檢查七、檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化一、檔案登記和統(tǒng)計(jì)的一般概念登記與統(tǒng)計(jì)是社會(huì)各領(lǐng)域普遍采用的兩種關(guān)系極為密切的綜合性管理手段。登記有兩種類(lèi)型:一種是帶有司法行為性質(zhì)的認(rèn)證性登記,如婚姻登記,商標(biāo)、專(zhuān)利、工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照的注冊(cè)登記等等;一種是在各項(xiàng)日常管理活動(dòng)中對(duì)各種事實(shí)、行為的工作記錄性登記,如會(huì)客登記、出入庫(kù)登記等等。本章所講的檔案登記屬于第二種類(lèi)型的工作記錄性登記。二、檔案登記和統(tǒng)計(jì)工作的任務(wù)和要求1.檔案登記和統(tǒng)計(jì)工作的任務(wù)是經(jīng)常、及時(shí)地對(duì)檔案和檔案工作的規(guī)模、水平、普遍程度、結(jié)構(gòu)、速度、比例關(guān)系以及檔案形成規(guī)律,在一定地點(diǎn)、時(shí)間、條件下實(shí)際作用的數(shù)量表現(xiàn),進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析,為制定檔案工作方針、進(jìn)行決策、計(jì)劃和檢查工作以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供數(shù)據(jù),并為反映檔案事業(yè)發(fā)展的速度和狀況,向國(guó)家提供豐富而又準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)資料。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求是準(zhǔn)確性、及時(shí)性和科學(xué)性。三、選定檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)(一)確定檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的原則1.選定的統(tǒng)計(jì)指標(biāo),必須與檔案工作中一定的數(shù)量表現(xiàn)聯(lián)系在一起2.統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的選定要注意統(tǒng)一性和穩(wěn)定性3.統(tǒng)計(jì)指標(biāo)要具有可比性4.統(tǒng)計(jì)指標(biāo)運(yùn)用平均數(shù),必須遵循總體同質(zhì)性的原則三、選定檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)(二)檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的主要內(nèi)容(1)有關(guān)館(室)藏檔案情況的主要內(nèi)容。這一指標(biāo)大體包括三類(lèi)內(nèi)容:一是檔案館藏檔案總量;二是對(duì)不同種類(lèi)、不同歷史時(shí)期、不同保管期限、不同制成材料、不同整理狀況檔案數(shù)量的分別統(tǒng)計(jì);三是館(室)藏資料情況。(2)有關(guān)提供利用方面的指標(biāo)。這一指標(biāo)包含兩方面內(nèi)容,一方面是利用者情況的統(tǒng)計(jì),另一方面是利用服務(wù)情況。(3)有關(guān)檔案經(jīng)費(fèi)及機(jī)構(gòu)建設(shè)方面的指標(biāo)。(4)有關(guān)檔案工作人員基本情況的指標(biāo)。(5)有關(guān)檔案專(zhuān)業(yè)教育基本情況的指標(biāo)。四、檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的基本任務(wù)在于取得大量的、原始單位的真實(shí)材料。它的基本形式主要分為統(tǒng)計(jì)報(bào)表和專(zhuān)門(mén)調(diào)查兩種形式。(一)統(tǒng)計(jì)報(bào)表統(tǒng)計(jì)報(bào)表是下級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)和檔案館(室),按照統(tǒng)一的規(guī)定向上級(jí)機(jī)關(guān)以表的形式定期報(bào)送的文件,它是檔案統(tǒng)計(jì)中最基本、最經(jīng)常的一種形式。統(tǒng)計(jì)報(bào)表也是檔案統(tǒng)計(jì)工作中的一種制度。報(bào)表制度的主要特點(diǎn)是,填報(bào)單位都以原始記錄為依據(jù),按照規(guī)定的格式、統(tǒng)一的計(jì)算方法和一定的期限填送報(bào)表。(二)專(zhuān)門(mén)調(diào)查專(zhuān)門(mén)調(diào)查是根據(jù)一定的目的要求,臨時(shí)組織起來(lái)的調(diào)查,它是統(tǒng)計(jì)報(bào)表的一種補(bǔ)充形式。五、檔案統(tǒng)計(jì)資料整理與統(tǒng)計(jì)分析統(tǒng)計(jì)調(diào)查獲得的資料是分散的、大量的、原始的。為了把這些資料集中起來(lái)系統(tǒng)化,反映宏觀和微觀兩個(gè)方面的情況,必須對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行整理。整理的主要途徑是對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組,歸納整理,然后將其結(jié)果表現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)表中。六、案卷數(shù)量和狀況檢查檢查案卷數(shù)量和狀況的目的在于查明檔案的實(shí)有數(shù)量是否與案卷目錄上的登記相符,發(fā)現(xiàn)被損壞的案卷或字跡模糊需要修復(fù),需要重新裝訂、消毒或復(fù)印的文件。檢查工作要嚴(yán)格以全宗為單位進(jìn)行,檢查周期要根據(jù)全宗的重要程度來(lái)確定。七、檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化,主要應(yīng)從以下三個(gè)方面著手:(一)建立、健全統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計(jì)工作制度(二)統(tǒng)一報(bào)表的格式(三)統(tǒng)一計(jì)量單位第二節(jié)檔案室的登記和統(tǒng)計(jì)工作一、檔案狀況登記二、檔案工作狀況登記一、檔案狀況登記檔案室的統(tǒng)計(jì)工作主要通過(guò)以下幾種形式進(jìn)行:(一)卷內(nèi)目錄(二)案卷目錄(三)歸檔文件目錄(四)總登記簿二、檔案工作狀況登記檔案工作狀況登記主要涉及檔案工作過(guò)程中發(fā)生的一些重要情況和一些基本的工作行為、事實(shí)、數(shù)字。其中提供利用工作是其登記的重點(diǎn)內(nèi)容。一般的登記形式主要有以下幾種:(一)工作日志(二)人員進(jìn)出庫(kù)房登記(三)檔案出入庫(kù)登記(四)檔案清點(diǎn)、檢查登記(五)檔案利用登記簿(六)利用者登記卡(七)檔案借出登記簿(八)檔案復(fù)制、摘抄登記表第三節(jié)檔案館的登記與統(tǒng)計(jì)工作一、收進(jìn)登記簿二、全宗名冊(cè)三、全宗單四、案卷目錄登記簿一、收進(jìn)登記簿二、全宗名冊(cè)全宗名冊(cè)是用來(lái)統(tǒng)計(jì)檔案館保存的全宗數(shù)量,并固定全宗順序號(hào)的登記冊(cè)。每一全宗在登入全宗名冊(cè)、編寫(xiě)全宗號(hào)后,全宗號(hào)即固定不變,如表6—10所示。三、全宗單

全宗單是檔案館比較重要的一種綜合性登記文件,具體地反映了每個(gè)全宗檔案的全面情況。它是統(tǒng)計(jì)全宗情況最基本的原始資料。全宗單由三個(gè)主要部分組成:全宗的一般情況介紹、未編目檔案和已編目檔案。全宗單這種形式可以提供關(guān)于全宗狀況及目錄構(gòu)成的具體數(shù)字指標(biāo)。在全宗單上,每一目錄占一個(gè)編號(hào)。如果某份案卷目錄上的檔案材料已從檔案館移出,它的編號(hào)也不能再給其他目錄,以免使用檔案時(shí)造成混亂。在一些特殊情況下,全宗單可以重新編制,比如,當(dāng)全宗的材料已重新經(jīng)過(guò)分類(lèi)、整理和編號(hào),全宗單已失去反映該全宗檔案內(nèi)容的真實(shí)性,因此需要重新編制。三、全宗單具體格式如表6—11、表6—12、表6—13所示。四、案卷目錄登記簿案卷目錄登記簿用來(lái)統(tǒng)計(jì)檔案館內(nèi)各個(gè)全宗案卷目錄的數(shù)量,固定案卷目錄順序號(hào)。一個(gè)全宗內(nèi)的案卷目錄應(yīng)集中按順序編號(hào)保管,格式如表6—14所示。第四節(jié)檔案行政管理部門(mén)

的統(tǒng)計(jì)工作一、全宗卡片二、全宗變化情況年度報(bào)表三、檔案機(jī)構(gòu)、人員基本情況統(tǒng)計(jì)表一、全宗卡片全宗卡片的項(xiàng)目要能反映全宗檔案成分和數(shù)量的一切變化。這些變化用檔案行政管理機(jī)關(guān)根據(jù)檔案館每年送來(lái)的《檔案全宗成分和數(shù)量變化報(bào)道表》填寫(xiě),如表6—15、表6—16所示。二、全宗變化情況年度報(bào)表檔案館向檔案行政管理部門(mén)報(bào)送全宗卡片以后,每年應(yīng)向檔案行政管理部門(mén)報(bào)送全宗變化情況年度報(bào)表,說(shuō)明每一全宗內(nèi)檔案增減變化情況,檔案行政管理部門(mén)將報(bào)表反映的情況填在全宗卡片上。格式如表6—17所示。三、檔案機(jī)構(gòu)、人員基本情況統(tǒng)計(jì)表這部分的具體內(nèi)容詳見(jiàn)國(guó)