第一章總則第一條為使**公司（以下簡稱“公司”）公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，保證公文的嚴(yán)肅性，結(jié)合集團公司的實際情況，特制訂本制度。第二條本制度適用范圍為公司及分公司、全資子公司、控股子公司；參股子公司參照本制度執(zhí)行。第二章公文的定義和種類第一節(jié)公文的定義第三條公文是指公司內(nèi)部以及和其它組織之間為處理組織內(nèi)外事務(wù)而形成的各種來往和記錄的文本。公文是傳達黨和國家的方針政策、發(fā)布和執(zhí)行企業(yè)規(guī)章制度、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和布置及商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。公文處理工作應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、安全，執(zhí)行有關(guān)保密管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司管理制度。（一）外來公文—指政府部門、行業(yè)協(xié)會、上級單位等外企事業(yè)單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給公司的公文。（二）內(nèi)部公文—指在公司內(nèi)部使用的公文，包括公司下發(fā)的或公文處理制度公文處理制度負責(zé)處理以各職能中心名義上報、下發(fā)的公文文件。（三）公司各下屬分公司總經(jīng)辦負責(zé)屬地地方政府相關(guān)職能部門的外來文件，負責(zé)接收、處理、宣貫和落實公司轉(zhuǎn)發(fā)的外來文件和公司下發(fā)的規(guī)章制度、工作指令、通知、通報等文件；負責(zé)處理以分公司名義上報、下發(fā)的公文文件。（四）各職能中心和下屬分公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置專職或兼職行政文員，負責(zé)各類制度、公文等信息的傳遞、接收、處理、跟進落實和編號保管存檔等工作。第四章公文格式第七條公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、主題詞、抄送單位和印發(fā)份數(shù)等部分組成。（一）版頭發(fā)文單位全稱用套紅大字居中印在公文首頁上部。（二）發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，標(biāo)注于版頭下方居中。聯(lián)合發(fā)文一般只標(biāo)明主辦單位的發(fā)文字號（公司、各職能中心和下屬分公司發(fā)文代字規(guī)范見附件一）。公文應(yīng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名，發(fā)文字號的標(biāo)注放在左側(cè)。（三）標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標(biāo)點符合。（四）主送單位主送單位指公文的主要受理單位，置于標(biāo)題之下，正文之上，起頭頂格。主送單位名稱應(yīng)為全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，排列順序力求相對統(tǒng)一。向上請示、報告公文，一般只有一個主送單位，不宜多頭主送，以免責(zé)任不明。如需同時送其他單位，可用抄送形式。（五）正文正文是公文主體部分。要求情況確實、觀點明確、文字精煉。正文起于主送機關(guān)名稱下一行，字體采用4號仿宋體。字距、行距要清晰。頁面四周要留出適當(dāng)空白，上頁邊距為2厘米，下頁邊距為2.6厘米，左、右頁邊距各為2.7厘米。（六）附件對正文具有補充、說明性的附加文字材料，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后發(fā)文日期之前注明附件順序和名稱。附件順序使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點符號。（七）發(fā)文單位標(biāo)注在正文下面偏右。要寫全稱，并加蓋單位印菩^章。（八）成文日期一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期，聯(lián)合行文署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期。會議紀(jì)要以會議通過日期為準(zhǔn)。成文日期使用漢字，并標(biāo)明年、月、日，零寫為“0”。（九）印章除會議紀(jì)要外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。用印應(yīng)當(dāng)上不壓正文，下壓成文日期。（十）主題詞上報公文應(yīng)當(dāng)注明主題詞。標(biāo)注在發(fā)文日期和印發(fā)說明之間，并按照規(guī)定標(biāo)引，最多不超過五個。（十一）印發(fā)說明公文的最后組成部分。包括印發(fā)范圍和公文印數(shù)。（十二）用紙及裝訂公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙張（長297毫米，寬210毫米）。裝訂時，公文紙右側(cè)與下邊對齊，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，訂2顆訂書釘，書釘位置距左側(cè)邊沿1CM和距上、下邊5CM的交匯處。張貼公文用紙大小視實際需要而定。第五章行文規(guī)則第八條行文原則（一）依據(jù)隸屬關(guān)系行文:一般情況下，下級單位不得越級行文，尤其不應(yīng)越級請示問題。因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級單位。（二）依據(jù)職責(zé)范圍行文：完全屬于職責(zé)范圍內(nèi)的事項，可直接行文；屬于職責(zé)范圍之內(nèi)，但涉及其他部門職責(zé)的事項，應(yīng)與涉及部門協(xié)商一致，進行會簽。（三）不相隸屬機關(guān)的行文規(guī)則：行文雙方的關(guān)系基本上是對等的；雙方公文效力的登記應(yīng)是對等的。（四）涉密公文的行文規(guī)則：“明來明復(fù)，密來密復(fù)”；主件和附件的秘密等級一致。（五）上行文的行文規(guī)則：請示類公文應(yīng)堅持“一文一事”制度，避免“一文數(shù)事”，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級機關(guān)；“報告”中不得夾帶請示事項。（六）公司各職能部、各下屬分公司可以聯(lián)合行文。（七）各職能中心可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，向下屬分公司行文。（八）正式公文須以“紅頭文件”上報。如以“白頭文”形式上報，原則應(yīng)提前征得收文部門的同意。第九條不能行文的幾種情況：（一）不能對領(lǐng)導(dǎo)者個人行文（特別是請示、報告，不能出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)姓名）。（二）各職能中心內(nèi)部之間的工作往來一般不行文。（三）個人講話一般不以正式文件的形式印發(fā)。（四）相關(guān)部門就有關(guān)問題未協(xié)商一致時，不能各自行文。（五）能用簡報、電話、便函等形式解決的事宜盡量不正式行文。第六章公文處理第一節(jié)收文處理第十條收文處理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第十一條簽收、登記。為保證公文辦理的準(zhǔn)確、及時、安全和可追溯，對收到的各級公文、各類文字材料、各種信件等，須進行簽收、登記。第十二條分發(fā)、擬辦。（一）總裁辦收文：首先由總裁辦主任閱簽，根據(jù)來文的內(nèi)容和公司領(lǐng)導(dǎo)分工等情況，分發(fā)給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)或部門。對屬于董事長、黨委書記或總裁審批權(quán)限的事項，簽發(fā)給董事長、黨委書記或總裁；對于來文內(nèi)容不能明確對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)班子成員分工的，分發(fā)給董事長或總裁確定。對于只涉及公司有關(guān)職能部門管理權(quán)限的事項，簽發(fā)給該部門負責(zé)人直接閱知并辦理。（二）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。（三）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及分公司的事項，由總經(jīng)理審批。第十三條批辦。公司領(lǐng)導(dǎo)在批閱文件時，應(yīng)簽署明確意見，并寫上姓名和審批時間。批辦完成直接退往總裁辦，不得將文件直接交給承辦部門或原報送部門?？偛棉k應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示、意見內(nèi)容進行登記后，再轉(zhuǎn)送承辦部門處理。第十四條承辦。承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)及時辦理，辦理結(jié)果應(yīng)及時報送給本事項的主管領(lǐng)導(dǎo)，并將相關(guān)材料存檔。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的事項，應(yīng)當(dāng)及時將來文退還給總裁辦，并需附上說明。對內(nèi)容、形式要件不齊全等不符合相關(guān)要求的公文，承辦部門可退還給總裁辦。第十五條催辦。總裁辦對需要辦理公文的承辦情況要隨時進行督促檢查。緊急或重要的公文應(yīng)當(dāng)及時、重點催辦，一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，做到件件有結(jié)果，并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。第十六條各職能中心和下屬分公司收文辦理流程（一）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。（二）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及分公司的事項，由總經(jīng)理審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。第二節(jié)發(fā)文處理第十七條發(fā)文處理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十八條擬稿。非部門業(yè)務(wù)范圍的綜合性重要文件，由公司總裁辦擬稿；內(nèi)容屬各職能領(lǐng)域業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件，由各職能中心擬稿;內(nèi)容屬分公司職能領(lǐng)域和部門內(nèi)部業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件，由各下屬分公司擬稿；相關(guān)公司部門聯(lián)合行文，由主辦部門擬稿。擬稿的基本要求：（一）要符合國家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定；符合公司的章程及有關(guān)規(guī)定；（二）文稿必須情況確實、觀點明確、表達準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、文字精煉、字詞規(guī)范、標(biāo)點正確，篇幅力求剪短；（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文公司的職權(quán)和與主送公司的行文關(guān)系確定；（四）公文內(nèi)容一般由份號、秘級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、主頁碼等18項要素組成。第十九條審核。以公司名義發(fā)文的由總裁辦主任核稿；以各職能中心名義發(fā)文，由職能中心總監(jiān)核稿；以分公司名義發(fā)文，由分公司總經(jīng)辦主任核稿；相關(guān)公司部門聯(lián)合行文，由主辦部門負責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)核稿。核稿的重點是：（一）是否需要行文，是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定，與其它有關(guān)公文有無重復(fù)或矛盾；（二）是否完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)了發(fā)文意圖，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的有關(guān)公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實可行；（三）是否與有關(guān)部門協(xié)商，涉及其他公司或部門的問題是否協(xié)商一致；（四）文字表達、文種使用、公文格式等是否符合公文規(guī)定的要求。第二十條會簽。聯(lián)合行文的公司部門應(yīng)予會簽，再送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第二十一條簽發(fā)。以公司名義行文，由董事長或總裁簽發(fā)；以公司各職能中心名義行文，由主管副總裁簽發(fā)；以董事長或總裁名義行文，由其本人簽發(fā)；以各下屬分公司名義行文，由各下屬分公司總經(jīng)理簽發(fā)，特殊行文上報公司簽發(fā)。第二十二條編號。以公司名義對外發(fā)文由總裁辦統(tǒng)一編寫發(fā)文字號；以分公司名義對外發(fā)文由分公司總經(jīng)辦統(tǒng)一編寫發(fā)文字號。經(jīng)辦公室編號后的文稿，采用A4國際標(biāo)準(zhǔn)的正式紅頭文紙印制、蓋章后發(fā)送。由相關(guān)部門保存原稿及一份正式文件，翌年交本單位檔案室存檔。第二十三條繕印。以公司名義行文，由公司總裁辦和各職能中心分別負責(zé)打??；以各職能中心名義行文，由各職能中心負責(zé)打印;以各下屬分公司名義行文，由該分公司總經(jīng)辦負責(zé)打印。第二十四條用印。以公司及公司各職能中心名義行文，由公司人力中心負責(zé)蓋章；以董事長名義行文，由其本人簽章；以各分公司名義行文，由各分公司總經(jīng)辦負責(zé)蓋章；同時各用印和印章管理部門做好用印審批程序和嚴(yán)格管理。第二十五條發(fā)送。以公司名義行文，由公司總裁辦文員和各職能中心文員負責(zé)發(fā)送；以公司各職能中心名義行文，由各職能中心文員負責(zé)發(fā)送；以各下屬分公司名義行文，由各下屬子公司總經(jīng)辦文員負責(zé)發(fā)送；對于實效性較強的如會議紀(jì)要等公文，應(yīng)當(dāng)及時發(fā)送并抄送相關(guān)所有參會人員。第二十六條督辦。公司總裁辦、各職能中心與各下屬分公司總經(jīng)辦有權(quán)力和責(zé)任對文件所載內(nèi)容的執(zhí)行情況予以催辦、監(jiān)督，而且有義務(wù)適時予以提醒，提供必要的幫助，并將事情進展?fàn)顩r以口頭或書面方式匯報上級領(lǐng)導(dǎo)，以保證有關(guān)公司、部門、人員依照指示按時、按質(zhì)、按量完成任務(wù)，為下一步工作提供條件。第二十七條備案。為使發(fā)文有備可查，公文的發(fā)送必須登記備查，所有以公司名義下發(fā)的正式公文均由各相關(guān)職能中心進行備案，以下屬分公司部門名義下發(fā)的正式公文均由分公司總經(jīng)辦進行備案。第二十八條公文的發(fā)文流程：（一）公司公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）一部門外會簽（可缺?。┮粚徍耍ǜ髀毮苤行目偙O(jiān)/總裁辦主任）一會審（主管副總裁會審）一審批（董事長/總裁）一編號下發(fā)（總裁辦/各職能中心）一備案（總裁辦/各職能中心）。（二）各下屬分公司總經(jīng)辦公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）一部門外會簽（可缺?。┮粚徍耍ǚ止究偨?jīng)辦主任）一會審（副總經(jīng)理會審）一審批（總經(jīng)理）一編號下發(fā)（總經(jīng)辦）一備案（總經(jīng)辦）。各下屬分公司下發(fā)公文，必須同時抄報公司董事長/黨委書記/總裁/副總裁/總裁辦主任及業(yè)務(wù)相關(guān)部門，以便協(xié)辦或查考。第二十九條應(yīng)充分利用電子信息網(wǎng)絡(luò)，對普發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)類的公文實行網(wǎng)上處理。在辦理過程中，各職能中心、各下屬分公司總經(jīng)辦應(yīng)指定專人及時登錄，確保及時收取公文。第七章公文的歸檔和銷毀第三十條公文由辦公室或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、歸檔和銷毀。第三十一條歸檔。公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。各職能中心和各下屬分公司負責(zé)本部門文件的立卷和歸檔。公文歸檔，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征、年度、機構(gòu)、問題等分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。第三十二條借閱。已歸檔的文件、資料為中心檔案資料，查閱時按照中心《檔案借閱制度規(guī)定》執(zhí)行。未立卷歸檔的文件材料由部門文書人員保管。查閱一般的文件、資料，由保管人員負責(zé)辦理；凡屬涉密文件、資料，須經(jīng)本部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。第三十三條翻印。上級單位的公文，除絕密級和注明不得翻印的以外，經(jīng)總裁辦主任/總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。第三十四條銷毀。不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀公文，應(yīng)進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷、不誤銷。銷毀秘密公文，應(yīng)進行登記，由二人監(jiān)銷。第三十五條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第八章公文的保密第三十六條公文處理工作須嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)保密規(guī)定，確保公司機密安全。第三十七條公文拆啟和傳送由專人負責(zé)，總裁辦、各職能中心、各下屬分公司總經(jīng)辦指定一人負責(zé)此項工作，其他人不得私自