合同管理辦法20年月目錄HYPERLINK\l"_Toc247352568"第一章總則2HYPERLINK\l"_Toc247352569"第二章合同管理原則2HYPERLINK\l"_Toc247352570"第三章合同管理職責(zé)2HYPERLINK\l"_Toc247352571"第四章合同談判5HYPERLINK\l"_Toc247352572"第五章合同起草5HYPERLINK\l"_Toc247352573"第六章合同的審批與簽訂6HYPERLINK\l"_Toc247352574"第七章合同履行6HYPERLINK\l"_Toc247352575"第八章合同變更6HYPERLINK\l"_Toc247352576"第九章合同終止7HYPERLINK\l"_Toc247352577"第十章合同檔案管理7HYPERLINK\l"_Toc247352578"第十一章獎懲管理8HYPERLINK\l"_Toc247352579"第十二章附則8HYPERLINK\l"_Toc247352580"附件一合同審批表9HYPERLINK\l"_Toc247352581"附件二合同交底記錄表10HYPERLINK\l"_Toc247352582"附件三合同付款申請表11HYPERLINK\l"_Toc247352583"附件四合同執(zhí)行情況評價表12合同管理辦法第一章總則為了保證公司對外經(jīng)營活動的正常開展，規(guī)范員工對外業(yè)務(wù)往來中的行為；維護公司合法權(quán)益，防范公司經(jīng)營風(fēng)險；強化合同起草、制訂、評審、執(zhí)行、反饋的統(tǒng)一管理；保證公司的經(jīng)營活動在安全高效的環(huán)境和條件下運行；逐步建立公司自身完善的合同管理體系，特制訂本辦法。第二章合同管理原則合同管理應(yīng)該遵循“合法性”原則，即公司對外簽訂的各項合同均應(yīng)符合有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定。合同管理應(yīng)該遵循“合同書”原則，即必須通過書面（不包括電報、電傳、傳真，電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）正式簽署合同書以明確約定雙方權(quán)力義務(wù)等事項。合同管理應(yīng)該遵循“事前簽訂”原則，即合同必須在事項發(fā)生前簽署，原則上禁止未簽署合同即開始履行經(jīng)濟活動。合同單位選擇應(yīng)該遵循“招標(biāo)”原則，即除《招標(biāo)管理辦法》中所規(guī)定的議標(biāo)或直接委托范圍外的合同，均采用招標(biāo)方式確定各項業(yè)務(wù)的合作方。嚴禁肢解合同，各部門分管副總經(jīng)理對肢解合同負總責(zé)；合同管理應(yīng)該遵循“利益明晰”原則，包括：合同應(yīng)清晰界定各方的權(quán)力和義務(wù)，杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現(xiàn)象；合同中應(yīng)有明確的、可以界定清楚的合同價款、結(jié)算方式和付款方式；如果合同價款可以調(diào)整，則應(yīng)明確調(diào)整依據(jù)、調(diào)整方式，并對合同變更等事項做出明確規(guī)定。第三章合同管理職責(zé)部門合同管理職責(zé)劃分成本部負責(zé)材料（設(shè)備）類的采購合同及造價咨詢類合同，其中主要包括：門、窗、幕墻材料、散熱器、衛(wèi)生潔具、石材、瓷磚等建筑材料供貨合同；電梯、水泵、采暖鍋爐、大型空調(diào)設(shè)備、空調(diào)末端設(shè)備、泳池桑拿設(shè)備、廚房設(shè)備及工程建設(shè)所需的大宗材料、設(shè)備或設(shè)施等供貨合同；以及因采購材料設(shè)備而附帶的施工及安裝合同，主要指電梯、門窗安裝；項目所需的招標(biāo)代理、造價咨詢（含委托計量）、造價管理委托等合同。工程部主要負責(zé)工程類合同，其中主要包括：工程監(jiān)理合同；工程施工總包合同；土方開挖、降水、護坡、地基處理施工合同；建筑裝飾工程分包合同；安裝工程分包合同；室外園林施工、市政管線、配套工程合同（自來水、供電、燃氣、供暖、排污、電訊、網(wǎng)絡(luò)、智能化安防工程、園林工程）及其他項目建設(shè)所需的工程分包合同。規(guī)劃設(shè)計部負責(zé)設(shè)計類合同，其中包括指項目開發(fā)建設(shè)所需的勘察、概念、規(guī)劃、方案、擴初、施工圖、園林景觀、室內(nèi)裝修等設(shè)計合同；項目標(biāo)識系統(tǒng)、樓宇照明系統(tǒng)等專項設(shè)計合同；樣板房設(shè)計、施工及配飾一體化合同、獨立的室內(nèi)軟裝合同；設(shè)計咨詢、工程技術(shù)咨詢等合同。營銷部負責(zé)營銷類合同,其中包括銷售、租賃、廣告策劃、媒體發(fā)布、物業(yè)委托、代理服務(wù)、顧問服務(wù)（策劃、銷售、物業(yè)）、模型制作及其他銷售、道具制作等營銷合同。人力行政部負責(zé)固定資產(chǎn)及低值易耗品采購、勞保、培訓(xùn)等合同。開發(fā)部負責(zé)項目前期開發(fā)類合同，其中包括教育、園林、交通、人防、消防、商業(yè)配套咨詢、規(guī)劃咨詢、拆遷、定樁、面積測繪等前期開發(fā)類合同。財務(wù)部負責(zé)貸款、融資、擔(dān)保等財務(wù)金融類合同及審計委托類合同。對于企業(yè)合資、合作、土地使用權(quán)出讓、企業(yè)并購、對外投資及股權(quán)轉(zhuǎn)讓、房地產(chǎn)開發(fā)和交易合同等重大經(jīng)營投資類合同，由公司成立專門的工作小組，進行合同的簽訂、變更、轉(zhuǎn)讓、解除、終止等有關(guān)事宜的辦理。工作小組成立之前，由公司總經(jīng)理指定負責(zé)人牽頭，組織、協(xié)調(diào)其他職能部門處理相關(guān)事宜。依據(jù)部門合同管理職責(zé)的劃分，各部門分別負責(zé)本部門主辦的合同的簽訂、變更、轉(zhuǎn)讓、解除、終止以及風(fēng)險提示、協(xié)助督辦、法律咨詢等有關(guān)事宜，主要職責(zé)如下：直接發(fā)起、組織、參與合同的洽談，就合同的各項條款與對方當(dāng)事人達成一致。組織起草、修改、簽訂合同，有標(biāo)準(zhǔn)合同的參照標(biāo)準(zhǔn)合同起草（標(biāo)準(zhǔn)合同由成本部負責(zé)）。依據(jù)部門合同管理職責(zé)的劃分，負責(zé)相關(guān)合同示范文本（含示范招標(biāo)文件）的起草和修訂。依照本辦法規(guī)定的流程（詳見合同管理流程），報公司審核批準(zhǔn)其經(jīng)辦的合同，真實準(zhǔn)確完整地回答相關(guān)部門提出的疑異，并及時根據(jù)審核部門提出的意見與對方協(xié)商補充和修改合同。對經(jīng)辦的合同要認真履行職責(zé)，隨時跟蹤、監(jiān)督和檢查合同的履行情況。負責(zé)合同的跟蹤，及時報告合同履行過程中發(fā)生的問題，并參與相關(guān)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解及訴訟。將正式簽署的合同：正本交人力行政部存檔，副本留財務(wù)部備案，交成本部一份復(fù)印件備案，自己留一份復(fù)印件。完整保存合同履行過程中的所有往來信函、傳真、協(xié)議書、正式的合同文件等資料，并及時存檔，在合同履行完畢后按檔案管理要求將完整的資料歸檔。負責(zé)對合同的簽訂、變更、轉(zhuǎn)讓、履行、解除、終止、結(jié)算等過程提供專業(yè)和技術(shù)支持。成本部管理職責(zé)成本部是公司的合同管理部門，負責(zé)對公司所有合同的商務(wù)條款進行全過程跟蹤、審核及管理。對公司的合同事務(wù)進行統(tǒng)籌管理，負責(zé)合同管理規(guī)章制度、操作流程的起草。負責(zé)公司合同示范文本（含示范招標(biāo)文件）的起草和修訂；審核公司所有合同文本。負責(zé)與合同主辦部門就合同價款、價格及其調(diào)整方式、支付方式、索賠、違約金、期限等經(jīng)濟條款洽談。匯總分析公司采購合同和非采購合同報表，建立合同臺帳；跟蹤、監(jiān)督合同主辦部門履行合同的情況，并及時提供意見。參與解決合同履行過程中發(fā)生的糾紛。定期組織檢查、分析采購合同簽署和履行情況，并上報公司主管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理。財務(wù)部職責(zé)評估合同是否滿足公司對現(xiàn)金流的基本要求，滿足公司完成該合同的財務(wù)支付能力。對合同內(nèi)容進行稅務(wù)策劃、依據(jù)公司要求提出稅賦、相關(guān)財務(wù)票據(jù)要求。審核合同付款是否符合公司的年度預(yù)算。審核合同的價格、支付方式、期限等條款，按要求履行收款、付款等。協(xié)助合同主辦部門跟蹤公司和合同方在履行合同的過程中的適時財務(wù)狀況，若發(fā)現(xiàn)異常，及時通知合同主辦部門、成本部或直接向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。人力行政部職責(zé)制定公司的合同統(tǒng)一編號規(guī)則。合同簽訂時的用印手續(xù)。合同原件和相關(guān)資料的歸檔、分發(fā)工作。規(guī)范公司內(nèi)部的授權(quán)行為，制作公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的授權(quán)委托書。參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解，負責(zé)處理合同履行過程中發(fā)生的訴訟、仲裁案件。法務(wù)職責(zé)負責(zé)對公司的所有合同進行法律審核，提供法律意見或法律顧問支持。參與公司各類標(biāo)準(zhǔn)合同的審核確定。負責(zé)對公司簽署的各類非標(biāo)準(zhǔn)合同，主合同修改部分及合同附件的法律風(fēng)險的審核。負責(zé)對非招標(biāo)方式確定的各類合同單位進行工商年檢、稅務(wù)年檢、財務(wù)報表、審計報告及其他必要的財務(wù)證明文件的核準(zhǔn)。組織進行合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解，負責(zé)處理合同履行過程中發(fā)生的訴訟、仲裁案件。第四章合同談判合同洽談準(zhǔn)備工作：合同主辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，需要與其他法人或自然人建立合同關(guān)系的，應(yīng)事先準(zhǔn)備技術(shù)和業(yè)務(wù)要求、商務(wù)條件等資料，對合同內(nèi)容做好談判準(zhǔn)備,了解相關(guān)法律政策、背景材料及專業(yè)知識，做好對方資信調(diào)查等合同洽談前的各項準(zhǔn)備工作。合同談判：合同談判由主辦部門負責(zé)組織，必須有成本部人員參加，其余人員根據(jù)需要工作需要參與。第五章合同起草待簽訂的合同如有標(biāo)準(zhǔn)合同文本則盡量采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，如沒有標(biāo)準(zhǔn)合同文本，則由合同主辦部門負責(zé)草擬。在合同談判中盡量由我方起草合同為主。政府部門規(guī)定的合同規(guī)范文本或在一些特殊壟斷行業(yè)，對方提供合同文件形式的，公司相關(guān)部門會簽審核后，認為需要增加、刪除或變更某些條款的，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)告知對方，并與之協(xié)商后列出補充條款進行補充和調(diào)整。第六章合同的審批與簽訂公司根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、管控模式、合同金額等因素實行合同的分級審批制度。董事長審批總價****萬以上和投資、擔(dān)保、借款類合同，其余各類合同由總經(jīng)理或其授權(quán)人進行審批。合同的審核、審批流程見《合同管理流程》。（審批表格見表附件一）為提高合同流轉(zhuǎn)的速度，各環(huán)節(jié)審核工作一般應(yīng)在1天內(nèi)完成，特殊情況（出差、開會、或合同較為復(fù)雜等原因）可視情況最多延長至2天。盡可能確保合同流轉(zhuǎn)的整個期間控制在7個工作日內(nèi)?？刹捎秒娫?、傳真進行異地審核簽署，事后補簽的方式加快流轉(zhuǎn)速度。第七章合同履行合同簽訂后10個工作日內(nèi)，如有必要，由主辦部門組織合同交底。（交底表格見附件二）合同生效后，各類合同的履行部門必須指定專人（合同跟蹤人）監(jiān)督合同雙方的履約情況，并按合同約定落實雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同款支付時，由合同跟蹤人填寫《付款審批表》（見附件三），報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后付款，****萬以下由總經(jīng)理審批后即可付款，*****萬以上由董事長審批后方可付款。在合同履行過程中，一旦出現(xiàn)合同對方違約的情況，合同跟蹤人必須保留和收集有關(guān)證據(jù)，并及時報告領(lǐng)導(dǎo)，由其會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行處理。合同的履行跟蹤應(yīng)實行嚴格的管理，分工明確，責(zé)任清楚，層層落實。第八章合同變更工程類、材料設(shè)備采購類合同的設(shè)計變更、工程洽商及現(xiàn)場簽證按照合同約定的方式進行處理。當(dāng)累計變更費用超過合同總價的5%以上，合同雙方應(yīng)以補充協(xié)議的形式進行確認；并由執(zhí)行部門寫出詳細的書面報告澄清原因，陳述超出理由，否則一律不予納入結(jié)算中。如因情況發(fā)生變化，我方需要對合同進行變更，公司合同跟蹤人應(yīng)立即請示公司相關(guān)負責(zé)人，并按照合同簽訂審批程序中職責(zé)權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批后，由其會同相關(guān)部門共同研討變更的風(fēng)險和處理的方法，并與對方進行協(xié)商。如對方提出變更合同，跟蹤人應(yīng)及時報告公司相關(guān)負責(zé)人，由其會同相關(guān)部門研究是否同意其變更要求，并將情況報請有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)決定（按照合同審批權(quán)限確定報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)最終審批）。如我方拒絕對方變更要求但對方仍然實際變更，應(yīng)按違約處理。原則上應(yīng)及時根據(jù)合同變更情況與對方簽訂相應(yīng)的補充協(xié)議，并按原合同的審批程序進行流轉(zhuǎn)。跟蹤人和部門負責(zé)人應(yīng)對合同變更過程中的有關(guān)事實進行證據(jù)收集，避免造成公司損失。第九章合同終止合同履行完畢、合同解除、合同義務(wù)免除或出現(xiàn)其他不必繼續(xù)履行合同的情況時，合同跟蹤人在支付最后一筆結(jié)算款時，如需結(jié)算，則結(jié)算完畢后進行款項支付。合同終止過程中如果發(fā)生補償問題，合同有規(guī)定的，按合同規(guī)定執(zhí)行，合同無規(guī)定的，遵循另行簽訂補充協(xié)議、補償條款的原則，由合同雙方協(xié)商解決，補充協(xié)議，按照合同簽訂審批程序及權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。合同終止后兩周內(nèi)，由經(jīng)辦部門填寫《合同執(zhí)行情況評價表》（見附件四）。重大合同終止后一個月內(nèi)，成本部需組織合同執(zhí)行情況評估會，經(jīng)辦部門及各專業(yè)相關(guān)人員參加會議，由經(jīng)辦部門對合同執(zhí)行過程中的時間、質(zhì)量、成本、配合等問題進行總結(jié)，由參會人員對合作方進行綜合評估，評估結(jié)果作為選擇合格供應(yīng)商的重要依據(jù)之一。第十章合同檔案管理合同執(zhí)行過程中，合同原件（包括合同文本、相關(guān)補充協(xié)議、合同審批表等）均需在人力行政部進行存檔備案，財務(wù)部需留存一份合同原件，經(jīng)辦部門及相關(guān)部門可備有合同文本資料的復(fù)印件。合同進行結(jié)算后，合同執(zhí)行部門應(yīng)公司應(yīng)按照《檔案管理制度》有關(guān)規(guī)定定期向人力行政部移交合同檔案。合同履行過程中的所有書面材料（包括往來信函、證據(jù)等），應(yīng)由各業(yè)務(wù)主管部門暫存，定期向公司人力行政部存檔。合同文本保管應(yīng)及時整理、分類、歸檔、保存，以便復(fù)查或借閱使用。公司各部門應(yīng)針對部門所有合同設(shè)立合同臺帳，臺帳應(yīng)包括合同的簽訂、履行、結(jié)算等動態(tài)情況。合同用章的使用及保管見《印章管理制度》有關(guān)規(guī)定。關(guān)于合同的借閱、借用、保管期限、保密、銷毀等具體規(guī)定按照《檔案管理制度》規(guī)定執(zhí)行。第十一章獎懲管理對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟損失的可以予以獎勵。合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失。未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同。為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書。應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。公司履行合同未經(jīng)對方當(dāng)事人確認。遺失重要證據(jù)。發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕，從而貽誤時機的。合同用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時報案和報告。未履行規(guī)定手續(xù)擅自在對方出具的確認書、索賠報告上簽字而給公司造成損失的。其他違反公司相關(guān)制度的。公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機關(guān)處理。第十二章附則本制度與相關(guān)制度、流程及相關(guān)描述文件配套使用。本制度未盡事宜或與新頒布的法律法規(guī)、其他有關(guān)規(guī)范性文件的規(guī)定沖突的，以法律法規(guī)、其他有關(guān)規(guī)范性文件的規(guī)定為準(zhǔn)。本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)制度如與本制度沖突，以本制度為準(zhǔn)。本制度的解釋權(quán)屬于公司成本部。附件一合同審批表合同審批表項目名稱:合同名稱:合同簽約單位：擬簽合同金額：經(jīng)辦人：合同會簽意見簡述述主辦部門：負責(zé)人：成本部意見：財務(wù)部意見：法務(wù)意見：主辦部門反饋意見見：分管副總意見：成本分管副總意見見：總經(jīng)理意見：董事長意見：附件二合同交底記錄表合同交底記錄項目名稱合同名稱合同類型合同主辦部門合同交底擬參加部門主辦部門交底參與人員合同交底核準(zhǔn)（由公司成本分管副副總核準(zhǔn)）合同交底實施合同交底時間合同交底地點合同交底主要