3/3淺議適應新形勢的高校住房檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃-檔案管理論文

近十年來，隨著社會福利保障機制的變化以及高等學校作為大型綜合性事業(yè)單位的社會性質(zhì)與文化性質(zhì)的進一步深入與發(fā)展，高等學校的教職工隊伍無論從數(shù)量上、涵蓋范圍上、人員構(gòu)成上不斷發(fā)生著改變進而帶來了人員隊伍的不斷壯大以及對新形勢下的社會福利保障機制的訴求不斷提升。在這種情況下，伴隨著新技術(shù)、新管理方式的不斷升級換代，如何規(guī)劃與設計高校教職工住房檔案的管理系統(tǒng)就成為了高校住房檔案管理過程中必須直接面對的問題。從住房檔案的發(fā)展歷史來看，各高等學校在以往的時間里都在住房改革與管理上投入了大量人力和物力，進行了大量的工作。在這些工作的進行過程中，高等學校的住房檔案管理人員不斷的吸取經(jīng)驗和教訓，并在實踐當中逐漸形成了具有該高等學校自身特色的住房檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范。這些已有的管理規(guī)范促進了高等學校在以往歷史時期對高等學校教職工住房的管理與維護工作的順利進行，也為高等學校的決策者提供了詳實可靠的數(shù)據(jù)，從而直接影響了高等學校的決策者對于教職工住房的傾斜程度，并且在很長的一段歷史時期內(nèi)，高等學校的住房檔案管理系統(tǒng)在一定程度上促進了高等學校的廣大教職工的住房狀況得到了多方面的改善。

近年來，高等學校與其它機關事業(yè)單位一樣，逐步取消了福利分房，目前的住房檔案管理方式已經(jīng)更多的傾向于一方面為高等學校的教學樓、實驗樓等工作場所提供維護檔案，另一方面為高等學校原有的自行修建的宿舍樓、住宅樓提供維護檔案。從某種角度而言，現(xiàn)階段，大部分的高等學校的住房檔案管理已經(jīng)逐漸向物業(yè)管理傾斜，可以預見的是，在不遠的將來，高等學校的住房檔案管理會逐漸演變成以高效后勤為主體的大型物業(yè)的核心組成部分。實際上，大多數(shù)高等學校的住房檔案管理已經(jīng)漸漸失去了其原有的存在基礎，逐漸走向淘汰。在這種形式下，如何將高校住房檔案管理數(shù)據(jù)化、信息化并與新形勢下高等學校的日益發(fā)展的新訴求結(jié)合起來，就成為了高等學校住房檔案管理系統(tǒng)所需要解決的問題。

從高校住房檔案本身而言，高校住房檔案本身并不僅僅反映了高等學校所擁有的校產(chǎn)住房的狀況與所有權(quán)，還反映了高等學校住房的所有者即高等學校的教職工的住房擁有狀況或者可以說反映了高等學校教職工的財產(chǎn)狀況。財產(chǎn)狀況可以從側(cè)面揭示了高等學校教職工的切實需要，以及高等學校的決策者采用何種辦法對高等學校進行激勵的效果可以達到最大化。因而高等學校的住房檔案管理系統(tǒng)就要從高等學校住房的所有者的角度出發(fā)，為高等學校的決策者提供詳實的分析數(shù)據(jù)進而促進高等學校的決策者的新政策法規(guī)的制定。

從高等學校住房檔案自身的范圍來看，高等學校住房檔案既包括教工所獲得的福利分房也包括高等學校學生的集體宿舍以及外來專家、國外訪問學者等校外人員的臨時性宿舍，這些宿舍的管理在以往的高等學校住房檔案管理中，僅僅局限于對高等學校自身房產(chǎn)狀況的管理，而缺乏對房產(chǎn)住戶的統(tǒng)一了解，以及詳細的信息記錄。在這種情況下，高等學校的住房檔案管理僅僅能夠提供給高等學校的決策者房產(chǎn)狀況，乃至學校不動產(chǎn)的狀況，而不能真實的反應高等學校教職工的流動、高等學校學生的流動、高等學校外來人員的流動情況。

從以上情況可以看出，高等學校住房檔案管理系統(tǒng)的建立需要從以下三個角度入手。首先高等學校的住房檔案要本著以人為本的原則，在以往的住房狀況的記錄過程中，著重加入高等學校住房的所有者和實際住戶的基本信息以及其它相關信息，這樣一方面可以為高等學校決策者提供數(shù)據(jù)基礎，另一方面可以為高等學校的住房福利傾斜政策的設定提供重要的參考依據(jù)。其次，高等學校的住房檔案系統(tǒng)要堅持從固定住戶和流動用戶入手，盡量從多角度、多側(cè)面了解流動住戶的需求與訴求，流動住戶因為其旁觀者的角度往往可以對所暫時居住的住房提出較為中肯的管理建議，這種建議也往往較容易施行，可以大大的提高高等學校住房住戶的滿意度，并且成本較低。對流動住戶的信息把握清楚，也有利于高等學校在發(fā)展與建設過程中涉及到的方方面面關系的理順。還可以協(xié)助高等學校的決策者對高等學校近年來各院系、各機關所邀請的外來訪問學者的情況進行了解，方便高等學校的決策者把握高等學校內(nèi)部各院系、各機關、各學術(shù)組織的工作動向與發(fā)展方向，進一步促進高等學校決策者的正確決策，長時間的積累以盡量避免朝令夕改的問題發(fā)生。再次，高等學校的住房檔案管理是一個長期的過程，也是一個積累的過程，這需要相應的工作人員在信息化之余，多看多走，多了解真實的住戶情況，多了解住戶的所思所想，協(xié)助高等學校的決策者緩和教職工與高等學校之間的矛盾，在高等學校事業(yè)單位住房福利政策消失的今天，為高等學校的決策者、領導者打開一條多元發(fā)展，多方聽取意見之路。

無論高等學校的住房檔案系統(tǒng)的建設與否都必須面對的是在新時期下，高校教