第二篇個(gè)人溝通技能第5章筆頭溝通：報(bào)告寫作本章基本要點(diǎn)筆頭溝通的作用、類型、特點(diǎn)及局限性受眾導(dǎo)向的信息組織原則筆頭溝通的語言組織和邏輯、結(jié)構(gòu)筆頭溝通的寫作過程1.筆頭溝通的作用和類型

筆頭溝通的作用(1)信息易于記錄和永久保存(2)使不在溝通現(xiàn)場的受眾能得到真實(shí)的信息(3)信息傳遞速度快（讀比聽快）(4)可以更多關(guān)注細(xì)節(jié)方面的信息(5)比口頭表達(dá)采用更為精確的用詞1.筆頭溝通的作用和類型

筆頭溝通的類型（P109）（1）紙張溝通（包括紙質(zhì)信件、報(bào)告、傳真等）書寫形式：古豎寫，今橫寫（yes,no)漢字的深意：團(tuán)隊(duì)，產(chǎn)與産，義與義（2）機(jī)器網(wǎng)絡(luò)溝通（包括電子郵件、QQ、MSN、電話、電子會(huì)議系統(tǒng)等）寫信很短2受眾導(dǎo)向的文字組織原則筆頭溝通的重要前提——對(duì)受眾的分析受眾導(dǎo)向的文字組織原則（1）受眾對(duì)信息的第一反應(yīng)會(huì)是什么（2）受眾到底需要多少信息（3）以何種方式編輯信息以激發(fā)受眾興趣（1）受眾對(duì)信息的第一反應(yīng)（是否有興趣）用主題句或首段顯示信息的重要性和相關(guān)性把應(yīng)付諸實(shí)施的內(nèi)容盡量簡化對(duì)信息內(nèi)容的實(shí)施，設(shè)定可行的截止日期信息越短越好（2）分析受眾到底需要多少信息受眾對(duì)于討論主題知道多少受眾對(duì)信息主題的常識(shí)來自平時(shí)閱讀還是個(gè)人經(jīng)驗(yàn)要受眾支持你的觀點(diǎn)，他們需要你提供哪些信息

例子：有個(gè)學(xué)生問某教授：“老師，您認(rèn)識(shí)百歲老人文懷沙嗎？”“我仔細(xì)考證過相關(guān)資料，他最多98歲”，“聽說他很有才華，是真的嗎？”“聽說他年輕的時(shí)候就好色，現(xiàn)在98了還好色！”如何編輯信息以激發(fā)受眾興趣站在受眾的立場為他們提供積極信息向受眾提供你們共同的經(jīng)歷、興趣、目標(biāo)和價(jià)值觀，用一致的感覺加強(qiáng)說服力注意受眾對(duì)于文章的語言、結(jié)構(gòu)和格式的偏好

例子：Ｐ１１１3筆頭溝通的語言組織技能筆頭溝通的語言組織邏輯：運(yùn)用演繹、歸納等推理方法，建立在論證、論據(jù)及結(jié)構(gòu)的有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上組織信息內(nèi)容。(1)最高層次邏輯：報(bào)告結(jié)構(gòu)

(2)中間層次邏輯：每個(gè)論點(diǎn)(3)基礎(chǔ)層次邏輯：每一句話

例子：Ｐ１１２4筆頭溝通的寫作過程（1）收集材料文獻(xiàn)材料第一手調(diào)查材料（2）組織觀點(diǎn)觀點(diǎn)分組選擇觀點(diǎn)和素材歸納標(biāo)題論據(jù)和結(jié)論編排（3）提煉材料概括主要觀點(diǎn)選擇論證材料快速說服對(duì)方惜字如金（4）起草文稿電腦寫作一氣呵成避免邊改邊寫不拘泥寫作順序（5）修改文稿注意時(shí)間間隔層次性修改寫作過程的五階段圖5報(bào)告的書寫報(bào)告的概念報(bào)告是一種搜集研究事實(shí)的人與由于某種目的而要求看報(bào)告的人之間的信息或建議的交流形式。報(bào)告的最終作用通常是作為行動(dòng)和決策的基礎(chǔ)。報(bào)告的類型

具體請(qǐng)看P115成功報(bào)告要具備的條件（1）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一（2）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該完整（3）所有的信息應(yīng)該準(zhǔn)確（4）基于邏輯分析和材料分類的寫作（5）內(nèi)容表述方式恰當(dāng)（6）報(bào)告寫作風(fēng)格應(yīng)簡單精煉，便于閱讀（7）盡量使所有可能的讀者都易于了解報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)1.內(nèi)容簡介2.報(bào)告正文3.最后部分參考P118-119Requisite:writingreportforyourleaderUnderstandingandThinkingPreparationOutlineLayout

StyleandExpressionProcessofreportwritingSkills&AttentionsConclusion報(bào)告寫作的基本要點(diǎn)Understanding:

聽取領(lǐng)導(dǎo)的要求；Thinking:

結(jié)合自己理解，再與領(lǐng)導(dǎo)溝通Viewpoints:

高屋建瓴、領(lǐng)會(huì)意圖、提煉核心、把握主要思想Evidences:

平時(shí)積累、資料收集、建立數(shù)據(jù)庫、歸類整理Structuring:

正敘、倒敘、插敘、演繹、歸納、例證（枚舉）、反證（排除）5.1UnderstandingandThinking5.2PreparationforWriting思想準(zhǔn)備：一般提前1-1.5個(gè)月做準(zhǔn)備材料準(zhǔn)備：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，平時(shí)有心收集材料，豐富數(shù)據(jù)庫，讓辦公室起樞紐作用明確性質(zhì)：階段性、半年、年度報(bào)告明確受眾：誰來聽報(bào)告明確目的：老總要講什么？達(dá)到什么目的和期望？5.3OutlineLayout設(shè)計(jì)報(bào)告框架思路——確定標(biāo)題和主體——可以由一個(gè)班子來討論題目設(shè)計(jì) 報(bào)告題目、一級(jí)子標(biāo)題、二級(jí)子標(biāo)題； 其中一級(jí)子標(biāo)題可以的單層式，也可以是復(fù)合式的。素材初步考慮——不要求有很詳細(xì)的設(shè)計(jì)，但有計(jì)劃OutlineLayout常規(guī)年度工作報(bào)告的一般性框架A過去一年的工作回顧：充分肯定成績、鼓舞士氣、以必要的數(shù)據(jù)說明，篇幅約整個(gè)報(bào)告的1/3）B內(nèi)、外部環(huán)境分析，提出下年度工作總體思路C確定工作目標(biāo)和工作任務(wù)（B+C約占1/2強(qiáng)）D完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施：人、財(cái)、物、黨、政、工、團(tuán)、婦，盡量面面俱到，盡管篇幅不多，但對(duì)各個(gè)部門都應(yīng)提到。E簡要總結(jié)，發(fā)出號(hào)召。內(nèi)容與表達(dá)匹配 ——報(bào)告的不同風(fēng)格相同內(nèi)容用不同的表達(dá)風(fēng)格

如上述報(bào)告框架也可改為：(A)現(xiàn)狀分析;(B)目標(biāo)確定;(C)對(duì)策建議表達(dá)與風(fēng)格整合----惜墨如金----揮毫潑墨5.4StyleandExpression5.5

報(bào)告寫作過程聆聽構(gòu)思選材草稿反饋提煉修改編輯復(fù)查對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)提出的修改意見，自己不要再修改；在給領(lǐng)導(dǎo)審閱之前可交給有關(guān)部門提供反饋；上述過程可以根據(jù)自身特點(diǎn)，選擇自己風(fēng)格。5.6Skills&AttentionSkillsforinspirationandstructuring----Brainstorming----Freewriting----ConvergentthinkingMaterialorganizing----Fact-orientation,subjectivedescription----Connectingpoint,lineandscope,focusingmainpointwhileconsideringall----Short,simpleandconcretelanguage----SustainableaccumulatingmaterialsComplyingwiththewritingruleofreportNotbeingsuperiortotheleader’stoplevelofcapability(leader’sbackground;knowledge,etc)Payingattentiontothelogicandexpressiveskills(lessadjective,lesssplendidwords,etc)Improvingthededuction,analyzingandunderstandingcapabilitytogetaccesstotheessenceofviewpoints5.6Skills&Attention5.7結(jié)論寫報(bào)告心得：理解和思考是靈魂條理和提綱是骨架形式和表達(dá)是血肉