辦文-公文定作培訓(xùn)辦文-公文定作培訓(xùn)辦文-公文定作培訓(xùn)目錄

Contents公文的特點1公文的作用2公文的種類3公文的格式4行文規(guī)則5常用公文寫作要求62公文的特點作者的法定性體式的規(guī)范性制作的程序性作用的權(quán)威性3目錄

Contents公文的特點1公文的作用2公文的種類3公文的格式4行文規(guī)則5常用公文寫作要求64公文的作用領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用準(zhǔn)繩和規(guī)范作用聯(lián)系和溝通作用宣傳和教育作用依據(jù)和憑證作用5目錄

Contents公文的特點1公文的作用2公文的種類3公文的格式4行文規(guī)則5常用公文寫作要求626公文的種類根據(jù)國務(wù)院辦公廳頒發(fā)的《國家行政機(jī)關(guān)公文管理辦法》的規(guī)定，國家行政機(jī)關(guān)的公文主要有12類13種。（命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要）根據(jù)《中國××股份有限公司××分公司公文處理規(guī)定》，目前××分公司發(fā)文共有15種，其中通用公文文種8種，專用公文文種7種。

一、通用公文1.決定：適用于對重大事項或者重大行動做出安排，適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項

2.請示：適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。

3.報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。

4.通知：適用于發(fā)布內(nèi)部規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項。

5.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。

6.通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。7公文的種類

8.函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。二、專用公文1.會議通知：適用于下發(fā)會議類通知。

2.會議紀(jì)要（決議）：適用于記載、傳達(dá)會議精神和會議決定的事項。

3.備忘錄：適用于記載備查的公司負(fù)責(zé)人確定的非決策性事項、相關(guān)部門共同約定的事項等。

4.簽報：適用于部門向公司負(fù)責(zé)人請示和匯報工作，提出意見和建議。5.工作聯(lián)系單：適用于內(nèi)部的公司及公司之間、公司內(nèi)部各部門之間商洽業(yè)務(wù)、交接工作。6.工作通報：適用于對重要工作情況進(jìn)行通報。

7.電子函件：適用于公司內(nèi)部一般性通知事項和工作布置。

公司部門文件：用于公司的一般性專業(yè)事項和部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項。8目錄

Contents公文的特點1公文的作用2公文的種類3公文的格式行文規(guī)則5常用公文寫作要求624439公文的格式公文一般一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文時間、附注、附件、主題詞、抄送單位、擬文部門、會簽部門、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。函可省略主題詞、擬文部門、印發(fā)單位和印發(fā)時間等部分。（公司新的發(fā)文規(guī)定未要求輸入主題詞，對政府發(fā)文可手動輸入主題詞）

1.涉及國家、企業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中“絕密”、“機(jī)密”級公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。

2.緊急公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明“特急”、“急件”。特急件的確認(rèn)，應(yīng)以公司領(lǐng)導(dǎo)簽字為準(zhǔn)。

3.公司文件、函件的發(fā)文單位標(biāo)識，分別為套紅的“中國××股份有限公司××分公司文件”、“中國××股份有限公司××分公司電子函件”。4.發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。發(fā)文字號中的序號不編虛位。（1）公司文件發(fā)文字號為“中××××[xxxx]xxxx號，其中“中××××”為發(fā)文代字，“[xxxx]”為年份，“xxxx”為序號。（以下類推）。（2）××××函件發(fā)文字號為“中××××函[xxxx]xxxx號”，其中“中××××函”為發(fā)文代字。

5.上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的部門、姓名和電話。10公文的格式6.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文文種。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件可加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件，公文標(biāo)題應(yīng)避免重復(fù)用語和相同文種。7.主送單位指公文的主要受理單位，抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉的其它單位。主送、抄送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。兩個以上的主送單位，可區(qū)別情況，按國家行政區(qū)劃、行政機(jī)關(guān)的排序排列，或按先大后小、先外后內(nèi)的原則排列。8.通用公文均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章上不壓正文、下壓成文日期。9.成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。10.公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加圓括號標(biāo)注。11.擬文部門名稱使用規(guī)范簡稱。12.印發(fā)日期為打印完成的日期。13.文字從左至右橫寫、橫排。11目錄

Contents公文的特點1公文的作用2公文的種類3公文的格式行文規(guī)則5常用公文寫作要求62443445412行文規(guī)則行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。語言要求：平實、簡明、準(zhǔn)確、莊重行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，向上級單位行上行文，向下級單位行下行文，一般不得越級請示和報告。報送通用公文的文件版頭為公司的，其主送單位也應(yīng)該選擇報送上級公司。文件版頭為黨組的，其主送單位也應(yīng)該選擇報送上級單位的黨組。文件版頭為工會的，其主送單位也應(yīng)該選擇報送上級單位的工會。公司各部門不得對外直接行文?！罢埵尽笔马椧鞔_、具體；應(yīng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其它單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位。請示結(jié)束語用“妥否，請批示。”最后使用“?！保荒苡谩?”?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。報告上級單位的事項，上級單位是不負(fù)責(zé)批復(fù)的。報告的結(jié)束語用“特此報告?！弊詈笫褂谩?。”，不能用“!”。除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。13行文規(guī)則人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文，先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，前者加書名號，后者加括號。如《關(guān)于印發(fā)<中國××廣東公司重要事項報告制度>的通知》(中××粵[2009]1360號)。時間應(yīng)寫明具體的年、月、日，必要時可具體到更小的時間單位。正文每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。14行文規(guī)則（集團(tuán)、省公司要求）通用公文中的正文、主件只適宜以文字形式表述。PPT文檔只適宜作為輔助性、補(bǔ)充性、說明性、背景性的附件材料。市分公司本部各部室（中心）、各縣（市、區(qū)）分公司向市分公司報送正式公文，正文和附件一律不得使用PPT文檔。否則，將一律退回重報。市分公司本部各部室（中心）向省公司報送正式公文，如正文和附件使用了PPT文檔的，將一律退回修改。市分公司本部各部室（中心）、各縣（市、區(qū)）分公司向下發(fā)文，正文和主要附件不能使用PPT文檔。PPT文檔只能作為參考附件下發(fā)。各部門、各單位如在下發(fā)文件時有涉及到客戶的資料附件，必須指定專人進(jìn)行點對點地發(fā)送，不要簡單作為文件附件進(jìn)行打包普發(fā)。15行文規(guī)則（市公司要求）控制文件規(guī)格。凡是可以用部門文件解決的問題，不發(fā)公司文件；可以用電子函件解決的問題，不發(fā)正式文件。減少文件數(shù)量。部門會議通知、日常工作布置和各種征求意見等事務(wù)性工作安排，可通過電話、傳真、OA郵件、天翼live、寬樂通信等方式辦理，原則上一律不發(fā)公文。壓縮文件篇幅。發(fā)文字?jǐn)?shù)一般應(yīng)控制在3000字以內(nèi)。提高文件質(zhì)量。起草文件和講話稿要注重針對性、指導(dǎo)性和可操作性，突出主題，開門見山，減少關(guān)于重要性或意義的一般性論述。

具體可以查閱《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范和精簡公文的通知》（中××××〔2010〕170號）16目錄

Contents公文的特點1公文的作用2公文的種類3公文的格式行文規(guī)則5常用公文寫作要求62443446435176.1通用公文寫作要求—通知標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三要素組成，可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。如政府機(jī)關(guān)發(fā)文“××市勞動和社會保障局關(guān)于××的通知”，公司發(fā)文“關(guān)于××的通知”。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知的標(biāo)題中的事由是所批轉(zhuǎn)、所轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱。主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱。正文：前言：寫明制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)或情況。主體：寫明通知事項。常分條寫出，條目分明。結(jié)尾：用習(xí)慣用語“特此通知”結(jié)尾；或事項結(jié)束自然結(jié)尾；或再次點明主題或做必要說明以引起重視。4.類型：分為批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、傳達(dá)通知和任免通知四大類。①批轉(zhuǎn)通知：批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文，常見的有以下幾種情況：批轉(zhuǎn)帶有普遍性的重要事項的解決意見；批轉(zhuǎn)需引起各地重視和執(zhí)行的重要問題。②轉(zhuǎn)發(fā)通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。③傳達(dá)通知：用于傳達(dá)下級機(jī)關(guān)辦理或需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項。186.1通用公文寫作要求—通知主要有印發(fā)通知、單項事項通知、會議通知。④任免通知：任命和免去干部職務(wù)，在人力資源部門用通知。5.注意事項①不能超越職權(quán)，給不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)文；

②不能向上級機(jī)關(guān)發(fā)通知；③轉(zhuǎn)發(fā)性通知不能照搬照抄。④通知最后不能用“特此通知。”等結(jié)束語。19自己給自己下文6.1.1不妥公文分析

主送/抄送單位不正確。“通知”文體是下行文，主送單位應(yīng)是管理的業(yè)務(wù)部門或局。計財部及業(yè)務(wù)支持中心應(yīng)改為抄送，抄送單位的大客戶部/客戶服務(wù)中心應(yīng)改為主送。

6.1.2不妥公文分析21錯誤原因：部室文件“通知”了平行部門。修改建議：應(yīng)將在大客戶部改為抄送單位。大客戶部6.1.3不妥公文分析226.1.4不妥公文分析因此文件涉及預(yù)算，如從標(biāo)題看，應(yīng)該是預(yù)算委員會辦公室（財務(wù)部）發(fā)文，但該文件的內(nèi)容是節(jié)能減排，如要下文，則要會簽或刪除非本部門職責(zé)負(fù)責(zé)的相關(guān)文字。關(guān)于下達(dá)電費成本的通知236.2通用公文寫作要求—請示標(biāo)題：由制發(fā)機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三要素組成，一般情況下省略制發(fā)機(jī)關(guān)名稱。如公司發(fā)文“關(guān)于××的請示”?！吧暾垺?、“要求”、“請求”都不符合規(guī)定主送機(jī)關(guān)：只能有一個正文：請示的原因：直接陳述情況，闡述理由。目的在于為請示事項提供充分的根據(jù)。用“為此，特作請示如下”、“為此，請示如下”過渡到下一部分。請示的事項：說明請示什么，明確寫明要求指示、批準(zhǔn)、解答的是什么事項。結(jié)尾語：以簡短的文字概括請示的要求，進(jìn)一步點明目的。目的要肯定，語氣要謙和。多用“上述意見，是否妥當(dāng)，請指示”、“以上要求，請予審批”、“以上請示，請予批復(fù)”等語。注意事項一文一事一個主送機(jī)關(guān)逐級請示246.3通用公文寫作要求—報告報告及請示的區(qū)別行文的目的不同：報告用于向上級匯報工作，反應(yīng)情況，不需要批復(fù)。請示用于請求上級批示或批準(zhǔn)，需上級機(jī)關(guān)批復(fù)。行文的時間不同：報告是在工作之后向上級所作的匯報，請示則是工作開展之前所作的請求。收文處理不同：上級機(jī)關(guān)收到下級機(jī)關(guān)的請示后一定要批復(fù)，而收到報告后只把它作為上級機(jī)關(guān)決策或指導(dǎo)工作的依據(jù)。寫作要點標(biāo)題：報告是正式公文，標(biāo)題必須符合公文標(biāo)題要求。在文種前一般不要加此報告的由來，如“總結(jié)”、“調(diào)查”等；也不要在文件前加涉及報告內(nèi)容或?qū)懛ǖ淖衷~，如“工作”、“情況”、“綜合”、“專題”等。如“關(guān)于城鎮(zhèn)扶貧工作的報告”，不要寫成“關(guān)于城鎮(zhèn)扶貧工作的情況報告”主送機(jī)關(guān)：報告是上行文，只能有一個，且不能送給領(lǐng)導(dǎo)個人。正文：報告的正文寫法因報告的作用不同而有所不同，多數(shù)報告的正文分為事由和事項兩部分。事由主要陳述為什么要寫這份報告，把情況及前因后果寫清楚，必要時可有情況及數(shù)據(jù)比較事項寫工作步驟、措施、效果，也可以寫工作意見、建議和應(yīng)注意的問題。如果同一問題的事項比較多，可以分條分項寫出。報告事項的最后，單獨成段的結(jié)束語可寫“特此報告”，“專此報告”。不能寫成“以上報告，請批示（指示）”等注意事項敘述事實、情況，要用概敘的表達(dá)方式重點突出，中心明確，做到一事一報。報告中不要夾帶請示事項，不能向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提出批復(fù)、批示要求。25關(guān)于新購生產(chǎn)用車的申請

申請不是公文，應(yīng)改為請示6.3.1不妥公文分析6.3.2不妥公文分析

報告無需批復(fù)

報告=請示6.3.3不妥公文分析6.4通用公文寫作要求—批復(fù)標(biāo)題：按公文要求由制發(fā)機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三要素組成。主送機(jī)關(guān)：只主送請示機(jī)關(guān)，即誰請示批復(fù)給誰，其協(xié)辦或需知批復(fù)內(nèi)容的機(jī)關(guān)一律抄報、抄送。正文：由引據(jù)和答復(fù)兩部分組成引據(jù)是正文的開頭部分，寫明是針對何文所作的批復(fù)答復(fù)：針對請示事項作出答復(fù)。對來文不能僅表態(tài)同意，同意什么，什么意見，應(yīng)注意什么，都要寫清楚。不同意的批復(fù)也要寫明理由。結(jié)尾部分多用“此復(fù)”、“特此批復(fù)”結(jié)束全文。如果在引據(jù)詞語后有“批復(fù)如下”，則不另寫結(jié)束語。注意事項收到請示，必須批復(fù)。批復(fù)要慎重。批復(fù)的語氣要肯定。296.4.1不妥公文分析6.5通用公文寫作要求—函標(biāo)題：使用機(jī)關(guān)公文的正式標(biāo)題，不能以“函”、“復(fù)函”來代替標(biāo)題。主送機(jī)關(guān)：一般情況下只主送一個單位。如有幾個單位聯(lián)合詢問有關(guān)事項，則答復(fù)也同時主送幾個詢問的單位。正文：一般有三個層次，開頭、主體、結(jié)尾。開頭說明發(fā)函原因，或講明情況，或敘述問題的由來，或引敘對方來文做引言。主體說明發(fā)函所聯(lián)系、商洽、詢問、請求或答復(fù)的事情，提出要求或解答對方的詢問，指出解決的辦法，有的還提出處理意見。結(jié)尾根據(jù)函的內(nèi)容，可有可無。有的多用習(xí)慣結(jié)尾語，如“專此函告”、“特此函達(dá)”、“請審核批準(zhǔn)”、“特此函詢，請復(fù)”等。注意事項函是正式公文，必須具備正式的公文格式，不要把函當(dāng)公務(wù)信件、電子函件。316.5.1不妥公文分析6.5.2不妥公文分析6.6.1部分專用公文及通用公文的使用區(qū)別簽報：1.“簽報”的作用其實是及通用公文中的“請示、報告”是一致的，它的區(qū)別主要在：（1）簽報主要用于本公司內(nèi)部；請示、報告主要用于本公司外部，向上級單位請示、匯報相關(guān)工作。（2）簽報報送的主送對象是人（公司負(fù)責(zé)人）；請示、報告主送對象是單位（上級單位）2.注意事項：（1）一文一事（2）一個主送機(jī)關(guān)（人）（3）逐級請示34工作聯(lián)系單：1.“工作聯(lián)系單”

及通用公文中的“函”的區(qū)別主要在：（1）工