辦文-公文定作培訓(xùn)辦文-公文定作培訓(xùn)辦文-公文定作培訓(xùn)目錄

Contents公文的特點(diǎn)1公文的作用2公文的種類3公文的格式4行文規(guī)則5常用公文寫作要求62公文的特點(diǎn)作者的法定性體式的規(guī)范性制作的程序性作用的權(quán)威性3目錄

Contents公文的特點(diǎn)1公文的作用2公文的種類3公文的格式4行文規(guī)則5常用公文寫作要求64公文的作用領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用準(zhǔn)繩和規(guī)范作用聯(lián)系和溝通作用宣傳和教育作用依據(jù)和憑證作用5目錄

Contents公文的特點(diǎn)1公文的作用2公文的種類3公文的格式4行文規(guī)則5常用公文寫作要求626公文的種類根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳頒發(fā)的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文管理辦法》的規(guī)定，國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文主要有12類13種。（命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要）根據(jù)《中國(guó)××股份有限公司××分公司公文處理規(guī)定》，目前××分公司發(fā)文共有15種，其中通用公文文種8種，專用公文文種7種。

一、通用公文1.決定：適用于對(duì)重大事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)

2.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

3.報(bào)告：適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)。

4.通知：適用于發(fā)布內(nèi)部規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)。

5.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

6.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

7.意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。7公文的種類

8.函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。二、專用公文1.會(huì)議通知：適用于下發(fā)會(huì)議類通知。

2.會(huì)議紀(jì)要（決議）：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議精神和會(huì)議決定的事項(xiàng)。

3.備忘錄：適用于記載備查的公司負(fù)責(zé)人確定的非決策性事項(xiàng)、相關(guān)部門共同約定的事項(xiàng)等。

4.簽報(bào)：適用于部門向公司負(fù)責(zé)人請(qǐng)示和匯報(bào)工作，提出意見(jiàn)和建議。5.工作聯(lián)系單：適用于內(nèi)部的公司及公司之間、公司內(nèi)部各部門之間商洽業(yè)務(wù)、交接工作。6.工作通報(bào)：適用于對(duì)重要工作情況進(jìn)行通報(bào)。

7.電子函件：適用于公司內(nèi)部一般性通知事項(xiàng)和工作布置。

公司部門文件：用于公司的一般性專業(yè)事項(xiàng)和部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。8目錄

Contents公文的特點(diǎn)1公文的作用2公文的種類3公文的格式行文規(guī)則5常用公文寫作要求624439公文的格式公文一般一般由秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、印章、成文時(shí)間、附注、附件、主題詞、抄送單位、擬文部門、會(huì)簽部門、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。函可省略主題詞、擬文部門、印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間等部分。（公司新的發(fā)文規(guī)定未要求輸入主題詞，對(duì)政府發(fā)文可手動(dòng)輸入主題詞）

1.涉及國(guó)家、企業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。

2.緊急公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明“特急”、“急件”。特急件的確認(rèn)，應(yīng)以公司領(lǐng)導(dǎo)簽字為準(zhǔn)。

3.公司文件、函件的發(fā)文單位標(biāo)識(shí)，分別為套紅的“中國(guó)××股份有限公司××分公司文件”、“中國(guó)××股份有限公司××分公司電子函件”。4.發(fā)文字號(hào)，包括單位代字、年份、序號(hào)。發(fā)文字號(hào)中的序號(hào)不編虛位。（1）公司文件發(fā)文字號(hào)為“中××××[xxxx]xxxx號(hào)，其中“中××××”為發(fā)文代字，“[xxxx]”為年份，“xxxx”為序號(hào)。（以下類推）。（2）××××函件發(fā)文字號(hào)為“中××××函[xxxx]xxxx號(hào)”，其中“中××××函”為發(fā)文代字。

5.上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的部門、姓名和電話。10公文的格式6.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文文種。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件可加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件，公文標(biāo)題應(yīng)避免重復(fù)用語(yǔ)和相同文種。7.主送單位指公文的主要受理單位，抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉的其它單位。主送、抄送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。兩個(gè)以上的主送單位，可區(qū)別情況，按國(guó)家行政區(qū)劃、行政機(jī)關(guān)的排序排列，或按先大后小、先外后內(nèi)的原則排列。8.通用公文均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章上不壓正文、下壓成文日期。9.成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。10.公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加圓括號(hào)標(biāo)注。11.擬文部門名稱使用規(guī)范簡(jiǎn)稱。12.印發(fā)日期為打印完成的日期。13.文字從左至右橫寫、橫排。11目錄

Contents公文的特點(diǎn)1公文的作用2公文的種類3公文的格式行文規(guī)則5常用公文寫作要求62443445412行文規(guī)則行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。語(yǔ)言要求：平實(shí)、簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、莊重行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，向上級(jí)單位行上行文，向下級(jí)單位行下行文，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。報(bào)送通用公文的文件版頭為公司的，其主送單位也應(yīng)該選擇報(bào)送上級(jí)公司。文件版頭為黨組的，其主送單位也應(yīng)該選擇報(bào)送上級(jí)單位的黨組。文件版頭為工會(huì)的，其主送單位也應(yīng)該選擇報(bào)送上級(jí)單位的工會(huì)。公司各部門不得對(duì)外直接行文?！罢?qǐng)示”事項(xiàng)要明確、具體；應(yīng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其它單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)單位。請(qǐng)示結(jié)束語(yǔ)用“妥否，請(qǐng)批示?！弊詈笫褂谩??！保荒苡谩?”?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。報(bào)告上級(jí)單位的事項(xiàng)，上級(jí)單位是不負(fù)責(zé)批復(fù)的。報(bào)告的結(jié)束語(yǔ)用“特此報(bào)告?！弊詈笫褂谩啊！保荒苡谩?”。除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。13行文規(guī)則人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文，先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，前者加書名號(hào)，后者加括號(hào)。如《關(guān)于印發(fā)<中國(guó)××廣東公司重要事項(xiàng)報(bào)告制度>的通知》(中××粵[2009]1360號(hào))。時(shí)間應(yīng)寫明具體的年、月、日，必要時(shí)可具體到更小的時(shí)間單位。正文每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。14行文規(guī)則（集團(tuán)、省公司要求）通用公文中的正文、主件只適宜以文字形式表述。PPT文檔只適宜作為輔助性、補(bǔ)充性、說(shuō)明性、背景性的附件材料。市分公司本部各部室（中心）、各縣（市、區(qū)）分公司向市分公司報(bào)送正式公文，正文和附件一律不得使用PPT文檔。否則，將一律退回重報(bào)。市分公司本部各部室（中心）向省公司報(bào)送正式公文，如正文和附件使用了PPT文檔的，將一律退回修改。市分公司本部各部室（中心）、各縣（市、區(qū)）分公司向下發(fā)文，正文和主要附件不能使用PPT文檔。PPT文檔只能作為參考附件下發(fā)。各部門、各單位如在下發(fā)文件時(shí)有涉及到客戶的資料附件，必須指定專人進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)地發(fā)送，不要簡(jiǎn)單作為文件附件進(jìn)行打包普發(fā)。15行文規(guī)則（市公司要求）控制文件規(guī)格。凡是可以用部門文件解決的問(wèn)題，不發(fā)公司文件；可以用電子函件解決的問(wèn)題，不發(fā)正式文件。減少文件數(shù)量。部門會(huì)議通知、日常工作布置和各種征求意見(jiàn)等事務(wù)性工作安排，可通過(guò)電話、傳真、OA郵件、天翼live、寬樂(lè)通信等方式辦理，原則上一律不發(fā)公文。壓縮文件篇幅。發(fā)文字?jǐn)?shù)一般應(yīng)控制在3000字以內(nèi)。提高文件質(zhì)量。起草文件和講話稿要注重針對(duì)性、指導(dǎo)性和可操作性，突出主題，開(kāi)門見(jiàn)山，減少關(guān)于重要性或意義的一般性論述。

具體可以查閱《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范和精簡(jiǎn)公文的通知》（中××××〔2010〕170號(hào)）16目錄

Contents公文的特點(diǎn)1公文的作用2公文的種類3公文的格式行文規(guī)則5常用公文寫作要求62443446435176.1通用公文寫作要求—通知標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三要素組成，可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。如政府機(jī)關(guān)發(fā)文“××市勞動(dòng)和社會(huì)保障局關(guān)于××的通知”，公司發(fā)文“關(guān)于××的通知”。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知的標(biāo)題中的事由是所批轉(zhuǎn)、所轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱。主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。正文：前言：寫明制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)或情況。主體：寫明通知事項(xiàng)。常分條寫出，條目分明。結(jié)尾：用習(xí)慣用語(yǔ)“特此通知”結(jié)尾；或事項(xiàng)結(jié)束自然結(jié)尾；或再次點(diǎn)明主題或做必要說(shuō)明以引起重視。4.類型：分為批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、傳達(dá)通知和任免通知四大類。①批轉(zhuǎn)通知：批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，常見(jiàn)的有以下幾種情況：批轉(zhuǎn)帶有普遍性的重要事項(xiàng)的解決意見(jiàn)；批轉(zhuǎn)需引起各地重視和執(zhí)行的重要問(wèn)題。②轉(zhuǎn)發(fā)通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。③傳達(dá)通知：用于傳達(dá)下級(jí)機(jī)關(guān)辦理或需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)。186.1通用公文寫作要求—通知主要有印發(fā)通知、單項(xiàng)事項(xiàng)通知、會(huì)議通知。④任免通知：任命和免去干部職務(wù)，在人力資源部門用通知。5.注意事項(xiàng)①不能超越職權(quán)，給不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)文；

②不能向上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)通知；③轉(zhuǎn)發(fā)性通知不能照搬照抄。④通知最后不能用“特此通知?！钡冉Y(jié)束語(yǔ)。19自己給自己下文6.1.1不妥公文分析

主送/抄送單位不正確?！巴ㄖ蔽捏w是下行文，主送單位應(yīng)是管理的業(yè)務(wù)部門或局。計(jì)財(cái)部及業(yè)務(wù)支持中心應(yīng)改為抄送，抄送單位的大客戶部/客戶服務(wù)中心應(yīng)改為主送。

6.1.2不妥公文分析21錯(cuò)誤原因：部室文件“通知”了平行部門。修改建議：應(yīng)將在大客戶部改為抄送單位。大客戶部6.1.3不妥公文分析226.1.4不妥公文分析因此文件涉及預(yù)算，如從標(biāo)題看，應(yīng)該是預(yù)算委員會(huì)辦公室（財(cái)務(wù)部）發(fā)文，但該文件的內(nèi)容是節(jié)能減排，如要下文，則要會(huì)簽或刪除非本部門職責(zé)負(fù)責(zé)的相關(guān)文字。關(guān)于下達(dá)電費(fèi)成本的通知236.2通用公文寫作要求—請(qǐng)示標(biāo)題：由制發(fā)機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三要素組成，一般情況下省略制發(fā)機(jī)關(guān)名稱。如公司發(fā)文“關(guān)于××的請(qǐng)示”。“申請(qǐng)”、“要求”、“請(qǐng)求”都不符合規(guī)定主送機(jī)關(guān)：只能有一個(gè)正文：請(qǐng)示的原因：直接陳述情況，闡述理由。目的在于為請(qǐng)示事項(xiàng)提供充分的根據(jù)。用“為此，特作請(qǐng)示如下”、“為此，請(qǐng)示如下”過(guò)渡到下一部分。請(qǐng)示的事項(xiàng)：說(shuō)明請(qǐng)示什么，明確寫明要求指示、批準(zhǔn)、解答的是什么事項(xiàng)。結(jié)尾語(yǔ)：以簡(jiǎn)短的文字概括請(qǐng)示的要求，進(jìn)一步點(diǎn)明目的。目的要肯定，語(yǔ)氣要謙和。多用“上述意見(jiàn)，是否妥當(dāng)，請(qǐng)指示”、“以上要求，請(qǐng)予審批”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)”等語(yǔ)。注意事項(xiàng)一文一事一個(gè)主送機(jī)關(guān)逐級(jí)請(qǐng)示246.3通用公文寫作要求—報(bào)告報(bào)告及請(qǐng)示的區(qū)別行文的目的不同：報(bào)告用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反應(yīng)情況，不需要批復(fù)。請(qǐng)示用于請(qǐng)求上級(jí)批示或批準(zhǔn)，需上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)。行文的時(shí)間不同：報(bào)告是在工作之后向上級(jí)所作的匯報(bào)，請(qǐng)示則是工作開(kāi)展之前所作的請(qǐng)求。收文處理不同：上級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示后一定要批復(fù)，而收到報(bào)告后只把它作為上級(jí)機(jī)關(guān)決策或指導(dǎo)工作的依據(jù)。寫作要點(diǎn)標(biāo)題：報(bào)告是正式公文，標(biāo)題必須符合公文標(biāo)題要求。在文種前一般不要加此報(bào)告的由來(lái)，如“總結(jié)”、“調(diào)查”等；也不要在文件前加涉及報(bào)告內(nèi)容或?qū)懛ǖ淖衷~，如“工作”、“情況”、“綜合”、“專題”等。如“關(guān)于城鎮(zhèn)扶貧工作的報(bào)告”，不要寫成“關(guān)于城鎮(zhèn)扶貧工作的情況報(bào)告”主送機(jī)關(guān)：報(bào)告是上行文，只能有一個(gè)，且不能送給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。正文：報(bào)告的正文寫法因報(bào)告的作用不同而有所不同，多數(shù)報(bào)告的正文分為事由和事項(xiàng)兩部分。事由主要陳述為什么要寫這份報(bào)告，把情況及前因后果寫清楚，必要時(shí)可有情況及數(shù)據(jù)比較事項(xiàng)寫工作步驟、措施、效果，也可以寫工作意見(jiàn)、建議和應(yīng)注意的問(wèn)題。如果同一問(wèn)題的事項(xiàng)比較多，可以分條分項(xiàng)寫出。報(bào)告事項(xiàng)的最后，單獨(dú)成段的結(jié)束語(yǔ)可寫“特此報(bào)告”，“專此報(bào)告”。不能寫成“以上報(bào)告，請(qǐng)批示（指示）”等注意事項(xiàng)敘述事實(shí)、情況，要用概敘的表達(dá)方式重點(diǎn)突出，中心明確，做到一事一報(bào)。報(bào)告中不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，不能向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提出批復(fù)、批示要求。25關(guān)于新購(gòu)生產(chǎn)用車的申請(qǐng)

申請(qǐng)不是公文，應(yīng)改為請(qǐng)示6.3.1不妥公文分析6.3.2不妥公文分析

報(bào)告無(wú)需批復(fù)

報(bào)告=請(qǐng)示6.3.3不妥公文分析6.4通用公文寫作要求—批復(fù)標(biāo)題：按公文要求由制發(fā)機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三要素組成。主送機(jī)關(guān)：只主送請(qǐng)示機(jī)關(guān)，即誰(shuí)請(qǐng)示批復(fù)給誰(shuí)，其協(xié)辦或需知批復(fù)內(nèi)容的機(jī)關(guān)一律抄報(bào)、抄送。正文：由引據(jù)和答復(fù)兩部分組成引據(jù)是正文的開(kāi)頭部分，寫明是針對(duì)何文所作的批復(fù)答復(fù)：針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)作出答復(fù)。對(duì)來(lái)文不能僅表態(tài)同意，同意什么，什么意見(jiàn)，應(yīng)注意什么，都要寫清楚。不同意的批復(fù)也要寫明理由。結(jié)尾部分多用“此復(fù)”、“特此批復(fù)”結(jié)束全文。如果在引據(jù)詞語(yǔ)后有“批復(fù)如下”，則不另寫結(jié)束語(yǔ)。注意事項(xiàng)收到請(qǐng)示，必須批復(fù)。批復(fù)要慎重。批復(fù)的語(yǔ)氣要肯定。296.4.1不妥公文分析6.5通用公文寫作要求—函標(biāo)題：使用機(jī)關(guān)公文的正式標(biāo)題，不能以“函”、“復(fù)函”來(lái)代替標(biāo)題。主送機(jī)關(guān)：一般情況下只主送一個(gè)單位。如有幾個(gè)單位聯(lián)合詢問(wèn)有關(guān)事項(xiàng)，則答復(fù)也同時(shí)主送幾個(gè)詢問(wèn)的單位。正文：一般有三個(gè)層次，開(kāi)頭、主體、結(jié)尾。開(kāi)頭說(shuō)明發(fā)函原因，或講明情況，或敘述問(wèn)題的由來(lái)，或引敘對(duì)方來(lái)文做引言。主體說(shuō)明發(fā)函所聯(lián)系、商洽、詢問(wèn)、請(qǐng)求或答復(fù)的事情，提出要求或解答對(duì)方的詢問(wèn)，指出解決的辦法，有的還提出處理意見(jiàn)。結(jié)尾根據(jù)函的內(nèi)容，可有可無(wú)。有的多用習(xí)慣結(jié)尾語(yǔ)，如“專此函告”、“特此函達(dá)”、“請(qǐng)審核批準(zhǔn)”、“特此函詢，請(qǐng)復(fù)”等。注意事項(xiàng)函是正式公文，必須具備正式的公文格式，不要把函當(dāng)公務(wù)信件、電子函件。316.5.1不妥公文分析6.5.2不妥公文分析6.6.1部分專用公文及通用公文的使用區(qū)別簽報(bào)：1.“簽報(bào)”的作用其實(shí)是及通用公文中的“請(qǐng)示、報(bào)告”是一致的，它的區(qū)別主要在：（1）簽報(bào)主要用于本公司內(nèi)部；請(qǐng)示、報(bào)告主要用于本公司外部，向上級(jí)單位請(qǐng)示、匯報(bào)相關(guān)工作。（2）簽報(bào)報(bào)送的主送對(duì)象是人（公司負(fù)責(zé)人）；請(qǐng)示、報(bào)告主送對(duì)象是單位（上級(jí)單位）2.注意事項(xiàng)：（1）一文一事（2）一個(gè)主送機(jī)關(guān)（人）（3）逐級(jí)請(qǐng)示34工作聯(lián)系單：1.“工作聯(lián)系單”

及通用公文中的“函”的區(qū)別主要在：（1）工