中外秘書比較－－王琦緒

論中外秘書比較研究的目的

中外秘書比較的內(nèi)容及方法第一節(jié)中外秘書比較研究的目的1、為了適應(yīng)國際交往的需要

在目前開放的國際交往中，領(lǐng)導(dǎo)者的國際交往是關(guān)鍵，其國際交往的指導(dǎo)思想、方式、過程及有效程度，對經(jīng)濟(jì)、政治、科技、文化等各個領(lǐng)域的國際交流成效有著決定性的影響，作為各級各類領(lǐng)導(dǎo)者身邊的輔助人員，秘書的國際交往事務(wù)以及對外事務(wù)中的服務(wù)水平，對領(lǐng)導(dǎo)者的國際交往活動有著重要的影響。

2、為了適應(yīng)現(xiàn)代管理和領(lǐng)導(dǎo)活動的需要

現(xiàn)代管理不再是簡單的組織內(nèi)各要素的管理，它是對人、財、物、事、時、空，以及機(jī)遇的把握和環(huán)境變化的適應(yīng)和反應(yīng)的綜合管理?，F(xiàn)代秘書應(yīng)當(dāng)是領(lǐng)導(dǎo)活動的綜合性參謀助手，在領(lǐng)導(dǎo)處理對內(nèi)對外事務(wù)中，全方位地發(fā)揮輔助和服務(wù)作用。3、為了適應(yīng)我國秘書理論與實踐發(fā)展的需要

我國傳統(tǒng)的秘書工作理論是對傳統(tǒng)秘書工作經(jīng)驗的概括和總結(jié)。

加強(qiáng)中外秘書工作的研究，有利于我國秘書工作理論借鑒西方發(fā)達(dá)國家秘書理論的有益部分，更好地指導(dǎo)秘書工作實踐。第二節(jié)中外秘書比較的內(nèi)容及方法

一、中外秘書比較的基本內(nèi)容

1、發(fā)展歷史比較原始社會、奴隸制社會、封建社會、近現(xiàn)代社會（晚清、民國、戰(zhàn)爭年代）2、現(xiàn)實狀況比較秘書工作職能、環(huán)境、程序、方法，秘書的知識能力要求，秘書組織機(jī)構(gòu)的管理模式等3、發(fā)展趨勢比較研究

中外秘書工作在許多業(yè)務(wù)活動的方法上操作上程序上有著相近或者可以相互借鑒之處，通過發(fā)展趨勢的比較，有利于取長補(bǔ)短，促進(jìn)共同發(fā)展。第一章中外秘書參謀比較秘書參謀職能基礎(chǔ)的異同秘書參謀職能體現(xiàn)的異同秘書參謀方式的異問第一節(jié)秘書參謀職能基礎(chǔ)的異同一、相同相近之處

1、領(lǐng)導(dǎo)者對秘書參謀的需要

領(lǐng)導(dǎo)者對秘書參謀的需要，一是適應(yīng)不斷發(fā)展變化環(huán)境的需要。秘書處于職能綜合與信息綜合的地位，因此，其參謀輔助活動，對領(lǐng)導(dǎo)者主事者具有不可替代的重要作用。二是承擔(dān)責(zé)權(quán)壓力的需要。三是科學(xué)決策的需要。

2、秘書具有參謀輔助的便利條件

中外秘書都具有對領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮參謀輔助的便利條件。

具體體現(xiàn)：一是秘書處于組織管理的中介位置。二是秘書處于信息樞紐位置，便于在信息輸入、轉(zhuǎn)換、輸出的運作中，發(fā)揮參謀輔助作用。三是秘書工作具有綜合職能的優(yōu)勢，便于站在領(lǐng)導(dǎo)工作需要及全局的高度，發(fā)揮參謀輔助作用。四是秘書具有近身溝通的便利，更有利于發(fā)揮參謀輔助作用。由于秘書具有這種基本特征，其參謀輔助作用才具有其他人員所不可替代的特點。二、不同之處

1、參謀輔助環(huán)境的差異中國與西方國家的政治經(jīng)濟(jì)管理體制不同。（1）中國的領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的政治地位是平等的，政治方向是一致的，領(lǐng)導(dǎo)與秘書只是工作上的分工不同。（2）西方國家，領(lǐng)導(dǎo)與秘書有等級差別，在政治方向上往往存在著階級對立，秘書大多依附于領(lǐng)導(dǎo)，秘書參謀輔助活動一般只能在領(lǐng)導(dǎo)者個人允許范圍內(nèi)進(jìn)行。2、參謀輔助功利目標(biāo)的差異

功利目標(biāo)決定著參謀輔助活動的總體方向。（1）在中國，強(qiáng)調(diào)指出的是國家利益、人民利益、集體利益與個人利益的一致性，崇尚以國家人民利益為重。領(lǐng)導(dǎo)者以此衡量秘書參謀建議的價值。秘書人員一般也以有利于國家人民利益為提出參謀建議的出發(fā)點。（2）西方社會秘書參謀輔助在領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向和秘書的價值取向上都是以個人私利為依歸。秘書往往以有利于領(lǐng)導(dǎo)者個人私利為目標(biāo)進(jìn)行了參謀輔助，以取悅于上司，以獲取晉升加薪的機(jī)會。

3、參謀輔助能量的差異

領(lǐng)導(dǎo)者的信任程度、秘書的參謀智能及信息擁有量和秘書參謀輔助的主動程度都會影響秘書參謀輔助作用的能量。（1）就領(lǐng)導(dǎo)者的信任程度而言，中國與西方領(lǐng)導(dǎo)者一般是選擇忠誠可靠的人充當(dāng)自己的秘書，但這種信任是有區(qū)別的。（2）就秘書的參謀智能而言，中國與西方的現(xiàn)代秘書人員大多受過良好的教育的職業(yè)訓(xùn)練。但是在中國，參謀輔助作為重要的職能更為強(qiáng)調(diào)。（3）在秘書參謀輔助的主動性上，西方秘書人員提出參謀建議，大多要考慮上司的態(tài)度，積極性會受到影響，而中國秘書與領(lǐng)導(dǎo)的根本利益是一致的，所以其積極主動性較高。第二節(jié)秘書參謀職能體現(xiàn)的異同一、相同相近之處1、參謀輔助的體現(xiàn)形式相近

因為中外秘書工作的業(yè)務(wù)性質(zhì)大體相同，所以秘書參謀輔助的形式也大體相近。這一點體現(xiàn)在多種多樣的工作實務(wù)中。例如：信息處理中，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)選方案會務(wù)工作中，負(fù)責(zé)擬訂會議的具體方案領(lǐng)導(dǎo)重大決策前，協(xié)助進(jìn)行調(diào)查研究

2、參謀輔助效果的制約因素相近

（1）參謀輔助效果的間接性秘書的參謀輔助首先都要受到領(lǐng)導(dǎo)者的制約，這是秘書工作的輔助性特征所決定的。其次要受到執(zhí)行實踐的選擇，秘書的參謀建議被采納后在實踐中還是要進(jìn)行不斷調(diào)整的。再次還會受到一些具體客觀條件的限制。（2）參謀輔助效果體現(xiàn)的機(jī)遇性中外秘書都要在參謀輔助活動中發(fā)現(xiàn)和利用機(jī)遇，正確對待各種制約因素外的一定的機(jī)遇性。要善于發(fā)現(xiàn)和利用組織管理活動需要所造成的機(jī)遇。要善于發(fā)現(xiàn)各種異常現(xiàn)象、偏差或失誤，找出這些問題存在的原因、危害性以及有關(guān)對策建議。要關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)者注意力造成的機(jī)遇。要理解和體察領(lǐng)導(dǎo)者的心理情緒及其變化。3、參謀輔助多種價值性相似（1）實際效益價值（2）衍生價值當(dāng)秘書提出的參謀建議沒有被采納，領(lǐng)導(dǎo)者采用的是相反或完全不同的方案，經(jīng)過實踐證明，領(lǐng)導(dǎo)者采用的方案的錯誤的，而秘書的參謀建議是正確的。這種情況下，秘書的參謀輔助雖然沒有取得實際的效益，但卻有衍生價值。（3）參考價值（4）溝通價值秘書的參謀輔助無論是否被采納或采納的程度如何，都能加強(qiáng)秘書與其領(lǐng)導(dǎo)間的信任，促進(jìn)主輔配合更為默契。通過這種信息溝通和思想交流。（5）負(fù)面價值二、不同之處1、參謀輔助層次區(qū)別的差異（1）在高層秘書的參謀輔助上在西方國家，如英國，設(shè)有“國務(wù)秘書”。國務(wù)秘書名為秘書，實為部長級官員。中國政府的秘書長職級高于各部部長，主要職能是對政常日常事務(wù)進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)管理。（2）在中層秘書輔助上的差異西方國家如英國，中層秘書分行政級和執(zhí)行級兩類。其參謀輔助活動主要在其相應(yīng)的層次內(nèi)進(jìn)行。而中國雖然秘書也有相應(yīng)的職級，但是職級劃分與具體職責(zé)劃分有較大的靈活性。（3）在低層秘書參謀輔助上的差異西方國家的低層秘書主要從事打字、資料等工作，一般沒有機(jī)會從事參謀工作；在中國，低層秘書在辦文辦事辦會中仍有機(jī)會發(fā)揮參謀作用。2、參謀輔助運作上的差異（1）體現(xiàn)在對重大決策參謀輔助的程度上中國在重大決策中，秘書協(xié)助調(diào)研、收集信息等是發(fā)揮參謀輔助作用的重要環(huán)節(jié)；而在西方則主要是首腦的智囊團(tuán)和高級秘書參與。（2）體現(xiàn)在參謀輔助的主動性上在中國各級秘書人員對其領(lǐng)導(dǎo)都能主動發(fā)揮參謀輔助作用；而在西方國家，中低層秘書一般與交流的機(jī)會較少，領(lǐng)導(dǎo)一般也不主動征求他們的意見和建議。（3）體現(xiàn)在參謀輔助對群體智能開發(fā)的程度上3、參謀輔助障礙上的差異

（1）體現(xiàn)在管理體制上的障礙主要指管理組織的結(jié)構(gòu)、分配、運行制度和管理觀念等。在西方，管理結(jié)構(gòu)等級森嚴(yán)，但在中國管理組織中強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)必須密切聯(lián)系群眾。（2）體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)人方面的障礙中外都有素質(zhì)高，有科學(xué)管理意識的領(lǐng)導(dǎo)人，也都不乏素質(zhì)低，缺乏科學(xué)管理頭腦的領(lǐng)導(dǎo)人。（3）體現(xiàn)在秘書方面的障礙西方國家有些秘書存在著雇傭觀念，不愿或不敢在參謀輔助上多費精力；中國秘書也常礙于領(lǐng)導(dǎo)體制和領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)的障礙。第三節(jié)秘書參謀職能體現(xiàn)的異同一、相同相似之處

1、對決策的參謀方式相似（1）在領(lǐng)導(dǎo)決策前要作大量鋪墊性參謀輔助如收集信息、分析趨勢、了解法律規(guī)范等（2）決策形式時要作有效的輔佐性參謀

如進(jìn)行可行性分析、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行論證等（3）在決策執(zhí)行中要做全過程的參謀輔助

秘書的參謀輔助活動要貫穿于決策執(zhí)行的始終，如收集反饋信息，提出修改建議；發(fā)現(xiàn)條件變化，提出調(diào)整參謀建議等2、把握參謀時機(jī)的方式相似（1）跟蹤把握參謀時機(jī)的方式相似中國與西方秘書都要為領(lǐng)導(dǎo)活動的全過程提供服務(wù)。這有利于秘書在領(lǐng)導(dǎo)活動的全過程中全面地發(fā)揮參謀輔助作用。（2）重點把握參謀時機(jī)的方式相似重點把握參謀時機(jī)的方式，有利于適應(yīng)和滿足領(lǐng)導(dǎo)者對參謀輔助的需求，有利于秘書參謀輔助活動的針對性和有效性。（3）預(yù)測把握參謀時機(jī)的方式相似現(xiàn)代管理中，領(lǐng)導(dǎo)者最重要的職責(zé)之一就是對未來工作做出科學(xué)合理的安排，秘書人員以預(yù)測參謀輔助，對領(lǐng)導(dǎo)者適應(yīng)不斷發(fā)展的趨勢有著積極作用。3、提供參謀輔助的溝通方式相似（1）咨詢方式如調(diào)查研究、座談會等（2）進(jìn)諫方式如比喻式進(jìn)諫、探討式進(jìn)諫等（3）探索式即針對要解決的某一難題，組織有目的、有計劃的群體探索，廣泛地征求意見或建議。4、提出參謀輔助的思維方式有相似之處

中外秘書參謀輔助的思維方式是多種多樣的，其中相似之處有以下幾個方面：（1）比較式對多套方案的內(nèi)容、程序、風(fēng)險等進(jìn)行比較（2）補(bǔ)充完善式這是在不改變原有目標(biāo)和總體構(gòu)想基礎(chǔ)上的參謀輔助。如秘書在草擬文稿、辦理文件等過程中，經(jīng)常運用的這種方式（3）診斷式即秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)分析組織管理運轉(zhuǎn)狀況，找出存在的問題，分析造成此問題的原因，提出相應(yīng)的對策，或者針對已經(jīng)出現(xiàn)的不正常的現(xiàn)象，找出產(chǎn)生這種現(xiàn)象的關(guān)鍵要素，提出改進(jìn)的措施。二、不同之處：

1、秘書參謀輔助與事務(wù)服務(wù)結(jié)合的差異在中國強(qiáng)調(diào)秘書人員將參謀輔助與事務(wù)服務(wù)緊密結(jié)合起來，以發(fā)揮綜合輔助的職能作用；而西方國家，秘書人員在這一方面的結(jié)合程度不如中國緊密，特別是處于操作層次的初級秘書，發(fā)揮參謀助手作用的機(jī)會非常有限。2、秘書參謀輔助活動層次上的差異在中國，各級秘書都具有一定的參謀輔助活動領(lǐng)域，不同秘書參謀輔助的差異主要體現(xiàn)在對象的不同上；而西方國家秘書參謀活動，在層次上有沒的的對象、內(nèi)容和要求，在參謀方式上也有不同層次的差異。第二章中外文書撰擬與處理比較文書撰擬的異同文書運行處理的異同文書檔案及資料管理的異同第一節(jié)文書撰擬的異同一、檔案

1、檔案的定義：檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的的各種文字、圖表、聲像等不同形式的