檔案管理

基本狀況介紹課程對象:檔案管理員。講師簡介：課程時間：40分鐘。

學(xué)習(xí)目的:

通過此次學(xué)習(xí)使每一位檔案管理員進一步理解和駕馭檔案資料的整理方法，提高對檔案的相識，從而做好檔案工作。職責(zé)：

公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的方法進行組織管理，即公司綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案的總體管理，各部門、服務(wù)中心資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，綜合辦公室定期對各部門進行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。主要內(nèi)容檔案立卷流程2檔案整理及要求3檔案裝訂4相關(guān)表單5檔案的概念1檔案的概念文書檔案聲像檔案實物檔案設(shè)備檔案客戶服務(wù)檔案是本單位在其職能管理活動中干脆形成的具有保存價值的各種文字材料的歷史記錄（如：請示、報告、通知、總結(jié)、支配、合同等）。文書檔案反映公司面貌和在從事公務(wù)活動中干脆形成的，具有保存價值的以磁性或感光材料為載體并配有文字說明的歷史記錄（如：影片、錄音帶、錄像帶、光盤、照片等）聲像檔案是指在工作活動中形成的，具有保存價值的，反映工作成果的特殊載體的檔案（如：榮譽證書、獎狀、獎旗、獎杯、紀(jì)念品、工藝品等）。實物檔案設(shè)備檔案是鑒定設(shè)備技術(shù)狀態(tài)的資料，是為保障設(shè)備正常運轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。隨機技術(shù)文件以及運用、修理和改進工作中形成的各種文件材料都應(yīng)當(dāng)歸檔保存（如：合格證、運用操作修理說明書、結(jié)構(gòu)圖紙和線路圖、備件規(guī)格、驗收清單、技術(shù)操作規(guī)程及安裝調(diào)試等材料）。是指公司在服務(wù)過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄（如：客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿足度調(diào)查分析記錄）。客戶服務(wù)檔案檔案立卷流程流程要求流程（1）資料員在每年年初，依據(jù)以往公司文件資料運轉(zhuǎn)狀況，預(yù)料當(dāng)年可能形成的文件資料，擬制立卷類目，如“公司外來文件”、“周例會記要”、“人事行政發(fā)文、“報告”等，并置于一份空白清單表格在該類目文件的最前面。隨時將已收或發(fā)放完畢的文件資料按已編好的類目剛好歸入卷內(nèi)，并按文件收進依次隨時填寫文件清單。流程（2）一個較長時間段后，對手頭上的全部文件進行清理，對不需存檔的文件材料另備文件夾單獨存放。每一年為一次歸檔周期，各部室資料員在每年的3月底前，將前一年形成的各類文件資料清理完畢并按歸檔要求進行歸檔。要求（1）需向（檔案）資料室移交的，要做到種類齊全、份數(shù)完整，未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件不予進行交接。移交時均需附上清單一式兩份，交接雙方據(jù)此進行清點簽收，并各自保存一份。要求（2）不須要移交的材料各部室可依據(jù)實際工作須要自行保存，要留意保持字跡清晰、份數(shù)完整。復(fù)寫、圓珠筆書寫或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印保存。檔案整理流程卷內(nèi)文件排序案卷的編目：編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合的規(guī)定卷內(nèi)書目的編制應(yīng)符合的規(guī)定案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合的規(guī)定流程（1）鑒定：依據(jù)歸檔范圍檔案員要重新審查每一份文件材料其價值性，并剔除無保存價值的文件材料。組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按要求排列、編號、裝訂并制作卷內(nèi)書目，組成案卷。流程（2）造冊：制作案卷書目，形成保管清冊。辦公室整理出一個“范本”，各部門則按“范本”進行制作。上架：案卷按檔號依次豎放在檔案架上，一般小號在左，大號在右，自上而下。卷內(nèi)文件排序（1）

排序一：卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理化。文字材料按時間依次排列，同一事項的請示與批復(fù)，主件與附件立在一起，不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后；主件在前、附件在后的依次排列。排序一：不同年度的文件應(yīng)區(qū)分開，將同一年度的文件材料集中排在一起。卷內(nèi)文件排序（2）

排序三：工程文件材料和圖紙，圖紙接受手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為30cm×21cm(A4紙大小）。排序四：既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。案卷的編目編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合的規(guī)定卷內(nèi)書目的編制應(yīng)符合的規(guī)定案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合的規(guī)定編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定一：卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”起先。規(guī)定二：頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定三：成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，排列依次和內(nèi)容均沒有變化的，原書目可代替卷內(nèi)書目，不必重新編寫頁碼和書目。規(guī)定四：案卷的封面、卷內(nèi)書目、卷內(nèi)備考表不編寫頁碼。卷內(nèi)書目的編制應(yīng)符合的規(guī)定卷內(nèi)書目由立卷人填寫（包括：件號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁碼、備注。留意區(qū)分件號和頁碼號）。卷內(nèi)書目事實上是案卷內(nèi)文件材料的一個名單或明細表。它的作用在于便利利用和統(tǒng)計。卷內(nèi)書目的編制應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定一：件號欄以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。件號是指該份文件材料在本案卷中的具體排列位置。圖紙一張即一份，文字材料一份可多頁。規(guī)定二：責(zé)任者欄填寫文件的干脆形成單位和個人，有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。卷內(nèi)書目的編制應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定三：文件編號欄填寫文件原有的文號或圖號。文號一般寫發(fā)文號，沒有的可不填。規(guī)定四：文件題名：填寫文件材料標(biāo)題的“全稱”。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加“［］”號。卷內(nèi)書目的編制應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定五：日期：填寫文件形成的日期（落款日），以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：20100610，不必加年月日，若圖紙類應(yīng)填寫圖章上的日期。規(guī)定六：頁碼欄填寫該文件共多少頁。規(guī)定七：卷內(nèi)書目表排列在卷內(nèi)文件首頁之前。案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定一：案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)、起止件號、盒號。規(guī)定二：全宗號是檔案館給各個進館單位編制的代號，暫空不填。規(guī)定三：年度：填寫文件歸檔年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“2010”，不必加“年”。案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定四：保管期限填寫歸檔文件保管期限的名稱，即：永久、30、10，不行用“1、2、3”等代碼表示。規(guī)定五：件號：填寫歸檔文件的排列依次號，如1—20，包括室編件號和館編件號。在檔案室只要求編制“室編件號”，若統(tǒng)一接受“年度-保管期限”分類方法，則一個單位每年永久、30年和10年三個流水號，每年都是從“1”起先編。“館編件號”不填寫。案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定六：機構(gòu)（問題）欄：若統(tǒng)一接受“年度-保管期限”分類方法，此欄不必填寫。規(guī)定七：案卷題名，又稱案卷的標(biāo)題，它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征，是干脆指引和幫助利用者查找運用的向?qū)?。卷?nèi)備考表的編制應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定一：卷內(nèi)備考表要填寫需說明的問題，主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)、照片張數(shù)，頁數(shù)須是阿拉伯?dāng)?shù)字。規(guī)定二：卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。檔案裝訂以件為單位，用不銹鋼訂書針裝訂（一般