采購及庫存管理制度一、 目的加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。二、 范圍本制度適用于公司所有物品（原材料、輔料、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購。三、 職責(zé)3.1使用部門根據(jù)圖紙、或與安裝單位勘測確定原輔材料需求清單，經(jīng)部門經(jīng)理審核，報采購部門采購，并抄送庫存管理,核報庫存量；3。2采購部門根據(jù)需求清單，核實(shí)庫存量，編制采購計劃，報經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后在指定廠家組織采購。3.3辦公室負(fù)責(zé)編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。3。4收貨方負(fù)責(zé)采購原材料、輔料的驗(yàn)收；并確定采購貨物的數(shù)量、質(zhì)量是否相符，如有不符、或質(zhì)量問題，不允許拆包使用，如擅自拆包使用造成無法調(diào)換損失,由當(dāng)事人負(fù)責(zé)全額賠償.并反饋采購部門處理，抄報總經(jīng)理.采購人員要求發(fā)貨方要有清單，并有義務(wù)提醒收貨方以上注意點(diǎn).3。 5采購經(jīng)辦人負(fù)責(zé)索要發(fā)票、辦理結(jié)算，發(fā)票必須背簽，對發(fā)票的真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)。四、 采購操作規(guī)程4。 1每周提供報表：4.1。 1采購經(jīng)辦人負(fù)責(zé)提供所有材料供應(yīng)商的單位名稱、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、產(chǎn)品產(chǎn)地、品牌、型號、規(guī)格、單價、發(fā)票、付款方式、銀行賬戶,制作成供應(yīng)商供貨價格表。4。1。2庫存管理員每周盤點(diǎn)貨物，并提交紙面庫存并簽字；庫存管理員負(fù)責(zé)提供每周材料變動表、庫存表電子版。并對該數(shù)據(jù)的正確性負(fù)責(zé)。4。1.3財務(wù)人員負(fù)責(zé)提供每周應(yīng)收應(yīng)付表，并對該數(shù)據(jù)的正確性負(fù)責(zé)。4.1。 4出納做采購訂單統(tǒng)計明細(xì),并添加合同號。每月提供訂單統(tǒng)計明細(xì)。4.2采購比價4.2.1采購部門在采購前須將采購計劃或申請，交財務(wù)部或總經(jīng)辦進(jìn)行比價；在提交采購計劃或申請的同時，采購部門應(yīng)對新采購物品提供至少3家以上的供應(yīng)商報價和聯(lián)系資料，有財務(wù)部或總經(jīng)辦對提供的供應(yīng)商（但不僅限于）進(jìn)行詢價或?qū)嵉卣{(diào)查。4。2。2所有采購業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)物價審查后方可報總經(jīng)理簽批報銷。4.3采購實(shí)施及貨物驗(yàn)收4.3.1公司的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由采購部門負(fù)責(zé)辦理，其他部門或人員不得自行采購。4。4結(jié)算4.4.1采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發(fā)票，不能取得的，價格按扣除增值稅以后執(zhí)行.4。4。2無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在付款時需由采購人填開《采購付款申請單》，連同有關(guān)憑證報經(jīng)財務(wù)部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可付款。付款時必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。采購人對所付款項的正確性負(fù)責(zé)。4。 4。3財務(wù)部在對采購物品結(jié)算付款時，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核《訂購單》、或《采購合同》、《采購付款申請單》、《入庫單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關(guān)單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證財務(wù)部門不得辦理相關(guān)手續(xù)并對此正確性負(fù)責(zé).五、責(zé)任5.1不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負(fù)責(zé)處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔(dān)。5。 2經(jīng)審批的采購申請，負(fù)責(zé)采購的人員應(yīng)在規(guī)定采購期限內(nèi)采購到位，因沒有盡到責(zé)任不能按時采購而影響正常經(jīng)營的，每發(fā)現(xiàn)查實(shí)一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的40%賠償。如對采購的貨物、設(shè)備因自身疏忽造成錯誤采購并給公司造成損失的按確定損失額的50%賠償.5。3未經(jīng)比價即進(jìn)行采購的，采購價格明顯高于比價結(jié)果的，價格高出部分由采購人員自行承擔(dān)。提交供應(yīng)商報價時，與供應(yīng)商串通抬高價格，從中謀取私利;或未認(rèn)真進(jìn)行比價而導(dǎo)致采購價格明顯過高;經(jīng)查實(shí)后采購人員承擔(dān)相應(yīng)損失，損失額在5000元以上的還要責(zé)令其下崗.5。4物品使用部門必須依據(jù)實(shí)際需要，認(rèn)真按照材料訂購單之規(guī)定填制單據(jù)，并清楚描述材料產(chǎn)品的型號、規(guī)格、或廠家.填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認(rèn)請購物資須知信息的，采購部門有權(quán)拒絕采購。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費(fèi)的，依照銀行貸款利率的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對有關(guān)責(zé)任人處以罰款。5。5采購部門在確保品質(zhì)的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實(shí)供貨單位。并對采購物品的品質(zhì)、貨款結(jié)算安全負(fù)責(zé)。若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。特別是結(jié)算過程中產(chǎn)生的應(yīng)收款項，有關(guān)采購人員負(fù)有無條件的清收責(zé)任。5。6財務(wù)部必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對審核把關(guān)工作不嚴(yán)、不及時向總經(jīng)理匯報有關(guān)事情真相，并造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分5。7采購及技術(shù)驗(yàn)收部門對運(yùn)抵本公司或施工現(xiàn)場的采購物品，依照采購合同規(guī)定的質(zhì)量要求進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時，必須及時報告采購經(jīng)辦人（必要時直接報告總經(jīng)理）處理。嚴(yán)禁品質(zhì)不符的外購物品入庫或驗(yàn)收。因驗(yàn)收人員玩忽職守造成經(jīng)濟(jì)損失的給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分.對于非我司的收貨人，采購經(jīng)辦人有義務(wù)提醒收貨人相關(guān)注意事項，并跟蹤收貨過程。5。8倉庫對驗(yàn)收部門驗(yàn)收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應(yīng)當(dāng)及時向有關(guān)部門報告（必要時直接報告總經(jīng)理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。對庫管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。5.9倉庫領(lǐng)料審批流程由領(lǐng)料人填寫領(lǐng)料申請單，說明用途、使用地點(diǎn)、型號數(shù)量、及相關(guān)工程（并附合同號），部門經(jīng)理審批，報總經(jīng)理批準(zhǔn)