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文檔簡介
世茂集團(tuán)工程管理中心工程維保滿意度提升管理指引編號:
BZ-EM-PZ-020《工程維保滿意度提升管理指引》(2020年)編制人萬閆葉志繼明敏成杰部
門
負(fù)
責(zé)
人審批實(shí)
行
日
期2020
年
1月世
茂
集
團(tuán)
工
程
管
理
中
心(內(nèi)部資料,注意保密)二〇二〇年一月第1頁
共16頁世茂集團(tuán)地區(qū)公司工程職能工作守則ClicktoeditMastertitlestyleClicktoeditMastersubtitlestyle世茂集團(tuán)工程管理中心工程維保滿意度提升管理指引一、
目的為了規(guī)范項(xiàng)目交付后工程保修處理流程,以確??焖?、高效處理工程維修事務(wù),從而提高客戶滿意度。二、
適用范圍適用世茂集團(tuán)所開發(fā)的維保管理項(xiàng)目。三、
術(shù)語和定義工程保修:是指項(xiàng)目交付后保修期內(nèi)所有工程質(zhì)量瑕疵的修繕行為。包括以下三種情況:1)
施工保修單位對開發(fā)商的保修期:指工程從質(zhì)監(jiān)站竣工驗(yàn)收合格簽字之日起至施工合同保修期滿為止。2)
開發(fā)商對業(yè)主的保修期:指銷售合同約定房屋交付日起至國家規(guī)定的保修期限為止。3)
超過總包保修期,但仍屬于地產(chǎn)承諾業(yè)主的保修期內(nèi)的維修,或經(jīng)與總包協(xié)商,維修費(fèi)用根據(jù)協(xié)調(diào)結(jié)果承擔(dān)。不屬于總包保修范圍或影響業(yè)主使用功能的設(shè)計(jì)缺陷,整改的維修工程經(jīng)成本管理中心、項(xiàng)目工程管理部報公司決策確認(rèn),維修費(fèi)用由地產(chǎn)公司承擔(dān)。超出商品房買賣合同約定保修期屬有償維修,但由于某些特殊原因,需做無償讓步維修的,由工程維保組郵件上報簽報、公司管理層審批同意后實(shí)施。四、
職責(zé)4.1、項(xiàng)目維保工程師1)
負(fù)責(zé)保修期內(nèi)項(xiàng)目房屋質(zhì)量工程瑕疵接報,組織、協(xié)調(diào)施工單位落實(shí)整改監(jiān)督管理。2)
負(fù)責(zé)與施工單位一起上門查看,告知業(yè)主維修工期(及維修方案的溝通、制定及落實(shí))。3)
負(fù)責(zé)對施工現(xiàn)場、進(jìn)度及過程及時反饋告知業(yè)主,至少
3天一次電話、微信或當(dāng)面告知業(yè)主現(xiàn)場維修進(jìn)展情況。4)
負(fù)責(zé)完工后陪同業(yè)主驗(yàn)收,業(yè)主的簽字確認(rèn),針對業(yè)主來不了的,必須有
2個通知業(yè)主復(fù)驗(yàn)電話、1個通知業(yè)主關(guān)單的錄音,做好與業(yè)主間的電話、微信、短信溝通記錄的臺賬。5)
負(fù)責(zé)協(xié)同項(xiàng)目客戶經(jīng)理進(jìn)行保修期內(nèi)工程質(zhì)量投訴的處理。6)
負(fù)責(zé)組織建立工程維修分戶檔案,工程維修整改完成后的統(tǒng)計(jì)分析和總結(jié)并提供對施工方的評估報告。第3頁
共16頁世茂集團(tuán)地區(qū)公司工程職能工作守則世茂集團(tuán)工程管理中心工程維保滿意度提升管理指引7)
負(fù)責(zé)根據(jù)集團(tuán)
400對客戶回訪結(jié)果,進(jìn)行前期維修過程中的短板分析,并制定行之有效的提升措施方案。8)
負(fù)責(zé)對委托第三方維修前、中、后的相關(guān)發(fā)函知會到相對應(yīng)的責(zé)任單位的工作。9)
負(fù)責(zé)對第三方所完成的維修工程量及對原責(zé)任單位所產(chǎn)生扣款資料的審核及流程上報的辦理。10)負(fù)責(zé)保修期內(nèi)房修質(zhì)量問題
SAP系統(tǒng)分解和關(guān)閉。11)負(fù)責(zé)組織落實(shí)集中交付后的主動保養(yǎng)活動。12)負(fù)責(zé)梳理項(xiàng)目上存在的設(shè)計(jì)缺陷、銷售承諾及物業(yè)管理等問題進(jìn)行郵件反饋到相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行跟進(jìn),并跟進(jìn)處理結(jié)果。13)需與項(xiàng)目營銷、客服、物業(yè)等相關(guān)人員進(jìn)行對客戶信息梳理。14)需有微信、短信的推介模板,且交付后第二周完成管轄地區(qū)公司對客戶推介工作。4.2、維保信息員1)
負(fù)責(zé)對本項(xiàng)目保修期內(nèi)客戶通過各種渠道,對項(xiàng)目房屋質(zhì)量工程瑕疵報修問題的接報、登記及匯總,并根據(jù)所報內(nèi)容及時派單至各樓棟工程師,有相關(guān)工程師安排相關(guān)責(zé)任單位及部門進(jìn)行跟進(jìn)處理。2)
負(fù)責(zé)與客戶確認(rèn)工程師是否在派單后
20分鐘內(nèi)上門服務(wù))。3)
負(fù)責(zé)保修期內(nèi)對客戶報修問題的
SAP系統(tǒng)錄入、分解、關(guān)閉等相關(guān)工作。4)
負(fù)責(zé)對維保工程師所完成問題信息關(guān)閉后的回訪,并將回訪結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)通過郵件反饋至項(xiàng)目主管及抄送地區(qū)公司維保負(fù)責(zé)人,且對維修不滿意的客戶后續(xù)處理情況責(zé)任到人給予分派跟蹤直至關(guān)閉確認(rèn)。5)
負(fù)責(zé)保修期內(nèi),客戶報修問題單關(guān)閉后的一戶一檔資料的管理工作。4.3、物業(yè)服務(wù)中心1)
負(fù)責(zé)對保修期內(nèi)未出售和未辦理交付手續(xù)的空置房進(jìn)行管理,客戶委托鎖匙的管理及房屋陽露臺、庭院的定期清潔和地漏、管道疏通等工作的落實(shí)。2)
負(fù)責(zé)對公共配套設(shè)施的日常巡查與維護(hù),收集業(yè)主信息并跟蹤處理。3)
負(fù)責(zé)毛坯房業(yè)主自行裝修的過程巡查,對違章搭建部位及時阻止并拍照取證存檔,對于業(yè)主自行裝修行為造成滲水,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)跟進(jìn)處理。4)
負(fù)責(zé)超過保修期限客戶報修問題的協(xié)調(diào)處理。第4頁
共16頁世茂集團(tuán)地區(qū)公司工程職能工作守則世茂集團(tuán)工程管理中心工程維保滿意度提升管理指引4.4、項(xiàng)目客戶管理部1)
負(fù)責(zé)對房屋維修、投訴處理的溝通、補(bǔ)償談判及索賠。2)
負(fù)責(zé)對房屋維修重點(diǎn)客戶的情感修復(fù)。3)
負(fù)責(zé)配合維保組對特殊客戶家中的維修方案進(jìn)行協(xié)商、制定、監(jiān)督。4)
負(fù)責(zé)對銷售承諾、設(shè)計(jì)缺陷、客戶個性化要求的跟蹤處理。4.5、地區(qū)公司/城市公司工程管理部1)
負(fù)責(zé)配合項(xiàng)目客服、項(xiàng)目維保組對重大的維修工程、投訴處理、補(bǔ)償談判的協(xié)助處理。2)
負(fù)責(zé)新項(xiàng)目交付前的人員組織架構(gòu)、辦公地址及開辦的籌建。3)
負(fù)責(zé)對各項(xiàng)目的維保組提供資源保障及技術(shù)支持。4)
負(fù)責(zé)對新項(xiàng)目交付前人員安排及前期介入,并安排人員對項(xiàng)目進(jìn)行各項(xiàng)房屋質(zhì)量問題的風(fēng)險排查并督促整改。5)
負(fù)責(zé)對新招人員的培訓(xùn)及在管項(xiàng)目不定期的技術(shù)指導(dǎo)工作。6)
負(fù)責(zé)統(tǒng)籌各項(xiàng)目維保人員派遣、資源調(diào)配。7)
負(fù)責(zé)每月對項(xiàng)目核查及過程管控動。4.6、維修單位1)
維修單位負(fù)責(zé)安排維修人員現(xiàn)場駐點(diǎn),及時完成維修工程師指派的各項(xiàng)維修任務(wù),并對維修質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。2)
維修單位現(xiàn)場負(fù)責(zé)人根據(jù)甲方要求對現(xiàn)場人員進(jìn)行服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、禮儀的培訓(xùn)4.7、集團(tuán)維保組負(fù)責(zé)集團(tuán)所屬項(xiàng)目的維保工作,對集團(tuán)維保流程的制定、維保制度、維??己宿k法提出決策意見,并督促地區(qū)公司及項(xiàng)目按照集團(tuán)工程維保要求具體落實(shí)維保工作。對維保業(yè)務(wù)指導(dǎo)及溝通協(xié)調(diào)工作,對維保服務(wù)滿意度監(jiān)督推進(jìn),組織開展維保缺陷反饋工作。對重大質(zhì)量缺陷類的維保過程中遇到的技術(shù)難點(diǎn)及責(zé)任判定工作給予技術(shù)指導(dǎo)。第5頁
共16頁世茂集團(tuán)地區(qū)公司工程職能工作守則世茂集團(tuán)工程管理中心工程維保滿意度提升管理指引五、
滿意度提升標(biāo)準(zhǔn)動作---交付前5.1、風(fēng)險排查及前期介入工作程序1)
項(xiàng)目交付前
3個月,項(xiàng)目全面梳理質(zhì)量類、設(shè)計(jì)類等等共性問題,由項(xiàng)目上報地區(qū)公司、地區(qū)公司匯總報備集團(tuán)工程維保組。交付前
1個月報備以上問題整改情況或預(yù)案措施,并以書面郵件上報集團(tuán)維保組,對所梳理的問題制定對應(yīng)的方案和措施,能夠及時整改的必須在交付前完成,因設(shè)計(jì)問題無法整改,需項(xiàng)目制定完整的統(tǒng)一說辭進(jìn)行報備。2)
項(xiàng)目對毛坯項(xiàng)目需交付前
3個月介入,裝修項(xiàng)目土建移交裝飾單位前
3個月,地區(qū)公司需安排專人進(jìn)行跟蹤,對所查問題及時進(jìn)行報備并跟蹤落實(shí)整改到位,確保交付后工程質(zhì)量問題減少到最低限度。交付前兩個月項(xiàng)目維保需對各參建單位每月兩次的維保宣導(dǎo)會,明確前期介入的定義及流程。3)
對前期介入所發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題,要求項(xiàng)目督促各施工單位整改完成率需達(dá)到
95%以上。4)
對于前期無完成或無法整改的項(xiàng),要求項(xiàng)目明確后續(xù)整改方案及后續(xù)跟進(jìn)處理人5)
聯(lián)合客服、營銷等部門梳理客戶信息進(jìn)行分類,隨時了解客戶動態(tài)人員培訓(xùn)交底,維保人員工做流程、服務(wù)意識、施工單位人員禮儀培訓(xùn)等六、
集中交付階段滿意度提升標(biāo)準(zhǔn)動作---交付期1)
快修:根據(jù)項(xiàng)目交付體量成立快修小組,交付前組織項(xiàng)目工程、成本討論快修預(yù)案確保人力材料設(shè)備滿足急修要求。2)
陪驗(yàn):陪同驗(yàn)房人員充分了解項(xiàng)目情況,提前做好培訓(xùn)及交付演練。3)
宣傳:交付現(xiàn)場醒目位置做好維保團(tuán)隊(duì)展示宣傳,包含:維保團(tuán)隊(duì)展示、報修、監(jiān)督電話,維保流程展示。示例:第6頁
共16頁世茂集團(tuán)地區(qū)公司工程職能工作守則世茂集團(tuán)工程管理中心工程維保滿意度提升管理指引七、
維保集中整改期滿意度提升標(biāo)準(zhǔn)動作---交付后日常維修滿意度關(guān)注要點(diǎn):接報環(huán)節(jié)——現(xiàn)場查看——方案制定——過程監(jiān)控——維修結(jié)束——陪同復(fù)驗(yàn)7.1、
接報環(huán)節(jié)7.1.1、通話前:1)
準(zhǔn)備好筆、記錄本以便記錄信息,并調(diào)整好自已的心態(tài),保持愉悅的心情;電話鈴響時務(wù)必于三聲內(nèi)接起。2)
電話鈴響時,放下手中的事情全神貫注地進(jìn)行電話接聽工作。3)
電話接起“您好!***保修服務(wù)中心
XXX(自報姓名),請問有什么可以幫到您?”,音調(diào)音速適中自然。7.1.2、通話中:1)
準(zhǔn)確接收客戶傳遞的信息。2)
勿輕易承諾,對于不確切或重大事宜需謹(jǐn)慎回答或由工程師到現(xiàn)場察看后確定回復(fù)。3)
維修到位時間承諾:a)
了解現(xiàn)場維修施工人員的具體位置,能夠確定具體到位時間,并能在一定時間內(nèi)及時趕到方能具體告知。第7頁
共16頁世茂集團(tuán)地區(qū)公司工程職能工作守則世茂集團(tuán)工程管理中心工程維保滿意度提升管理指引b)
對于不確定維修具體到位時間,應(yīng)盡量避免使用馬上立即等字眼或由工程師到現(xiàn)場察看后確定回復(fù)。c)
特殊情況不能在短時間內(nèi)趕往需向客戶說明情況,并表示歉意取得客戶理解。d)
維保信息員主要負(fù)責(zé)信息收集工作,業(yè)主報修的后續(xù)事情,建議交由所屬維保工程師聯(lián)系。準(zhǔn)確詳細(xì)記錄報修的房號、報修人姓名、聯(lián)系電話、報修內(nèi)容、預(yù)約時間、客戶特殊要求等信息,對重要信息或不清楚的信息與客戶進(jìn)行重復(fù)確認(rèn),以避免延誤維修時機(jī)。7.1.3、通話后:通話結(jié)束時,應(yīng)告知客戶:“我們將盡快落實(shí)處理您反映的問題,并在過程中與您反饋處理進(jìn)展”;“謝謝您的來電”;“再見”等結(jié)束語,使客戶產(chǎn)生通話愉快的感覺,待對方先行掛下電話后才輕放話筒并及時派單處理。7.1.4、來訪分類:1)
一般來訪:面帶微笑主動問“您好”,仔細(xì)聆聽,雙眼注視客戶以視尊重。在整個接待過程放下手中工作杜絕盯著電腦或資料回答客戶。對于客戶個人信息及報修事項(xiàng)應(yīng)做好詳細(xì)記錄并及時派單處理。2)
投訴來訪:在聆聽過程中需對客戶反映事項(xiàng)予以回應(yīng),以示明白接收,理解客戶反映內(nèi)容并盡量即時解答處理,若屬非權(quán)限范圍等情況應(yīng)做好信息記錄,委婉告知客戶,盡量取得客戶理解并及時向相關(guān)人員反饋信息。對憤怒的抱怨性來訪要不亢不卑,不能與客戶爭執(zhí),盡量平和客戶的心情,做到有禮有節(jié)。3)
多戶來訪:對于有多戶在場等待時,要求接待人員保持頭腦清醒,有條理性,動作麻利,統(tǒng)籌安排,兼顧每一客戶。原則為先來先處理,然不能就此忽略后來者,應(yīng)向后來者簡要說明情況并請其就坐稍等。第8頁
共16頁世茂集團(tuán)地區(qū)公司工程職能工作守則世茂集團(tuán)工程管理中心工程維保滿意度提升管理指引7.1.5、電話接聽禮儀如下(觸點(diǎn)動作):7.1.6、前臺接待禮儀如下(觸點(diǎn)動作):7.2、現(xiàn)場查看1)
維修工程師會同保修單位到現(xiàn)場查看,確定質(zhì)量問題性質(zhì),進(jìn)行協(xié)調(diào)處理2)
滲漏,空鼓,裂縫,隱蔽管道維修類,查看結(jié)果維修工程師應(yīng)在《房屋維修任務(wù)單》上將情況詳?shù)?頁
共16頁世茂集團(tuán)地區(qū)公司工程職能工作守則世茂集團(tuán)工程管理中心工程維保滿意度提升管理指引細(xì)寫明,并讓業(yè)主簽字確認(rèn)。3)
現(xiàn)場查看后與信息員核對業(yè)主報修的準(zhǔn)確問題及部位,由信息員錄入
SAP系統(tǒng)進(jìn)行分解;4)
與業(yè)主確認(rèn)維修方案和維修工期觸點(diǎn)動作:第10頁
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頁世茂集團(tuán)地區(qū)公司工程職能工作守則世茂集團(tuán)工程管理中心工程維保滿意度提升管理指引7.3、方案制訂1)
維修工程師將查看及處理情況詳細(xì)記錄在《房屋維修任務(wù)單》并將維修方案及維修工期告知客戶待維修方案確認(rèn)后,維修工程師與業(yè)主約定上門維修時間2)
施工前與施工單位進(jìn)行現(xiàn)場成品保護(hù)、注意事項(xiàng)交底3)
安排維修單位按時、按方案實(shí)施維修事宜4)
維修工程(過程)中將現(xiàn)場查看處理情況當(dāng)天匯總,并將信息反饋至信息員進(jìn)行
SAP錄入,維修第
11
頁
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頁世茂集團(tuán)地區(qū)公司工程職能工作守則世茂集團(tuán)工程管理中心工程維保滿意度提升管理指引工程師或信息員
24小時內(nèi)必須
SAP系統(tǒng)上分解7.4、過程監(jiān)控1)
按照與客戶約定的維修時間,由維修工程師帶領(lǐng)施工人員上門進(jìn)行維修2)
按照行為規(guī)范要求得到客戶確認(rèn)后和許可后,進(jìn)入客戶家中,按照現(xiàn)場交底規(guī)范要求進(jìn)行維修3)
做好室內(nèi)的成品保護(hù)4)
若客戶有意見,應(yīng)將客戶意見及時上報項(xiàng)目維修負(fù)責(zé)人上門協(xié)調(diào)處理5)
在維修期間謝絕客戶主動提供的水、煙、毛巾等物品6)
每日下班前,先收拾好維修工具及清理現(xiàn)場第12頁
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當(dāng)人離開后需要與客戶打聲招呼說:“先生/女士,您好!今天的工作已經(jīng)結(jié)束,再見?!?如還有未完工的事項(xiàng),應(yīng)主動說明下來來的時間)8)
如客戶應(yīng)答沒有后,主動講“再見”。9)
替客戶關(guān)好入戶門后(注意關(guān)門聲響),脫下鞋套
。10)針對不在現(xiàn)場的業(yè)主,可以已通過微信、短信、錄音電話進(jìn)行進(jìn)展反饋告知增加觸點(diǎn);7.5、維修結(jié)束(關(guān)單)1)
如業(yè)主在家的,維修工程師會同施工單位及客戶對維修內(nèi)容現(xiàn)場進(jìn)行驗(yàn)收2)
如業(yè)主不在家,維修工程師會同施工單位先自行驗(yàn)收,后通過錄音電話、微信、短信告知客戶維修結(jié)束,提示客戶前往驗(yàn)收,并做好電話記錄第13頁
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驗(yàn)收合格后維修工程師必須讓客戶在《維修工作通知單》《維修現(xiàn)場監(jiān)理記錄.驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)4)
如客戶多次通知后沒時間前往驗(yàn)收,維修工程師必須有
2個以上有效錄音電話在《維修工作通知單》《維修現(xiàn)場監(jiān)理記錄.驗(yàn)收單》記錄體現(xiàn),(記錄內(nèi)容:幾月幾日幾點(diǎn)幾分,與哪棟客戶××女士/先生,電話多少,告知什么事情現(xiàn)維修已結(jié)束,通知其過來驗(yàn)收,與業(yè)主當(dāng)時電話溝通情況記錄)。5)
信息員和維修工程師檢查《維修工作通知單》《維修現(xiàn)場監(jiān)理記錄.驗(yàn)收單》是否按規(guī)范填寫,確保填寫完整后進(jìn)行資料歸檔6)
同時維修工程師需在
SAP系統(tǒng)上進(jìn)行關(guān)閉。第14頁
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結(jié)果驗(yàn)證---客戶回訪:1)
分級客戶回訪:項(xiàng)目回訪:及時了解客戶滿意度情況及時進(jìn)行情感修復(fù);地區(qū)公司回訪:及時分析各項(xiàng)目優(yōu)勢及短板及時做出響應(yīng);集團(tuán)回訪(400):監(jiān)督各地區(qū)公司、項(xiàng)目動態(tài),納入過程管理排序考核;2)
回訪各崗位及時間段執(zhí)行要求:a)
項(xiàng)目信息員:根據(jù)維修工程師現(xiàn)場所關(guān)閉的報修單,24小時內(nèi)電話與業(yè)主進(jìn)行確認(rèn)是否維修完成,并對維修完成后的報修單在
SAP系統(tǒng)上進(jìn)行結(jié)單關(guān)閉。b)
集團(tuán)客服
400:根據(jù)各地區(qū)公司、項(xiàng)目交付批次對當(dāng)月
SAP
系統(tǒng)中結(jié)單客戶、SAP
系統(tǒng)中順交客戶、當(dāng)月維修過程中的客戶、前期回訪不滿意客戶重新抽取進(jìn)行開展月度回訪工作,并將回訪結(jié)果下發(fā)至集團(tuán)維保組。c)
集團(tuán)維保組:匯總
400回訪結(jié)果并對各子項(xiàng)短板梳理后下發(fā)至各地區(qū)公司,并在工程月度會上進(jìn)行排名通報,讓各地區(qū)公司形成一個競爭力。d)
地區(qū)公司維保負(fù)責(zé)人針對
400回訪中存在的問題召集各項(xiàng)目維保人員組織會議,分析項(xiàng)目自身存在的短板并制定提升改進(jìn)方案抄報集團(tuán)維保組,且跟蹤提升計(jì)劃監(jiān)督落實(shí)整改。e)
地區(qū)公司維保負(fù)責(zé)人針對各項(xiàng)目存在的短板,加強(qiáng)維修過程服務(wù)觸點(diǎn)培訓(xùn)。f)
項(xiàng)目根據(jù)整改情況反饋至地區(qū)公司維保負(fù)責(zé)人,地區(qū)公司維保負(fù)責(zé)人對各項(xiàng)存在的問題逐項(xiàng)進(jìn)行復(fù)查。g)
集團(tuán)維保組根據(jù)地區(qū)公司維保完成反饋情況進(jìn)行抽查核實(shí)。3)
賽惟回訪:a)
賽惟根據(jù)問卷要求對業(yè)主進(jìn)行回訪,找出維保服務(wù)過程存在的不足進(jìn)行匯總,并將回訪結(jié)果下發(fā)至集團(tuán)維保組。b)
集團(tuán)維保組匯總賽維回訪結(jié)果并對各子項(xiàng)短板梳理后下發(fā)至各地區(qū)公司和項(xiàng)目維保組,并在工程月度會上進(jìn)行排名通報,讓各地區(qū)公司形成一個競爭力。c)
地區(qū)公司維保負(fù)責(zé)人針第三方對賽維回訪中存在的問題召集各項(xiàng)目維保人員組織會議,分析項(xiàng)目自身存在的短板并制定提升改進(jìn)方案抄報集團(tuán)維保組,且跟蹤提升計(jì)劃監(jiān)督落實(shí)整改。d)
地區(qū)公司維保負(fù)責(zé)人針對各項(xiàng)目存在的短板,加強(qiáng)維修過程服務(wù)觸點(diǎn)培訓(xùn)。e)
集團(tuán)維保組根據(jù)預(yù)調(diào)研情況梳理出重點(diǎn)項(xiàng)目,進(jìn)行分工對接進(jìn)行
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