——xx物業(yè)管理有限公司文件xx物綜〔2017〕23號關(guān)于印發(fā)《xx物業(yè)管理有限公司機關(guān)會議管理規(guī)定》的通知物業(yè)公司所屬各單位：建（北京）物業(yè)管理有限公司2017年5月5日建（北京）物業(yè)管理有限公司2017年5月5日xx物業(yè)管理有限公司機關(guān)會議管理規(guī)定第一章總則第一條為提升物業(yè)公司會議管理水平，確保物業(yè)公司會議質(zhì)量，嚴肅會議紀(jì)律，特制定本規(guī)定。第二條會議召開應(yīng)遵循如下原則：高效原則。會議召開應(yīng)注重實效，主題鮮明，準(zhǔn)備充分。精簡原則。會議應(yīng)盡量減少數(shù)量、縮短會期、控制會議規(guī)模。節(jié)約原則。會議要厲行勤儉節(jié)約，嚴禁鋪張浪費。第三條本辦法適用于xx物業(yè)管理有限公司總部機關(guān)各類會議組織管理，所屬各單位可根據(jù)本單位實際參照執(zhí)行。第二章會議的組織管理及分類第四條物業(yè)公司會議管理的主責(zé)部門為公司黨群綜合部，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各類會議，制定和修訂會議管理有關(guān)規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行。第五條會議提擬部門負責(zé)會議的組織工作。第六條會議提擬與審批黨政聯(lián)席會、總經(jīng)理辦公會例會、季度例會和年度總結(jié)—2—會的議題需要黨群綜合部提擬和報批。公司專題會議由業(yè)務(wù)主辦部門負責(zé)提擬和報批。部門會議由各部門自行安排。第七條會議通知按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知。會議通知應(yīng)在會議召開前1至2日將召開時間、地點、參加人員以書面、電話或其他形式通知全體參會人員及會議服務(wù)部門。第八條會議組織會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料等）等準(zhǔn)備工作。會議服務(wù)部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如布置會場、視頻調(diào)試，桌簽座位、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等。會議提擬部門負責(zé)會議簽到。在視頻會議召開前，視頻會議系統(tǒng)管理員要按要求提前進行視頻調(diào)試。視頻會議召開期間，視頻會議系統(tǒng)管理員應(yīng)全程監(jiān)控，不得隨意離開現(xiàn)場，確保視頻會議順利進行。第九條會議記錄會議提擬或提案部門負責(zé)會議記錄，并按照會議的不同規(guī)格及要求，做好相應(yīng)的錄音、攝像等工作。會議記錄應(yīng)遵照以下原則：會議記錄應(yīng)采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性、真實性。對會議已議決事項，應(yīng)在會議記錄中括號注明“議決”字樣。黨政聯(lián)席會議記錄由提案各部門進行記錄決議內(nèi)容，于會議次日（含節(jié)假日）15:00前報送公司黨群綜合部匯總。總經(jīng)理辦公例會、季度例會由黨群綜合部進行會議記錄，于會議次日（含節(jié)假日）15:00前報黨群綜合部經(jīng)理。專題會會議由會議組織部門做好會議記錄工作，會議記錄應(yīng)于會議次日（含節(jié)假日）15:00前呈報部門經(jīng)理。4.做好會議記錄的日常歸檔、保管工作。第十條會議紀(jì)要會議提擬部門負責(zé)會議紀(jì)要整理。下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要：黨政聯(lián)席會、總經(jīng)理辦公會例會；專題會議、季度例會；其它應(yīng)會議主持人要求整理會議紀(jì)要。三、會議紀(jì)要的簽發(fā)及傳閱范圍參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行或由會議主持人確定。第十一條會議跟進會議決議、決策事項須會后跟進落實的，原則上遵照“誰組織，誰跟進”，或服從會議主持人指定。第三章會議紀(jì)律—4—第十二條與會人員要準(zhǔn)時出席會議，不得遲到早退。第十三條與會人員因故不能參加會議時，要向會議主持人履行請假手續(xù)，并委托相關(guān)人員代為參會。參加公司級會議，如請假須由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，則須同時向黨群綜合部或是會議主辦部門報備。第十四條會議進行時，與會人員應(yīng)將通訊工具調(diào)至振動狀態(tài)或關(guān)閉，不得隨意接聽電話。第十五條與會人員遇到特殊情況需要長時間離開時，應(yīng)向會議主持人請假，經(jīng)同意后方可離開會場，否則按缺席處理。第十六條嚴守機密。會議討論決定的事項，與會人員不得隨意傳播、擴散。會議印發(fā)的文件資料，與會人員要妥善保管，必要時在會議結(jié)束后，由會議主辦部門統(tǒng)一收回保管。第四章附則第十七條本規(guī)定由物業(yè)公司黨群綜合部負責(zé)解釋。第十八條