公司文件管理辦法第一章總則第一條為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，并規(guī)范公司內(nèi)部文件和正式公文管理，根據(jù)公司實際情況，制訂本辦法。第二條公司文件的管理歸辦公室。第三條文件分為公司外部文件和內(nèi)部文件兩大類。包括：決定、決議、指示、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要、規(guī)定、備忘錄和其他工作往來文件等多種類型。公司外部文件主要包括：政府機(jī)關(guān)及其他上級來電、函、來文；同級來電、函、來文。公司內(nèi)部文件分為內(nèi)部工作文件和公司正式公務(wù)文件。內(nèi)部工作文件主要用于公司部門內(nèi)部、部門之間、部門與公司管理之間的工作往來和信息溝通。正式公務(wù)文件主要用于公司發(fā)布規(guī)章制度、重大事項決定，對外公函、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員任免通知等，是公司經(jīng)營管理過程中形成的具有法定效力的公務(wù)文書，以公司名義發(fā)文，按公司正式公務(wù)文件管理。第二章收文管理第四條公文的簽收。凡公司外部文件的來文（除公司領(lǐng)導(dǎo)親啟的除外），均由辦公室專人（收發(fā)員）登記、簽收、拆封。第五條公文的編號保管外部文件收文后，收發(fā)員應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”（附件1），并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室進(jìn)行登記、編號保管，不得個人保存。你我共享第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需由辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)人員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。為加速文件運轉(zhuǎn)，收發(fā)人員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。第七條文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱讀完后在下班前將文件交辦公室。閱批文件一般不超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，綜合管理部應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時不要抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，需辦理借閱手續(xù)，防止丟失泄密。文件閱完后，應(yīng)交回收發(fā)員，切忌橫傳。收發(fā)人員對文件負(fù)有檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理，不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定，并征得綜合管理部同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔。第三章內(nèi)部文件管理第八條發(fā)文的范圍：凡以公司的名義發(fā)出的通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和工作簡報均屬于發(fā)文的范疇。第九條公司下發(fā)文件主要用于：公布公司規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；公布公司機(jī)構(gòu)設(shè)置和人事任免事項；公布公司的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定；發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；其他有關(guān)公司的重大事項。第十條公司上行文、外發(fā)文主要用于：對政府機(jī)關(guān)其他上級單位呈報工作計劃、請示報告、處理決定等；同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)技術(shù)、人事勞資、科研、經(jīng)營管理的工作事宜。第十一條發(fā)文的審批權(quán)限：你我共享公司薪酬等基本規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置、公司總經(jīng)理及副總經(jīng)理任免、重大專項獎勵等須經(jīng)董事會審議通過，董事長簽批。其他發(fā)文經(jīng)總經(jīng)理辦公會研究決定，總經(jīng)理簽批。第十二條發(fā)文的程序及要求需要發(fā)文的部門，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示和公司實際需要草擬文件初稿；草擬文稿必須從公司的角度，做到情況確實、觀點鮮明、條例清楚、文字簡煉、標(biāo)點符號正確。文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附“發(fā)文申請審批表”（見附件2），詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位、擬稿人、密級、發(fā)文日期，會簽部門。辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。對文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。經(jīng)審查和修改的文稿，送擬稿單位主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）。需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在打印前送會簽部門會簽。文稿審核會簽并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審簽意見后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定送公司董事長或總經(jīng)理審定批準(zhǔn)簽發(fā)。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)的文稿交綜合管理部統(tǒng)一編號打印。文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人應(yīng)在發(fā)文申請單上簽名。辦公室打印文件后，收發(fā)人員蓋章分發(fā)，并在公司內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布。第四章文件的借閱和清退第十三條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意并簽寫“文件借閱申請單”（附件3）。對有密級的文件經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意后方可借閱。第十四條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，就地閱看，按時歸還。未經(jīng)允許，任何人不得帶走文件、全文抄錄或復(fù)印，不允許拆卷和在文件上勾劃。第十五條辦公室公文收發(fā)人員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，定期對事情已辦妥的公司文件及上級要求清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任人，并如實向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。第五章文件的立卷與歸檔第十六條需要歸檔的文件，手寫簽署批準(zhǔn)的紙質(zhì)原稿和電子文檔一起存你我共享檔。第十七條文件的歸檔范圍：政府機(jī)關(guān)及其他上級機(jī)關(guān)來文，包括對公司報告、申請的批復(fù)。公司股東會、董事會、監(jiān)事會會議通知、會議簽到表、會議記錄、會議作出的決定、決議、人事任免等。以公司名義發(fā)出的報告、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)及科研、經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、報表等?？偨?jīng)理辦公會、中層干部會及各種專業(yè)例會記錄、紀(jì)要。反映公司科研生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像制品。第十八條立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。第六章文件的銷毀第十九條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件、綜合管理部應(yīng)定期清理造冊，并按有關(guān)規(guī)定辦理銷毀手續(xù)。第二十條經(jīng)審核同意銷毀的文件，公司應(yīng)指定專人進(jìn)行銷毀，并在文件銷毀清冊上簽名。附：1、文件處理傳閱單2、發(fā)文申請審批單3、文件借閱申請單4、文件銷毀清冊你我共享附件1文件處理傳閱單文件名稱：收文日期收文號辦公室意見公司領(lǐng)導(dǎo)批示承辦部門意見文件處理傳閱單文件名稱：收文日期收文號辦公室意見：公司領(lǐng)導(dǎo)批示：承辦部門意見附件2你我共享發(fā)文申請審批表發(fā)文標(biāo)題密級發(fā)文編號印刷份數(shù)擬稿單位擬稿人發(fā)文日期校對人發(fā)送范圍擬稿部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿意見簽名年月日會簽單位意見公司分管領(lǐng)導(dǎo)審簽意見簽名年月日總經(jīng)理簽批意見簽名年月日董事長簽批意見簽名年月日附件3文件借閱申請單你我共享借閱部門文件標(biāo)題文件密級借閱時間借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)簽字辦公室領(lǐng)導(dǎo)簽字文件借閱申請單借閱部門文件標(biāo)題文件密級借閱時間借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)簽字辦公室領(lǐng)導(dǎo)簽字文件借閱申請單借閱部門文件標(biāo)題文件密級借閱時間借閱人部門領(lǐng)導(dǎo)簽字辦公室領(lǐng)導(dǎo)簽字你我共享附件4文件銷毀清冊銷毀日期:文件編號發(fā)文日期發(fā)文單位文件密級文件標(biāo)題附件標(biāo)題文件管理員簽名：監(jiān)督文件銷毀人員簽名:你我共享，二0一0年四月一日出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費、董允等，此皆良實，志慮忠純，是以先帝簡拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補(bǔ)闕漏，有所廣益。將軍向?qū)櫍孕惺缇?，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰能”，是以眾議舉寵為督：愚以為營中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所。親賢臣，遠(yuǎn)小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠(yuǎn)賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書、長史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計日而待也，。臣本布衣，躬耕于南陽，茍全性命于亂世，不求聞達(dá)于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當(dāng)世之事，由是感激，遂許先帝以驅(qū)馳。后值傾覆，受任于敗軍之際，奉命于危難之間，爾來二十有一年矣。先帝知臣謹(jǐn)慎，故臨崩寄臣以大事也。受命以來，夙夜憂嘆，恐托付不效，以傷先帝之明；故五月渡瀘，深入不毛