優(yōu)秀秘書應(yīng)該具備的條件詳解演示文稿當(dāng)前1頁(yè)，總共42頁(yè)。優(yōu)選優(yōu)秀秘書應(yīng)該具備的條件當(dāng)前2頁(yè)，總共42頁(yè)。秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置圖當(dāng)前3頁(yè)，總共42頁(yè)。一、秘書任職的技術(shù)資格1、受教育程度2、專業(yè)技能3、工作經(jīng)歷知識(shí)是基礎(chǔ)；智力是知識(shí)的結(jié)晶；能力是知識(shí)和智力的最終體現(xiàn)和歸宿。當(dāng)前4頁(yè)，總共42頁(yè)。１、受教育程度（智能素養(yǎng)）

1）秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)：（通才型）知識(shí)積累：①基礎(chǔ)知識(shí)②專業(yè)知識(shí)③行業(yè)知識(shí)④相關(guān)知識(shí)⑤工具性知識(shí)

（1）專與博的兼容性。（2）廣泛的適應(yīng)性。（3）強(qiáng)健的再生性。當(dāng)前5頁(yè)，總共42頁(yè)。2）秘書的智力結(jié)構(gòu)智力是賴以吸取外界知識(shí)的能力，包括：①觀察力②注意力③記憶力④思維力⑤想象力當(dāng)前6頁(yè)，總共42頁(yè)。

２、專業(yè)技能（才干素養(yǎng)）（重點(diǎn)）1）較強(qiáng)的寫作能力（閱讀概括能力）2）精明的辦事能力①聽知領(lǐng)悟能力

②口頭表達(dá)能力③靈活應(yīng)變能力④溝通與交際能力⑤組織協(xié)調(diào)能力⑥分析判斷能力⑦商業(yè)運(yùn)作能力⑧超前預(yù)測(cè)能力（秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)：跟蹤適應(yīng)、同步適應(yīng)、超前適應(yīng)）獨(dú)立辦事能力、策劃與決策能力3）熟練的操作能力當(dāng)前7頁(yè)，總共42頁(yè)。

提高商業(yè)運(yùn)作能力遵循“一個(gè)原則”（商業(yè)游戲規(guī)則：“成本+利潤(rùn)=報(bào)價(jià)”）做好“三類事情”（1、能夠?yàn)楣編?lái)新生意、增加營(yíng)業(yè)額的事情；2、能夠維持現(xiàn)有狀況及鞏固已有客戶的事情；3、必須要做但對(duì)企業(yè)沒有直接利益的事情。在第一類事情沒有做好之前，決不做第二類事情。）做到“五個(gè)是否”（1、是否提供滿意的服務(wù)；2、是否向客戶索取電話、名字，取得進(jìn)一步聯(lián)系的理由意愿；3、是否在客戶拒絕后繼續(xù)用其他辦法保持聯(lián)系；4、是否清楚、準(zhǔn)確地表達(dá)客戶的要求；5、是否能讓客戶為你介紹新的業(yè)務(wù)或新的客戶。）同時(shí)，職業(yè)秘書要具備商業(yè)敏感性，判斷項(xiàng)目的真?zhèn)位蚩尚行?。?dāng)前8頁(yè)，總共42頁(yè)。

3、工作經(jīng)歷（工作經(jīng)驗(yàn)）一是為人處世的經(jīng)驗(yàn)，又稱社會(huì)經(jīng)驗(yàn)；二是長(zhǎng)期從事某一職業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)，也稱為專業(yè)經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)前9頁(yè)，總共42頁(yè)。全美秘書協(xié)會(huì)《章程》對(duì)秘書人員的要求

要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字；要象政治家一樣有靈敏的頭腦；要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；要有靈活運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器的能力;……

以美國(guó)為代表的西方國(guó)家為聯(lián)合國(guó)秘書長(zhǎng)選定了協(xié)定的條件：具有領(lǐng)導(dǎo)、籌劃和組織眾多國(guó)家職員的管理能力，能流利使用聯(lián)合國(guó)兩種的工作語(yǔ)言，具有作為領(lǐng)導(dǎo)人物感人的魅力和有溝通人際交流思想的能力。

當(dāng)前10頁(yè)，總共42頁(yè)。二、秘書任職的非技術(shù)資格秘書應(yīng)有的職業(yè)素養(yǎng)：1）角色意識(shí)。

2）服務(wù)意識(shí)。

3）勤奮意識(shí)。

當(dāng)前11頁(yè)，總共42頁(yè)。二、秘書任職的非技術(shù)資格1

（一）秘書的心理素質(zhì)秘書的心理健康是指秘書個(gè)體能以良好的心理狀態(tài)適應(yīng)職業(yè)活動(dòng)的環(huán)境。

1、秘書的氣質(zhì)特點(diǎn)：

秘書的氣質(zhì)是指一個(gè)秘書比較穩(wěn)定的心理活動(dòng)的動(dòng)力特征，可理解為“脾氣”、“秉性”、“性情”。①膽汁質(zhì)②多血質(zhì)③粘液質(zhì)④抑郁質(zhì)當(dāng)前12頁(yè)，總共42頁(yè)。多血質(zhì)的秘書－－主動(dòng)靈活，交際能力強(qiáng)，但缺乏持續(xù)性，興趣易轉(zhuǎn)移；膽汁質(zhì)的秘書－－熱情、認(rèn)真、果斷，但感情容易沖動(dòng)，影響工作的開展；粘液質(zhì)的秘書－－遇事沉著冷靜，長(zhǎng)于實(shí)干，穩(wěn)定性強(qiáng)，但往往反應(yīng)較慢，動(dòng)作遲緩；抑郁質(zhì)的秘書－－敏感心細(xì)，一絲不茍，但性情易孤僻，優(yōu)柔寡斷。秘書人員應(yīng)根據(jù)職業(yè)特點(diǎn)和自身狀況，自覺重視和加強(qiáng)氣質(zhì)修養(yǎng)，克服不良的氣質(zhì)傾向，培養(yǎng)良好的氣質(zhì)品格，都可以成為合格的秘書工作者。思考：請(qǐng)分析自己屬于哪種氣質(zhì)類型?假如要?jiǎng)偃无k公室工作得注意什么?當(dāng)前13頁(yè)，總共42頁(yè)。二、秘書任職的非技術(shù)資格2

2、秘書的性格要求

秘書的性格是秘書對(duì)現(xiàn)實(shí)穩(wěn)定的態(tài)度以及與之相適應(yīng)的習(xí)慣化的行為方式。有人說(shuō)：秘書的職業(yè)性格無(wú)疑是人類為了生存和發(fā)展所設(shè)定的職業(yè)類型中最為優(yōu)秀的性格，近乎完美的品質(zhì)。擁有這樣性格的人是引人注目，值得欣賞和贊嘆的。

當(dāng)前14頁(yè)，總共42頁(yè)。秘書的性格、品質(zhì)（重點(diǎn)）

①開朗②敏捷③穩(wěn)?、軋?jiān)毅

⑤幽默

⑥自制

⑦合作⑧自信

⑨勤快

⑩整齊

正直、善良，熱忱、溫和，豁達(dá)、寬容，縝密、內(nèi)斂，誠(chéng)實(shí)、上進(jìn)心等。當(dāng)前15頁(yè)，總共42頁(yè)?！炯寄苡?xùn)練】

［自測(cè)］1

“我是否適合辦公室工作”在小組內(nèi)進(jìn)行自我剖析，找出自己的性格優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，找出差距，制定自己今后訓(xùn)練的重點(diǎn)。提示1．對(duì)照辦公室工作職業(yè)意識(shí)，分析自己：我身上的優(yōu)點(diǎn)有哪些?至少找出五條。（這些是需要保持的，也是你將來(lái)勝任工作的信心支撐源泉。）2．自己身上的缺點(diǎn)有哪些?至少找出三條。你準(zhǔn)備怎樣改進(jìn)?當(dāng)前16頁(yè)，總共42頁(yè)。二、秘書任職的非技術(shù)資格33、秘書的心理調(diào)適（1）秘書的心理障礙常有：嫉妒心理孤僻心理壓抑心理依賴心理焦慮心理厭煩心理羞怯心理自負(fù)和自卑心理當(dāng)前17頁(yè)，總共42頁(yè)。二、秘書任職的非技術(shù)資格4

（2）秘書心理調(diào)適的方法：

①博覽群書，開闊胸襟。②培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。③善于反省，自我調(diào)適。

④傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。⑤增強(qiáng)自信心，科學(xué)安排工作。⑥培養(yǎng)自己的交往能力，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。

當(dāng)前18頁(yè)，總共42頁(yè)。二、秘書任職的非技術(shù)資格5（二）思想素質(zhì)（政治素養(yǎng)）良好的政治素養(yǎng)；強(qiáng)烈的事業(yè)心；較高的理論政策水平；實(shí)事求是的思想作風(fēng)；淡泊明志，樂于奉獻(xiàn)；踏實(shí)細(xì)致，一絲不茍。當(dāng)前19頁(yè)，總共42頁(yè)?！炯寄苡?xùn)練】

［自測(cè)］2

“從業(yè)動(dòng)機(jī)調(diào)查”1

我愿意做那些對(duì)自己有意義的事情，即便它們可能不會(huì)給我?guī)?lái)物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)；我想徹底向自己證明，我確實(shí)了解自己的工作規(guī)范；我的工作是我尋求生活真諦的一部分；我渴望達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)能力；我樂意被別人領(lǐng)導(dǎo)；……當(dāng)前20頁(yè)，總共42頁(yè)?！皬臉I(yè)動(dòng)機(jī)調(diào)查”2我喜歡扮演一個(gè)操控他人的角色、一個(gè)舉足輕重的領(lǐng)導(dǎo)角色；我喜歡那種受尊重的感覺；我希望在我的工作成果上能寫上的自己名字；我不希望成為大方向盤上的一個(gè)小齒輪；……當(dāng)前21頁(yè)，總共42頁(yè)。

秘書的職業(yè)道德（重點(diǎn)）是人們?cè)诼男新氊?zé)范圍內(nèi)所遵守的道德原則和行為規(guī)范的總和。

1、忠于職守，不得瀆職2、保守秘密，不準(zhǔn)泄密3、誠(chéng)實(shí)守信，不輕視怠慢4、文明禮貌，平等待人5、廉潔奉公，不謀私利當(dāng)前22頁(yè)，總共42頁(yè)。三、秘書任職的一般要求

1、性別；2、年齡；3、體質(zhì)；4、外貌?！皣?guó)際秘書節(jié)”即每年四月的最后一個(gè)星期三，“秘書周”即每年四月的最后一周。當(dāng)前23頁(yè)，總共42頁(yè)。女性秘書的自我保護(hù)(情感修養(yǎng))

自尊自重自愛。有正確的認(rèn)識(shí)和心態(tài)。把握交往的尺寸。采取有力有效的方法。當(dāng)前24頁(yè)，總共42頁(yè)。一個(gè)成熟的秘書，她首先要具備相當(dāng)?shù)纳鐣?huì)常識(shí)，了解公司的規(guī)章制度(各種潛規(guī)則)；其次她做事沉著而又機(jī)伶，工作踏實(shí)，具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任感強(qiáng)，富于團(tuán)隊(duì)精神，能進(jìn)行自我管理。當(dāng)前25頁(yè)，總共42頁(yè)。秘書只有具備了一定的條件，才能成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的助手，做好秘書工作，成為一個(gè)優(yōu)秀的秘書。一、精神上自立。

所謂精神自立，就是當(dāng)他面對(duì)自己工作與生活中的問(wèn)題時(shí)，他會(huì)用自己的頭腦作出判斷，想出解決問(wèn)題的辦法，并且自己動(dòng)手去解決問(wèn)題。同時(shí)，要有責(zé)任意識(shí)，要對(duì)自己的家庭、公司和社會(huì)負(fù)責(zé)。當(dāng)前26頁(yè)，總共42頁(yè)。二、自我管理能力

由于秘書處于一個(gè)關(guān)鍵而又敏感的位置，所以，秘書必須在工作中隨時(shí)約束自己的行為，自覺地進(jìn)行自我管理。

1、學(xué)習(xí)管理

隨著企業(yè)的發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人面臨的各種壓力也越來(lái)越大，所以，他們對(duì)自己的助手----秘書的要求自然也就越來(lái)越高，因此，秘書必須提高自我學(xué)習(xí)能力，在工作中學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中總結(jié)，注意隨時(shí)給自己充電。絕對(duì)不能憑興趣學(xué)習(xí)，要有針對(duì)性的讀書。

當(dāng)前27頁(yè)，總共42頁(yè)。2、時(shí)間管理

秘書必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按質(zhì)按量地完成工作，上司不會(huì)允許秘書工作總是拖拖拉拉。因此，秘書對(duì)自己的每一項(xiàng)工作都要清楚它需要花多少時(shí)間才能完成。為了保證工作的順利和效率，在工作開始之前，就要對(duì)工作的步驟和程序確定好，做好工作計(jì)劃。視頻：《時(shí)間管理》

當(dāng)前28頁(yè)，總共42頁(yè)。3、健康管理

上司對(duì)秘書的要求首先是頭腦敏捷，秘書工作可以說(shuō)既是腦力工作也是體力工作，因此，身心健康是從事秘書工作的先決條件。作為秘書，不僅要保持身體健康，而且還要保持心理健康。只有保持身心健康，才能夠在工作中保持相當(dāng)?shù)哪土捅l(fā)力，出色地完成自己的工作，這是作為秘書最基本的條件。當(dāng)前29頁(yè)，總共42頁(yè)。4、感情管理

秘書的感情管理就是不感情用事。秘書在日常工作中要與各種各樣的人打交道，不能因?yàn)閷?duì)方是自己的朋友或熟人，就改變自己的接待方式或者公司的原則，比如向他透露公司機(jī)密；在另一方面，對(duì)于你眼中的“小人”或跟自己鬧過(guò)矛盾的人，你也不能利用自己手中的“權(quán)力”故意刁難他。感情管理的另一方面是控制辦公室戀情的發(fā)生。同一公司員工之間不允許談戀愛，這是現(xiàn)代職場(chǎng)一條潛規(guī)則。

當(dāng)前30頁(yè)，總共42頁(yè)。5、金錢管理

在工作中無(wú)論是對(duì)外打交道，還是對(duì)內(nèi)的管理，作為秘書，都要有成本意識(shí)。金錢管理的另一方面就是要有個(gè)人的“理財(cái)計(jì)劃”，開始積累個(gè)人的“財(cái)產(chǎn)”。學(xué)會(huì)理財(cái)，也并不是處處節(jié)省，而是花同樣的錢做更多的事。當(dāng)前31頁(yè)，總共42頁(yè)。三、自我提升欲望

由于秘書新人的工作存在上述特點(diǎn)，所以，剛進(jìn)入秘書行業(yè)或即將進(jìn)入秘書行業(yè)工作的人必須做好相應(yīng)的思想準(zhǔn)備，注意在工作中發(fā)揮主觀能動(dòng)性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的職位優(yōu)勢(shì)，在“打雜”過(guò)程中給自己創(chuàng)造機(jī)會(huì)，從而使自己盡快成長(zhǎng)。

1、充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性

當(dāng)前32頁(yè)，總共42頁(yè)。秘書并不是算盤珠子，上司撥一下你才動(dòng)一下；很多時(shí)候需要秘書充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，自己去找事做。一個(gè)秘書是否能充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，實(shí)際上反映出他是否有強(qiáng)烈的上進(jìn)心。作為秘書，必須有強(qiáng)烈的上進(jìn)心，因?yàn)槠髽I(yè)的生存環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜，老板的壓力越來(lái)越大，因而對(duì)秘書的期望值越來(lái)越高。如果沒有上進(jìn)心，注意自我積累和提升，那秘書的能力就會(huì)離上司的要求越來(lái)越遠(yuǎn)。當(dāng)前33頁(yè)，總共42頁(yè)。案例

這天下午上班不久，市工商銀行的李行長(zhǎng)打電話來(lái)找張總。張總正在市政府匯報(bào)工作，作為張總的秘書，于雪知道李行長(zhǎng)是張總研究生班的同學(xué)，他與張總的私交不錯(cuò)。見于雪一時(shí)聯(lián)系不上張總，李行長(zhǎng)就對(duì)于雪說(shuō)，他們導(dǎo)師的夫人昨晚突然去世了，他想約張總明早一起去看看老師。

“你們老板回來(lái)后，請(qǐng)你馬上告訴他，讓他給我回個(gè)話?！币?yàn)殛P(guān)系很熟，所以李行長(zhǎng)說(shuō)話也比較隨便：“另外，看老師的時(shí)候，多少得送點(diǎn)錢，表示一下心意。我倆最好送一樣多，所以，你問(wèn)一問(wèn)你們老板，看他打算送多少，到時(shí)候告訴我。”

當(dāng)前34頁(yè)，總共42頁(yè)。張總到下午7點(diǎn)多才回到辦公室，于雪馬上把李行長(zhǎng)的意思向張總作了匯報(bào)。

“你說(shuō)送多少錢比較合適？明天還要帶些什么東西去？”不知是突如其來(lái)的噩耗讓張總不知所措，還是張總對(duì)這種世態(tài)人情沒有什么了解，他這樣反問(wèn)于雪。

“？”于雪只好搖頭，她看到了張總眼里對(duì)自己的不滿。

問(wèn)題出在哪里？

當(dāng)前35頁(yè)，總共42頁(yè)。

點(diǎn)評(píng)

的確，吊唁師母是張總的私事，送多少錢和帶什么東西去看老師，作為秘書，于雪都可以不聞不問(wèn)；但是，這種“私事”如果處理得不好，它必然會(huì)影響張總的工作，因此，作為助手，于雪必須將這種事情當(dāng)作自己份內(nèi)的工作來(lái)處理。既然是份內(nèi)的工作，那么，于雪就應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，利用張總回來(lái)之前這一段時(shí)間做些相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。比如，雖然吊唁的時(shí)候送多少錢沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，但在社會(huì)上它有相應(yīng)的潛規(guī)則，送多了人家可能認(rèn)為你是擺譜，顯示自己財(cái)大氣粗，顯得俗氣；如果送少了，人家又可能認(rèn)為你寡情少義。因此，如果于雪還不知道這種送禮的行情，那就應(yīng)該向部門或公司其他的人請(qǐng)教；如果公司的當(dāng)前36頁(yè)，總共42頁(yè)。人不了解，可以問(wèn)自己的親戚朋友……總之，于雪沒有及時(shí)去了解這方面的情況，讓上司失望，說(shuō)明她作為秘書對(duì)自己的職責(zé)范圍缺乏真正的了解；由于不了解自己的職責(zé)，所以在工作中缺乏主動(dòng)積極的精神。

當(dāng)前37頁(yè)，總共42頁(yè)。2、提高工作的含金量

對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，不只是接打電話能增加工作“附加值”，幾乎所有的秘書工都可以增加“附加值”，比如給客人泡茶的時(shí)候，給客人一個(gè)微笑，讓客人感到更溫馨；在給上司起草文件的時(shí)候，多加幾幅圖表，讓簡(jiǎn)單枯燥的數(shù)字更直觀，更生動(dòng)……雖然秘書的主要工作是做“雜務(wù)”，但你不能只是機(jī)械地做，你要有精益求精的態(tài)度，盡量給自己的每一份工作增加“附加值”；如果你給自己的每做的一件事都增加“附加值”，那么，你工作的含金量會(huì)大大地提高。如果你工作的“含金量”很高，那上司對(duì)你自然就會(huì)刮目相看。相反，如果你認(rèn)為秘書工作只是“打雜”，那么，你的工作永遠(yuǎn)只能是“打雜”。

當(dāng)前38頁(yè)，總共42頁(yè)。案例

于雪是天津某高科技公司總裁秘書。公司這幾年從無(wú)到有，年?duì)I業(yè)額接近10億元人民幣。這天上午總裁正在召集各分公司負(fù)責(zé)人開營(yíng)銷會(huì)議，公司財(cái)務(wù)總監(jiān)劉總給于雪來(lái)電話了：“于雪，你好！我是財(cái)務(wù)部的劉志?！?/p>

“劉總，您好！”

“大老板(指公司總裁)這幾天能抽得出時(shí)間來(lái)嗎？北京天地證券公司的馬總想過(guò)來(lái)拜訪他，一起吃頓飯。”

“老板開完會(huì)后，我問(wèn)一下老板的意思，回頭給你電話。你看可以嗎？”

“謝謝！”對(duì)方放下電話。

總裁散會(huì)后，于雪馬上把財(cái)務(wù)部劉總的意思告訴總裁?？偛孟肓艘粫?huì)后反問(wèn)于雪：“你看我有必要見這個(gè)馬總嗎？”

“？”于雪不知如何回答是好，總裁也顯得很失望。

問(wèn)題出在哪里？

當(dāng)前39頁(yè)，總共42頁(yè)。點(diǎn)評(píng)作為秘書，傳遞信息是她的一項(xiàng)主要工作；在傳遞這種信息過(guò)程中，她必須做到準(zhǔn)確與及時(shí)。從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，于雪完全履行了自己的職責(zé)，工作中不存在任何暇疵。但是，秘書又不是一個(gè)簡(jiǎn)單的傳聲筒，當(dāng)她在傳遞這種信