工程部文件管理規(guī)定批準(zhǔn)：年月日審核：年月日編制：年月日發(fā)布日期：年月日實施日期：年月日會簽部門會簽人/日期會簽部門會簽人/日期工程部文件管理規(guī)定1目的為使建管部發(fā)放、接收的文件得到有效控制，確保各部門所得到適用文件的有效版本，特制定本規(guī)定。2適用范圍本規(guī)定適用于工程部的文件編制、審批、發(fā)布、有效性界定、作廢、回收及接收文件的控制管理。3職責(zé)3.1綜合保障部負(fù)責(zé)建管部執(zhí)行本規(guī)定的指導(dǎo)、監(jiān)督及檢查。3.2建管部商務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)管理體系文件、行政文件、公司文件的接收發(fā)放管理及以建管部名義發(fā)文的管理。3.3建管部商務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)與經(jīng)營相關(guān)文件的發(fā)放與管理。3.4建管部技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制、更改、發(fā)放和管理及工程建設(shè)相關(guān)的國家、地方、行業(yè)有關(guān)法律法規(guī)的收集、發(fā)放、保管、有效目錄的發(fā)布與管理。3.5建管總監(jiān)負(fù)責(zé)項目進度計劃及實施方面文件的發(fā)布與管理。3.6建管部造價師負(fù)責(zé)相關(guān)工程投資控制方面文件的發(fā)放與管理。3.7建管部負(fù)責(zé)相關(guān)工程材料、設(shè)備及分包單位信息等方面文件的發(fā)放與管理。3.8建管部各項目部經(jīng)理負(fù)責(zé)本項目文件的發(fā)放與管理。3.9各項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)本部門工作范圍內(nèi)相關(guān)文件的收集。4措施和辦法4.1建管部資料員發(fā)放的文件由建管部總監(jiān)審批后，填寫《文件發(fā)放及回收登記表》，發(fā)往各相關(guān)部門及項目經(jīng)理部。4.2建管部發(fā)放的文件由部門總監(jiān)決定會簽范圍。如需要會簽，填寫《建管部發(fā)文稿紙》，會簽齊全后發(fā)放。4.3需要蓋建管部章、以建管部名義發(fā)放的文件，由各擬稿責(zé)任人起草。資料員核稿后報部門總監(jiān)審批，資料員統(tǒng)一發(fā)放并存檔。4.4為確保文件的有效性，各文件的編制、收集主管部門應(yīng)各負(fù)其責(zé)、界定有效性、隨時清理，及時發(fā)布文件更改及有效性的信息，每年發(fā)布一次文件有效版本目錄，工程部的文件由資料員負(fù)責(zé)有效性管理及監(jiān)督、檢查。4.5文件使用、保管部門的有關(guān)人員應(yīng)及時對更改的文件加以標(biāo)識，及時清理過期或作廢的文件，對作廢文件加蓋“作廢”章，對已喪失有效性但仍具有參考價值的文件加蓋“參考資料”章，對無保留價值的應(yīng)交建管部按規(guī)定銷毀，以防誤用。4.6資料員對各有效版本目錄發(fā)布部門發(fā)布、使用版本的有效性進行不定期抽查和考核。4.7建管部資料員負(fù)責(zé)外來文件的接收、登記、管理，視各文件的內(nèi)容做出傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)等處理。4.8各項目經(jīng)理部應(yīng)做好本項目來往文件的收發(fā)登記，并保持相關(guān)記錄。5相關(guān)文件《文件控制程序》6記錄《建管部發(fā)文稿紙》《文件發(fā)放及回收登記表》7解釋權(quán)本規(guī)定由綜合保障部負(fù)責(zé)