/水利工程施工檔案管理、歸檔和移交一、檔案管理㈠檔案和檔案工作(1)水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。(2)水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)和管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)和管理工作中，明確相關(guān)部門(mén)、人員的崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌支配檔案工作經(jīng)費(fèi)，確保水利工程檔案工作的正常開(kāi)展。㈡檔案管理的內(nèi)容(1)水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。即：從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)對(duì)水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；在檢查水利工程進(jìn)度和施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理狀況；在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段的驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容和質(zhì)量，并做出相應(yīng)的鑒定評(píng)語(yǔ)。(2)各級(jí)建設(shè)管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)協(xié)作檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)，細(xì)致履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。(3)項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，須細(xì)致做好檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項(xiàng)目法人，應(yīng)設(shè)立檔案室，落實(shí)專職檔案人員。其他水利工程的項(xiàng)目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對(duì)各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。(4)勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門(mén)和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，剛好提交給項(xiàng)目法人。項(xiàng)目法人應(yīng)細(xì)致做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作。(5)工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的干脆責(zé)任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進(jìn)行收集、整理、歸檔，如遇工作變動(dòng)，須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。(6)水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)細(xì)致把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過(guò)驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的，項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。(7)大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)和工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備；其他建設(shè)項(xiàng)目也應(yīng)有滿足檔案工作須要的庫(kù)房、裝具和設(shè)備。所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。(8)項(xiàng)目法人應(yīng)依據(jù)國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開(kāi)展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)和管理服務(wù)。㈢項(xiàng)目法人上交資料項(xiàng)目法人應(yīng)按時(shí)向上級(jí)主管單位報(bào)送“水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理狀況登記表”。國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，還應(yīng)同時(shí)向水利部報(bào)送“國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理狀況登記表式樣見(jiàn)表1-1；國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表式樣見(jiàn)表1-2。表1-1水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理狀況登記表項(xiàng)目名稱主要項(xiàng)目法人主要設(shè)計(jì)單位主要施工單位主要安裝單位主要監(jiān)理單位主要管理單位批準(zhǔn)概算總投資萬(wàn)元支配工期××年×月×日至××年×月×日項(xiàng)目檔案資料管理狀況（項(xiàng)目法人）檔案資料管理部門(mén)隸屬部門(mén)負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話聯(lián)系地址郵編庫(kù)房面積檔案工作其他用房面積設(shè)備檔案架(套/組)計(jì)算機(jī)(臺(tái))復(fù)印機(jī)(臺(tái))空調(diào)機(jī)(臺(tái))其他設(shè)備資料數(shù)量項(xiàng)目法人代表：(公章)：日期：××年×月×日表1-2國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表項(xiàng)目名稱建設(shè)單位或項(xiàng)目法人地址郵編上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)概算總投資萬(wàn)元支配工期×年×月×日至×年×月×日主要單位工程名稱現(xiàn)已完成單位或單項(xiàng)工程主要設(shè)計(jì)單位主要施工單位主要安裝單位主要監(jiān)理單位項(xiàng)目檔案和資料管理狀況檔案資料管理部門(mén)名稱隸屬部門(mén)聯(lián)系地址/電話負(fù)責(zé)人項(xiàng)目建檔時(shí)間專職檔案人員數(shù)量庫(kù)房面積/檔案其他用房面積設(shè)施設(shè)備現(xiàn)有檔案資料數(shù)量(正本)圖紙張數(shù)卷(冊(cè))對(duì)項(xiàng)目檔案日常監(jiān)督、指導(dǎo)的上級(jí)單位填報(bào)單位：(公章)××年×月×日說(shuō)明：此表應(yīng)于項(xiàng)目開(kāi)工后6個(gè)月內(nèi)，經(jīng)行業(yè)主管部門(mén)報(bào)國(guó)家檔案局，對(duì)于未驗(yàn)收的國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)每年填報(bào)一次。二、歸檔和移交水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門(mén)負(fù)責(zé)。總包單位對(duì)各分包單位提交的歸檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其供應(yīng)檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)；監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容和整編質(zhì)量狀況的專題審核報(bào)告。㈠文件材料水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2009)。歸檔文件材料的內(nèi)容和形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求，即：內(nèi)容應(yīng)完整、精確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清楚、圖表整齊、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字(章)手續(xù)完備；歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖/復(fù)制圖的折疊方法》(GB/T10609.3-2009)要求統(tǒng)一折疊。㈡竣工圖竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必需做到完整、精確、清楚、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋“竣工圖章”，有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說(shuō)明、鑒定看法及書(shū)目。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖。(1)按施工圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，須在施工圖上加蓋竣工圖章。竣工圖章中(xxxx工程)應(yīng)在圖章制作時(shí)，干脆填寫(xiě)上工程項(xiàng)目的全稱，竣工圖章和確認(rèn)章中的編制單位和監(jiān)理單位均可在圖章制作時(shí)，干脆填寫(xiě)清楚。(2)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說(shuō)明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章。(3)凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大變更，或圖面變更超過(guò)1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào)，并在說(shuō)明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明“竣工階段”和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋“竣工圖章”。㈢工程建設(shè)聲像檔案水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事務(wù)、事故，必需要有完整的聲像材料歸檔。㈣電子文件和電子檔案管理1.電子文件的代碼標(biāo)識(shí)和格式⑴電子文件的代碼應(yīng)包括稿本代碼和類別代碼，并應(yīng)符合以下規(guī)定：1)稿本代碼應(yīng)按表1-3標(biāo)識(shí)。2)類別代碼應(yīng)按表1-4標(biāo)識(shí)。⑵各種不同類別電子文件的存儲(chǔ)應(yīng)接受通用格式。通用格式應(yīng)符合表1-5的規(guī)定。文件類別通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG影像文件MPEG、AVI聲音文件WAV、MP3表1-3稿本代碼表1-4類別代碼表表1-5各類電子文件的通用格式稿本代碼草稿性電子文件M非正式電子文件U正式電子文件F文件類別代碼文本文件(Text)T圖像文件(Image)I圖形文件(Graphics)G影像文件(Video)V聲音文件〔audio)A程序文件(Program)P數(shù)據(jù)文件(Data)D⑶各種不同類別電子文件的存儲(chǔ)亦可接受國(guó)務(wù)院建設(shè)行政主管部門(mén)和信息化主管部門(mén)認(rèn)可的，能兼容各種電子文件的通用文檔格式。⑷脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)接受一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、軟磁盤(pán)等不宜作為電子檔案長(zhǎng)期保存的載體。2.電子文件的收集和積累⑴收集積累的范圍①凡是在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集范圍。②凡是記錄和工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)工程電子文件的收集范圍。⑵收集積累的要求1)建設(shè)電子文件形成單位必需做好電子文件的收集積累工作。2)建設(shè)電子文件的內(nèi)容必需真實(shí)、精確。工程電子文件內(nèi)容必需和工程實(shí)際相符合，且內(nèi)容及深度必需符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3)記錄了重要文件的主要修改過(guò)程和辦理狀況，有參考價(jià)值的建設(shè)電子文件的不同稿本均應(yīng)保留。4)凡屬于收集積累范圍的建設(shè)電子文件，收集積累時(shí)均應(yīng)進(jìn)行登記。登記時(shí)應(yīng)依據(jù)表1-6和表1-7的要求，填寫(xiě)建設(shè)電子文件(檔案)的案卷級(jí)和文件級(jí)登記表。5)應(yīng)實(shí)行嚴(yán)密的平安措施，保證建設(shè)電子文件在形成和處理過(guò)程中不被非正常改動(dòng)。積累過(guò)程中更改建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件應(yīng)按要求填寫(xiě)建設(shè)電子文件更改記錄表(表1-8)。6)應(yīng)定期備份建設(shè)電子文件，并存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。對(duì)于多年才能完成的項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行分段積累，宜一年拷貝一次。7)對(duì)通用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型建設(shè)電子文件。8)對(duì)內(nèi)容信息是由多個(gè)子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設(shè)電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)應(yīng)一并歸檔，并保證其可精確還原；當(dāng)難以保證歸檔建設(shè)電子文件的完整性和穩(wěn)定性時(shí)，可實(shí)行固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用文件格式。9)和建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、平安性等有關(guān)的管理限制信息(如電子簽章等)必需和建設(shè)電子文件一同收集。10)對(duì)接受統(tǒng)一套用格式的建設(shè)電子文件，在保證能復(fù)原原格式形態(tài)的狀況下，其內(nèi)容信息可不按原格式存儲(chǔ)。11)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及和建設(shè)電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必需和建設(shè)電子文件一同收集。表1-6建設(shè)電子文件（檔案）案卷（或項(xiàng)目）級(jí)登記表文件特征內(nèi)容工程地點(diǎn)形成單位名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話歸檔時(shí)間載體類型載體編號(hào)設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境(主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等)軟件環(huán)境(型號(hào)、版本等)操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相關(guān)文件(文字處理工具、閱讀器、壓縮或解密軟件等)文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)(物理、邏輯)記錄類型口定長(zhǎng)口可變長(zhǎng)口其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式文件載體型號(hào)：數(shù)量：備份數(shù)：口一件一盤(pán)口多件一盤(pán)口一件多盤(pán)口多件多盤(pán)制表審核填表人（簽名）：××年×月×日審核人（簽名）：××年×月×日日表1-7建設(shè)電子文件（檔案）文件級(jí)登記表文件編號(hào)文件名文件稿本代碼文件類別代碼形成時(shí)間載體編號(hào)保管期限備注表1-8建設(shè)電子文件更改記錄表序號(hào)電子文件名更改單號(hào)更改者更改日期備注⑶收集積累的程序1)收集積累建設(shè)電子文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，并應(yīng)符合以下規(guī)定：①工作人員應(yīng)按本單位文件歸檔和保管期限的規(guī)定，從電子文件生成起對(duì)需歸檔的電子文件性質(zhì)、類別、期限等進(jìn)行標(biāo)記。②應(yīng)運(yùn)用建設(shè)電子文件歸檔和管理系統(tǒng)對(duì)每份建設(shè)電子文件進(jìn)行登記，電子文件登記表應(yīng)和電子文件同時(shí)保存。2)對(duì)已登記的建設(shè)電子文件必需進(jìn)行初步鑒定，并將鑒定結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔和管理系統(tǒng)。3)對(duì)經(jīng)過(guò)初步鑒定的建設(shè)電子文件應(yīng)進(jìn)行著錄，并將結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔和管理系統(tǒng)。4)對(duì)已收集積累的建設(shè)電子文件，應(yīng)按業(yè)務(wù)案件或工程項(xiàng)目來(lái)組織存儲(chǔ)。5)對(duì)存儲(chǔ)的建設(shè)電子文件的命名，宜由3位阿拉伯?dāng)?shù)字或3位阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文件保管單元內(nèi)電子文件編排依次號(hào)，漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號(hào)。建設(shè)電子文件保管單元的命名規(guī)則可按建設(shè)電子文件的命名規(guī)則進(jìn)行。6)建設(shè)電子文件和相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián)，在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上應(yīng)保持一樣。3.電子文件的整理、鑒定和歸檔⑴整理①建設(shè)電子文件的形成單位應(yīng)做好電子文件的整理工作。②對(duì)于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件，業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)或工程項(xiàng)目完成后，應(yīng)在收集積累的基礎(chǔ)上，對(duì)該案件或項(xiàng)目的電子文件進(jìn)行整理。③整理應(yīng)遵循建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件的自然形成規(guī)律，保持案件或項(xiàng)目?jī)?nèi)建設(shè)電子文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于建設(shè)電子檔案的保管和利用。④同一個(gè)保管單元內(nèi)建設(shè)電子文件的組織和排序可按相應(yīng)的建設(shè)紙質(zhì)文件整理要求進(jìn)行。⑵鑒定①鑒定工作應(yīng)貫穿于建設(shè)電子文件歸檔和電子檔案管理的全過(guò)程。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。②歸檔前，建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)依據(jù)規(guī)定的項(xiàng)目，對(duì)建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。③建設(shè)電子文件的歸檔范圍、保管期限應(yīng)依據(jù)國(guó)家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍、保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)和內(nèi)容信息的保管期限一樣。⑶歸檔①建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門(mén)歸檔移交。②歸檔的建設(shè)電子文件應(yīng)符合以下要求：1)已按電子檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。2)必需完整、精確、系統(tǒng)，能夠反映建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程。③建設(shè)電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔?？梢罁?jù)實(shí)際狀況選擇其中的一種或兩種方式進(jìn)行電子文件的歸檔。④建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的在線式歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行；離線式歸檔應(yīng)和相應(yīng)的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件歸檔同時(shí)進(jìn)行。工程電子文件應(yīng)和相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時(shí)歸檔。⑤建設(shè)電子文件形成單位在實(shí)施在線式歸檔時(shí)，應(yīng)將建設(shè)電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至本單位檔案部門(mén)，并將建設(shè)電子文件及其元數(shù)據(jù)等通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交給檔案部門(mén)。⑥建設(shè)電子文件形成單位在實(shí)施離線式歸檔時(shí)，應(yīng)按以下步驟進(jìn)行：1)將已整理好的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等分案件(或項(xiàng)目)按要求從原系統(tǒng)中導(dǎo)出。2)將導(dǎo)出的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等依據(jù)要求存儲(chǔ)到耐久性好的載體上，同一案件(或項(xiàng)目)的電子文件及著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等必需存儲(chǔ)在同一載體上。3)應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)。4)在存儲(chǔ)建設(shè)電子文件的載體或裝具上編制封面。封面內(nèi)容的填寫(xiě)應(yīng)符合表1-9的要求，同時(shí)存儲(chǔ)載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。5)將存儲(chǔ)建設(shè)電子文件并貼好封面的載體移交給本單位檔案部門(mén)。載體編號(hào)：載體編號(hào)：類別：檔號(hào)：套別：內(nèi)容：地址：編制單位：編制日期：保管期限：密級(jí)：文件格式：軟硬件平臺(tái)說(shuō)明：6)歸檔移交時(shí)，交接雙方必需辦理歸檔移交手續(xù)。檔案部門(mén)必需對(duì)歸檔的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)，并依據(jù)要求填寫(xiě)建設(shè)電子檔案移交、接收登記表(表1-10)。交接雙方負(fù)責(zé)人必需簽署審核看法。當(dāng)文件形成單位接受了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性時(shí)，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。表1-10建設(shè)電子檔案移交、接收登記表載體編號(hào)載體標(biāo)識(shí)載體類型載體數(shù)量載體外觀檢查有無(wú)劃傷是否清潔病毒檢查殺毒軟件名稱版本病毒檢查結(jié)果報(bào)告：載體存儲(chǔ)電子文件檢驗(yàn)項(xiàng)目載體存儲(chǔ)電子文件總數(shù)文件夾數(shù)已用存儲(chǔ)空間字節(jié)載體存儲(chǔ)信息讀取檢驗(yàn)項(xiàng)目編制說(shuō)明文件中的相關(guān)內(nèi)容記錄是否完整是否存有電子文件書(shū)目文件載體存儲(chǔ)信息能否正常讀取移交人（簽名）××年×月×日接收人（簽名）××年×月×日移交單位審核人（簽名）××年×月×日接收單位審核人（簽名）××年×月×日移交單位（印章）××年×月×日接收單位（印章）××年×月×日密級(jí)指文件的保密等級(jí)。按GB/T7156一2003第五章文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼表劃分為五個(gè)等級(jí)，名稱和代碼見(jiàn)表1-11所示。表1-11文件保密等級(jí)代碼表名稱數(shù)字代碼漢語(yǔ)拼音代碼漢字代碼名稱數(shù)字代碼漢語(yǔ)拼音代碼漢字代碼公開(kāi)級(jí)1GK公開(kāi)機(jī)密級(jí)4JM機(jī)密限制級(jí)2XZ限制絕密級(jí)5UM絕密隱私級(jí)3MM隱私⑷檢驗(yàn)①建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成部門(mén)在向本單位檔案部門(mén)移交電子文件之前，以及本單位檔案部門(mén)在接收電子文件之前，均應(yīng)對(duì)移交的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可進(jìn)行交接。②勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等單位形成的工程電子檔案應(yīng)由建設(shè)單位進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)審查合格后方可向建設(shè)單位移交。③在對(duì)建設(shè)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：1)建設(shè)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性。2)建設(shè)電子檔案和紙質(zhì)檔案是否一樣，是否已建立關(guān)聯(lián)。3)載體有無(wú)病毒、有無(wú)劃痕。4)登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。⑸匯總建設(shè)單位應(yīng)將勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等單位提交的工程電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)和本單位形成的工程前期電子檔案及驗(yàn)收電子檔案一起按項(xiàng)目進(jìn)行匯總，并對(duì)匯總后的工程電子檔案按要求進(jìn)行檢驗(yàn)。4.電子檔案的驗(yàn)收和移交⑴建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交①建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案形成單位應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定，定期向城建檔案館(室)移交已歸檔的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。移交方式包括在線式和離線式。②凡已向城建檔案館(室)移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的單位，如工作中的確須要接著保存紙質(zhì)檔案的，可適當(dāng)延緩向城建檔案館(室)移交紙質(zhì)檔案的時(shí)間。⑵建設(shè)工程電子檔案的驗(yàn)收和移交①建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，提請(qǐng)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)(城建)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)提請(qǐng)對(duì)工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。②列入城建檔案館(室)接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交一套工程電子檔案。③停建、緩建建設(shè)工程的電子檔案，暫由建設(shè)單位保管。④對(duì)改建、擴(kuò)建和修理工程，建設(shè)單位應(yīng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充、完善原工程電子檔案。對(duì)變更的部位，應(yīng)重新編制工程電子檔案，并和重新編制的工程紙質(zhì)檔案一起向城建檔案館(室)移交。⑶辦理移交手續(xù)①城建檔案館(室)接收建設(shè)電子檔案時(shí)，應(yīng)按要求對(duì)電子檔案再次檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后，將檢驗(yàn)結(jié)果按要求填入“建設(shè)電子檔案移交、接收登記表”(表1-10)，交接雙方簽字、蓋章。②登記表應(yīng)一式兩份，移交和接收單位各存一份。5.電子檔案的管理⑴脫機(jī)保管①建設(shè)電子檔案的保管單位應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)及軟、硬件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)電子檔案的在線管理和集成管理。并將建設(shè)電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷移結(jié)合起來(lái)，定期將在線建設(shè)電子檔案按要求轉(zhuǎn)存為一套脫機(jī)保管的建設(shè)電子檔案，以保障建設(shè)電子檔案的平安保存。②脫機(jī)建設(shè)電子檔案(載體)應(yīng)在符合保管條件的環(huán)境中存放，一式三套，一套封存保管，一套異地保存，一套供應(yīng)利用。③脫機(jī)建設(shè)電子檔案的保管，應(yīng)符合以下條件：1)歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。2)環(huán)境溫度應(yīng)保持在17～20℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持在35%～45%。3)存放時(shí)應(yīng)留意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并和有害氣體隔離。4)存放地點(diǎn)必需做到防火、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光。5)單片載體應(yīng)裝盒，直立存放，且避開(kāi)擠壓。⑵有效存儲(chǔ)①建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)每年對(duì)電子檔案讀取、處理設(shè)備的更新?tīng)顩r進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體和新設(shè)備的兼容性，如不兼容，必需進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。②對(duì)所保存的電子檔案載體，必需進(jìn)行定期檢測(cè)及抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，如發(fā)覺(jué)問(wèn)題應(yīng)剛好實(shí)行復(fù)原措施。③應(yīng)依據(jù)載體的壽命，定期對(duì)磁性載體、光盤(pán)載體等載體的建設(shè)電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存。轉(zhuǎn)存時(shí)必需進(jìn)行登記，登記內(nèi)容應(yīng)按表1-12的要求填寫(xiě)。④在實(shí)行各種有效存儲(chǔ)措施后，原載體必需保留3個(gè)月以上。表1-12