XXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)（C0版）QG/DJ03.01為了合理、有效地收集、整理公司各項經(jīng)營管理過程中所形成的檔案，并有效地保存、利用檔案，使之服務(wù)于公司各項經(jīng)營工作，特制訂本標(biāo)準(zhǔn)。1.范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司各項經(jīng)營管理檔案的形成、歸檔保存、利用的管理內(nèi)容與要求，以及檢查和考核辦法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于XXXXXX有限公司。2管理職責(zé)2.1企管部門是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)：2.1.1檔案的分類、編目、鑒定、保密等工作。2.1.2檔案的收集、保管、銷毀及相關(guān)部門查詢借閱登記管理工作。2.2其他部門負(fù)責(zé)公司經(jīng)營管理過程中涉及本部門的檔案收集、整理與及時歸檔，接受檔案管理部門的檢查、指導(dǎo)。2.3檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)則，不得泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)格按規(guī)定辦理檔案歸檔、保存、查詢、借閱登記等管理工作，檔案管理員工作有變動時，必須辦好移交手續(xù)。3.管理內(nèi)容與要求3.1檔案的分類3.1.1經(jīng)營管理方面：3.1.1.1公司成立的各種資料：公司申請注冊有關(guān)資料、公司章程、公司發(fā)展變更資料、驗資審計報告、公司高層管理機(jī)構(gòu)人員名單（董事會、監(jiān)事會、法人代表）等。3.1.1.2公司主要經(jīng)營性證件：公司代碼證、法人代表證、公司營業(yè)執(zhí)照正副本、開戶許可證、稅務(wù)登記證（國地稅正副本）、統(tǒng)計登記證等經(jīng)營許可證及土地、房屋所有權(quán)、使用權(quán)證、專利權(quán)證、商標(biāo)權(quán)證等。3.1.1.3公司其它各種經(jīng)營性資料：股東會、董事會記錄、決議；公司申報項目資料；公司財產(chǎn)保險單證；車輛資料（保險、年檢、大修記錄、牌照等）及公司級會議紀(jì)要；各種合作項目協(xié)議、收購兼并協(xié)議、其他合同協(xié)議；企業(yè)文化方面的資料；各類紅頭文件及對公司發(fā)展具有重大改變的歷史性資料；圖片及媒體宣傳資料（包括紙質(zhì)及音像制品）等。3.1.1.4各級政府部門及行業(yè)組織等下發(fā)的相關(guān)紅頭文件、通知及頒發(fā)的各種榮譽(yù)證書、會員證書、獎杯（狀、牌、章）。3.1.2人力資源管理方面：3.1.2.1應(yīng)聘的相關(guān)資料：包括員工招聘登記表、個人簡歷表；學(xué)歷證書、學(xué)位證書、培訓(xùn)證書、專業(yè)資格證書、身份證復(fù)印件等。3.1.2.2與公司的各種合同、協(xié)議：勞動合同、補(bǔ)充合同、擔(dān)保合同、汽車駕駛員協(xié)議、委外培訓(xùn)協(xié)議、勞動合同解除協(xié)議等及其它屬人力資源范疇的合同協(xié)議。3.1.2.3日常工作中產(chǎn)生的資料、證件：轉(zhuǎn)正鑒定表、獎勵或處分通告、任免或調(diào)動通知、辭職報告、離廠確認(rèn)單、人事戶口代辦資料及養(yǎng)老保險等福利證件。3.1.2.4教育培訓(xùn)資料：包括公司自行組織的員工教育培訓(xùn)計劃、資料和技術(shù)教材、考核結(jié)果及由公司委派專人參加的社會性培訓(xùn)的邀請函、領(lǐng)導(dǎo)批文、教材、取得的培訓(xùn)證書等。3.1.3財務(wù)、審計管理方面：3.1.3.1包括財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證、各公司方針目標(biāo)管理協(xié)議、各公司的股權(quán)證、國家或各級地方政府部門下發(fā)的財務(wù)管理方面政策及各種物資庫存保管形成的文件資料等。3.1.3.2包括審計管理中的各種審計資料、報告。3.1.4基建工程方面：包括基建立項文件、項目建議書、規(guī)劃批復(fù)、招標(biāo)書、投標(biāo)書、工程設(shè)計合同、監(jiān)理合同、施工變更單、基建工程施工圖、工程預(yù)算表、工程承包合同、工程主要材料質(zhì)保單、工程主要項目施工記錄、水電安裝圖、工程竣工圖、工程竣工驗收記錄、工程決算表等文件資料。3.1.5設(shè)備儀器方面：包括各種設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，使用說明書，保修證、設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的所產(chǎn)生的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行維修記錄和報廢等文件資料。3.1.6質(zhì)量管理體系方面：包括公司的質(zhì)量手冊、兩類標(biāo)準(zhǔn)等制度文件等資料。3.1.7技術(shù)質(zhì)量方面：3.1.7.1各種對外簽定的技術(shù)項目合作協(xié)議、合同及相關(guān)的技術(shù)資料等。3.1.7.2各種產(chǎn)品、項目的設(shè)計、試制、驗收、工裝的圖樣（包括外來圖樣）、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計、試制、工藝等技術(shù)開發(fā)文件。3.1.7.3各種半成品、成品的檢驗資料及產(chǎn)品生產(chǎn)過程中形成的其他技術(shù)資料等。3.1.8營銷及用戶服務(wù)管理方面：包括銷售合同、供貨協(xié)議、各種報表、市場調(diào)研資料、文案策劃、廣告宣傳和用戶服務(wù)中所形成的文件資料。3.1.9物資供應(yīng)及分供方、外協(xié)方面：包括各種物資的采購合同、協(xié)議、質(zhì)保單、保修單、說明書、檢驗資料及各種物資庫存保管、各種工具管理中形成的文件資料，分供方評定、審核及外協(xié)加工管理資料。3.2檔案的收集3.2.1經(jīng)營管理方面形成的檔案，由企管部門相關(guān)業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)收集、整理。3.2.2人力資源管理方面形成的檔案，由企管部門相關(guān)業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)收集、整理。3.2.3財務(wù)、審計管理方面形成的檔案，由財務(wù)、審計部門相關(guān)業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)收集、整理。3.2.4基建工程方面形成的檔案，由基建管理部門相關(guān)業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)收集、整理。3.2.5設(shè)備儀器方面形成的檔案，由設(shè)備管理部門相關(guān)業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)收集、整理。3.2.6管理體系方面形成的檔案，由企管部門相關(guān)業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)收集、整理。3.2.7技術(shù)質(zhì)量方面形成的檔案，由技術(shù)質(zhì)量部門相關(guān)業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)收集、整理。3.2.8營銷及用戶服務(wù)管理方面形成的檔案，由營銷及用戶服務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理。3.2.9物資供應(yīng)及分供方、外協(xié)方面形成的檔案，由物資供應(yīng)及分供方、外協(xié)管理部門相關(guān)業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)收集、整理。3.3檔案的歸檔3.3.1應(yīng)歸入檔案室保管的檔案及歸檔時間：3.3.1.1經(jīng)營管理方面形成的檔案，都應(yīng)在檔案形成后的10天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理。3.3.1.2人力資源管理方面形成的檔案，除員工培訓(xùn)計劃、資料和培訓(xùn)教材及由公司委派專人參加的社會性培訓(xùn)的邀請函、領(lǐng)導(dǎo)批文、教材由人力資源部門負(fù)責(zé)保存外，其它檔案都應(yīng)在檔案形成后的7天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入檔案室管理。3.3.1.3財務(wù)、審計管理方面形成的檔案，由財務(wù)部門、審計部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定專柜、專人保存，不歸入檔案室管理，其中股權(quán)證應(yīng)歸到董事會所聘控股集團(tuán)公司財務(wù)本部管理。3.3.1.4基建工程方面形成的檔案，都應(yīng)在檔案形成后及最后一筆余款付清前，負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入檔案室管理。3.3.1.5設(shè)備儀器方面形成的檔案，都應(yīng)在檔案形成后的7天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入檔案室管理。3.3.1.6管理體系方面形成的檔案，由企管部門負(fù)責(zé)管理，不歸入檔案室。3.3.1.7技術(shù)質(zhì)量方面形成的檔案，屬技術(shù)工藝性質(zhì)的檔案，在檔案形成后的20天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入檔案室管理，屬質(zhì)量檢驗性質(zhì)的檔案由品保部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。3.3.1.8營銷管理方面形成的檔案，除營銷有關(guān)的合同、協(xié)議應(yīng)在檔案形成后的次月統(tǒng)一由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理外（營銷部門、財務(wù)部門可留存復(fù)印件），其他的檔案由負(fù)責(zé)部門按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。3.3.1.9物資供應(yīng)方面形成的檔案，除設(shè)備儀器的采購合同、設(shè)備隨機(jī)文件、協(xié)議應(yīng)在檔案形成原形的次月統(tǒng)一由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理外（資材部門可留復(fù)印件），其他的檔案由資材部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。3.3.2財務(wù)帳目、兩類標(biāo)準(zhǔn)、公司級文件在保存紙載體檔案的同時還需以電子文件形式保存在硬盤或光盤或軟盤等載體中。3.3.2.1存盤周期a.每月初一次；b.特別重要檔案即時存盤。3.3.3歸檔檔案的基本要求：3.3.3.1必須準(zhǔn)確反映檔案記載的各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。3.3.3.2必須層次分明，符合其形成規(guī)律。3.3.3.3歸檔檔案的正式文件、底稿、領(lǐng)導(dǎo)簽批意見、附件等必須齊全。3.3.3.4必須整潔整齊、編制流水頁碼。3.3.3.5歸檔檔案一般用碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫、簽批，不得用鉛筆、圓珠筆、紅墨水書寫、簽批。3.3.3.6歸檔檔案必須拆除金屬裝訂物。3.3.4檔案歸檔手續(xù)及鑒定：3.3.4.1所有檔案歸檔，需由負(fù)責(zé)收集、整理檔案的主辦人員填寫DG03.01表1“檔案歸檔申請表”（圖樣歸檔按各公司相關(guān)技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定辦理），經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后交檔案管理員歸檔。a.各部門主管應(yīng)經(jīng)常督促本部門負(fù)責(zé)收集、整理的檔案及時辦理歸檔。3.3.4.2檔案管理員接收歸檔檔案時必須認(rèn)真驗收歸檔檔案的完整性、連續(xù)性、檔案資料的清晰度及與審查歸檔申請表手續(xù)等方面的一致性。對符合歸檔要求的辦理歸檔手續(xù)。不符合歸檔要求的應(yīng)說明原因后，退交負(fù)責(zé)收集、歸檔的主辦人員重新收集、歸檔。3.4檔案的標(biāo)識3.4.1檔案立卷：為便于檔案的保管和查找利用，保持檔案內(nèi)各資料之間的歷史聯(lián)系，如請示與批復(fù)、正文與附件等同一事件形成的資料可為一個立卷單位。3.4.1.1公司成立的各種資料、其它各種經(jīng)營性資料及各級地方政府部門下發(fā)的各類紅頭文件、通知等等可按公司、檔案的時間規(guī)律立卷。3.4.1.2公司主要經(jīng)營性證件（見3.1.1.2款）、各種獎杯（狀、牌、章、證）可按不同的公司（經(jīng)濟(jì)主體）分類立卷。3.4.1.3人事管理方面的各種資料可按公司、部門、個人分類立卷。3.4.1.4基建工程方面的各種資料可按公司、基建項目分類立卷。3.4.1.5設(shè)備儀器方面的各種資料可按公司、設(shè)備種類分類立卷。3.4.1.6各類合同、協(xié)議及相關(guān)資料可以按部門、檔案的時間規(guī)律立卷。3.4.2檔案編目：按檔案的分類不同及不同的立卷單位，檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔檔案編制各分類立卷檔案的卷目，填寫DG03.01表2“卷內(nèi)文件目錄表”。3.4.3檔案登記：新歸檔的檔案由檔案管理員按檔案的不同分類、編目進(jìn)行歸檔登記于相應(yīng)的卷目中，并另登記好DG03.01表3“歸檔檔案（分類）臺帳”。3.5檔案的存放3.5.1存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找，檔案柜、架上應(yīng)寫明內(nèi)存檔案的種類、卷目等明細(xì)。3.5.2存放檔案必須符合防火、防水、防盜、防潮、防蟲、防霉、防鼠、防塵和通風(fēng)避光條件，盡可能選擇中高層樓房作為檔案室。3.5.3技術(shù)性圖紙底圖存放以平放為宜（大幅面的可以卷放）。底圖除修改送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認(rèn)真檢查修改、補(bǔ)充等情況。3.5.4對特殊載體檔案：如光盤、錄像帶、錄音帶（磁載體）；膠片、照片（光化學(xué)載體）應(yīng)根據(jù)載體的不同特點進(jìn)行保管，光盤、錄像帶、錄音帶應(yīng)每月查放一次，必要時作備份，磁載體、光化學(xué)載體等特殊檔案應(yīng)裝入專用保管器具中，并做好編號及圖片文字說明。3.5.5對以下重要檔案要做備份保管，可在收到存盤資料后多復(fù)印一份存放在指定公司（如控股集團(tuán)所屬相關(guān)公司）檔案室保管。3.5.5.1公司成立的各種資料（見3.1.1.1款）。3.5.5.2公司主要經(jīng)營性證件（見3.1.1.2款）3.5.5.3公司其它經(jīng)營性資料，如董事會決議、公司申報項目資料、公司各種財產(chǎn)保險單證。3.5.5.4基建工程方面檔案。3.5.5.5財務(wù)檔案。3.5.6每季度進(jìn)行一次庫藏檔案的全面清理核對工作，做到帳物相符。3.6檔案的保管期限3.6.1日歷年概念：除檔案歸檔的當(dāng)年度外，應(yīng)保管的一個完整的年度數(shù)，如規(guī)定檔案保管期為一個日歷年，若檔案為2000年10月1日建立，則該檔案必須保留2001年一個完整年度后于2002年1月1日以后方可銷毀。使用日歷年概念，以便于檔案保管期滿后可統(tǒng)一銷毀。3.6.2檔案保管期限分永久性、長期、中期、短期四種：永久性保管為檔案跟隨企業(yè)永續(xù)經(jīng)營，長期保管為10個日歷年、中期保管為5個日歷年，短期保管為2個日歷年以下。質(zhì)量記錄保存期限見《記錄控制管理標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定。3.6.3永久性保管的檔案如下：3.6.3.1公司成立的各種資料（見3.1.1.1款）。3.6.3.2公司主要經(jīng)營性證件（見3.1.1.2款）。3.6.3.3公司董事會決議。3.6.3.4各種合作項目、收購兼并合同協(xié)議。3.6.3.5公司在職員工檔案（非在職一般員工其離職3個日歷年后，檔案方可銷毀，中層以下管理人員其離職5個日歷年后，檔案方可銷毀，中層以上管理人員及有突出貢獻(xiàn)員工的檔案做永久性保管）。3.6.3.5大中型基建項目的資料（該項目報廢1個日歷年后，可銷毀）。3.6.3.6各公司股權(quán)證。3.6.3.7永久生效的各種政策、協(xié)議、文件。3.6.3.8公司發(fā)展歷史性資料、事件、見證物、照片、音像制品（錄間帶、錄像帶、光盤）等。3.6.3.9各種產(chǎn)品項目的設(shè)計、試制、工裝的圖樣及外來圖樣（該產(chǎn)品、項目不再生產(chǎn)的5個日歷年后，可銷毀）及產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。3.6.4長期保管的檔案如下：3.6.4.1各種獎杯（狀、牌、章、證）。3.6.4.2公司申報項目資料。3.6.4.3車輛牌照資料（車輛報廢2個日歷年后，可銷毀）。3.6.4.4設(shè)備儀器方面各種資料（該設(shè)備報廢2個日歷年后，可銷毀）。3.6.4.5用戶服務(wù)中所形成的文件資料（保管至該用戶撤消或項目設(shè)備報廢3個日歷年后，檔案可銷毀）。3.6.4.6質(zhì)量體系相關(guān)認(rèn)證證書。3.6.5中期保管的檔案如下：3.6.5.1車輛資料（保險、年檢等）。3.6.5.2各級地方政府部門下發(fā)的與本公司相關(guān)的紅頭文件、通知、優(yōu)惠政策。3.6.5.3小型基建項目的各種資料（該項目報廢1個日歷年后，可銷毀）。3.6.5.4管理體系方面的各種體系文件依時間推移不斷更新。3.6.5.5主要原材料及成品的檢驗資料。3.6.5.6技術(shù)項目合作協(xié)議、產(chǎn)品設(shè)計、試制、工藝等技術(shù)開發(fā)文件合同。3.6.5.7銷售合同、供貨協(xié)議。3.6.6短期保管的檔案如下：3.6.6.1公司財產(chǎn)保險單證（按保險期，到期1個日歷年后，可銷毀）。3.6.6.2各種采購合同協(xié)議。3.6.6.3公司級會議紀(jì)要。3.6.6.4公司各類紅頭文件。3.6.6.5各種技術(shù)資料。3.6.7財務(wù)管理方面：財務(wù)管理檔案的保存期限按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.6.8對確認(rèn)保管期限有疑問的檔案，檔案管理員應(yīng)請示公司企管部門領(lǐng)導(dǎo)確定，若也無法確定，可請示總經(jīng)理確定。3.7檔案的利用3.7.1檔案借閱規(guī)定：3.7.1.1永久性保管的檔案的借閱（用）由公司企管部門主管審批。3.7.1.2公司其它各種檔案的借閱由該檔案負(fù)責(zé)收集、整理、形成的部門主管部長審批。3.7.1.3檔案原件按審批程序借出的同時應(yīng)以復(fù)印件形式備份，若用于抵押時必需經(jīng)總裁審批方可借用。3.7.1.4技術(shù)性底圖除修改外，不得外借，特殊情況由總經(jīng)理批準(zhǔn)；修改后的底圖入庫，要認(rèn)真檢查修改、補(bǔ)充等情況。3.7.1.5涉及《保密管理標(biāo)準(zhǔn)》中規(guī)定屬保密范圍的檔案借（用）閱須按《保密管理標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定執(zhí)行。3.7.2檔案復(fù)印規(guī)定：3.7.2.1永久性保管檔案的復(fù)印由公司需用部門主管初審、企管部門主管復(fù)核，主管副總審批。3.7.2.2公司其它各種檔案的復(fù)印由該檔案負(fù)責(zé)收集、整理、形成的部門主管部長及企管部門主管共同審批。3.7.2.3涉及《保密管理標(biāo)準(zhǔn)》中規(guī)定屬保密范圍的檔案復(fù)印須按《保密管理標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定執(zhí)行。3.7.3檔案借閱、復(fù)印人應(yīng)持經(jīng)審批的“工作聯(lián)系單”到檔案室辦理借閱、復(fù)印登記手續(xù)，填寫DG03.01表4“檔案借用、復(fù)印登記表”，“工作聯(lián)系單”應(yīng)一并保存。3.7.4借閱、復(fù)印檔案必須維護(hù)檔案完整，不得折、卷、撕頁，對損壞檔案者依損壞程度負(fù)激勵20~200元。3.8檔案的銷毀3.8.1檔案銷毀按日歷年原則實施，每年元月初由檔案管理員負(fù)責(zé)依上年末季度進(jìn)行的庫藏檔案的全面清理核對情況及檔案保管到期情況，造具DG03.01表5“檔案銷毀申請單”。3.8.2銷毀檔案必須慎重從事，要銷毀的檔案需經(jīng)辦公室主任認(rèn)真復(fù)核，在“檔案銷毀申請單”上簽名并報總經(jīng)理審批。3.8.3銷毀時仍要注意保密，且必須由企管部門主管監(jiān)督檔案管理員銷毀，“檔案銷毀申請單”應(yīng)長期保管。4.檢查與考核4.1本標(biāo)準(zhǔn)由企管部門檔案室組織各部門貫徹執(zhí)行。4.2本標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實施，由總經(jīng)理及企管部門檢查與考核。附表：DG03.01表1檔案歸檔申請表DG03.01表2卷內(nèi)文件目錄DG03.01表3歸檔檔案（分類）臺帳DG03.01表4