公司檔案管理制度第一章總則第一條、為了加強公司系統(tǒng)的檔案管理，實行檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為公司各項工作服務，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和（總公司辦公制度）有關規(guī)定，結合公司實際狀況特制定本方法其次條、凡總公司各部門、專業(yè)公司（下稱各單位）在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必需按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為己有。第三條、各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作第四條、公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監(jiān)督和指導。其次章歸檔范圍第五條、凡是反映公司工作活動、具有考查價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔范圍第六條、上級機關文件應歸檔的由：（一）上級機關頒發(fā)的須要公司貫徹執(zhí)行的文件材料；（二）題詞、照片和有效特別保存價值的錄音、錄像等聲像及登載相關內(nèi)容的報刊。（三）代上級機關草擬并被采納為文件的定稿和印本。（四）其他文件材料。第七條、公司文件材料應歸檔的有。（一）公司頒發(fā)的（包括轉發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。（二）公司部門的懇求與上級的批復文件，各部門及其他各相關企業(yè)的懇求與本公司的批復文件；（三）公司各部門的工作安排、總結、報告；（四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；（無）公司領導活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料；（六）公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；（七）反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，業(yè)務中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；（八）公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片等）；（九）公司及各部門組織機構、人員編制等文件材料；（十）公司制定的規(guī)章制度等；（十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年簽，反映公司重要活動、事務的剪報、聲像材料，榮譽嘉獎證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（十二）公司各部門干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術之職務評定、職工的錄用、轉正、調(diào)資退職、推許、醫(yī)療、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；（十四）公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表；（十五）公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根；（十六）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；（十七）公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；（十八）公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)、物資、檔案等移交憑證；（十九）公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。第三章立卷歸檔要求第九條、公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向公司檔案室移交。第十條、各部門必需嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需運用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。第十一條、各部門向公司歸檔室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。第十二條、歸檔案卷的總要求時：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，使于保管和利用，詳細應做到下述幾點：（一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性探討報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照（復印件）、章程、項目人員任免文件，有關項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、請示、報告、批復及其它有關項目業(yè)務的音像制品、計算機盤片等。（二）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。（三）卷內(nèi)文件材料應區(qū)分不同狀況進行排列，密不行分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（四）卷內(nèi)文件材料應按排列依次依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。（五）永久、長期和短期案卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件書目，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內(nèi)容的也應重新填寫；沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清晰，填入有關項內(nèi)；卷內(nèi)文件書目放在卷目。（六）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。（七）本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件書目表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。第四章檔案保管期限第十三條、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。第十四條、確定公司檔案保管期限的原則（一）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司由長遠利用價值的檔案，列為永久保管。（二）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作由查考利用價值的文件材料，列為長期保管。（三）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。第五章檔案的鑒定與銷毀第十五條、公司辦公室行政部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。第十六條、檔案鑒定工作由檔案室主持，有關部門參與，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀看法。第十七條、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關領導批準后，方可銷毀。第十八條、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。第六章檔案的借閱第十九條、公司各部門因工作須要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。其次十條、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領導批準。其次十一條、借閱檔案必需嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。其次十二條、借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特別狀況須要轉借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)大檔案室主任批準。其次十三條、借閱的檔案用完后，應剛好歸還，借用時間一般不得超過十天。其次十四條、借閱人對檔案要妥當保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行懲罰。其次十五條、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如共組須要，應按公司有關保管規(guī)定辦理。第七章罰則其次十六條、公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交歸檔的文件材料的一經(jīng)發(fā)覺，限期上交，經(jīng)催交拖延不交的，除責令其文件負責人和領導寫出書面檢查外，各罰款100元-500元，并予以通報指責。其次十七條、公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露隱私《公司保密工作條例》進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的；視詳細狀況，對其單位領導和當事人各罰款500——1000元，并予以通報指責。其次十八條、公司各單位凡違反本制度第六章其次十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。其次十九條、