--讓我們高效的溝通電子郵件禮儀及郵件管理★電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。★你作為發(fā)信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對別人的回答不屑一顧。如果你是初用郵箱新人。。。回復(fù)？全部回復(fù)？抄送？密送？請問被稱為中國“史上最牛女秘書”的是誰？答：原美國易安信公司(簡稱EMC)職員瑞貝卡(秘書的英文名)EMC公司是全球最大的網(wǎng)絡(luò)信息存儲商，總部在美國。職場故事：女秘書PK老板事件4月7日晚上，EMC中國區(qū)總裁陸純初回辦公室取東西。到門口才發(fā)現(xiàn)自己沒帶鑰匙，而此時他的秘書已經(jīng)下班。氣呼呼的他在第二天凌晨1時13分給秘書發(fā)了一封措辭非常嚴(yán)厲且語氣相當(dāng)不客氣的“譴責(zé)信”，這封信就成了后來一系列轉(zhuǎn)發(fā)郵件的最初文本。

職場故事：女秘書PK老板事件我剛告訴你，想東西、做事情不要想當(dāng)然，今天晚上你就把我鎖在門外，我要的東西都還在辦公室里。問題就在于你以為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無論是午餐時段還是晚上下班后，你要跟你服務(wù)的每一名經(jīng)理都確認(rèn)無事后才能離開辦公室，明白了嗎？這位總裁并不只把這封信發(fā)給了秘書一人，還同時抄送給了公司的4位同事。

■秘書回了咄咄逼人的郵件面對大中華區(qū)總裁的責(zé)備，一個小秘書應(yīng)該怎樣應(yīng)對呢？一位曾在GE和甲骨文服務(wù)多年的資深人士告訴，正確的做法應(yīng)該是，同樣用英文寫一封回信，解釋當(dāng)天的原委并接受總裁的要求，語氣注意要溫婉有禮。同時給自己的頂頭上司和人力資源部的高管另外去信說明，坦承自己的錯誤并道歉。

瑞貝卡的做法大相徑庭，并最終為她在網(wǎng)絡(luò)上贏得了"史上最牛女秘書"的稱號。

職場故事：女秘書PK老板事件首先，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度上考慮的，如果一旦丟了東西，我無法承擔(dān)這個責(zé)任。

其次，你有鑰匙，你自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯誤轉(zhuǎn)移到別人的身上。

第三，你無權(quán)干涉和控制我的私人時間，我一天就8小時工作時間，請你記住中午和晚上下班的時間都是我的私人時間。

職場故事：女秘書PK老板事件第四，從到EMC的第一天到現(xiàn)在為止，我工作盡職盡責(zé)，也加過很多次的班，我也沒有任何怨言，但是如果你們要求我加班是為了工作以外的事情，我無法做到。

第五，雖然咱們是上下級的關(guān)系，也請你注重一下你說話的語氣，這是做人最基本的禮貌問題。

第六，我要在這強(qiáng)調(diào)一下，我并沒有猜想或者假定什么，因為我沒有這個時間也沒有這個必要。

職場故事：女秘書PK老板事件職場故事：女秘書PK老板事件本來，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了，但是瑞貝卡選擇了更加過火的做法。她回信的對象選擇了“EMC（北京）、EMC（成都）、EMC（廣州）、EMC（上海）”。這樣一來，EMC中國公司的所有人都收到了這封郵件。

職場故事：女秘書PK老板事件郵件被轉(zhuǎn)發(fā)出EMC后不久，陸純初就更換了秘書，瑞貝卡也離開了公司。目前，EMC內(nèi)部對此事噤若寒蟬，一些參與轉(zhuǎn)發(fā)郵件的員工挨個兒被人事部門找去談話。一封郵件抄送那么多人，這種方式必然造成不和睦。難道沒有其他方式可以溝通嗎？這種方式對當(dāng)事人沒有任何好處，職場中也無人會接受。

召集公司舞蹈隊開會要抄送給誰？郵件主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題詞，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性？這些標(biāo)題恰當(dāng)嗎1、無主題2、**關(guān)于您*年*月*日提出的**問題的回復(fù)3、王先生收4、關(guān)于**和**等相關(guān)問題的回復(fù)5、RE……

？這些標(biāo)題恰當(dāng)嗎○

1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的○

2、標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要…才能顯示完你的標(biāo)題○

3、標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題○

4、一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談多件事情，以便于日后整理--簡明、扼要○5、可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼?！?/p>

6、回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題○

7、標(biāo)題千萬不要出現(xiàn)錯別字什么是郵件禮儀某某什么是郵件禮儀？這樣的郵件恰當(dāng)嗎1、直呼收信人全名2、“前一封郵件有遺漏，請以此次發(fā)送郵件為準(zhǔn)”3、郵件中文字拼寫錯誤？這樣的郵件恰當(dāng)嗎恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的不要逮誰都用個“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。Email開頭結(jié)尾最好要有問候語“你好”“祝您工作順利”1、Email正文要簡明扼要，行文通暢；2、要用論述的語氣；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、

A、a）之類的列表；4、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)；6、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；8、不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信件中會顯得輕佻。正文里面提示收件人查看附件附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送1、簽名信息不宜過多包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。2、不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。3、簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。？這樣處理

客戶郵件恰當(dāng)嗎1、現(xiàn)在忙，抽時間集中回復(fù)

2、工作中交流的問題比較復(fù)雜，等等再說

3、出差或休假中，不能回復(fù)郵件

4、同一問題，反復(fù)回復(fù)郵件？這樣處理郵件恰當(dāng)嗎

回復(fù)郵件是我們與別人溝通交流的重要方式，及時準(zhǔn)確是要實現(xiàn)的目標(biāo)。1、及時回復(fù)郵件(1)收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對方，因為這是對他人的尊重；(2)理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件；(3)對每一份郵件都進(jìn)行立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時；(4)如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)?！钡鹊?；記住：及時作出回應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到。如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動回復(fù)功能。1、及時回復(fù)郵件

當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。

2、進(jìn)行針對性回復(fù)3、回復(fù)不得少于10個字

對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。4、不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。4、不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓5、要區(qū)分單個回復(fù)和全部回復(fù)(1)如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了；(2)如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該“全部回復(fù)”，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情；(3)如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

★點擊“回復(fù)全部”前，請三思而后行！5、要區(qū)分單個回復(fù)和全部回復(fù)

為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

6.主動控制郵件的來往郵件主題稱呼與問候正文附件結(jié)尾簽名正確使用發(fā)送、抄送與密送回復(fù)技巧你的郵箱是這個樣子的嗎？初始狀態(tài)若干日月年后。。(1836)郵件文件夾分類1、單擊“其他4個文件夾”下拉框--以163郵箱為例2、單擊下拉框中的“新建文件夾”3、對話框中輸入文件夾名稱九鼎技巧：收件箱手動清空太好了，沒有郵件需要處理你清空的不是收件箱，是你身上的猴子你清空的不是收件箱，是解放你的大腦將看過的郵件存檔到對應(yīng)的文件夾將需要繼續(xù)跟蹤的郵件存檔到“需要處理”文件夾通訊錄的管理--添加聯(lián)系人1、單擊“通訊錄”2、單擊“新建聯(lián)系人”3、填寫相關(guān)資料，單擊“保存”通訊簿的管理--聯(lián)系人分組九鼎1、單擊“通訊錄”2、單擊“新建聯(lián)系組”3、填寫相關(guān)資料，單擊“保存”設(shè)置姓名--自己的姓名3、填