公司制度檔案管理制度一、制度目的為規(guī)范公司檔案管理工作，確保公司檔案的安全、完整、真實(shí)、有效，充分利用檔案資源，提高公司綜合管理水平，加強(qiáng)公司的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)，特制定本檔案管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有檔案管理人員及涉及公司檔案管理工作的各級領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人和員工。三、基本原則1.保密原則公司檔案管理應(yīng)保證檔案的安全和保密，不得隨意泄露檔案信息。2.完整原則公司檔案管理應(yīng)保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得刪除、篡改檔案內(nèi)容。3.有效原則公司檔案管理應(yīng)保證檔案的有效性和符合實(shí)際情況，便于檢索和使用。4.便民原則公司檔案管理應(yīng)便于員工及外部人員查詢和使用，提高檔案的利用價值。四、檔案管理工作職責(zé)1.公司檔案管理部門應(yīng)及時收集、整理、存儲、保護(hù)公司檔案。2.各部門應(yīng)主動核對、審計本部門檔案，并及時通報公司檔案管理部門更新資料。3.公司檔案管理部門應(yīng)對公司各部門或個人的檔案使用情況進(jìn)行監(jiān)督，及時核查和淘汰無用的檔案。4.向外部人員提供公司檔案查詢和復(fù)制服務(wù)。5.管理檔案室中的檔案，確保檔案要件齊全，不得亂放、丟失、損壞。6.及時處理公司涉及到的法律案件，特別是涉及到公司檔案的法律案件，配合法庭的調(diào)查工作。五、檔案的分類和保管1.檔案分類（1）立卷單位：根據(jù)立卷單位的不同劃分為公司檔案、部門檔案、個人檔案等。（2）檔案材料：根據(jù)檔案材料的性質(zhì)、用途和類型進(jìn)行分類，包括財務(wù)檔案、人事檔案、生產(chǎn)檔案等。（3）電子檔案：按格式、存儲介質(zhì)、數(shù)據(jù)內(nèi)容等要素進(jìn)行分類。2.檔案保管（1）公司檔案管理部門應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，規(guī)范檔案的接收、歸檔、借閱、移交、銷毀等環(huán)節(jié)。（2）公司檔案管理部門應(yīng)建立健全保管制度、安全制度和備案制度，確保檔案的安全和保密。（3）公司檔案管理部門應(yīng)配備專人監(jiān)管檔案保管環(huán)節(jié)，防止檔案遺失、損壞等情況的發(fā)生。（4）檔案室要求干凈、整潔，確保檔案的貨架、檔案柜的完好，避免因存放不當(dāng)造成的遺失、損壞等情況。（5）檔案室應(yīng)對溫度、濕度、光線等因素進(jìn)行控制，以保證檔案質(zhì)量。六、檔案的借閱管理1.借閱范圍：公司檔案管理部門應(yīng)規(guī)定各類檔案的借閱范圍及借閱時間。2.借閱流程（1）讀者應(yīng)向公司檔案管理部門提出借閱申請，并提供身份證明。（2）公司檔案管理部門進(jìn)行借閱審批，由借閱人簽訂借閱協(xié)議。（3）借閱人在規(guī)定時間內(nèi)查閱，并遵守檔案管理規(guī)定。（4）借閱人應(yīng)按期歸還檔案，并不得私自帶走檔案。七、檔案的淘汰銷毀1.淘汰條件：公司檔案管理部門應(yīng)對公司檔案進(jìn)行定期檢查和淘汰，歸納為以下幾種情況：（1）保管期滿。（2）已無實(shí)際用途。（3）已復(fù)制成電子檔案。（4）遭到損毀。2.淘汰程序（1）檔案管理部門應(yīng)組織有關(guān)部門針對需要淘汰的檔案進(jìn)行歸納和整理。（2）應(yīng)制定淘汰方案，按照規(guī)定程序提請公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，向有關(guān)部門發(fā)出淘汰通知。（3）在通知規(guī)定期限內(nèi)，淘汰的檔案應(yīng)交由檔案管理部門進(jìn)行銷毀。八、檔案的電子化管理公司檔案管理部門應(yīng)積極推進(jìn)公司檔案的電子化管理，提高資料檢索效率，提高檔案的保管水平，為公司的信息化建設(shè)提供支持。九、檔案管理考核為進(jìn)一步推進(jìn)公司檔案管理工作，對公司檔案管理部門及各部門進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括檔案保管、檔案回收、檔案利用、檔案電子化等方面，考核結(jié)果應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報