淺析事業(yè)單位辦公室管理精細(xì)化

Summary：新形勢下，各個事業(yè)單位在國家不斷發(fā)展的帶動下獲得了卓著的成績。當(dāng)前，事業(yè)單位要在核心競爭力方面占據(jù)最大的優(yōu)勢，辦公室管理工作至關(guān)重要，必須實現(xiàn)管理的精細(xì)化，制訂可行的精細(xì)化管理制度，提高辦公室的管理效率和管理水平，提升辦公室管理質(zhì)量和整體服務(wù)能力。新形勢下，辦公室需統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作的新領(lǐng)域多、任務(wù)量大、涵蓋面廣、難度增強，要求辦公室審時度勢，不斷加強綜合協(xié)調(diào)工作、提升服務(wù)保障水平，滿足新形勢、新任務(wù)的需要。Keys：事業(yè)單位；辦公室；管理；精細(xì)化引言長期以來，事業(yè)單位辦公室工作人員相對較少，卻需要承擔(dān)行政、文秘、黨建、紀(jì)檢、后勤、等多項事務(wù)，擔(dān)負(fù)對外聯(lián)系、協(xié)調(diào)左右、督促落實等重要職能。1精細(xì)化管理的重要作用在日常工作中，辦公室的性質(zhì)特殊，工作內(nèi)容繁多、瑣碎、緊急，且通常人手有限，需要科學(xué)高效的工作方法。實現(xiàn)辦公室管理精細(xì)化，可以有效幫助職工認(rèn)清自己的職責(zé)，使每個部門和每個崗位的職責(zé)范圍更加明確，協(xié)調(diào)各部門間的合作，有利于控制管理人員隊伍規(guī)模并提高職工的工作積極性，有效把單位的各項工作規(guī)范化，提高行政工作的效率和管理服務(wù)的質(zhì)量及效率。2事業(yè)單位辦公室管理精細(xì)化措施2.1文書檔案收集與歸檔工作精細(xì)化首先，需要對出現(xiàn)的問題第一時間進(jìn)行反饋。一般來說，事業(yè)單位辦公室文書檔案在收集與歸檔的過程中，會經(jīng)常性地出現(xiàn)一些相關(guān)的問題。如果管理人員沒有針對這些問題進(jìn)行及時有效地處理，那么就會導(dǎo)致整個管理成本的大大提升，而且降低了事業(yè)單位文書檔案管理的質(zhì)量與效率。所以說在發(fā)現(xiàn)問題之后，一定要第一時間進(jìn)行及時的反饋與處理，確保整個文書檔案管理體系的推進(jìn)以及工作質(zhì)量和效率的保障。除此之外，在管理工作展開的這方面，為了能夠提高文書檔案收集與歸檔的效果，檔案管理人員一定要強化各個部門的聯(lián)系，對所有工作的程序進(jìn)行一個提前的預(yù)判；定期地做好檔案收集與歸檔的檢查工作，確保所有檔案資料的真實性和可靠性。2.2檔案精細(xì)化管理首先，要建立科學(xué)的檔案管理流程，對管理人員進(jìn)行科學(xué)的管理，確保管理人員嚴(yán)格按照動態(tài)原則、嚴(yán)格原則、系統(tǒng)原則以及有效原則開展工作內(nèi)容；其次，要改變以往檔案管理工作開展的被動局面，由管理人員從各個部門進(jìn)行資料收集，對不同部門的資料進(jìn)行科學(xué)的管理，還可以要求各個部門內(nèi)部先對文件、檔案進(jìn)行歸納整理，以此來保證檔案管理工作的實效性；同時，還要對檔案的整理進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的分類，檔案管理人員要在不斷學(xué)習(xí)的過程中學(xué)習(xí)不同的檔案如何更加有效地進(jìn)行整理和歸類，還要根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展對檔案進(jìn)行層級劃分；還要保證系統(tǒng)索引與檔案實際位置的統(tǒng)一，為事業(yè)單位其他職員以及管理者的工作開展提供保障。2.3增強保密意識，筑牢安全防線事業(yè)單位保密工作事關(guān)國家安全與利益，事業(yè)單位辦公室在日常工作中會接收一些機要文件，因此，增強辦公室人員的保密意識迫在眉睫。一方面，事業(yè)單位辦公室要提升工作人員的保密意識，定期組織相關(guān)人員參加保密培訓(xùn)，或者舉辦保密知識競賽等活動，通過豐富多彩的宣傳形式，加深工作人員對保密工作的認(rèn)知，從心里筑起安全意識防線；另一方面，事業(yè)單位公室要嚴(yán)格控制保密文件的傳播范圍，由專人抄送文件，并確保文件不外泄，從保存好每一份涉密文件做起，切實維護(hù)國家安全和利益。2.4完善精細(xì)化規(guī)章制度在單位管理工作中，應(yīng)根據(jù)精細(xì)化管理模式，促進(jìn)制度完善，提升辦公室管理精細(xì)化的科學(xué)性、合理性、可行性，重視規(guī)范管理流程，結(jié)合實際情況和行業(yè)特點，專項部署建立、梳理規(guī)章制度，建立健全常態(tài)長效機制，把各項管理制度進(jìn)行細(xì)化，發(fā)揮精細(xì)化管理的作用，從而有效約束辦公室管理人員的思想和行為，促使其更好地完成本職工作。領(lǐng)導(dǎo)干部要帶頭推動制度的落實，明確規(guī)范管理的重要意義，調(diào)動管理人員的工作積極性，更好地促進(jìn)內(nèi)部管理有章可循，進(jìn)一步明晰職責(zé)，明確管理人員的行為規(guī)范，強化制度管人、管事的規(guī)則意識，細(xì)化日常管理，修正工作規(guī)范，健全管理體制，強化工作要求，突出操作實效，狠抓執(zhí)行落實，深化制度條款的落實，提高制度的執(zhí)行力，完善程序漏洞，防范行業(yè)風(fēng)險，進(jìn)一步強化辦公室督察、督辦、參謀的工作職能，提升服務(wù)質(zhì)量和管理水平，推進(jìn)各項工作高效實施，提升單位精細(xì)化管理水平。2.5信息化基礎(chǔ)設(shè)施精細(xì)化積極建立業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)運行系統(tǒng)、手機各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)信息處理的計算機化、檢索的自動化、服務(wù)的快捷化，加強辦公自動化、信息管理電子化系統(tǒng)及服務(wù)大廳、各種APP的引入和推廣，實現(xiàn)快捷方便的辦公室信息發(fā)布和查詢，做到后各部門日常業(yè)務(wù)的便捷化、高效化、規(guī)范化。建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，推行電子政務(wù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)量多、范圍廣、傳播快等特點，避免信息滯留時間過久或丟失，提高上傳下達(dá)的工作效率和信息服務(wù)水平。不斷完善遠(yuǎn)程辦公操作流程，利用云技術(shù)將辦公管理內(nèi)容遷移至云端，降低對傳統(tǒng)辦公硬件系統(tǒng)的依賴，實現(xiàn)辦公管理的超時空管理，提高遠(yuǎn)程辦公效率，在此基礎(chǔ)上提升整體辦公效率。2.6明確工作職責(zé)，落實工作責(zé)任根據(jù)辦公室人員變動情況，重新梳理部門和崗位職責(zé)，做到責(zé)任清、人員定、任務(wù)明，使科室和干部人人肩上有擔(dān)子、個個身上有責(zé)任。明確責(zé)任、各司其職是辦公室工作有序、有效開展的前提，也是黨建工作落實的保障。事業(yè)單位在黨委辦公室管理中應(yīng)加強對部門和崗位職責(zé)的梳理，根據(jù)人員的變動做出及時調(diào)整，將責(zé)任落實到人，讓辦公室中的每一個黨員都能夠清楚自身的職責(zé)和使命。辦公室在部門和崗位職責(zé)的梳理中，應(yīng)做好以下工作：明確辦公室業(yè)務(wù)流程，組織黨員干部討論并定位部門關(guān)鍵職能；優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，梳理各部門崗位，對于不合理設(shè)置的需要進(jìn)行討論，并及時剔除，避免機構(gòu)臃腫、影響工作效率；明確部門職能，羅列部門的全部工作并形成列表，通過制度引導(dǎo)將責(zé)任落實到工作負(fù)責(zé)人，保證辦公室業(yè)務(wù)的有效推進(jìn)。建立健全管理責(zé)任，明確責(zé)任分工，能夠為黨建工作提供組織、人員的支持，提高黨建工作效果。2.7在提升協(xié)調(diào)能力上下功夫辦公室工作人員必須具有較強的政治能力，加強政策理論的學(xué)習(xí)，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，去分析問題和解決問題，才能掌握較高的綜合協(xié)調(diào)能力。要多學(xué)習(xí)，吃透上情能為準(zhǔn)確協(xié)調(diào)打下基礎(chǔ)，要認(rèn)真領(lǐng)會黨和國家的方針政策、重要文件，做到學(xué)深悟透、靈活運用，不斷提升工作人員政策水平和業(yè)務(wù)水平。要多調(diào)研，經(jīng)常深入基層，知實情、講實話、辦實事。通過深入調(diào)查研究，掌握第一手資料，弄清各方面的情況，尋找最佳的協(xié)調(diào)途徑和方案，掌握綜合協(xié)調(diào)的主動權(quán)。要多實踐，既要在工作中經(jīng)受實戰(zhàn)檢驗，又要加強模擬演練。重點強化臨時性、應(yīng)急性任務(wù)的協(xié)調(diào)和綜合保障，突出“快”和“準(zhǔn)”，做到快速高效處置。要強支撐，重點強化對科技信息化手段的運用，在服務(wù)保障各個工作環(huán)節(jié)上，加強信息化手段的應(yīng)用，提升穩(wěn)定性、智能化和高效性。結(jié)語綜上所述，辦公室精細(xì)化管理要從更好服務(wù)單位發(fā)展大局出發(fā)，著力在增強參謀服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、加強自身建設(shè)，不斷提升工作效能，努力做到參謀有方、協(xié)調(diào)有序、辦事有效、保障有力，全力推動單位高質(zhì)量發(fā)