彩南油田作業(yè)區(qū)彩南油田作業(yè)區(qū)2014年1月第一頁，共三十二頁。目錄立項(xiàng)背景及必要性一OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)二OA系統(tǒng)的功能及推廣應(yīng)用三OA系統(tǒng)實(shí)施后的成效四第二頁，共三十二頁。一、立項(xiàng)背景及必要性——立項(xiàng)背景在科技迅猛發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已被廣泛的使用在各個(gè)行業(yè)中，企業(yè)的管理也隨之發(fā)展，信息化的程度也隨之增長，同時(shí)傳統(tǒng)的辦公管理模式已無法適應(yīng)企業(yè)的需求，企業(yè)對辦公的效率要求越來越高，因此就需要一個(gè)現(xiàn)代化的辦公管理方式來解決這個(gè)問題。現(xiàn)在企業(yè)辦公正逐步邁向管理信息現(xiàn)代化，企業(yè)辦公信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也逐漸完善，因此改造傳統(tǒng)辦公模式開展電子辦公，使業(yè)務(wù)辦公、公文流轉(zhuǎn)和管理過程信息化，讓文職人員從長期繁雜的辦公事務(wù)中解放出來，通過統(tǒng)一規(guī)范，提高工作效率，降低管理成本，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化已勢在必行。

第三頁，共三十二頁。一、立項(xiàng)背景及必要性——OA的概念辦公自動(dòng)化，簡稱OA（OfficeAutomation），它是現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，它利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及先進(jìn)的信息技術(shù)建立起的一個(gè)安全、可靠、開放、高效的辦公自動(dòng)化平臺，為管理部門提供現(xiàn)代化的日常辦公條件，使辦公事務(wù)處理自動(dòng)化，從而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)到提高辦公效率的目的。第四頁，共三十二頁。一、立項(xiàng)背景及必要性——必要性彩南油田作業(yè)區(qū)在未使用OA系統(tǒng)時(shí)，公文的審核、傳遞等均為手工方式，各種工作流程繁雜，處理速度緩慢，無法避免的會(huì)出現(xiàn)一些問題，主要表現(xiàn)以下幾個(gè)方面：(1)工作流程無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。辦公過程中有很多文件需要在個(gè)多個(gè)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，這之間存在在大量流程化的工作，往往會(huì)出現(xiàn)一個(gè)文件需要發(fā)起部門一直推動(dòng)，經(jīng)常進(jìn)行催促，但由于各種原因，部分流程無法進(jìn)行，導(dǎo)致工作停滯不前，極大的影響了工作效率。第五頁，共三十二頁。一、立項(xiàng)背景及必要性——必要性（2）異地辦公不方便由于作業(yè)區(qū)處于沙漠腹地，距離油田公司和基地都很遠(yuǎn)，文件傳輸靠人工方式進(jìn)行，這就有可能造成為簽一個(gè)字或蓋一個(gè)章，而需要進(jìn)行長途跋涉，這期間浪費(fèi)了很多時(shí)間，不但影響了工作效率，也使作業(yè)區(qū)辦公成本增加了。（3）文檔管理不規(guī)范，安全性、保密性差各部門都有自己的文檔，由于缺乏管理各部門文檔管理不規(guī)范，文檔的保存、共享、使用和再利用都十分困難，而且由于都是以紙質(zhì)形式進(jìn)行存放，存在因各種災(zāi)害或人為等因素造成的文件損壞、丟失、泄密等問題。根據(jù)以上種種因素，就迫切需要一套能夠規(guī)范辦公流程，加強(qiáng)文件的管理的辦公系統(tǒng)。第六頁，共三十二頁。目錄立項(xiàng)背景及必要性一OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)二OA系統(tǒng)的功能及推廣應(yīng)用三OA系統(tǒng)實(shí)施后的成效四第七頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——系統(tǒng)的建設(shè)隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展，為了改變傳統(tǒng)工作方式、提高工作效率、降低辦公成本，我們結(jié)合作業(yè)區(qū)實(shí)際工作情況在股份公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的平臺上開始進(jìn)行OA系統(tǒng)（彩南部分）的搭建工作。1、OA系統(tǒng)需求調(diào)研為了OA系統(tǒng)搭建工作的順利進(jìn)行，我們對作業(yè)區(qū)各個(gè)部門進(jìn)行了調(diào)研工作。主要有以下幾個(gè)部分：作業(yè)區(qū)的組織機(jī)構(gòu)各部門相關(guān)崗位的職能作業(yè)區(qū)網(wǎng)絡(luò)覆蓋情況作業(yè)區(qū)用戶硬件配置情況作業(yè)區(qū)用戶情況已有公文流轉(zhuǎn)情況公文流轉(zhuǎn)需求檔案應(yīng)用需求常用辦公功能需求第八頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——系統(tǒng)的建設(shè)2、辦公方式的改變（1）傳統(tǒng)辦公方式

傳統(tǒng)辦公方式主要以紙介質(zhì)為主，傳遞方式采用人工傳遞，由于作業(yè)區(qū)受到地理位置的限制，以傳統(tǒng)方式辦公必然帶來諸多的不便,例如公文發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，修改后必須重新打印、審批，造成了紙張的浪費(fèi)；異地辦公時(shí)，文件傳輸必須通過汽車進(jìn)行傳輸，造成公文傳輸?shù)某杀靖?、傳輸?shù)臅r(shí)間過長、公文的安全保密性得不到保障等等。傳統(tǒng)辦公方式第九頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——系統(tǒng)的建設(shè)（2）網(wǎng)絡(luò)辦公方式

OA系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)資源，采用B/S結(jié)構(gòu)方式，所有功能都在瀏覽器中完成，大大提高公文的傳輸效率，加強(qiáng)了公文的安全保密性，同時(shí)減少了紙張的使用，降低人工或汽車傳輸?shù)某杀尽＞W(wǎng)絡(luò)辦公方式第十頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——系統(tǒng)的建設(shè)3、公文流程的優(yōu)化

公文流程是OA系統(tǒng)中重要的組成部分，一個(gè)公文能否正常傳輸全部取決于公文流程的建立。通過對彩南油田作業(yè)區(qū)實(shí)際工作情況的調(diào)研，我們對作業(yè)區(qū)各類公文辦公流程進(jìn)行了收集、整理，并對其進(jìn)行優(yōu)化。優(yōu)化前公文傳輸流程簡單，審核級數(shù)少，公文中的錯(cuò)誤頻發(fā)。優(yōu)化前公文傳輸流程第十一頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——系統(tǒng)的建設(shè)

為了避免在OA系統(tǒng)中出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤，在OA系統(tǒng)加入三級審核，任何一級發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤都可以將公文退回至擬稿，大大減少了公文中的錯(cuò)誤。優(yōu)化后公文傳輸流程第十二頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——系統(tǒng)的建設(shè)4、公文流程的建立

各個(gè)文種的工作流程圖進(jìn)行建立，并做出了標(biāo)準(zhǔn)的紅頭模板、公文編號計(jì)數(shù)器和配置文件，最后生成工作流程，通過反復(fù)測試后，在管理界面生成流程模板。目前彩南油田作業(yè)區(qū)已建立各類發(fā)文流程29個(gè)，收文流程20個(gè)，紅頭模板12個(gè)，公文編號計(jì)數(shù)器32個(gè)。發(fā)文流程收文流程第十三頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——系統(tǒng)的建設(shè)5、電子簽章的制作電子簽章是為了解決電子文件中的簽字和蓋章的問題，用于辨識電子文件簽章者的身份，它能夠自動(dòng)嵌入到文件中，確保了文件的完整性、真實(shí)性、可靠性和不可抵賴性。彩南油田作業(yè)區(qū)電子簽章是將作業(yè)區(qū)現(xiàn)有各類公章以及作業(yè)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、科室領(lǐng)導(dǎo)的簽名經(jīng)過掃描后，使用圖像處理軟件生成電子簽章。目前已有電子公章19個(gè)，電子簽名37個(gè)。注：圖中電子公章為測試用章，不在正式環(huán)境下使用。第十四頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——系統(tǒng)的建設(shè)6、OA系統(tǒng)的測試

為了保證OA系統(tǒng)在投運(yùn)后能夠正常使用，我們搭建了一個(gè)和正式環(huán)境一樣的測試環(huán)境，對已建好的公文流轉(zhuǎn)流程、功能等進(jìn)行逐一測試，在每一個(gè)環(huán)節(jié)都沒有問題的情況下再進(jìn)行正式環(huán)境的遷移，確保了系統(tǒng)上線后的正常運(yùn)行。測試環(huán)境第十五頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——特點(diǎn)1、系統(tǒng)主動(dòng)通知

與MSN和騰訊通結(jié)合起來，當(dāng)有新辦事務(wù)時(shí)，即會(huì)在MSN或騰訊通上顯示事務(wù)基本信息。MSN消息發(fā)布第十六頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——特點(diǎn)2、多樣的安全手段

通過系統(tǒng)授權(quán)，證書安裝、統(tǒng)一認(rèn)證等多種安全手段對公文各環(huán)節(jié)進(jìn)行安全保護(hù)，只有具有相應(yīng)權(quán)限的人員才能對公文進(jìn)行操作，確保了公文的安全及保密。第十七頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——特點(diǎn)3、與OFFICE有機(jī)集成

與微軟公司的Office系統(tǒng)有效的集成在一起，起草、修改、蓋章等環(huán)節(jié)均在Office中完成，便于操作。第十八頁，共三十二頁。二、OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)——特點(diǎn)4、流程和人員可配置

公文的各項(xiàng)流程和人員的配置均能由管理員進(jìn)行配置，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，保證了系統(tǒng)的靈活性。第十九頁，共三十二頁。目錄立項(xiàng)背景及必要性一OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)二OA系統(tǒng)的功能及推廣應(yīng)用三OA系統(tǒng)實(shí)施后的成效四第二十頁，共三十二頁。三、OA系統(tǒng)的功能及推廣應(yīng)用——功能1、發(fā)文、收文

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了發(fā)文的起草、編輯、審核、蓋章、簽發(fā)和收文的登記、傳閱、打印等任務(wù)環(huán)節(jié)，使整個(gè)公文在流轉(zhuǎn)過程中實(shí)現(xiàn)無紙化操作，對于文件辦理的整個(gè)規(guī)程都可以跟蹤，讓用戶隨時(shí)了解辦理過程。發(fā)文界面收文界面第二十一頁，共三十二頁。三、OA系統(tǒng)的功能及推廣應(yīng)用——功能2、文件查詢

系統(tǒng)中一共提供了4種手段可以查詢流轉(zhuǎn)或處理完的公文，即個(gè)人文件箱、部門文件箱、個(gè)人任務(wù)查詢、全文檢索。通過這4種手段可以對用戶、部門經(jīng)辦過的公文按照所給條件進(jìn)行查詢。第二十二頁，共三十二頁。三、OA系統(tǒng)的功能及推廣應(yīng)用——功能3、個(gè)人助理通過系統(tǒng)菜單“個(gè)人助理”中的可以實(shí)現(xiàn)對用戶基本信息的維護(hù)，個(gè)人任務(wù)的委托、以及增設(shè)個(gè)人常用語。圖13：基本信息維護(hù)第二十三頁，共三十二頁。三、OA系統(tǒng)的功能及推廣應(yīng)用——功能4、系統(tǒng)管理

OA系統(tǒng)的系統(tǒng)管理界面為獨(dú)立界面，與公文處理分開使用，只有系統(tǒng)管理員能夠?qū)ζ溥M(jìn)行操作，通過系統(tǒng)可以增加、修改文件流程，對組織機(jī)構(gòu)、部門人員的信息進(jìn)行變更，以及用戶、電子簽章的授權(quán)等。第二十四頁，共三十二頁。三、OA系統(tǒng)的功能及推廣應(yīng)用——推廣應(yīng)用1、組織系統(tǒng)的培訓(xùn)

oa系統(tǒng)由于其使用范圍的廣泛性，使用的人員對系統(tǒng)的理解和操作水平都各不一樣，為了讓使用者能夠正常的進(jìn)行操作，我們根據(jù)OA系統(tǒng)使用范圍或者職能部門有針對性的進(jìn)行了培訓(xùn)好應(yīng)用推廣。目前我們已組織OA系統(tǒng)的培訓(xùn)12次，參加人員150人/次。2、系統(tǒng)的需求調(diào)查及完善一套o(hù)a系統(tǒng)的投入使用，不是一個(gè)人就能解決的事，這是要求多部門相互配合的一個(gè)過程。作為系統(tǒng)的管理的部門，我們聽取了相關(guān)部門的意見以及他們的需求，并對系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的更改及完善。第二十五頁，共三十二頁。三、OA系統(tǒng)的功能及推廣應(yīng)用——推廣應(yīng)用3、系統(tǒng)問題的處理及解答

系統(tǒng)投運(yùn)后會(huì)遇到各種問題，作為系統(tǒng)的管理部門，發(fā)現(xiàn)問題就要及時(shí)處理這些問題，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，讓用戶真正感受到系統(tǒng)給工作帶來的便利。4、系統(tǒng)運(yùn)行情況截止2013年12月，各個(gè)模塊的公文流轉(zhuǎn)情況：發(fā)文：719條會(huì)議紀(jì)要：126條收文：16404條會(huì)簽：28條第二十六頁，共三十二頁。目錄立項(xiàng)背景及必要性一OA系統(tǒng)的建設(shè)及特點(diǎn)二OA系統(tǒng)的功能及推廣應(yīng)用三OA系統(tǒng)實(shí)施后的成效四第二十七頁，共三十二頁。四、OA系統(tǒng)實(shí)施后的成效1、工作流程實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，提升辦公效率OA系統(tǒng)將辦公的過程進(jìn)行了流程化，通過OA協(xié)作工作管理，各環(huán)節(jié)都能有序的進(jìn)行，大大提升辦公效率。2、基于網(wǎng)絡(luò)的OA系統(tǒng)，縮短了辦公的距離

基于油田信息網(wǎng)的OA系統(tǒng)，縮短了作業(yè)區(qū)與公司和基地的距離，文件傳輸、審批都在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，大大節(jié)約了辦公時(shí)間，也降低了辦公成本，同時(shí)也減少了紙張的使用，推動(dòng)了無紙化辦公的腳步。第二十八頁，共三十二頁。四、OA系統(tǒng)實(shí)施后的成效3、加強(qiáng)了文件管理與安全

OA系統(tǒng)建有自動(dòng)化保存系統(tǒng)，各種文件都可以進(jìn)行管理，文件的保存、共享、使用和再利用變得十分簡單、易行，避免了應(yīng)災(zāi)害造成的文件丟失、損壞等問題。4、加強(qiáng)了文件的保密性

OA系統(tǒng)通過嚴(yán)格的權(quán)限控制，對工作流程中的每一個(gè)步驟都進(jìn)行控制，只有有相應(yīng)權(quán)限的員工才能對文檔進(jìn)行操作，且每一個(gè)流程都有詳細(xì)的記錄，確保發(fā)現(xiàn)問題有跡可循。第二十九頁，共三十二頁。結(jié)束語OA系統(tǒng)的出現(xiàn)改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，大大提高了工作效率，同時(shí)也推動(dòng)了無紙化辦公，節(jié)約了辦公資源，降低了企業(yè)運(yùn)行成本，具有極高的推廣價(jià)值。辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革；另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強(qiáng)的慣性，短時(shí)間內(nèi)改變尚需時(shí)日。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢。第三十頁，共三十二頁。匯報(bào)結(jié)束！謝謝！第三十一頁，共三十二頁。內(nèi)容總結(jié)彩南油田作業(yè)區(qū)。為了OA系統(tǒng)搭建工作的順利進(jìn)行，我們對作業(yè)區(qū)各個(gè)部門進(jìn)行了調(diào)研工作。目前已有電子公章19