實驗五數(shù)據(jù)庫窗體與報表學習目標了解如何使用已有的數(shù)據(jù)庫文件理解如何為數(shù)據(jù)庫表創(chuàng)建窗體了解如何在窗體的數(shù)據(jù)字段上創(chuàng)建數(shù)據(jù)約束理解如何基于單個數(shù)據(jù)庫表以及多個數(shù)據(jù)庫表的報表了解如何在報表中計算字段的總合了解如何改變報表的格式。前言Access是個單一的文件。盡管數(shù)據(jù)庫里會有很多個表，但是它們都在同一個單一的數(shù)據(jù)庫中。伴隨的還有一些窗體、報表、或者其他的數(shù)據(jù)庫組件。在Access里，你可以用編輯命令來剪切和復制對象。對象包括了表、查詢、窗體、報表以及其他類似的數(shù)據(jù)庫組件。你不能在Access程序里拷貝數(shù)據(jù)庫本身。要拷貝整個數(shù)據(jù)庫，比如備份，需要通過單擊“我的電腦”找到該數(shù)據(jù)庫文件后再復制整個數(shù)據(jù)庫。1.1示例本實驗會產(chǎn)生一個student表的數(shù)據(jù)輸入表格，同時還會產(chǎn)生一個關(guān)于班級人數(shù)的報表，以及帶有價格的班機教科書的列表。TextBook數(shù)據(jù)庫該數(shù)據(jù)庫共有四個表，它們之間通過公用值相互連接。各表以及它們的字段如下：表中的關(guān)鍵字區(qū)域用黑色表示當兩個表有共同值的時候，不同表的字段可以進行關(guān)聯(lián)。比如字段BookNumb是student表和Book表的共有字段。如果在student表和book表的bookNumb的值都是409的話，那么student表中的學生的名字可以與book表中的書的記錄相互聯(lián)系。從下圖中可以看到，AmyAbner和BrianJanski都有編號為409的書要賣。編號409的書的名字為“Managementinformationsystems”版權(quán)屬“McleodandSchell”圖1.2student表的值圖1.3book表的值打開實驗五.mdb，即TextBook數(shù)據(jù)庫，下圖就會出現(xiàn)圖1.4創(chuàng)建窗體你可以使用窗體向表中添加數(shù)據(jù)。窗體不僅可以方便數(shù)據(jù)的添加，而且它們可以實現(xiàn)一次只顯示表的一條記錄。由于數(shù)據(jù)庫中的一個表可能包含大量數(shù)據(jù)，一次只顯示一個記錄可以方便用戶更好地瀏覽數(shù)據(jù)。在本例中，我們就將為student表創(chuàng)建一個窗體除了可以簡化數(shù)據(jù)瀏覽以及便于輸入數(shù)據(jù)，窗體還可以檢查數(shù)據(jù)輸入以及排除錯誤的輸入。在Textbook數(shù)據(jù)庫中，書的數(shù)量少于1000。這個規(guī)則將被嵌入到窗體的設(shè)計中。數(shù)據(jù)字段定義的數(shù)據(jù)規(guī)則將在窗體中得到自動執(zhí)行。在student表的定義中，數(shù)據(jù)字段CopiesToSell的長度被設(shè)定為不大于10。任何生成的窗體都會執(zhí)行該規(guī)則。單擊“Forms（窗體）”標簽，選擇“Createfrombyusingwizard(使用向?qū)?chuàng)建窗體)”，如圖所示。圖1.5雙擊“Creatbyusingwizard”選項，當下圖1.6出現(xiàn)時，使用下來菜單選擇student表，圖1.6當出現(xiàn)圖1.7時，然后使用“>>”將所有字段，移動到“SelectedFields”，接著點擊“Next”圖1.7當下圖1.8出現(xiàn)時，將窗體的名字改成“StuentDataEntryForm”。現(xiàn)在可以單擊“Finish”按鈕。最終完成窗體如圖1.9所示。圖1.8圖1.9輸入一個新的記錄。名（FirstName）輸入“Amy”，Lastname輸入“Lee”，書的編號為409，待售本數(shù)為11本。當你試圖進行下一步時圖1.10就出現(xiàn)了。記住，CopiesToSell字段的數(shù)據(jù)定義是不大于10。Access將會把這個規(guī)則加于窗體。因此大于10的本數(shù)就不會被記錄到student表中了。試把CopiesToSell字段的數(shù)據(jù)改為9，即可保存。圖1.10選擇“設(shè)計視圖”，圖1.11就出現(xiàn)了。你也許需要拖動圖的一角可以看到窗體的完整圖形。右鍵單擊BookNumb字段，確定你單擊的是數(shù)據(jù)字段而不是字段的標簽，數(shù)據(jù)字段的背景是白色的。選擇“properties”（屬性）選項，如圖1.12圖1.11圖1.12當圖1.13出現(xiàn)時，按照圖中所示輸入有效規(guī)則和有效文字?！癆ll”標簽選中后就會顯示所有屬性。注意到ValidtionRull（有效規(guī)則）中的“1000”沒有逗號，而有效文字中的“1，000”就有逗號。不要在數(shù)據(jù)字段的屬性里輸入引號。圖1.13關(guān)閉1.13中的顯示，單擊“View”命令的子命令“FormView”，回到數(shù)據(jù)輸入窗口。在字段中輸入“Amy”、“Abner”、“1010”和“1”。注意，在你輸入“1010”后顯示的錯誤信息就是你輸入的作為BookNumb字段屬性的有效性文本。改變BookNumb中的數(shù)值為“101”并且繼續(xù)。來自數(shù)據(jù)表的報表我們可以從Class表產(chǎn)生一個報表。完整的報表格式如圖1.14所示。班級class以及學生人數(shù)Enrollment就是本報表所要顯示的全部內(nèi)容。圖1.14選擇“Reports（報表）”標簽，“Creatreportformusingwizard”（利用向?qū)?chuàng)建報表），如圖1.15所示。根據(jù)圖1.16的提示，從下拉菜單中選擇Class表，適用“>>”將Class表的“ClassNumb”和“Enrollment”字段輸送“SelectedFields”中去。單擊“Next”圖1.16如果你不需要其他的分組，選擇“next”。如果我們需要根據(jù)“ClassNumb”排序，就需要在下拉菜單中選擇“ClassNumb”，如圖1.17所示。下面兩個報表向?qū)У膶υ捒蚶?，分別使用“Tabular”（表格）布局以及“Corporate”緊湊樣式。圖1.17將報表的名字命名為“ReportofClassEnrollments”,單擊“finish”按鈕。你看到的圖像將與圖1.14類似。當然，我們需要對圖像進行一些邊邊角角的改動。首先，我們把報表的默認字段從“Classnumb”改為“Class”。選擇“View”-“DesignView”，如圖1.18所示然后圖1.19就會出現(xiàn)圖1.18圖1.19報表有一個報表頁眉和報表頁腳，它們分別在報表的開始和結(jié)尾部分。正如你所看到的一樣，這個報表的頁腳是沒有內(nèi)容的。頁面也是有頁面頁眉與頁面頁腳的。它們在報表每一頁的頂部和底部。頁尾顯示的是日期（“Now（）”函數(shù)）以及頁碼。而主體部分則顯示了從數(shù)據(jù)庫中檢索到的所有紀錄。單擊頁首的“Classnumb”標簽選擇該字段，可以看到字段的周圍出現(xiàn)了手柄。在字段內(nèi)單擊，當光標改變時你就可以修改標簽的內(nèi)容了。將標簽的名字“Classnumb”改為“Class”現(xiàn)在可以關(guān)閉對話框并遵循后面提示保持報表，名字為“ReportofClassEnrollment”多于一個表的報表下圖1.20顯示的是“ReportofBooksUsedinEachClass”報表的一部分。它需要Book和Class兩個報表的信息。每個班級所需要的書以及書的價格都顯示在報表中。在每個班級紀錄的結(jié)尾部分還顯示了每個班級用書的總價格。圖1.20為了生成“Sum”報表需要在一個字段內(nèi)進行分組。在這個報表里，字段“Classnumb”是用來分組的。每個分組的所有成員使用的書的價格需要進行加總。在用于分組的任何數(shù)據(jù)字段上都可以創(chuàng)建一個組頁眉和組頁腳。用上面所展示的方法創(chuàng)建一個新的報表。當你出現(xiàn)如圖1.16所示的窗口的時候，在下來菜單里選擇class表并且選擇“classnumb”字段，然后回到下來菜單選擇“Book”表，并選擇“Title”字段和“price”字段?，F(xiàn)在轉(zhuǎn)到下一個對話框。按下“next”按鈕，直到你看到“howdoyouwanttoviewyourdata？”（請選擇數(shù)據(jù)查看的方式）默認的展示就是你所希望瀏覽的數(shù)據(jù)的方式。在下一個對話框里，不要選擇任何一個其他的分組方式——單擊“next”按鈕。在圖1.21和圖1.22中可以看到兩個重要的對話框。你可以通過下拉菜單選擇通過哪個字段進行排序。當你看到下拉菜單的選擇時，注意ClassNumb字段是看不到的，這是你在先前的對話框里已經(jīng)選擇了它進行分組。圖1.21圖1.22單擊“匯總選項”按鈕，圖1.22將會出現(xiàn)。唯一的字段選項就是“Price”，因為它是被ClassNumb字段值分組的唯一一個數(shù)值型字段。選擇“sum”選項，單擊“ok”按鈕。你就將返回到圖1.21的界面。在下面的兩個向?qū)峁┑膶υ捒蚶铮x擇“stepped”（遞階）的布局以及“Corporate”（緊湊）樣式。將報表命名為“ReportofBooksUsedinEachClass”然后單擊“Finish”按鈕。你在圖1.23中所看到的報表現(xiàn)在要做進行一些調(diào)整，從而使它和圖1.20所展示的一樣。圖1.23現(xiàn)在通過單擊“view”命令下的“DesignView”轉(zhuǎn)到設(shè)計視圖，可以看到圖1.24.視圖的調(diào)整就開始了。在頁面頁眉將“ClassNumb”的字段改為“Class”。不要在ClassNumb頁眉改變ClassNumb字段。在ClassNumb頁腳單擊字段“=’Summaryfor’&…”.一旦它的周圍有手柄，單擊“Delete”鍵刪除該字段。請注意，在ClassNumb頁腳，Price字段被加