機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

美國國家檔案館外景老布什小學一年級的成績單(07年5月30_6月1日展出)美國《獨立宣言》等開國文獻

2005年4月29日，北京大學向連戰(zhàn)主席贈送紀念品連戰(zhàn)母親在北大學習時的照片2006年12月18日，國家檔案局局長楊冬權簽署第8號令，正式發(fā)布施行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，這是我國檔案工作的又一項重大改革，對各級機關正確界定文件材料的歸檔范圍和保管期限，具有重要意義，標志著我國檔案工作法制化、規(guī)范化工作又有了新的進展，是各級機關檔案基礎業(yè)務建設的法規(guī)依據和執(zhí)行標準。第一講認識《規(guī)定》的創(chuàng)新特點

一、新《規(guī)定》是將兩個文件合二為一，并將業(yè)務文件上升為行政法規(guī)

這次發(fā)布施行的新《規(guī)定》，是國家檔案局根據新時期機關檔案工作面臨的新形勢、新問題和新要求，對1987年《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》（國檔發(fā)[1987]27號）兩個業(yè)務文件進行合并，并加以充實和修訂，重新發(fā)布的一個重要法規(guī)。

新《規(guī)定》以“令”的形式頒布施行，首次將業(yè)務文件上升為行政法規(guī)，使其具有法律效力，這充分體現了國家檔案行政管理部門對機關確定文件材料歸檔范圍和劃分檔案保管期限工作的高度重視。

新《規(guī)定》的發(fā)布實施必將對機關今后正確界定文件材料歸檔范圍、準確劃分文書檔案保管期限，及時開展檔案價值鑒定工作，確保國家檔案資源的齊全完整起到積極的推動作用。二、對文書檔案保管期限的劃分方法作了重大改革

1987年《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》中的保管期限為“永久”、“長期”和“短期”三種，“短期”保管期限為1～15年，“長期”為16～50年，時間期限界定較為模糊、冗長。

新《規(guī)定》中僅有“永久”和“定期”二種，并且對“定期”保管期限實行了標時制，分為30年和10年兩個具體年限，時間期限規(guī)定更為明確、具體。

這樣既有利于檔案保管流程的暢通，使機關庫藏檔案處于優(yōu)化狀態(tài)，又解決了檔案保管的有期無限和鑒定而不毀的問題，有利于引導對到期檔案的及時處置,提高了檔案價值鑒定工作的質量和效率。三、突出了立檔單位的主體地位

《規(guī)定》在界定機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限時，與原來的規(guī)定相比，新的規(guī)定充分體現了“以我為主”的指導思想，突出立檔單位的主體地位，淡化非立檔單位的作用和地位，涵蓋了本機關主要職能活動的所有范圍，特別是各類反映單位主要職能活動、基本歷史面貌、與群眾切身利益息息相關的業(yè)務檔案全部納入歸檔范圍，避免了重要文件材料的散失和缺漏，解決了各部門之間文件材料的重復歸檔問題。

永久保管的文書檔案主要限定在本機關形成的文件。在表中涉及本機關自身活動的保管期限有77項，占總共84項的91.7%，有利于維護本機關文件的完整性。

如《規(guī)定》在界定機關文件材料歸檔范圍時，增補了“機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料”條款，以強化立檔單位的主體地位。四、條款進一步細化，充實了一些新領域的文件材料

這次隨《規(guī)定》頒布的《文書檔案保管期限表》涉及保管期限界定的條款為84項，比1987年的63項增加21項。

一是新《文書檔案保管期限表》對有關名詞術語解釋更加科學、規(guī)范，概念定義更加清晰、細化。如新表中重新對“機關物資”和“國有資產管理”等文件材料進行了充實和增補。

二是新的文書檔案保管期限表中還充實了一些有關行政管理、行政審批、產權關系和個人權益等新領域的文件材料。如：在新《文書檔案保管期限表》中，增補了“行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料”、“房產、土地所有權和使用權的文件材料”、“職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù)”、“紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調查材料”、“人事考核、職稱評審工作文件材料”、“保衛(wèi)部門的安全檢查、調查記錄”等多項條款。五、調整了一些文件材料的保管期限

新《文書檔案保管期限表》中，凡是涉及與個人權益有關的檔案，這次絕大多數調整為永久保管。如：“職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料”由長期調整為永久保管。人事任免、人事考核、職稱評審等文件材料全部調整為永久保管。

新增加的涉及行政執(zhí)法、行政審批、產權關系有關的檔案，大多數被界定為永久保管。如：“不動產、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料”、“20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料”等被界定為永久保管。

上級或下級機關的文件材料，在本機關歸檔時，其保管期限也有所下調。如“上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般文件材料”由長期下調為10年保管；“下級機關報送的年度和年度以上的計劃、總結、統(tǒng)計材料”由長期下調為10年保管。六、“備案制”改為“審批制”，加大了檔案行政管理力度。

在1987年的規(guī)定中，各機關制定的文書檔案保管期限在經本機關領導人審查批準施行后，報同級檔案行政管理部門備案。新的規(guī)定改變了過去備案的做法，將“備案制”改為“審批制”，建立了機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的審批制度，即“各機關應根據本規(guī)定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行”。

通過該項條款，切實加大了各級檔案行政管理部門的管理力度，對建立行之有效的機關文件材料歸檔的監(jiān)督和管理體系必將起到重要的作用。第二講文件材料歸檔與不歸檔及保管期限的規(guī)定

一、機關文件材料歸檔范圍

三要素：

1、本機關工作活動中形成。即公文的內容真實地再現本機關產生發(fā)展的歷史軌跡，客觀地反映機關的管理活動。

2、辦理完畢。指公文在處理程序上已經運轉結束。發(fā)文，各個工作環(huán)節(jié)已經完成。收文，完全實現了文件的現實執(zhí)行效用。

3、具有查考利用價值。指：（1）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（2）在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；（3）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關，同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；（4）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。二、機關文件材料不歸檔范圍1.上級機關普發(fā)的不需本機關辦理的文件材料；2.任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料；3.本機關文件材料中的重份文件、復印本；4.無查考利用價值的事務性、臨時性文件；5.一般性文件的歷次修改稿、校對稿；6.不需辦理的一般性人民來信、來訪紀錄、電話記錄。7.外機關與內部機構抄送的文件材料；8.本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；9.有關工作參考的文件材料；10.無特殊保存價值的信封；11.下級機關報送的供參閱的信息材料；12.其他無查考利用價值的文件材料。三、檔案促保管倘期限的的劃匠分（一棋）永坦久：1.本機蒜關制裹定的毛法規(guī)艇政策喂性文楚件材兆料；2.本機忘關召趨開重柱要會汽議、椒舉辦你重大事活動跟等形甲成的使主要要文件份材料場；3.本機法關職錫能活慢動中麻形成解的重橡要業(yè)收務文奇件材富料；4.本機啊關關源于重鉆要問頑題的飾請示字與上腐級機喇關的假批復枯、批耗示，塵重要那的報蝴告、咬總結腸、綜闊合統(tǒng)毒計報摘表等俊；5.本機床關機器構演部變、崖人事欄任免筒等文帶件材默料；6.本機灑關房暑屋買迎賣、僚土地槽征用允，重俱要的幟合同架協(xié)議斬、資萍產登區(qū)記等鍋憑證蜘性文選件材恒料；7.上級茅機關棍制發(fā)派的屬貨于本扛機關啟主管勻業(yè)務均的重案要文列件材沖料；8.同級疫機關息、下貝級機盜關關斃于重輕要業(yè)澇務問瓣題的以來函遞、請巧示與承本機李關的斜復函轉、批考復等命文件柔材料徑。62（二蛋）定電期：（一買）本揪機關額職能戒活動芹中形曉成的遇一般觀性業(yè)熔務文心件材紹料；恩（換二）漏本機配關召順開會析議、早舉辦煉活動秤等形岔成的閑一般量性文械件材煤料；絡（棍三）寫本機帆關人堪事管毀理工技作形付成的向一般倘性文下件材格料；攔（聲四）飽本機分關一鋤般性街事務木管理獲文件咳材料洗；喉（五介）本盛機關晉關于挺一般啊性問同題的渴請示磁與上贈級機系關的綱批復讀、批策示，菜一般火性工危作報爺告、扭總結餅、統(tǒng)澤計報拆表等校；嘉（六及）上釀級機列關制素發(fā)的歪屬于研本機插關主發(fā)管業(yè)定務的尤一般激性文雙件材甚料；污（墊七）賄上級察機關取和同票級機歷關制駁發(fā)的己非本綁機關挨主管果業(yè)務密但要燒貫徹攜執(zhí)行典的文遵件材執(zhí)料；咱（欄八）廈同級趕機關聞、下戰(zhàn)級機荷關關憑于一樹般性約業(yè)務份問題觸的來座函、道請示臟與本罷機關霜的復斜函、債批復捉等文史件材躬料；?。蘧牛┌晗录墡r機關壘報送拒的年野度或程年度蔽以上逮計劃挪、總群結、皇統(tǒng)計哨、重害要專笑題報裳告等劃文件帖材料瞞。54要注慈意的想兩點:機關電形成吹的人曠事、安基建效、會伙計及侮其他削專門緩文件敵材料磁的歸路檔范憤圍和中檔案響保管便期限替，按計國家郵有關已規(guī)定油執(zhí)行呼。機關外對應勁歸檔食電子秧文件匯的元開數據徒、背崗景信撥息等寇要進乒行相車應歸街檔。第三擦講垮機關壟文件擾材料裂歸檔純范圍弊及付保管南期限降的擬莊訂一、玩文件衣材料澇歸檔善范圍捏及保場管期街限表瞧擬訂貿的前矮期準撞備工舉作：建立憶機關趙文件憑材料顧歸檔色范圍勁和檔婦案保久管期芝限表雪，是頑一個判機關仁科學盈合理界、系健統(tǒng)完輔整甄驕別文木件價速值、翅劃分灘保管互期限合的標恢準性職文件騾，是語每個友單位筍檔案物工作洞中必至不可啦少的拿檔案疊業(yè)務乒文件毯，也挨是各隔單位榆必須杠要建室立的飾一項四重要后制度森。１、奪認真狂理解辟國家廚檔案揭局頒場布的《機關餅文件民材料直歸檔晉范圍車和文腎書檔藥案保尼管期作限的籠規(guī)定》，吃辟透《規(guī)定》的要末求，金把握《規(guī)定》的實京質精冶神。毅在總預原則獅下，煎以部奸門的極主要播職能折，文寧件材縮慧料的拴情況學作為用劃分打保管鬼期限阻的依于據。２、僻了解譜掌握另本單屆位及傻各內逝設機副構的吊職能利、性森質、增工作撓范圍殃、工劇作程資序、矩形成元文件撈的種濁類、戚數量棉、載斜體情充況等誓；３、苗結合爸本單償位實紀際情禮況，藍體現頭本單貢位的價職能艷特點血，圍木繞與注主要瘡職能纏相關脹的內寺容制米定條存款。二、繁擬訂刻本單貿位文真件材看料歸后檔范根圍和遺檔案簡保管士期限宮表所嚷要遵挺循的毯原則：１嗽、堅負持“單以我嘆為主柜，突洽出重畏點”嘆的原徑則，姑始終血以自哲己形拌成的義文件鮮為主萍，以襖圍繞置自身轉主要霧職能漿活動垂的文父件為縫主。２、昏堅持叔“旨宜細晃不宜猾粗”芳的原猾則，研條款雹的擬羽制盡的量不違使用芳“重陶要的固”、懇“一眼般的團”等蓋模糊驅詞語躺；３、雪堅槽持“貴以人胳為本?！钡纳谠瓌t革，凡牽是涉熔及人買的內驗容的慢文件茅，都感要慎細重處嗎置；4、堅枯持“此集中病統(tǒng)一根管理闖”的覺原則黃，對蔽本單忍位全趕部檔藝案，滑即各果種門駕類和孩載體圈的檔揭案均盛要納嬸入管標理的立范疇鵲；任忍何個氏人不仰得據害為己捎有或擇拒絕它歸檔倚。同思時，劑還必冷須依偵法按憶規(guī)定獄向同抬級檔株案館繭移交素。5、堅步持“飽申報瞎審批叼”的惑原則賣，對呼擬好情的本氣單位蒼的歸累檔范被圍和恨檔案蒜保管駱期限握表，管按規(guī)絨定須視向同革級檔口案行濫政管涉理部傳門申園報后慕，由凱同級拳檔案犬行政頂管理慮部門郵審批烘后執(zhí)譜行。三、語文件覽材料部歸檔頂范圍結及保粗管期期限表灣擬訂凈的要韻求：１、愚明確貫文件曠材料旦的歸底檔范術圍。２、娛科學粥制定《檔案許保管介期限有表》。３、積嚴格劇控制腥普發(fā)踩文件暮。４、芬重大譽活動恒、重既要事叼件檔狼案，澆要納久入檔樹案管咸理。５、釣從寬勞從長生保存圈特色木檔案狠。６、源注重郊文件胞之間牌的必慘然聯清系。四、沒文件紡材料幅劃分贏“永議久”心的要蘭求：本機標關制返定的演法規(guī)軍政策泛性文勞件材曲料；耍本機織關召亡開重遮要會漆議、照舉辦仔重大居活動授等形頌成的閘主要義文件壤材料偏；本發(fā)機關蘿職能運活動留中形麗成的吃重要堡業(yè)務云文件求材料惜；本瞎機關唉關于暴重要益問題遍的請右示與系上級扁機關肯的批慚復、銹批示構，重蠟要的均報告軌、總魔結、仇綜合駝統(tǒng)計恭報表帶等；本機合關機仆構演否變、奇人事邪任免駁等文狂件材衰料；岸本機劑關房釋屋買祝賣、疾土地讓征用悼，重菌要的件合同胖協(xié)議灑、資蝦產登接記等診憑證框性材滑料；出上級獸機關厘制發(fā)晌的屬流于本理機關宏主管嘩業(yè)務佳的重鴿要文科件；好同級素機關癢、下欄級機語關關梢于重磚要業(yè)持務問蝴題的封來函釀、請賺示與襲本機糟關的侍復函浴、批點復等沸文件瘋材料腳。具體判擬定角時，拉需要慕注意糠以下銳一些稿問題：1、突閃出本載機關番自身詳的文匆件材外料；2、突舍出本溪機關蛛主要殘職能俘的文驗件材輩料；3、突有出反縣映本著機關防演變壇和人能事任符免的臉文件哈材料惰。五、事文件暈材料棚劃分蝦“定銀期”禽的要彈求：本機濤關職牧能活癢動中楊形成暗的一董般性四業(yè)務列文件蹦材料水；本誼機關劣召開否會議嗎、舉邀辦活啞動等辨形成舌的一叔般性熔文件悼材料車；本醒機關剃人事徐管理鏟工作盟形成方的一芒般文驚件材解料；卡本機饑關一妖般事奪務管民理文辨件材唇料；錫本機毫關關孫于一描般性仆問題脾的請嚇示與有上級宜機關舅的批號復、昨批示橡，一戀般性留工作際報告祝、總倦結、享統(tǒng)計約報表缺等；伙上級灘機關少制發(fā)久的屬呈于本尖機關較主管仍業(yè)務饅的一門般性礙文件科材料昏；上猶級機筍關和剪同級節(jié)機關辮制發(fā)帆的非肢本機秒關主譯管業(yè)螺務但薪要貫浙徹執(zhí)踐行的伯文件挺材料喇；隆同級蝕機關笛、下斯級機燃關關悠于一闊般性仿業(yè)務剝問題跑的來排函、既請示們與本炭機關愚的復壩函、糕批復統(tǒng)等文羅件材也料；驕下級界機關逢報送呀的年集度或母年度概以上暮計劃雙、總咐結、擋統(tǒng)計鑼、重先要專圍題報各告等俘文件剛材料做。劃分刺定期不時：１、炮要裹掌握佛什么揪是“掛一般面的”叮原則阿；２、逢要味明確沿不屬縫于本許機關吧主管繩業(yè)務噸又要漫“貫描徹執(zhí)觸行的責”.第四斗講喇實厘施意叢見的夢要求一、許對文物件材倘料歸飲檔范稱圍的燃要求閥：國家撐檔案坐局的巾新《規(guī)定》明確全要求柱所歸是檔的堅范圍境是“犬機關俱在其莫工作撿活動峽過程陵中形鋒成的門各種孟門類辮和載暖體的蔑歷史罷記錄鮮”?？p因此棉，在種擬訂嗓本機誤關歸展檔范恭圍時碰，必陷須將紛本機宿關各趁種門固類和火載體標的檔宇案，哀全部段納入慨進去帝。１、鹽凡是刪國家池檔案松局與判主管伴部門握出臺解了文米件的腥，對姻某種償檔案鵲的歸滋檔范戲圍有毯明確冶規(guī)定富的，燃一律聯按有純關規(guī)跳定來客確定碌歸檔男范圍哭；２、艱文件文處理脈單要祥與文折件一嚷并歸拉檔，車不得郊隨意誓剔出閉；３、及照片籠檔案粱在歸萄檔范攔圍中國還須牽明確梢，要異將該延照片蒼的文跟字說則明一劉并歸噸檔；4、磁蘿盤光諷盤及爹電子邪檔案沉等，攝在歸源檔時弄，必駝須將敢元數拋據及贈相關喬的背痕景信林息納勻入歸仰檔范范圍，莫否則充日后率這些紡檔案盈將因箏元數山據或亮相關傷背景扣信息瓜的缺云失而侄成為鳥廢物慶。5、凡嫩是聯鎖合行選文的渾，歸總檔時隆，以房誠主辦俗方作徑為主處要歸洪檔的游一方蠟，其滅保管載期限杯就要市劃長平一些妄。分類方案歸檔范圍保管期限種類類別文書文件材料綜合類1.上級黨組織、地方黨組織關于松滋市招商辦黨支部、黨組織機構設置的批復、通知永久2.市總工會、團委、婦聯關于工會、團委、婦女工作的意見、通知10年3.市招商辦黨支部會議記錄永久4.全市招商引資會議典型材料、代表發(fā)言材料30年5……………….招商促進類27.本辦與國內外客商的聯絡、信息搜集、整理及考察、洽談工作形成的文件材料30年28.本辦與投資商簽定的各種正式協(xié)議、合同永久29………….二、治文件婆材料猛歸檔陜范圍謊和檔毯案保懸管期寶限表蜻的編唯制某市謙招商熄引資魯辦公樣室文件獸材料翻分類澇方案澤、歸牲檔范敵圍、惜保管慌期限恭表分類方案歸檔范圍保管期限種類類別文書文件材料協(xié)調管理類

38、本辦關于重點投資項目的跟蹤服務和已簽約項目的督辦落實所形成的材料30年

39、本辦在落戶項目年度審核工作中形成的材料10年

40、全市招商引資信息統(tǒng)計、綜合匯總表永久41………..科技文件材料基建類1、市招商辦關于建筑房屋的計劃、設計書、施工圖、工程預算竣工圖、驗收報告及批復，土地征用批準文件及紅線圖等基建有關文件材料永久2、市招商辦建設房屋與施工單位簽訂的合同、協(xié)議書、房屋普查報表、辦公樓的土地證書，產權證書等永久3.………….設備類1、關于購置設備的請示及有關部門的批復長期2、設備出廠合格證、圖紙、說明書,設備材料裝箱單，工具單，備品件單，及設備安裝調試、測定數據、性能鑒定維