工學院文件材料歸檔流程歸檔,流程,文件,材料相關資訊是工作生活常常需要使用到的，其寫作內容格式也少為人所了解，以下是我細心整理的工學院文件材料歸檔流程，歡迎閱讀，盼望大家能夠喜愛。

篇1:工學院文件材料歸檔流程

原中工學院文件材料歸檔流程

為了加強我校檔案工作的業(yè)務建設，使之日趨完善，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，不斷提高科學管理水平，有效地為我校各項工作服務，現(xiàn)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《一般高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》，特制訂原中工學院文件材料歸檔工作流程。文件材料歸檔工作流程分為以下八個方面：

一、預立卷

(一)根據(jù)國家教育部《一般高等學校檔案管理方法》第五章其次十條："實行文件材料形成部門、課題組立卷制度'。學校各院系(部)、處、所、中心均為立卷歸檔單位。

(二)各歸檔單位依據(jù)文件材料形成規(guī)律，參照《原中工學院綜合檔案實體分類方案》，預先編制案卷類目。

(三)各歸檔單位要將平常辦理完畢的文件，隨時根據(jù)案卷類目分別立卷。

二、立卷歸檔分工

(一)全校性、綜合性的文件材料由學院辦公室負責立卷，其它黨群、行政、教學、科研、產品、基建、設備、出版、外事、財會、聲像等門類的歸檔材料，由形成材料的部門負責立卷歸檔。

(二)上級來文需要有關部門辦理的，由辦理者負責把辦理好的原始材料與上級來文(復印件)一并立卷歸檔。

(三)歸檔材料涉及多個部門的，由主辦部門負責立卷歸檔，非主辦部門負責供應相關資料。

(四)黨委和學校召開的代表大會、常委會、辦公會所形成的材料，由學院辦公室立卷歸檔;職能部門以黨委和學校名義召開的全校性特地會議所形成的材料，由主辦單位立卷歸檔。

(五)教學檔案應由教務部門審定認可后，由責任部門歸檔。

(六)各臨時機構、撤銷機構形成的材料，應于機構撤銷前做好整理工作，移交學校檔案部門保存，任何人不得擅自帶走或銷毀。

三、收集文件材料

(一)根據(jù)以下原則和重點并依據(jù)本單位、本部門歸檔范圍，在平常積累歸卷的基礎上，收集文件材料：

1.收集文件材料的原則：必需對學校、社會有史料和討論價值，具有參考和憑證作用。能夠反映學校各部門職能活動的全過程，保證完整、精確?????、系統(tǒng)。

2.收集的重點是學校形成的不同載體、不同形式的文件材料及上級針對本校的指令性、指導性文件和需我校承辦的文件材料。

(二)以下為不歸檔的文件材料，若需要，可選作資料保存：

1.上級機關普發(fā)的供參閱、不辦的文件;

2.上級機關發(fā)來供工作參考的抄件;

3.上級機關征求看法未定稿的文件;

4.無查考價值的事務性、臨時性文件;

5.重份文件;

6.未經會議爭論、未經學校領導批閱、簽發(fā)的文件、一般性文件的歷次修改稿、打印文件的各次校對稿(學校主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最終定稿除外);

7.從正式文件上摘錄的供工作參考的非證明材料;

8.無特別保存價值的信封，一般性表態(tài)，詢問一般性問題，提出一般建設性看法的人民來信;

9.學校內部相互抄送的文件材料，介紹信等;

10.為參考目的從各方面收集的文件材料;

11.本校負責人兼任外機關職務形成的與本校無關的文件材料;

12.非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料;

13、未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)。

四、歸檔的原則和方法

(一)原則：

遵循文件材料的自然形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用。

(二)方法：

1.歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的附件、頁數(shù)均應齊全完整。

2.在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開;文電應合一立卷。

3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃、方案放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最終一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷;跨年度總結和方案為同一份文件的放在方案針對年立卷;訴訟案件放在結案年立卷;其它文件材料的立卷應按有關規(guī)定執(zhí)行。

4.卷內文件材料應區(qū)分不憐憫況進行排列，密不行分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后;非訴訟案件結論、打算、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，按有關規(guī)定排列。

5.卷內文件材料應按排列挨次，依次編寫頁號或件號。應裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角、背面的左下角用鉛筆書寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編寫件號;圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

6.聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

五、檢查案卷質量

(一)檢查案卷文件的成分，收集的材料是否齊全、完整，是否有不需歸檔的材料。

(二)檢查案卷內文件的聯(lián)系，訂正相互混淆、重復或拆散文件有機聯(lián)系的現(xiàn)象以及文件挨次排列狀況。

(三)檢查歸檔的文件材料有無加蓋公章，公章與落款是否全都，要簽名的欄目有無漏簽。

(四)檢查案卷文件的頁數(shù)，一般不超過200頁，對同一問題文件數(shù)量較多的酌情分卷，問題單一、文件數(shù)量少的可組薄卷，也可以和本部門同一保管期限的文件材料組合在一起，案卷標題上標明卷內文件的內容。

(五)檢查案卷是否根據(jù)規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件名目，文件材料題名是否填寫，沒有題名的應擬寫題名，雖有題名但無實質內容的亦應重新擬寫，凡是重新擬寫的題名要加[];沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清晰、填入有關項內;會議記錄應填寫每次會議的時間、屆次和主要內容;填寫字跡要工整，卷內文件名目放在卷首。

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六、填寫卷內文件名目、案卷封面

(一)卷內文件名目位于卷內文件之前，必需用打印機打印并向學校檔案室報送電子文檔。

1.挨次號：以卷內文件排列先后挨次填寫的序號;

2.文號：文件制發(fā)機關的發(fā)文字號，如："國發(fā)[1998]6號'，其中"[1998]'不得簡寫成"[98]';

3.責任者：文件形成部門或對文件負有責任的署名者;

4.題名：即文件標題，一般照實抄錄，無標題或標題不能說明文件內容的，可自擬標題，外加"[]'號，例：標題為"會議紀要'的文件，應概括出主要內容寫為"[校長辦公會會議紀要]';

5.日期：文件的形成時間，例：1998.10.19;2022.03.04;

6.頁號：卷內每份文件起始之頁的編號，最終一份文件應為起止頁號;

7.備注：對文件其它未盡事宜需作進一步說明的，可依據(jù)需要填寫。

(二)填寫案卷標題和封面

1.案卷標題要求結構完整、體式全都。一般包括卷內文件主要責任者，內容、名稱(文種)。除會議文件外，不得用"***文件材料'，除一般函件外，不得用"***來往文書'。案卷標題一般不得超過50個字，文字簡練，使用簡稱應通俗易懂，字跡要工整、清楚。

2.歸檔單位：把檔案移交給學校檔案部門的單位。卷內文件起止日期：卷內文件形成的最早和最晚日期。

3.保管期限：依據(jù)保管期限表，確定檔案的保管期限(永久、長期、短期)。

4.密級：有保密要求的要填寫密級。

七、裝訂

(一)先檢查歸檔文件是否按要求的A4或B5規(guī)格大小形成，若不合要求則需裁切、折邊成A4或B5規(guī)格。

(二)拆除文件上的金屬裝訂物，對破損的文件及與本卷文件材料不行分割的照片、小字條等要進行加邊修補和裱糊，對較大的圖表要按手風琴式的樣子折疊。裝訂案卷采納三孔一線法，用棉線裝訂成卷。

(三)成卷裝訂的卷內文件在裝訂前編頁號(卷內名目、備考表均不編頁號)，起始號為1，卷內文件無論是單面或雙面，只要有書寫文字，均應一面編一個頁號，頁號的位置在非裝訂線一側的下角。

(四)對部分以件為單元、不裝訂的卷內文件材料，如試卷，應在每份文件的右上角加蓋檔號章。

八、移交檔案

(一)歸檔驗收：移交檔案時，交接雙方當面檢查，學校檔案部門依據(jù)規(guī)范標準進行驗收，不符合要求者，學校檔案部門有權退回，限期改正后重交。

(二)移交手續(xù)：移交時填寫移交名目，一式兩份，雙方各執(zhí)一份備查。

(三)歸檔時間：按《原中工學院檔案管理方法》的規(guī)定辦理。

篇2:工學院送交人事檔案材料歸檔工作制度

原中工學院送交人事檔案材料歸檔工作制度

1.全院建立主動送交干部檔案材料歸檔的工作制度，形成檔案材料的部門，確定專人負責，準時地將形成的干部檔案材料送交檔案室歸檔。

2.送交的檔案材料必需符合檔案收集范圍且為辦理完畢的正式材料。

3.歸檔材料先交組織部、人事處鑒別，屬于干部檔案的內容，材料必需完整齊全、真實、文字清晰、對象明確，并寫明承辦單位準時間。

4.歸檔手續(xù)必需完備。歸檔的材料，凡規(guī)定有組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料，(如審查結論、復查結論、處分打算或看法、組織鑒定等)一般應有本人簽字(特別狀況下，本人未見面簽字的由組織注明)。

5.送交的材料如不符合歸檔要求時，檔案室要準時通知組織部、人事處，補送材料或補辦手續(xù)，形成材料的部門要按規(guī)定辦理。

6.送交的干部檔案材料若有涂改、偽造的要堅決予以清除，并報請主管領導追究有關人員的責任。

7.送交的干部檔案材料的載體應使用規(guī)定的辦公用紙，材料左邊留出2-2.5厘米裝訂邊，文字不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。除電傳材料以及個別需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔(上級規(guī)定可以存復印件的除外)。

篇3:工學院人事檔案鑒別歸檔制度

原中工學院人事檔案鑒別歸檔制度

1.判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內容。發(fā)覺有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內容和重復多余的材料，應清理出來。對其中有保存價值的文件資料，可交文書檔案或轉交組織部、人事處。無保存價值的，應登記報主管領導批準銷毀。

2.審查材料是否齊全、完整。留意人事檔案的成套性，對頭尾不清、來