檔案管理2007-3目錄第一部分:客戶檔案管理第二部分:產(chǎn)證檔案管理第一部分<客戶檔案管理>客戶檔案管理目錄一、崗位職責二、客戶檔案內(nèi)容三、客戶檔案相關(guān)節(jié)點及建檔要求四、客戶檔案裝冊要求五、電子檔案要求六、檔案管理注意事項一、崗位職責代理公司業(yè)務員綜合管理組檔案崗★負責收集及補充客戶資料，保證資料有效、完整。代理公司★檢查客戶資料的有效性、及時性和完整性，建立客戶檔案。

★負責客戶紙質(zhì)檔案的暫時存檔和電子檔案的記錄。

★客戶辦理交付使用手續(xù)30日后移交客戶檔案至綜合管理組檔案管理崗?！锖瞬榭蛻艏堎|(zhì)檔案的及時性、有效性及完整性。

★核查客戶電子檔案的及時性、有效性及完整性。

★客戶辦理交付使用手續(xù)30日內(nèi)移交客戶檔案至公司總辦檔案室。二、客戶檔案內(nèi)容

認購書、購房合同正本原件辦理產(chǎn)證委托書、前期物業(yè)管理協(xié)議、業(yè)主公約等客戶身份證件復印件：如身份證、護照、暫住證、居住證、結(jié)婚證等公證書：如份額公證書、監(jiān)護人公證書、英文名姓名公證書、共有聲明等的原件及復印件審批單：如有換房、更名、折扣、變更付款方式等特殊要求，即認購時與簽約時數(shù)據(jù)或相關(guān)資料不符的情況，須提供相應的公司同意變更的審批單原件貸款客戶的《借款合同》原件，及經(jīng)辦銀行/律師領(lǐng)取該客戶購房合同正本原件簽收單原件客戶領(lǐng)取購房合同正本原件簽收單原件交付使用通知書、面積差補充協(xié)議原件客戶領(lǐng)取商品房交付使用通知書等入住資料簽收單原件（現(xiàn)房）催辦函、折盤函等復印件及EMS回執(zhí)其他客戶資料：購房發(fā)票復印件、優(yōu)惠活動協(xié)議、客戶承諾函等認購

三、客戶檔案相關(guān)節(jié)點及建檔要求

辦理交付使用手續(xù)7日內(nèi)收集面積差補充協(xié)議原件、律師的交接單交付使用通知書原件、面積差補充協(xié)議原件簽約入住

認購書簽署當日收集認購書原件、客戶身份證明復印件、同意核查個人資信聲明備案合同備案7日內(nèi)收集合同正本原件、客戶簽收單原件放款

全款到帳7日內(nèi)收集銀行返回的《借款合同》、合同副本一本交接給項目現(xiàn)場地產(chǎn)客服《前期物業(yè)管理協(xié)議》、業(yè)主公約交接給項目現(xiàn)場物業(yè)服務中心簽約至放款期間收集合同其他協(xié)議原件、審批單原件、共有聲明原件、公證書復印件、借款合同原件、律師簽收單原件、房款發(fā)票復印件、催辦函復印件、折盤函復印件、EMS回執(zhí)、其他資料檔案冊四、客戶檔案裝冊要求檔案順序10頁的粉色插頁文件夾⑴認購書原件⑵合同正本原件⑶其他協(xié)議原件⑷身份證明復印件⑸共有聲明原件⑹公證書復印件⑺審批單原件⑻借款合同原件⑼交付使用通知書原件⑽律師簽收單原件⑾客戶簽收單原件⑿面積差補充協(xié)議原件⒀房款發(fā)票復印件⒁催辦函復印件⒂折盤函復印件⒃EMS回執(zhí)⒄其他資料⒅⒆⒇轉(zhuǎn)檔準備錄入明源→制作側(cè)壁→整理、轉(zhuǎn)檔在銷售后臺檔案管理模塊中錄入：1、客戶檔案收集階段及補充階段的內(nèi)容：⑴認購書原件⑵合同正本原件⑶其他協(xié)議原件⑷身份證明復印件⑸共有聲明原件⑹公證書復印件⑺審批單原件⑻借款合同原件⑼交付使用通知書原件⑽律師簽收單原件⑾客戶簽收單原件⑿面積差補充協(xié)議原件⒀房款發(fā)票復印件⒁催辦函復印件⒂折盤函復印件⒃EMS回執(zhí)⒄其他資料2、歸檔日期及歸檔人3、轉(zhuǎn)檔日期及轉(zhuǎn)檔人五、電子檔案要求NO.1六、檔案管理注意事項客戶檔案的交接與借閱，必須有交接與借閱手續(xù)，當事人雙方須簽字確認并記錄交接日期。保證客戶檔案的保密性，不可隨意亂放或隨意借閱，檔案柜隨時上鎖，作廢資料需及時銷毀。保證紙質(zhì)檔案與電子檔案要保持一致性、完整性及時性。NO.2NO.3第二部分<產(chǎn)證檔案管理>產(chǎn)證檔案管理目錄一、目的、適用范圍及職責二、辦證前檔案管理三、辦證中檔案管理四、辦證后檔案管理五、辦證后檔案移交六、**產(chǎn)權(quán)組的監(jiān)管工作目的規(guī)范客戶辦證檔案管理，確?？蛻粼诤贤s定的期限內(nèi)辦理完畢產(chǎn)權(quán)證，并做好抵押登記工作適用范圍適用于已辦理交付使用手續(xù)的全部客戶術(shù)語和定義紙質(zhì)檔案：存放在檔案柜里的房屋所有權(quán)證、辦證票據(jù)、客戶辦證檔案及各類簽收單等電子檔案：明源中記錄的有關(guān)辦理產(chǎn)權(quán)證的一切信息職責1、律師事務所與銷售代理對接客戶簽約后的簽約資料，完成辦證資料的初審、暫存與管理2、律師事務所與物業(yè)管理處對接客戶入住后的辦證資料，完成此部分辦證資料的審核、暫存與管理3、律師事務所完成房屋產(chǎn)權(quán)證及相關(guān)票據(jù)的存檔與管理4、律師事務所完成與按揭銀行產(chǎn)證收押后，收押單的存檔與管理5、律師事務所完成發(fā)放房產(chǎn)證后，簽收單的存檔與管理6、**銷售中心產(chǎn)權(quán)組負責以上全部事務的監(jiān)管工作一、目的、適用范圍及職責

二、液辦證仿前檔稠案管逮理責任殿部門邪：按秘揭律競所對接帳部門疼：銷焦售代腥理/訓物業(yè)慶管理店處時間劉要求隱：要幅求客烈戶全耗款到省帳7升日內(nèi)菜按揭戰(zhàn)律所僻與銷駐售代散理完成癥簽約涼資料百的交阻接工株作要求剝客戶習辦理煮交付川使用例手續(xù)罩次日晝按揭朵律所葛與物業(yè)刮管理巨處完朱成入仍住資犧料的留交接鉆工作二、創(chuàng)辦證蝴前檔襖案管教理時間要求資料明細資料要求存檔要求簽約后7日內(nèi)合同正副本完整并做好預售備案手續(xù)★紙質(zhì)檔案要求在收到客戶辦證檔案當日按項目/樓棟/房號存放于辦證檔案柜中，一位客戶一套辦證檔案客戶身份證明復印件有效期內(nèi)，清晰完整辦證委托書客戶簽名清晰、日期完整發(fā)票復印件定金、首付款、按揭款份額聲明或公證書份額聲明要注明聲明日期監(jiān)護、譯文或委托公證書原件并且符合建委要求交付后次日面積差補充協(xié)議清晰完整★電子檔案要求在收到客戶辦證檔案當日記錄電子檔案，操作見下頁產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移登記書鋼筆正楷填寫辦證費用交費憑據(jù)契稅等辦證費用及代辦費用收據(jù)復印件在銷庸售后姿臺產(chǎn)石權(quán)管奇理模猜塊中綿，選賠擇產(chǎn)熄證辦趟理資匙料標盼簽頁補，勾生選如激下信央息：⑴合尋同副賓本猶⑵傻面積系差補族充協(xié)毀議為⑶旅備案貍表⑷身誦份證羞⑸套共有錢聲明己⑹驕公證匹書⑺合秩同備登案章您⑻暫謀住證躲⑼炮居住不證⑽護混照屠⑾暫使不辦摧理聲額明趴⑿妻涉外棉審批違單⒀發(fā)旱票復喬印件器⒁發(fā)耐催辦鴉函日蘇期垃⒂軍贈官證⒃軍沈隊證切明森⒄席監(jiān)護旬人公踏證塌(容18嘴)辦討證委膠托書楊(1逗9)思產(chǎn)權(quán)情登記紹書二、享辦證奶前檔劇案管銷理三、燈辦證聚中檔付案管以理責任央部門端：按哨揭律鐵所對接壤部門閉：市伴(區(qū)種)級追建委時間鈔要求茫：辦五證資判料齊費全7稍日內(nèi)三、創(chuàng)辦證睜中檔趣案管匆理時間要求資料明細資料要求存檔要求客戶辦證檔案齊全7日內(nèi)客戶辦證檔案完整★在收集齊全套辦證資料7日內(nèi)將辦證資料提交建委辦證，辦證檔案轉(zhuǎn)出，留存辦證檔案轉(zhuǎn)出清單及正式轉(zhuǎn)出日期★以上信息當日記錄電子檔案維修基金收據(jù)準確借用的合同正本合同正本上須標明從哪里借出，便于日后歸還未審批通過的辦證檔案催辦函留存催辦函復印件及發(fā)函信封復印件及函件回執(zhí)★催辦函發(fā)出當日將催辦函復印件、發(fā)函信封復印件、函件回執(zhí)按項目/樓棟/房號存放于催辦函檔案柜中★以上催辦及發(fā)函情況當日記錄電子檔案在銷旅售后奧臺產(chǎn)旁權(quán)管弱理模西塊中還，選芳擇產(chǎn)損證辦脊理檔報案標部簽頁疤，錄池入催攏辦產(chǎn)淡證及且發(fā)函忙過程哈，及愛后期梁與客飯戶產(chǎn)列證溝遣通情皇況。三、光辦證給中檔噴案管也理四、棗辦證閥后檔陸案管城理責任駱部門磨：按鋒揭律燥所對接幕部門妖：按直揭銀葵行\(zhòng)賊物業(yè)徒管理稅處時間些要求需：產(chǎn)倘證辦踢畢1朗5日貍內(nèi)在銷父售后辛臺產(chǎn)俯權(quán)管坊理?？p塊中遞，選鹿擇產(chǎn)無權(quán)管竿理標露簽頁朽，錄槳入重兩要辦糕證節(jié)幕點日瞧期：1、槍實際苦入住益日期2、差維修殼基金席日期3、膊提交變辦證傷日期4、傳契稅敏完稅規(guī)日期5、騎產(chǎn)證郊辦理獵日期6、蘿房產(chǎn)歐證編鎖號7、悉提交德抵押窗日期8、脫抵押柱登記乞日期9、軋產(chǎn)證博發(fā)放瞞日期四、艦辦證侍后檔抓案管盲理五、暗辦證駝后檔拿案移禿交責任每部門統(tǒng)：按壁揭律董所對接靠部門膨：*劑*產(chǎn)磨權(quán)組時間俱要求霧：客旅戶領(lǐng)胃證或栽抵押撕辦理胞完畢親15陵日內(nèi)五、漂辦證捷后檔領(lǐng)案移陡交1、威對一釀次性冬付款菜且委參托按計揭律齡所辦選理產(chǎn)掩證的皮客戶愈，要虛求在器客戶王領(lǐng)取欲房產(chǎn)裁證后散15捕日內(nèi)憤辦理趣檔案券交接殿手續(xù)2、償對按現(xiàn)揭客姥戶，嗽要求跨辦理束完畢郊抵押深登記茶后1勇5日成內(nèi)辦夢理檔勿案交荒接手最續(xù)3、吳對一皮次性蛾付款沫且不俊委托名按揭附律所濫辦理默產(chǎn)證詞的客世戶，今要求突在客醉戶簽低署完泡畢自翁行辦醒理房踩產(chǎn)證鍛聲明罷30約日內(nèi)柱辦理制檔案薪交接呈手續(xù)4、距在辦平理產(chǎn)戶權(quán)證圖過程街中向引客戶泛發(fā)出痰的《規(guī)催辦北函》慢等文匠書，濟連同李以上求辦證豈檔案箏，自六項目津集中皆入住獄后每隆月做之檔案女交接化清單桌完成口交接仁手續(xù)天，交完接時儲間為亂每月壺20句日。六、畝**計產(chǎn)權(quán)燦組的嘩監(jiān)管體工作1、好要求能按揭泉律所兇在客庸戶全即款到濫帳7廊日內(nèi)策與銷漁售代嶄理完棋成簽壁約資什料的獸交接輝，律許所在族收到都客戶煎辦證擇檔案擱當日延將辦拒證資爽料按論項目哥/樓宋棟/濕房號粘存放皇于辦粗證檔最案柜蔥中，叫一位賠客戶敢一套及辦證放檔案2、找要求曾按揭悄律所沒在客背戶辦朗理交搏付使挺用手粥續(xù)7船日內(nèi)痰與物快業(yè)管具理處背完成摟入住踩資料栗的交倆接。碌律所適在收鬼到客嚇戶辦圍證檔倍案當腿日將炒辦證蘭資料蘋按項午目/粥樓棟黨/房采號存撿放于年辦證握檔案侍柜中詞，補煙充在捕客戶獎辦證賤檔案雕中3、待要求醉按揭稿律所捆在收逐集齊填全套放辦證候資料直7日兄內(nèi)將牛辦證認資料醫(yī)提交遣建委省辦證旬，辦賞證檔獎案轉(zhuǎn)拘出4、摘要求代按揭劫律所仆在催辦音函發(fā)擠出當陸日將膝催辦鳥函復房誠印件浴、發(fā)院函信標封復可印件朽、函褲件回盈執(zhí)按墻項目已/樓慈棟/寬房號耀存放敬于催舒辦函愈檔案詢柜中5、朗要求貨按揭蘭律所真在房技屋所效有權(quán)妙證辦每畢當州日將懷房屋枕所有股權(quán)證按項院目/清樓棟豎/房僵號存企放于跌產(chǎn)權(quán)坦證檔硬案柜燦中6、稈要求尖按揭竟律所