文職人員文書及事務(wù)管理第一頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六游戲規(guī)則1、準(zhǔn)時(shí)上課、下課2、吸煙有害您和他人的健康3、手機(jī)請轉(zhuǎn)為按摩器4、舉手發(fā)言&掌聲鼓勵(lì)5、隨手清潔(愛護(hù)桌椅)6、按要求完成全部練習(xí)和作業(yè)第二頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六培訓(xùn)內(nèi)容文職人員的工作職責(zé)及要求如何做好上司的助手文件與檔案的管理會(huì)務(wù)管理部門物資的管理第三頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六調(diào)查表明：1、7％的被調(diào)查者認(rèn)為“做文職就是打雜，跑腿，沒有什么前途”；2、10％文職就是一個(gè)過度性的職業(yè)，沒有專業(yè)可言，是女性結(jié)婚前的最好職業(yè)；3、13％的人覺得文職在國外是越老越值錢，國內(nèi)卻還以年輕取人；4、22％的公眾贊成經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，好的文職越缺乏；5、48％的公眾都認(rèn)為，文職是一個(gè)可以積累經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)，是走向管理崗位的一個(gè)階梯；第四頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六文職人員的工作內(nèi)容是什么？請寫出你目前主要的工作內(nèi)容:1、時(shí)間:5分鐘；2、用最快的速度寫下來，不用思考；3、至少要寫下10個(gè)；第五頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六文職人員的工作職掌與權(quán)責(zé)

項(xiàng)目內(nèi)容1、日常行事計(jì)劃表管理預(yù)約會(huì)面的受理及安排，預(yù)定表的制作及分發(fā)，預(yù)定計(jì)劃的變更及聯(lián)系、調(diào)整、向有關(guān)方面聯(lián)絡(luò)、交涉、調(diào)整，向上司再次確定，預(yù)計(jì)計(jì)劃進(jìn)行管理．2、環(huán)境的整理準(zhǔn)備上司辦公桌的整理、用品、消耗品的準(zhǔn)備和管理3、會(huì)議及集會(huì)的動(dòng)作開會(huì)通知的制作及寄發(fā)、參加者名簿的制作、會(huì)場的選定及預(yù)約、會(huì)場的設(shè)立、必要用品等準(zhǔn)備、確認(rèn)出席者、與延遲未到者的聯(lián)絡(luò)、茶點(diǎn)及飯菜的準(zhǔn)備、端頭、會(huì)場結(jié)束后的整理、議事記錄的制作及分發(fā)、集會(huì)的準(zhǔn)備，運(yùn)作及事后的處理。4、照顧身邊瑣事上司外出的準(zhǔn)備、汽車的安排（與司機(jī)聯(lián)絡(luò)及調(diào)整）、上司的接送、上司其它事務(wù)的代理。5、溝通支持性工作溝通公司內(nèi)外部領(lǐng)導(dǎo)或合作部門的協(xié)作關(guān)系、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作及其它主管臨時(shí)交辦事項(xiàng)第六頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六文職人員的工作職掌與權(quán)責(zé)項(xiàng)目內(nèi)容6、會(huì)計(jì)方面的業(yè)務(wù)各種票據(jù)的制作、旅費(fèi)、交際費(fèi)、機(jī)密費(fèi)、各種會(huì)費(fèi)的處理、手續(xù)的代辦與記帳。7、緊急情況的處理發(fā)生緊急情況時(shí)，對公司內(nèi)、外的聯(lián)絡(luò)。8、接待工作面談、執(zhí)行訪客的安排、引導(dǎo)、招待、接送、上司辦公室及會(huì)客室的事后處理．9、交際應(yīng)酬的業(yè)務(wù)電話的接聽、傳達(dá)、代替上司接、打電話、上司不在時(shí)的應(yīng)付。10、文書的處理和保管公司內(nèi)外文件的制作、收發(fā)、處理、傳遞、及相關(guān)文件的傳達(dá)、辦公機(jī)器（電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)）的操作和管理；文件檔案的管理；11、資料的儲(chǔ)存、檢索上司及秘書用數(shù)據(jù)庫的制作、數(shù)據(jù)庫的利用、文獻(xiàn)及資料索引的制作、儲(chǔ)存、檢索和上司有關(guān)者的個(gè)人記錄資料的制作、儲(chǔ)存和檢索第七頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六第一單元

文職人員的工作職責(zé)及要求1.上司的助理還是上司的阻力2.全能型的秘書攻略第八頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六1、上司的助理還是阻力思考：你現(xiàn)在是上司的助理還是阻力？√協(xié)助√分擔(dān)√管理√參謀√支持√輔助其塑造良好的形象

領(lǐng)導(dǎo)者替身決策支持

事務(wù)執(zhí)行者服務(wù)人員

協(xié)調(diào)人

參謀

領(lǐng)導(dǎo)第九頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六1、主觀態(tài)度上的問題——服從和服務(wù)意識淡薄——沒有敬業(yè)精神，工作態(tài)度不佳——保密意識差，導(dǎo)致泄密事件——向上錯(cuò)位，擅作主張2、客觀能力上的問題——專業(yè)技能水平差——各類知識較淺薄——概念、判斷、概括能力差1、上司的助理還是阻力常見的角色錯(cuò)位第十頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六2、全能型秘書攻略A外交官的圓滑騾子般的耐力光線般的速度修女般的忠誠犀牛般的厚韌愛因斯坦般的頭腦母親般的溫柔與耐久力21世紀(jì)全方位秘書應(yīng)俱備的條件第十一頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六文職人員必備的職業(yè)素質(zhì)

正直--堅(jiān)持既定政策和原則實(shí)事求是熱情—對人、對事積極、樂觀

敬業(yè)--以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)

守信--不失約、不違約、不食言、不泄密忠誠—忠于上級忠于事業(yè)有序--利落，有條不齋高效--追求效率和效益 可靠--按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)細(xì)心--盡可能的考慮事情周到、細(xì)心2、全能型秘書攻略B悟性—領(lǐng)悟上級或領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)想法自信—積極向上勤奮—不斷學(xué)習(xí)提高能力默契—捕捉起真正的含意

分寸—大智若愚謙虛—為人處事時(shí)的謙和與內(nèi)斂

承受壓力第十二頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六第二單元

如何做好上司的助手1.研究與了解上司2.與上司達(dá)成心理默契3.形成良性的工作模式4.如何為上司進(jìn)行合理的屏閉第十三頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六1、研究與了解上司1.上司每天都在干什么？2.你的上司都有哪些技能？3.你的上司對你的態(tài)度怎么樣？4.什么事情會(huì)讓你的上司行動(dòng)起來？第十四頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六2、與上司達(dá)成心理默契1.上司的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格2.上司思考問題的風(fēng)格3.如何同上司交流？第十五頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六3、形成良性的工作模式1.工作的模式2.主動(dòng)的程度3.良好的印象第十六頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六4、如果為上司進(jìn)行合理的屏閉1.來電者有什么要求？2.哪些來電應(yīng)當(dāng)直接轉(zhuǎn)給其他同事或部門？3.那些主可以直接由秘書說明？4.什么時(shí)間不希望被打擾？5.哪些人是不希望被接待的？6.哪些人只能在特定的時(shí)間聯(lián)絡(luò)到？7.那些時(shí)間最適合回復(fù)電話？8.什么時(shí)間最適合給來電者回復(fù)電話？第十七頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六第三單元

文件與檔案的管理1.建立正確的文件與檔案管理的意識2.建立歸檔的范圍3.分類與標(biāo)識4.各類文件與檔案的收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序及要素第十八頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六1.建立正確的文件與檔案管理意識檔案：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教、等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。文檔管理：文檔管理是以管理規(guī)范為主，對文檔進(jìn)行有效管理的解決手段。它主要提供對文檔的分類、整理、存儲(chǔ)、更新及使用的統(tǒng)一解決和管理辦法。第十九頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六2.建立歸檔的范圍所謂歸檔，是指文書部門或業(yè)務(wù)部門將文件整理立卷后，按照規(guī)定的時(shí)間移交給檔案室集中保管。歸檔范圍是指一貫單位形成的全部文件中哪些該歸檔，哪些不該歸檔。按問題特征立卷按作者特征立卷按時(shí)間特征立卷按名稱特征立卷按通訊者特征立卷按地區(qū)特征立卷靈活地結(jié)合運(yùn)用2-3個(gè)特征來組立一個(gè)案卷立卷6特征第二十頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六3.分類與標(biāo)識1、分類：方便使用；操作簡單；設(shè)置合理．方法：按對象劃分：根據(jù)資料來自何人，與哪些企業(yè)有關(guān)進(jìn)行劃分

按主題劃分：比如把資料分成技術(shù)開發(fā)領(lǐng)域的資料和銷售領(lǐng)域的資按形式劃分：如適用于會(huì)議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等

按項(xiàng)目劃分：項(xiàng)目也叫專案

按時(shí)間劃分：比如可將2002年的資料都收集在一個(gè)資料夾里2、標(biāo)識：?使用大寫、清楚的字母標(biāo)示檔案。?使用彩色標(biāo)識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。?將類別與次類別標(biāo)簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標(biāo)示。?為大型的資料建立索引。第二十一頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六4.各類文件與檔案的收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序及要素A您有以下工作內(nèi)容，請問您會(huì)如何分類歸檔：1.收發(fā)E-mail2.會(huì)議記錄工作3.項(xiàng)目性質(zhì)工作(發(fā)表會(huì)、尾牙、股東會(huì)…等)4.報(bào)價(jià)工作(國內(nèi)、國外客戶)5.計(jì)算機(jī)文書工作(發(fā)布公告、人事令、聯(lián)絡(luò)單、簽

呈、各種報(bào)表的匯總…等)6.主管的名片管理7.其它檢索利用的方法：直觀法、聯(lián)想法、順查法、倒查法等第二十二頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六4.各類文件與檔案的收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序及要素B個(gè)人檔案管理1.待辦及追蹤檔2.待歸檔3.參考數(shù)據(jù)文件4.家庭生活檔5.名片檔1.集單件數(shù)據(jù)組成案件完整的檔案2.一文一事一卷一案3.文件分存單及影印本之存盤4.分類適當(dāng)5.務(wù)必制作索引﹝目錄單﹞6.定期清理

檔案管理應(yīng)注意之細(xì)節(jié)點(diǎn)擊第二十三頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六第四單元

會(huì)務(wù)的管理1.會(huì)議的計(jì)劃與通知2.快速進(jìn)行會(huì)議記錄3.如何整理會(huì)議紀(jì)要第二十四頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六會(huì)議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會(huì)議制定的企業(yè)花在開會(huì)上的時(shí)間越來越多開會(huì)的頻率越來越高注意重點(diǎn)第二十五頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六1.會(huì)議的計(jì)劃與通知A會(huì)前工作計(jì)劃會(huì)中工作計(jì)劃

會(huì)后工作計(jì)劃

議題及參會(huì)人員范圍的確定會(huì)議場所的選定會(huì)議通知的起草申報(bào)會(huì)議預(yù)算人員確認(rèn)設(shè)備準(zhǔn)備預(yù)定車輛安排會(huì)務(wù)通知起草議程PPT制作食品的采買指導(dǎo)服務(wù)員工作會(huì)議場地布置與熟悉會(huì)議室保障匯報(bào)人員的保障用餐的保障娛樂的保障住宿的保障離會(huì)車輛安排退房設(shè)備整理結(jié)帳設(shè)備歸還費(fèi)用報(bào)銷會(huì)務(wù)總結(jié)第二十六頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六1.會(huì)議的計(jì)劃與通知BY開始確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)間、議程安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）修改審批下發(fā)接收反饋會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）會(huì)中服務(wù)整理會(huì)議記錄/紀(jì)要審批修改下發(fā)N結(jié)束YN

例：委員會(huì)會(huì)議議程

7月6日上午11點(diǎn)格林·德雷戈飯店

1、（11：00）任命一位會(huì)議主席

2、（11：10）為缺席致歉

3、（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄

4、（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)

5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會(huì)間休息

6、（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)

7、（12：45）特別事宜

8、（13：00）其他動(dòng)議

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)

議程的開頭為會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)每項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾會(huì)議流程會(huì)議通知第二十七頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六2.快速進(jìn)行會(huì)議記錄１．手腦并用，緊跟發(fā)言者的思路，及時(shí)判斷發(fā)言內(nèi)容的線索、層次、聯(lián)系、結(jié)論。２．一時(shí)沒聽懂或沒聽全的發(fā)言，空出格子，會(huì)后請發(fā)言者補(bǔ)上。３．可采取縮寫或簡寫的方式提高記錄速度。４．切莫忘記日期。會(huì)議記錄內(nèi)容的形式:2種１．摘要式會(huì)議記錄．對于會(huì)議人數(shù)較多，討論后能就某中升心議題達(dá)成協(xié)議的會(huì)議，一般采用摘要式記錄。只記發(fā)言的要點(diǎn)，討論的問題、結(jié)論通過的決議等中心內(nèi)容。２．詳細(xì)式會(huì)議記錄．對于人數(shù)較少，觀點(diǎn)各不相同的會(huì)議，可以采用此方法。主要把與會(huì)人員闡明觀點(diǎn)、表明態(tài)度的講話，詳細(xì)記錄下來。寫作要求第二十八頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六3.如何整理會(huì)議紀(jì)要整理會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要格式：由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成兩種：一是會(huì)議名稱加紀(jì)要；二是召開會(huì)議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要正文：

Θ會(huì)議概況:會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、主持人，與會(huì)人員，基本議程。Θ會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)

會(huì)議紀(jì)要的三種寫法:集中概述法分項(xiàng)敘述法發(fā)言提要法會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn):內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性表達(dá)的要點(diǎn)性稱謂的特殊性第二十九頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六請討論:在會(huì)議管理過程中還有什么問題？第三十頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六第五單元部門物資的管理1.部門物資的申購與審批2.部門物資的保管3.部門物資的建檔4.部門物資的清查第三十一頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六1.部門物資的申購與審批確認(rèn)物資采購量

采購量＝該物資需要量+期末儲(chǔ)備量－期初儲(chǔ)備量+計(jì)劃期內(nèi)不可用資源－企業(yè)內(nèi)部可利用的資源領(lǐng)導(dǎo)審批提交采購單為領(lǐng)導(dǎo)提供物資信息第三十二頁，共三十六頁，編輯于2023年，星期六2.部門物資的保管2、物資的保管

四號定位、五五碼垛擺放科學(xué)、數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量不變、消滅差錯(cuò)。1、物資的驗(yàn)收入庫提貨、驗(yàn)收、辦理入庫手續(xù)等過程3。物資的發(fā)放及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確的發(fā)放。