公文管理培訓課件第一頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日主要內容一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國家標準二、公文特點三、公文分類四、公文處理程序五、常用公文文種第二頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日

1．中國共產黨機關公文處理條例2．國家行政機關公文處理辦法3.國家行政機關公文格式（GB/T9704-1999）4.國務院公文主題詞表5．標點符號用法（GB/T15834－1995）6．出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（GB/T15835－1995）一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國家標準第三頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日

二、公文特點（一）具有法定作者

1.公文的法定作者——指依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織及其法定代表人可行正式法定公文。

2.三種表現(xiàn)形式(發(fā)文名義)

機關:教育部、中共北京市委、成都市人民政府、××集團公司、××縣人大常委會機關某組織單位:某廳所屬二級單位，××集團公司所轄22個子公司、7個分公司、3個托管單位機關單位領導:（法定代表人）第四頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日

（1）正式行文——非正式行文【例】中國人民銀行關于調整儲蓄利率的公告【例】教育部發(fā)展規(guī)劃司關于××大學申辦二級學院的復函（2）對內行文——對外行文【例】××大學師資隊伍建設規(guī)劃【例】××大學關于上報××大學師資隊伍建設規(guī)劃的報告（3）直接行文——間接行文【例】洪山縣民政局關于撥款修復老年活動中心的請示【例】××省人民政府批轉省扶貧辦關于進一步辦好扶貧開發(fā)區(qū)的意見的通知3.作者多元化形成多種行文方式——公文發(fā)布、傳遞的層次與形式第五頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（4）單獨行文——聯(lián)合行文【例】××市人民政府辦公室關于在上海建立駐滬聯(lián)絡處的函【例】錦城區(qū)規(guī)劃局錦城區(qū)公安局關于紅星路擴建工程搬遷工作的通告

（5）職權行文——授權行文

授權其辦公廳（室）行文授權其部門行文——多為答復下級機關的請示3.作者多元化形成多種行文方式——公文發(fā)布、傳遞的層次與形式第六頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（二）具有法定的權威和效用

1.公文的現(xiàn)實執(zhí)行效用和時效2.空間（地域、職權）效力范圍超越職權范圍行文的幾種情況：

一是制發(fā)者超出職權范圍行文：工商局行公安局職權范圍的文件

二是公文內容超出職權范圍：下級機關越權制定實施細則第七頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日3.時間效力范圍（1）公文生效時間即時生效（一般公文、內容敏感的規(guī)范性文件）【例】“文到之日起執(zhí)行”;“自發(fā)布之日起執(zhí)行”。定時生效（一般規(guī)范性文件）【例】行政法規(guī)按規(guī)定一個月以后生效。（2）公文終止生效時間及條件（變?yōu)闅v史文件）內容已經執(zhí)行（有效期屆滿，明示廢止）內容過時，新文件代替舊文件（默示廢止）被調整的社會關系或制發(fā)機關不復存在（且無新機關接替其職能）第八頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日4.機關公文的效力等級發(fā)文機關地位越高，公文效力等級也越高；在同一主體制發(fā)的公文中，按照特定的、更為嚴格的程序制定的公文效力等級高于按一般程序制發(fā)的公文；同一發(fā)文機關就同一問題先后制發(fā)的公文比照”新法優(yōu)于舊法”原則；同一發(fā)文機關制發(fā)的公文；通常特殊性公文的效力優(yōu)于一般性公文；即“特殊優(yōu)于一般”;授權行文的效力等同于授權機關制發(fā)公文的效力。第九頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（一）按形成、使用領域——分為通用公文（正式、內部）和專用公文1．正式通用公文：各機關單位在公務活動中普遍使用的正式文種。具有法定性、規(guī)范性和通用性。2．內部通用公文：機關內部通行使用，具有復雜性、內部性和靈活性。包括（1）規(guī)章制度類文件（規(guī)范性文件）：（2）會議類文件：會議報告、講話、致辭、提案、會議記錄、會議指南、日程、議程等（3）計劃與信息反饋類文件：計劃類、調查報告、信息、簡報、總結等（4）其他事務類文件：各類書信、禮儀文書等。三、公文分類第十頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（一）按形成、使用領域——分為通用公文（正式、內部）和專用公文3．專用公文：專業(yè)部門在專門業(yè)務工作范圍內、或各機關在履行自身專門職能或業(yè)務工作中使用的公文，具有專門性和限制性。外交文件（國書、照會）、外事文件（外事函件、外事專用批文）；紀檢監(jiān)察文件；司法文件、行政處罰文件（處罰決定書）；財務文件（發(fā)票、帳簿、報表）、保險文件、稅收文件；人事工作文件（各類登記表）……三、公文分類第十一頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（二）從物質載體的角度分類1.紙質文書2.感光介質文件：以感光膠片、相紙等感光材料為載體的文件，如照片、影片、縮微膠片等文件。3.磁介質文件：以磁帶、磁盤等磁性材料為物質載體的文件，如錄音錄象文件、磁盤文件等。4.電子文件：借助計算機生成、傳輸和處理的文件。第十二頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（三）按涉密程度分類

（GB7156/1987《文獻保密等級代碼》）分為6種絕密級涉及國家核心秘密的公文。機密級涉及重要國家秘密的公文。秘密級涉及一般國家秘密的公文。內部級限國內某行業(yè)、系統(tǒng)或社會組織內使用。國內級限國內公開的公文。公開級可對國內國外公布的公文。第十三頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日

（四）按行文（傳遞）方向分類上行文——下級組織向上級組織報送的公文。平行文——平級組織或不相隸屬組織之間的公文。下行文——上級組織向下級組織下發(fā)的公文。第十四頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日機關之間工作關系的劃分：同一系統(tǒng)的機關

同級機關下級機關業(yè)務上指導與被指導上級業(yè)務主管部門下級業(yè)務部門領導與被領導上級機關同級機關平行關系1.2.3.第十五頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（五）按來源分類收文發(fā)文（內部、對外）（六）按處理方式分類閱辦件（辦件）——需要閱件人審批的公文閱知件（閱件）——需要閱件人閱知的公文第十六頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日1.草稿——非正式、無效力。（征求意見稿、討論稿、修改稿、送審稿、代擬稿）2.定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有簽發(fā)或會議批準標志。（原稿、底稿）

3.正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式規(guī)范，具有生效標志。(試行本、暫行本、修訂本、不同文字文本）4.副本——正本的復份或復制本（抄送件、傳閱件、存本）（七）按公文稿本分類

第十七頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日

四、公文處理程序第十八頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日紙質文件處理程序示意圖收文發(fā)文收文登記審核、退文接收分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦擬稿會商審核簽發(fā)復核繕印校對用印簽署發(fā)文登記發(fā)出公布組織傳閱對內催辦查辦、對外催辦信息反饋辦畢文件處置歸檔清退暫存銷毀第十九頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（一）擬稿（1）內容要求符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定要加以說明；如對原有政策、規(guī)定進行調整或修訂，應在頒布時對原有政策、規(guī)定予以廢止。（2）文字表達情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹、條理清楚，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅適宜并力求簡短。第二十頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（3）文種使用根據行文目的、職權范圍、行文關系確定。（4）稱謂使用人物、機構、事物名稱在書寫上不要出現(xiàn)錯誤；對同一人物、機構、事物的稱謂要統(tǒng)一、前后一致；稱謂要規(guī)范，人物稱謂一般應姓名在前，職務在后；應使用權威部門公布的規(guī)范簡稱。第二十一頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（5）引文、日期引用公文先引標題，后引發(fā)文字號；引用外文應當注明中文含義；日期應當寫明具體年、月、日。一般不用“今年”、“上月”、“昨天”等詞來表達，也不用簡寫來表達。（6）使用國家法定計量單位第二十二頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（7）

結構層次的序數(shù)符號原則上不超過四層。其符號為：第一層“一、”（作為小標題時句尾無標點）；第二層“（一）”（作為小標題時句尾標點可有可無）；第三層“1.”（無論是否作為小標題，要有標點）；第四層“（1）”（必須有標點）。第二十三頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（8）非規(guī)范化簡稱應先用全稱并注明簡稱（下文不再出現(xiàn)不必注明）。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。注意：簡稱應該準確概括原稱的含義，不使用不為人們所普遍熟知的簡稱。第二十四頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（9）數(shù)字使用除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。（10）擬制公文，首頁應使用規(guī)范的發(fā)文稿紙。

第二十五頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（二）審核

（分為簽發(fā)前和簽發(fā)后兩種審核）審批簽發(fā)前由公文處理部門審核是否需要行文；是否符合行文關系、行文方式是否妥當；需要會簽的是否已經會簽；是否符合擬制公文的有關要求、格式是否規(guī)范。

第二十六頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日簽發(fā)后的發(fā)文清樣印刷前，應由公文處理部門作全面復核審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備附件材料是否齊全格式是否規(guī)范等。

如果發(fā)現(xiàn)明顯錯漏或不當之處，應予改正。對內容有實質性改動的，應加簽（核簽）。（二）審核

（分為簽發(fā)前和簽發(fā)后兩種審核）第二十七頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日五、常用公文文種

第二十八頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日

下行文

決定

通告

通知

通報

意見

批復

上行文

報告

請示

平行文

函

會議紀要

第二十九頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（一）我國現(xiàn)行黨政機關使用的文種

我國現(xiàn)行黨和各級領導機關使用的文件有14個：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。國家行政機關使用的公文種類有13個:命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復、函、會議紀要；不同的有9個，其中屬黨的機關的有5個，即：公報、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機關有4個，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。

第三十頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日（二）常用的主要公文種類

1、決定（1）功能

適用于重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。（2）分類法規(guī)政策性決定。重要事項的決定。獎懲決定。下行文第三十一頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日2．通告

（1）功能適用于公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項（2）分類法規(guī)性通告知照性通告通告不寫抬頭，無主送單位。通告與公告的區(qū)別內容重要性不同對發(fā)文機關限制性有較大不同發(fā)布范圍有所不同下行文第三十二頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日3．通知

（1）

功能

適用于批轉下級機關公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。（2）分類

a.發(fā)布指示的通知

b.頒發(fā)規(guī)章的通知

因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、辦法、細則、方案等文種，所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時，都要用通知，也就是加一個文件頭。如人事部關于印發(fā)《人事爭議處理辦案規(guī)則》和《人事爭議仲裁員管理辦法》的通知被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。

c.批轉、轉發(fā)文件的通知

d.曉諭性通知

e.任免通知（人事任免用決定和通知的區(qū)別）

下行文第三十三頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日4．通報

（1）功能 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（2）分類表彰通報：介紹先進事跡＋先進事跡意義＋表彰決定＋希望號召批評通報：錯誤事實＋錯誤性質分析＋懲罰措施＋提出希望要求情況通報：緣由目的＋情況信息＋希望要求下行文第三十四頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日5．意見

（1）功能 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（2）分類規(guī)劃性意見實施意見具體工作意見下行文第三十五頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日6.批復

（1）功能適用于答復下級機關的請示事項與其他文種不同的是，往往在標題主要內容中明確表示對請示事件的意見如《國務院關于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設立地級榆林市的批復》下行文第三十六頁，共四十二頁，編輯于2023年，星期日7．報告

（1）功能適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問。（2）類型a、工作報告b、情況報告c、建議報告d、答復報告e、報送報告

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