第八章檔案的整理與保管

了解檔案保管的重要性、檔案保管的物質(zhì)條件及檔案庫(kù)管理的有關(guān)內(nèi)容。理解全宗、案卷目錄的含義、檔號(hào)的含義，全宗案的含義。掌握檔案分類常用的方法和復(fù)式分類法，檔案編號(hào)、編目的方法，檔案代理卡和檔案存放位置索引的編制方法等。熟悉檔案整理和檔案保管工作的主要內(nèi)容，檔案整理和檔案保管在整個(gè)檔案管理工作中的地位。會(huì)用檔案分類、編號(hào)的有關(guān)知識(shí)要求對(duì)全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和排列。42513第一節(jié)檔案的整理第二節(jié)檔案的排架與編目第三節(jié)檔案保管第一節(jié)檔案的整理

一、檔案整理工作的內(nèi)容

二、檔案整理工作的原那么三、機(jī)關(guān)檔案室檔案整理的內(nèi)容和方法一、檔案整理工作的內(nèi)容歸檔文件的排列方法檔案整理工作的內(nèi)容歸檔文件的整理主要有文書(shū)部門(mén)和文秘人員來(lái)承擔(dān)。二、檔案整理工作的原那么檔案整理工作的原那么主要包括三方面的內(nèi)容:

便于保管和利用三、機(jī)關(guān)檔案室檔案整理的內(nèi)容和方法〔一〕編制檔案分類方案檔案分類方案又叫檔案分類大綱，是進(jìn)行檔案整理的一個(gè)依據(jù)和前提，就是標(biāo)列各個(gè)類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。檔案分類方案的具體內(nèi)容Ａ.綜合類；政策、法規(guī)會(huì)議方案、統(tǒng)計(jì)外事城建檔案工作某市城建檔案館的分類方案是這樣的；B.城市勘測(cè)類；工程地質(zhì)水文地質(zhì)控制測(cè)量地形測(cè)量攝影測(cè)量地圖寶能集團(tuán)檔案分類方案一、編制說(shuō)明1、本方案依據(jù)?中國(guó)檔案分類法?、?工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)那么?并結(jié)合寶能集團(tuán)文件材料形成的實(shí)際情況編制而成。2、分類號(hào)碼的組號(hào)采用字母—數(shù)字混合制的標(biāo)記符號(hào)與層累制的標(biāo)記方式。3、本方案適用于寶能投資集團(tuán)各部門(mén)及所屬二級(jí)公司的檔案分類。二、分類方案大類說(shuō)明A類—行政管理類；B類—人力資源管理、企業(yè)文化類；C類—財(cái)務(wù)及審計(jì)類；D類——法律事務(wù)類；E類——工程工程類；F類——物流管理類；G類——實(shí)物管理類寶能集團(tuán)檔案分類方案一、編制說(shuō)明1、本方案依據(jù)?中國(guó)檔案分類法?、?工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)那么?并結(jié)合寶能集團(tuán)文件材料形成的實(shí)際情況編制而成。2、分類號(hào)碼的組號(hào)采用字母—數(shù)字混合制的標(biāo)記符號(hào)與層累制的標(biāo)記方式。3、本方案適用于寶能投資集團(tuán)各部門(mén)及所屬二級(jí)公司的檔案分類。二、分類方案大類說(shuō)明A類—行政管理類；B類—人力資源管理、企業(yè)文化類；C類—財(cái)務(wù)及審計(jì)類；D類——法律事務(wù)類；E類——工程工程類；F類——物流管理類；G類——實(shí)物管理類A類—行政管理類：包括機(jī)構(gòu)組建、撤并等涉及資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)方面的材料；股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、高層會(huì)議等形成的會(huì)議紀(jì)要、重大決策類材料；公司規(guī)章制度、通知、報(bào)告等；上級(jí)下達(dá)的有關(guān)批復(fù)、決定或各部門(mén)上報(bào)的材料；公司與外部交流合作形成的來(lái)函類、發(fā)函類文件材料；公司各類資格證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)；房地產(chǎn)證書(shū)；樓宇商鋪預(yù)售、買(mǎi)賣(mài)、租賃合同。B類—人力資源管理、企業(yè)文化類：包括人員聘任、解聘、薪資、福利、獎(jiǎng)勵(lì)懲辦等人力資源管理工作的方案、實(shí)施、總結(jié)報(bào)告、考核培訓(xùn)等各類文件材料；在離職員工人事檔案；人事任免材料；人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表；企業(yè)形象設(shè)計(jì)、理念宣傳、企業(yè)文化特色、內(nèi)部活動(dòng)、對(duì)外宣傳報(bào)道、企業(yè)榮譽(yù)材料、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人講話及文章等材料。

1.檔案分類方案的作用

〔一〕編制檔案分類方案2.編制檔案分類方案的要求〔二〕全宗內(nèi)檔案的分類檔案分類就是把檔案按一定的標(biāo)準(zhǔn)劃分為假設(shè)干類別，使其進(jìn)一步條理化、秩序化。這是在檔案管理過(guò)程中形成的行之有效的方法。按照國(guó)家檔案局頒發(fā)的中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?歸檔文件整理規(guī)那么〔ＤＡ／Ｔ22—200〕?〔下稱?規(guī)那么?，參見(jiàn)附錄〕的有關(guān)規(guī)定，我們主要介紹常用的幾種分類方法。1.檔案常用分類方法

〔1〕年度分類法年度分類法就是按照檔案文件形成的自然年度或?qū)I(yè)年度進(jìn)行分類，每一年度內(nèi)的檔案文件為一個(gè)類別。

使用年度分類法有以下五點(diǎn)需要注意的問(wèn)題〔2〕組織機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕分類法組織機(jī)構(gòu)分類法就是按照立檔單位的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)設(shè)置對(duì)檔案進(jìn)行分類，每一個(gè)具體的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)就是一個(gè)具體的類別。

問(wèn)題分類法就是按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題進(jìn)行分類，每一問(wèn)題為一類別?！?〕保管期限分類法工作人員把文書(shū)檔案分類保管期限分類法就是根據(jù)劃定的同保管期對(duì)檔案文件進(jìn)行分類。這種方法，可將不同價(jià)值的文件從實(shí)體上區(qū)分開(kāi)來(lái)，從而有針對(duì)性地采取保護(hù)措施，為庫(kù)房管理、檔案移交館和到期鑒定提供了便利條件。在實(shí)際工作中，單純采用一種分類法的情況是比較少見(jiàn)的，通常是選用幾個(gè)級(jí)次，將幾種分類法結(jié)合起來(lái)使用，這種劃分方法就叫做復(fù)式分類法。按?規(guī)那么?提出的年度、機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕、保管期限三種分類方法，可以組合成七種方式分類法。2.復(fù)式分類法

文書(shū)檔案分類法〔1〕保管期限-年度-組織機(jī)構(gòu)分類法這種方法是指先按保管期限進(jìn)行類，然后在每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下面按機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。這種方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位，現(xiàn)行機(jī)關(guān)常采用這種分類法?！?〕保管期限-年度-問(wèn)題分類法這種方法是指先按保管期限分類，然后在每個(gè)保管期限下面按年度分類，再在年度下面按問(wèn)題分類。這種方法適用于不宜按機(jī)構(gòu)分類的機(jī)關(guān)。

永久；2003年黨委辦公室校長(zhǎng)辦公室……

……2004年黨委辦公室校長(zhǎng)辦公室……

……

長(zhǎng)期；2003年黨委辦公室校長(zhǎng)辦公室……

……2004年黨委辦公室校長(zhǎng)辦公室……

……

短期；2003年黨委辦公室校長(zhǎng)辦公室……

……2004年黨委辦公室校長(zhǎng)辦公室……

……某高校全宗分類的情況某公司全宗分類的情況永久；2005年黨群類行政類…………2006年黨群類行政類…………長(zhǎng)期；2005年黨群類行政類…………2006年黨群類行政類…………短期；2005年黨群類行政類…………2006年黨群類行政類…………某公司全宗分類的情況某立檔單位全宗分類的情況一、檔案編號(hào)與排架

二、文件與案卷目錄的編制三、編制檔號(hào)

第二節(jié)檔案的排架與編目

檔案編號(hào)就是對(duì)已整理好的檔案編寫(xiě)序號(hào)，檔案排架就是把檔案按一定的次序進(jìn)行排列。一、檔案編號(hào)與排架

1.歸檔文件的排列。歸檔文件的排列是指在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。〔一〕檢查歸檔文件的排列、編號(hào)

2.歸檔文件的編號(hào)。歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)。編號(hào)方法是在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章。機(jī)關(guān)檔案室在接收到文書(shū)部門(mén)移交的檔案以后，在沒(méi)有上架之前應(yīng)按上述要求仔細(xì)檢查裝盒的文件排列是否合理，對(duì)不合要求的要進(jìn)行調(diào)整。

全宗是指一個(gè)具有會(huì)獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)實(shí)踐中所形成的全部檔案?！捕橙诰幪?hào)與排列開(kāi)平市檔案局全宗排列順序表開(kāi)平市檔案局全宗排列順序表

1.案盒排列。案盒排列就是將各案盒按一定的順序排放在一起，并將這種順序固定下來(lái)?！踩嘲负械呐帕信c編號(hào)

案盒排列的方法主要有：按保管期限—時(shí)間順序排列，即內(nèi)容有密切聯(lián)系的案盒排在一起，形成時(shí)間早的案盒排在前面依次類推。按保管期限—重要程度排列，即保管期限相同的案盒排在一起，重要的排在前面，依次類推。方案生育內(nèi)容的案盒可按2000年度-2001年-20022年度……依次排列。長(zhǎng)期保管的案盒，可按上級(jí)-本級(jí)-同級(jí)-下級(jí)進(jìn)行排列。人事檔案等專門(mén)案卷一般按姓氏筆畫(huà)或拼音字母等邏輯順序排列。人事檔案方案生育內(nèi)容的案卷

2.案盒編號(hào)。案盒編號(hào)就是給每個(gè)案盒編一個(gè)固定的代碼。

案盒編號(hào)的方法是用阿拉伯?dāng)?shù)字按案盒排列的順序依次編寫(xiě)。排在最前面的案盒是1號(hào)盒，排在第二位的是2號(hào)盒，依次類推。

案盒編號(hào)的方式有兩種，一種是統(tǒng)編，即一個(gè)全宗所有的案盒只編一個(gè)從1號(hào)盒開(kāi)始的號(hào)序系統(tǒng)；一種是分編，即按全宗內(nèi)所分類別〔年度、保管期限〕分別編從2號(hào)盒開(kāi)始的號(hào)序系統(tǒng)。二、文件與案盒目錄的編制

〔一〕匯編歸檔文件目錄歸檔文件目錄應(yīng)一式二份，除一份放到檔案盒里面?zhèn)浯嫱?，另外一份就是最后裝上封面集中成冊(cè)，起到方便檢索的作用。

檔案經(jīng)過(guò)分類、裝盒、排列、以后，為固定案盒的位置，知曉每一案盒內(nèi)的文件內(nèi)容應(yīng)該編制案盒目錄。1.案盒目錄的作用

〔二〕編制案盒目錄2.案盒目錄的編制方法3.案盒目錄的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容案盒目錄應(yīng)一式三份，一份存檔，一份備用，一份隨檔移交。案盒目錄由五局部組成。以封面和案盒目錄表為主體。三、編制檔號(hào)

檔號(hào)是檔案館〔室〕在整理和管理檔案的過(guò)程中，對(duì)檔案的編號(hào)，也就是全宗號(hào)、案盒目錄號(hào)、案盒號(hào)、盒內(nèi)文件所在頁(yè)號(hào)或件號(hào)的合稱，常簡(jiǎn)稱為全宗號(hào)、目錄號(hào)、盒號(hào)、頁(yè)號(hào)或件號(hào)。檔號(hào)是檔案實(shí)體最根本的秩序號(hào)，是檔案整理成果的一種客觀記錄，反映了分類與排列的次序?！惨弧硻n號(hào)的結(jié)構(gòu)中國(guó)科學(xué)院院屬檔案管理信息系統(tǒng)〔二〕檔號(hào)的編寫(xiě)要求二、檔案保管的物質(zhì)條件

一、檔案保管的重要性三、檔案的庫(kù)房管理

第三節(jié)檔案保管一、檔案保管的重要性檔案保管的物質(zhì)條件是指檔案保管所需的一切物質(zhì)裝備，主要有以下幾種：〔一〕檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房即存放檔案的建筑物。二、檔案保管的物質(zhì)條件

檔案庫(kù)房有條件的檔案館〔室〕應(yīng)設(shè)有資料庫(kù)，收集和保存與檔案有關(guān)的圖書(shū)資料，以補(bǔ)充檔案充分提供利用的需要?！捕迟Y料庫(kù)裝具指存放檔案的檔案箱、檔案柜、檔案架。檔案裝具應(yīng)鞏固耐用，密封良好，存取方便，并有利于防水、防火，因此最好用金屬材料制成?！踩逞b具檔案架檔案柜檔案箱〔四〕案盒案盒的外形尺寸為310ｍｍ×220ｍｍ〔長(zhǎng)×寬〕，厚度分別為20ｍｍ、30ｍｍ、40ｍｍ三種〔根據(jù)?規(guī)那么?規(guī)定〕。案盒須有繩帶等扣緊裝置。技術(shù)設(shè)備指的是那些具有“固定資產(chǎn)〞性質(zhì)的機(jī)械、儀器、儀表、器具等設(shè)備。報(bào)警器消毒滅菌設(shè)備滅火器加濕器閉路電視監(jiān)控空調(diào)〔五〕技術(shù)設(shè)備這里的消耗品指的是易耗低值物品，如枯燥劑、防蟲(chóng)劑、各種管理性辦公用品等。防蟲(chóng)劑干燥劑〔六〕消耗品〔一〕進(jìn)出庫(kù)制度和“八防〞措施1.進(jìn)出庫(kù)制度。庫(kù)房是保管檔案的重要場(chǎng)所，因此必須有嚴(yán)格的進(jìn)出庫(kù)制度。三、檔案的庫(kù)房管理

2.“八防〞措施

山東淄川盜竊檔案

收廢品時(shí)看到附近破產(chǎn)企業(yè)的留守人員較少，竟乘虛而入盜竊企業(yè)財(cái)務(wù)、文書(shū)檔案變賣(mài)，跑進(jìn)企業(yè)“撿破爛〞的王某被淄川警方依法治安拘留。2003年8月25日，昆侖派出所接警：轄區(qū)內(nèi)一破產(chǎn)企業(yè)的檔案室被盜，自1996年建廠以來(lái)的財(cái)務(wù)檔案和文書(shū)檔案全部被洗劫一空。民警對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行詳細(xì)勘查后，立即對(duì)周邊地區(qū)展開(kāi)了排查，最后在一廢品收購(gòu)站內(nèi)發(fā)現(xiàn)了已被變賣(mài)的18編織袋檔案。變賣(mài)人是從平邑縣來(lái)淄川收廢品的王某26日7:00許，民警將王某當(dāng)場(chǎng)抓獲。原來(lái)，王某在收購(gòu)廢舊物品期間，發(fā)現(xiàn)該破產(chǎn)企業(yè)留守人員較少，遂于25日7:00許，乘人不備撬門(mén)破鎖進(jìn)入檔案室，分幾次把所有檔案裝進(jìn)編織袋，當(dāng)廢紙變賣(mài)了現(xiàn)金300元。目前，淄川公安分局依法對(duì)王某治安拘留10日。水淹紙質(zhì)檔案的搶救方法

水淹后的檔案需要得到迅速而準(zhǔn)確的搶救，目的是防止檔案繼續(xù)受損。紙質(zhì)檔案如不及時(shí)搶救，會(huì)使紙張機(jī)械強(qiáng)度下降，并易滋生霉菌，在霉菌代謝物作用下，紙張酸度增加，甚至粘連成“磚〞。應(yīng)根據(jù)具體受災(zāi)情況，選用適當(dāng)?shù)膿尵确椒ā?/p>

1、去污泥處理法

由于水淹檔案上往往帶有泥沙、污物等，需用軟毛刷蘸以潔凈的清水清洗。(1)針對(duì)泥沙處小心清洗，防止因過(guò)多的蘸水和清洗導(dǎo)致紙張起皺變形；(2)對(duì)染有顏色、油污類等污染物的檔案，需單獨(dú)處理并分開(kāi)放置，防止污染相臨檔案；(3)將去污處理后的檔案展平放置于塑料筐內(nèi)，待進(jìn)一步減濕枯燥處理。2、減濕枯燥法

去濕機(jī)枯燥法是為水浸檔案創(chuàng)造一個(gè)持續(xù)低濕的環(huán)境并適當(dāng)增加環(huán)境溫度，使檔案中的水分迅速蒸發(fā)以到達(dá)去濕枯燥的目的。

選用木架擺放檔案。將檔案展平放置，為了加快枯燥，可在木架上先鋪上吸水紙，并在檔案內(nèi)夾入吸水紙用于吸收紙張中的水分，然后開(kāi)啟去濕機(jī)除濕，當(dāng)被淹沒(méi)檔案紙張含水量降至手感稍潮時(shí)，進(jìn)行壓平處理。在平展?fàn)顟B(tài)下枯燥至正常含水量。這種方法速度快，操作方便，室內(nèi)溫度、濕度條件可控，檔案不易起皺變形，非常適用于珍貴檔案文獻(xiàn)的搶救，為了確保減濕枯燥的工作的順利進(jìn)行，要求工作間密閉條件好，配備足夠的去濕機(jī)。3、自然涼干法

此法適用于受災(zāi)程度較輕的檔案。

準(zhǔn)備軟毛刷、排筆、毛氈、吸水紙等材料，將檔案瀝去明水，放在通風(fēng)條件好的房間內(nèi)展平放置；或采用吸水紙反復(fù)撤潮，盡量去除明水。在自然涼干過(guò)程中，每天定時(shí)翻動(dòng)兩次以上。此法枯燥速度很慢，假設(shè)檔案受災(zāi)嚴(yán)重，含水量過(guò)高，不宜采用。

水淹后檔案由于含水量過(guò)高，容易生霉。因此災(zāi)后搶救過(guò)程中要嚴(yán)密監(jiān)測(cè)工作間溫濕度及檔案的含水情況，以便及時(shí)采取措施。

檔案工作者應(yīng)牢固樹(shù)立防災(zāi)意識(shí)，尤其是易發(fā)生洪澇災(zāi)害的地區(qū)，要實(shí)行專人負(fù)責(zé)，與氣象部門(mén)保持密切聯(lián)系，及時(shí)了解當(dāng)?shù)奶鞖忸A(yù)測(cè)情況及汛情通報(bào)，以便制訂有效的應(yīng)急反響方案，力爭(zhēng)把突然性災(zāi)害造成的損失控制在最低程度。

摘自?中國(guó)檔案報(bào)?2