企業(yè)檔案管理制度體系

為加強企業(yè)檔案治理，逐步實現(xiàn)標準化、標準化、制度化，更好地為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)效勞，依據(jù)《檔案法》及總公司有關檔案工作的規(guī)定，結合公司實際制定本制度。

2.檔案歸檔制度

2.1.適用范圍

公司檔案主要包括：1.黨群工作;2.行政治理;3.經(jīng)營治理類;4.生產(chǎn)技術治理類;5.產(chǎn)品檔案;6.科學技術討論檔案;7.基建檔案;8.設備儀器;9.會計檔案;10.干部職工檔案等十類檔案治理。

2.2.文件資料的形成和歸檔。

2.2.1.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種文件資料，由部門指定專人負責日常積存、整理和歸檔;各項治理工作中形成的文件資料，由各職能部門的兼職檔案員分門別類做好日常積存、整理和歸檔工作。

2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進展整理，以上資料于其次年六月底前移交到檔案室進展分類、整理、立卷歸檔。

2.2.1.2.經(jīng)營治理類包括經(jīng)營局部包合同、分包結算、分包商評價表(包括供給商評價表);生產(chǎn)部的生產(chǎn)規(guī)劃、統(tǒng)計(表)報表、設備報表、設備檢查規(guī)劃報告等按年度整理、組卷，于其次年六月底前移交檔案室歸檔。

2.2.1.3.生產(chǎn)技術治理類檔案由質量部專人按年度負責整理，于其次年六月底前移交檔案室進展分類、整理、立卷歸檔。

2.2.1.4.產(chǎn)品檔案涉及到的資料由各個部門按《分類規(guī)章》11.5進展收集整理，以承接工程全部完工后進展整理，以產(chǎn)品入庫時間為準兩個月內(nèi)整理、立卷移交檔案室歸檔。

2.2.1.5.科學技術討論檔案，由技術部在完成每一項科技成果之后兩個月內(nèi)，按《分類規(guī)章》11.6進展整理、組卷，并向檔案室移交歸檔。

2.2.1.6基建檔案，在基建工程竣工驗收質保期后兩個月內(nèi)，由基建領導小組按《檔案分類規(guī)章》11.7進展整理、組卷、排列、編號，并移交檔案室歸檔。

2.2.1.7.設備儀器檔案及新購進設備隨機資料，由生產(chǎn)設備部按《分類規(guī)章》11.8進展整理、組卷，并在兩個月內(nèi)移交檔案室保管。

2.2.1.8.會計檔案，由財務部按《分類規(guī)章》11.9整理裝訂成冊，排列編號并編制分類名目。在會計年度終了后在本部門保存一年后移到檔案室保管。

2.2.2.資料歸檔的根本要求

2.2.2.1.文件資料必需保持成套性和完整性。

2.2.2.2.歸檔的文件資料必需精確反映各項活動的真實內(nèi)容。

2.2.2.3.在一個年度或一個工程完畢后，由檔案員根據(jù)文件的特點，系統(tǒng)整理組成一個或若干個保管單位(卷、冊、袋、盒)，經(jīng)主管負責人審查簽字之后，按移交歸檔程序和時間要求，向檔案室移交歸檔。

2.2.2.4.每一個保管單位都要填寫案卷封面(包括：單位名稱、工程名稱、保管單位名稱、編制日期、張數(shù)、保管期限、檔案號等)卷內(nèi)名目和備考表。

2.2.2.5.歸檔的文件資料必需符合國家規(guī)定的文件種類、文件格式等有關要求，書寫工整清晰，不準使用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書寫。

2.2.3.歸檔份數(shù)

2.2.3.1.各類檔案歸檔一份。

2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。

2.2.4.歸檔案卷的交接

2.2.4.1.公司各部門形成的技術文件，由資料員根據(jù)《分類規(guī)章》進展整理，填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)，由部門經(jīng)理審核后移交檔案室。

2.2.4.2.公司技術部、質量部形成的技術文件，包括經(jīng)營治理、產(chǎn)品、基建、科研類等文件，由資料員根據(jù)《分類規(guī)章》進展整理、組卷，并編寫技術文件歸檔說明書，填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)。

2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則：

a.凡記述和反映公司重要活動和歷史面貌，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。

b.凡在較長時期內(nèi)需要查考利用的檔案列為長期保存(30年)。

c.凡在短時期內(nèi)需要查考利用的檔案列為短期保存(10年)。

d.介于兩者之間的檔案，一律從長保存。

3.檔案接收制度

3.1.接收檔案必需仔細驗收，并辦理接交手續(xù)。

3.2.存放檔案必需有專用柜，排列方法一律從左向右自上而下。

3.3.底圖存放要扎邊平放。藍圖按四號大小琴式折疊。

3.4.借閱檔案必需按借閱制度辦理。

3.5.每年12月31日前對庫房檔案進展一次清點、核對，做到賬物相符。

4.檔案保管制度

4.1.檔案庫房應具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設施條件。

4.2.檔案室每月進展一次安全檢查，檢查狀況應登記，發(fā)覺問題當即處理或向領導反映解決。

4.3.非庫房治理人員，不得進入庫房。如因工作需要進入庫房的，應由治理人員伴隨。

5.檔案登記統(tǒng)計制度

5.1.檔案統(tǒng)計主要包括：檔案治理根本狀況、檔案數(shù)量、檔案利用效果。

5.2.嚴格履行借閱手續(xù)，照實填寫《借閱檔案登記表》，并妥當保存，作為積存檔案利用的依據(jù)。

5.3.檔案員要主動與利用者聯(lián)系，請利用者幫助填寫“檔案利用效果登記表”并將利用效果實例匯編成冊。

5.4.檔案統(tǒng)計報表每年年底報總公司檔案室和唐山市檔案局一份，檔案室留兩份。

6.檔案的保密制度

6.1.檔案治理人員必需貫徹執(zhí)行國家保密制度及公司的檔案保密規(guī)定，確保檔案的安全。

6.2.檔案治理人員對所保管的檔案內(nèi)容不得泄露。

6.3.不得擅自翻英復英傳抄檔案、資料。

6.4.經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案、資料，必需送指定造紙廠銷毀，不準賣給廢品收購站。

6.5.發(fā)覺檔案、資料喪失或下落不明，要馬上報告保衛(wèi)部門。

7.檔案借閱制度

7.1.借閱檔案應依據(jù)檔案的重要程度履行不同的借閱手續(xù)。

7.2.機關各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者，須經(jīng)部門經(jīng)理簽字。調閱檔案且離開檔案室或復印案卷內(nèi)容(不帶出機關)者，須經(jīng)部門經(jīng)理、經(jīng)理辦公室主任簽字，方準予借閱或復櫻

7.3.凡外單位借閱檔案或復印案卷內(nèi)容并帶出機關者，必需持單位介紹信，經(jīng)公司主管領導簽字，方可調閱或復印，“介紹信”留存檔案室。

7.4.借閱檔案，借出時間最長不超過15天。

7.5.借閱檔案的人員，必需保守檔案的機密，保證檔案的安全，不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復英轉借。

借出后歸還的檔案，檔案治理人員要仔細核對、檢查，發(fā)覺問題要向借閱人當面提出，查明狀況報告領導。

8.檔案利用制度

8.1.黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術治理檔案實行新規(guī)章的編制歸檔文件名目;產(chǎn)品、基建、設備儀器、科技、會計檔案編制總名目、分類名目等。

8.2.生產(chǎn)經(jīng)營和其他各項工作中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室應在文書和業(yè)務部門立卷根底上，根據(jù)“分類規(guī)章”進展分類、組卷、編目、排列、上架。

8.3.檔案室依據(jù)各類檔案的不同要求，分別按年度或工程編制必要的名目、卡片、索引等檢索工具。

8.4.全宗內(nèi)的案卷名目，應依分類方案準時間挨次排列并編號，專柜保存，并繪制案卷存放標識。

8.5.應用計算機存貯和檢索檔案。

9.檔案鑒定銷毀制度

9.1.檔案的鑒定，由檔案鑒定小組負責，檔案鑒定小組由公司主管領導、業(yè)務技術部門、經(jīng)理辦和檔案室的負責人員組成。

9.2.鑒定工作每三至五年進展一次。

9.3.依據(jù)檔案保管期限規(guī)定，對超過保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見。

9.4.銷毀的檔案登記造冊，報經(jīng)公司主管領導批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀冊上簽字并注明年、月、日，銷毀清冊立卷歸檔長期保存。

10.違規(guī)懲罰

對違反以下行為之一的直接責任人及主管領導人應視情節(jié)輕重賜予不同程度的懲罰，構成犯罪的”依法追究刑事責任：

10.1.不按規(guī)定整理檔案，不按期向檔案室移交檔案的;

10.2.因保管不善，造成檔案損毀、喪失的;

10.3.偽造、涂改檔案的;

10.4.擅自銷毀、抄錄、復制檔案的;

10.5.泄露檔案內(nèi)容，造成嚴峻后果的。

11.分類規(guī)章

11.1.檔案分類

依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)章》要求，依據(jù)公司實際狀況設置十個一級類目，即黨群工作類、行政治理類、經(jīng)營治理類、生產(chǎn)技術治理類、產(chǎn)品類、科學技術討論類、根本建立類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。

11.2.檔號編制原則

11.2.1.唯一性原則：

檔案館內(nèi)檔號應指代單一。不是編號對象應賦于不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。

11.2.2.合理性原則：檔號構造必需與館藏檔案的整理分類體系相適應。

11.2.3.穩(wěn)定性原則：檔號一經(jīng)確定，一般不應隨便轉變。

11.2.4.擴大性原則;檔號必需留有適當?shù)倪f增容量，以便適應不斷擴大檔案的需要。

11.2.5.單性原則：檔號力求簡短明白，以便削減代碼過失，節(jié)約存儲空間，提高處理效率。

11.3.檔號的構造

名目號—類別名—案卷號—頁號

X—X·XX—XX—X

11.4.黨群工作、行政治理、經(jīng)營治理、生產(chǎn)技術治理檔案類目設置及編號

11.4.1.一級類目：0黨群工作類;1行政治理類;2經(jīng)營治理類;3生產(chǎn)技術治理類

11.4.2.按二級類目組織案卷。

11.4.3.檔號的構造形式

上述四類檔案編號構造形式采納四段式，編號由左至右排列，格式如下：

第一段為名目號。

其次段為一級類目，用“0、1、2、3”表示。

第三段為部門(二級類目)。

第四段為案卷號，同一保管期限內(nèi)流水編號。

11.4.4.案卷排列與編目

同一保管期限內(nèi)按黨群工作類、行政治理類、經(jīng)營治理類、生產(chǎn)技術治理類的挨次逐年編制流水卷號，分三種保管期限編制案卷名目。

利用新規(guī)章進展文件級治理的，同一保管期限內(nèi)同一年度按黨群工作類、行政治理類、經(jīng)營治理類、生產(chǎn)技術治理類挨次編制流水件號，分三種保管期限編制歸檔文件名目。

11.5.產(chǎn)品檔案類目設置及編號

產(chǎn)品生產(chǎn)檔案按所承接的工程工程----子項專業(yè)設置類目，按二級類目組織案卷。

11.5.1.檔號的構造形式

產(chǎn)品檔案構造形成采納四段式，編號由左至右排列，格式如下：。

X—4·XX—XX

第一段為名目號。

其次段為一級類目，用“4”表示產(chǎn)品檔案。

第三段為二級類目，按產(chǎn)品種類或型號設置。

第四段為案卷號，同一類產(chǎn)品檔案的編號。

11.6.科學技術討論檔案

11.6.1.類目設置

科學技術討論檔案按科研課題設置類目，二級類目依據(jù)科研課題完成的時間挨次編制，按二級類目組織案卷。

11.6.2.編號的構造形式

科學技術討論檔案編號的構造形式采納四段式，格式如下：

X—5·XX—X

第一段為名目號

其次段為一級類目(科學技術討論檔案)，用“5”表示。

第三段為課題，依據(jù)科研工程排序編號。

第三段為案卷號，按工程流水編號。

11.6.3.案卷排列按二級類目挨次排列。

11.7.根本建立檔案類目設置及編號

11.7.1.類目設置

根本建立檔案按建立工程設置類目，二級類目依據(jù)基建工程完成的時間挨次編制，按二級類目組織案卷。

11.7.2.編號的構造形式

基建檔案編號的構造形式采納五段式，格式如下：

X—6·XX·XX—X

第一段為名目號

其次段為一級類目(根本建立檔案)，用“6”表示。

第三段為建立工程，依據(jù)工程排序編號。

第四段為三級類目，用01-11表示。

第五段為案卷號，按工程流水編號。

11.7.3.案卷排列按二級類目挨次排列。

11.8.設備儀器檔案類目設置及編號

11.8.1.類目設置.設備儀器檔案按設備種類(用途)設置類目，設備儀器類設置八個二級類目(見類目表)，按單位設備組織案卷。

11.8.2.編號的構造形式

設備儀器檔案的編號構造形式采納五段式，格式如下：

X—7·XX·XX—X

第一段為