第10章

工程合同管理信息系統(tǒng)

目錄.ppt概述合同管理信息系統(tǒng)工程合同管理信息系統(tǒng)的分析工程合同管理信息系統(tǒng)的設計復習思考題本章內容概述1.合同信息管理的重要性

在工程實施過程中，合同管理主要是對工程承包合同的簽訂、履行、變更和解除進行監(jiān)督檢查，對合同雙方爭議進行調解和處理，以保證合同的依法簽訂和全面履行。合同管理人員首先應對合同各類條款進行仔細認真的分析研究，建立合同網絡，在工程實施過程中根據(jù)合同進行監(jiān)督檢查，并通過各種反饋信息及時準確地處理工程實際問題。這就要求合同管理人員加強信息管理，對合同管理過程中輸出的各種信息進行收集、整理、處理、存儲、傳遞和應用，以便及時、高效地發(fā)出各項正確指令。為了提高合同管理的水平，全面、準確、及時地獲取工程信息十分重要，這就需要設計一個以合同為核心的信息流結構，包括建立合同目錄、編碼和檔案，建立完整的合同信息管理制度以及包括會議制度在內的科學高效的合同管理信息系統(tǒng)。2.合同信息管理的特點

所謂信息管理是指對信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能夠及時準確地獲取相應的信息。建筑工程合同信息管理既有一般信息管理的特點，也有其特有的特點。概述1)時效性在工程實施過程中，有大量的信息都是實時信息，而這些信息往往又與工程項目的總體目標是否能夠實現(xiàn)休戚相關。如果不能及時得到這些瞬息萬變的信息，并將這些信息迅速傳遞到相關的單位、部門，勢必對工程的實施產生重大影響，從而可能會導致項目總體目標不能按時、按質、按量實現(xiàn)。如工程師不能在規(guī)定的期限內作出指令就有可能導致工程停工，承包商的索賠不能及時解決可能會影響工程的實施。所以，及時準確地獲取工程信息十分必要。2)綜合性在工程實施過程中，合同信息往往通過質量、進度和投資方面反映出來。合同既是業(yè)主與承包商連接的紐帶，也是工程師實施監(jiān)理的主要依據(jù)。但是，工程承包合同的主要條款則是關于雙方當事人在質量、進度和投資等方面的權利義務約定。同時，要加強合同管理，也需要通過對大量其他各方面的信息進行分析處理來實現(xiàn)。3)復雜性由于工程項目是一個復雜開放的系統(tǒng)，在所有的信息中既有項目內部信息，如合同的結構、合同管理制度，又有大量外部信息，如國家政策、法律法規(guī)等；既有固定信息，又有流動信息；既有現(xiàn)時信息，又有歷史信息；既有生產信息，又有技術信息、經濟信息。這就給信息管理帶來了較大的難度。合同管理信息系統(tǒng)1．概述管理信息系統(tǒng)是一個由人、計算機等組成的進行信息的收集、傳送、儲存、加工、維護和使用的系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)引用其他學科中已成熟、先進的成果，集合成為一門綜合性學科，如計算機科學提供了計算機及通訊的基礎，運籌學提供了以正確的資料作出合理的決策的基礎，各種管理的基本職能如組織、協(xié)調、控制等都是系統(tǒng)建立的基礎等。國外一些工程承包公司已經開發(fā)了工程項目管理信息系統(tǒng)，成績顯著。目前，在我國也已經有了這方面的開發(fā)研究，出現(xiàn)了一些較為成熟的軟件，如工程概預算軟件、建設監(jiān)理軟件、工程項目管理軟件等。各種軟件都有一定的特點，但也有一定的局限性，且多偏重于事務性信息管理，缺乏決策支持及專家系統(tǒng)的幫助。2．合同管理信息系統(tǒng)的主要功能1)數(shù)據(jù)、資料的收集在工程實施過程中，每天都要產生大量的信息，如各種指令、信件、索賠報告等，必須確定收集什么樣的信息，確定信息的結構，收集的方式及手續(xù)，考察信息的真?zhèn)?，并具體落實到責任人。通常由合同工程師負責，秘書、文檔管理員等承擔此任務。合同管理信息系統(tǒng)2)數(shù)據(jù)資料的存儲原始數(shù)據(jù)資料不僅供目前使用，還有許多必須要保存。按照不同的使用和儲存要求，數(shù)據(jù)資料儲存于一定的信息載體上，要做到既安全可靠，又使用方便。3)信息的加工即將原始數(shù)據(jù)資料經過信息加工處理，轉變?yōu)榭晒Q策使用的信息。處理方法有：(1)一般的信息處理方法，如排序、分類、合并、插入、刪除等。(2)數(shù)學處理方法，如數(shù)學計算、數(shù)值分析、數(shù)理統(tǒng)計等。(3)邏輯判斷方法，如差異診斷、風險分析等。(4)信息的傳送、調用和輸出。即將經過處理的信息流通到需要的地方，以便各決策者作出客觀正確的決策。3.合同文檔管理文檔管理是指對作為信息載體的資料進行有序的收集、加工、分解、編目、存檔，并為需要者提供專用和常用的信息的過程。文檔系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的基礎，是管理信息系統(tǒng)有效運行的前提條件。合同管理信息系統(tǒng)合同管理文檔系統(tǒng)的內容包括合同文本及附件，合同分析資料、指令、信件、會議紀要，各種原始工程文件、索賠文件，各種技術、經濟、財務方面的資料等。以下為建立合同管理文檔系統(tǒng)的步驟。1)建立資料特征標識(1)要求。一般合同資料的編碼體系有如下要求。①統(tǒng)一的，適用于所有資料的編碼系統(tǒng)。②能夠區(qū)分資料的種類和特征。③有足夠的存儲空間。④對人工處理和計算機處理同樣有效。(2)資料編碼的構成。通常，資料編碼由一些字母和數(shù)字符號組成，它們被賦予一定的含義，這樣編碼就能夠被識別。合同資料的編碼一般由以下幾部分構成。①有效范圍。如屬于某子項目、功能或要素。②資料的種類。如是屬于合同文本，還是屬于信件；是屬于技術上的，還是屬于商務或行政上的。③內容和對象。即設計出符合實際要求的文檔結構。④日期和序號。對于相同有效范圍、相同種類、相同對象的資料可通過日期和序號來加以區(qū)分。合同管理信息系統(tǒng)2)索引系統(tǒng)為了使資料的儲存和使用方便，必須建立資料的索引系統(tǒng)，它類似于圖書館的書刊索引，可以采取表格的形式，其欄目應能夠反映資料的各種特征信息。同時，也要注意索引與文檔之間的關系。其對應關系如圖10.1所示。圖10.1索引和文檔的關系工程合同管理信息系統(tǒng)的分析要設計開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)，首先必須對現(xiàn)行合同管理系統(tǒng)進行系統(tǒng)分析。其內容包括：1)合同管理與工程項目其他管理職能的關系工程項目管理包括進度管理、質量管理、成本管理、技術管理、資源管理、合同管理等，而合同管理幾乎涉及到項目管理的其他各個領域，與其他職能管理部門、索引文檔業(yè)主及承包商之間都有著密切的聯(lián)系。合同管理成功與否，不僅在于合同管理人員，還依賴于其他人員的配合以及管理工作的成效。合同管理信息系統(tǒng)開發(fā)成功與否，同樣存在著與其他職能管理部門的配合問題。而且，合同信息系統(tǒng)作為工程項目管理信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，它的應用深度，也受其他職能管理水平的影響。所以，應與其他系統(tǒng)同時開發(fā)，以提高工程項目管理水平。工程合同管理信息系統(tǒng)的分析2)合同管理組織模式及合同管理工作程序通過對上述合同管理與其他管理職能的關系分析，再結合本工程管理組成機構形式，以確定項目的合同管理模式。由于合同管理的涉及面較廣，與其他管理職能部門聯(lián)系較為密切，因此，可建立在項目經理的統(tǒng)一領導之下，專職合同管理工程師直接負責，各專業(yè)負責人積極配合，全員參加的組織管理模式。根據(jù)合同管理組織模式，確定從合同簽訂時起的合同管理工作程序，制定工作流程圖。根據(jù)《建設工程施工合同》(GF-1999-0201)，將與合同履行有關的工作程序介紹如下。(1)工程質量控制程序。參見圖10.2(圖中括號內數(shù)字代表示范文本條款號，下同)。(2)工程進度控制程序。參見圖10.3。(3)工程價款控制程序。參見圖10.4。(4)工程索賠管理程序。參見圖10.5。工程合同管理信息系統(tǒng)的分析圖10.2工程質量控制程序工程合同管理信息系統(tǒng)的分析圖10.3工程進度控制程序工程累合同遣管理分信息元系統(tǒng)很的分浸析圖1附0.切4抗工泰程價磨款控徹制程樣序工程安合同暖管理餃信息束系統(tǒng)士的分血析圖1銹0.轟5捏工懼程索淘賠管煙理程興序工程四合同沖管理洽信息切系統(tǒng)選的設襯計1.骨系黃統(tǒng)總赤體數(shù)量據(jù)結越構模勸型設帖計系統(tǒng)邊總體燭數(shù)據(jù)仿結構聞模型誘設計蘋即從搶合同缺管理憲對數(shù)絕據(jù)的頓基本鴨要求賤出發(fā)抽，對醫(yī)系統(tǒng)盤中有明關數(shù)皮據(jù)進潔行分擁析與隊綜合梯，包安括對繁數(shù)據(jù)柏及其嫌結構爪進行意分類侍、分從組、梢一般田化和栗聚合研處理汁等，吃從而賊構造恰出系篩統(tǒng)總胸體數(shù)茅據(jù)結集構模序型。系統(tǒng)廣總體獲數(shù)據(jù)森結構繩模型駛設計鄙包括功編碼預結構良設計鼓和系改統(tǒng)總撤體數(shù)票據(jù)結索構模膊型設露計。(1啞)殼編碼竊結構航設計俘。為森了對妹大量詠數(shù)據(jù)掠進行棵統(tǒng)一陳有效糖的處昆理，馳充分馳發(fā)揮粘計算址機的奮優(yōu)勢育，提盟高系茅統(tǒng)工吊作效傻率，肌必須影有適猴當?shù)拇司幋a犧體系狂。(2沙)室系統(tǒng)俱總體拾數(shù)據(jù)鄰結構孤模型則設計陸。在鎮(zhèn)對系張統(tǒng)進肚行較廈為詳逐細的隊數(shù)據(jù)棚調查慌分析虜?shù)幕s慧礎上澇，采阿用擴慰展實浙體關杰系模針型描蠟述出言系統(tǒng)郵總體圓數(shù)據(jù)敢結構燦模型叛。2.歇系紫統(tǒng)主躬要數(shù)步據(jù)庫薦設計合同氧管理棚數(shù)據(jù)影庫主價要可登劃分瘡為合鏡同管森理、吹進度毫管理飾、質家量管什理、稠成本牢管理禁和文惡檔管河理幾呀大部越分，挺根據(jù)騰實際齊需要妄，再輝進行誦細分喇并確替定各再數(shù)據(jù)般庫名建稱。工程撞合同逢管理美信息補系統(tǒng)日的設羨計3.希系盼統(tǒng)功霸能子伴系統(tǒng)謀劃分在系簽統(tǒng)功突能開召發(fā)時轟采用惑結構瘦化設運計方栽法，凈首先叢將整察個系蹦統(tǒng)從跨上到冬下劃蛙分為排若干份個功叛能子瓦系統(tǒng)應，每飼個子蓮系統(tǒng)柴再劃酸分為預若干顧個功亦能模眼塊，春自上爪而下盟逐步販設計趣，再隆自下沾而上晌層層舌實現(xiàn)芒。功能孔子系修統(tǒng)劃緣瑞分應役注意饑以下浮原則黎。(1幟)劈燕子系顯統(tǒng)要醬具有諸相對序獨立擊性。(2指)欲各子甜系統(tǒng)帆之間棋數(shù)據(jù)碑的依太賴性四盡可浴能小姨。(3鳥)擾子系友統(tǒng)劃屑分應并當便匹于全眾系統(tǒng)蕉的快有速實冶現(xiàn)。梨在系崖統(tǒng)總險體數(shù)和據(jù)結賄構模液型的瞇基礎絨上，膝依據(jù)棍上述角系統(tǒng)炒劃分枕的原團則，膚可將萌合同帥管理繞信息糕系統(tǒng)閃劃分憂為合剛同結曾構模呀式選賀用、奔合同忍日常傲管理奶、合緊同文套檔管妻理、今索賠娛管理飯、合轎同管祖理知籍識導驕讀和霞系統(tǒng)碼維護辣子系驚統(tǒng)。4.睬系鉛統(tǒng)各蹄功能猶子系疾統(tǒng)及全功能枯模塊逢設計在合感同管弓理信戒息系切統(tǒng)功疤能子伶系統(tǒng)潑劃分切確定刪之后援，要佩將各炒功能添子系父統(tǒng)進語一步你劃分圓為若極干個很功能煉模塊句。如悅索賠宰管理山功能用子系嚷統(tǒng)又蘇可劃編分為弦索賠垮事件辯跟蹤福管理叛、索摩賠報煮告審網核、串索賠晃事項經管理測、索鉗賠值擇計算盈等功撞能模濕塊；嗎系統(tǒng)黨維護旗子系值統(tǒng)可筐分為陸系統(tǒng)家簡介如、操需作說撫明、戒編碼虜、文媽件管熔理、施打印