醫(yī)院財(cái)務(wù)會計(jì)檔案立卷、歸檔、調(diào)閱、銷毀制度一、背景與意義醫(yī)院財(cái)務(wù)會計(jì)檔案是反映醫(yī)院財(cái)務(wù)會計(jì)工作活動過程和成果的載體，是醫(yī)院財(cái)務(wù)會計(jì)工作中的重要組成部分。為了規(guī)范醫(yī)院財(cái)務(wù)會計(jì)檔案立卷、歸檔、調(diào)閱、銷毀管理工作，制作本制度。本制度是為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化，提高檔案工作質(zhì)量和效率，保證檔案安全穩(wěn)定、可靠使用，符合國家有關(guān)法律法規(guī)和管理規(guī)定。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的立卷、歸檔、調(diào)閱、銷毀管理。三、檔案立卷（一）檔案類型根據(jù)檔案管理的需要，醫(yī)院財(cái)務(wù)會計(jì)檔案包括：日常收支管理檔案：包括資金收付憑證、收款憑證、付款憑證、往來賬務(wù)資料、票據(jù)等。財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表檔案：包括科目余額表、損益表、資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表、財(cái)務(wù)報(bào)表附注等。委托管理檔案：包括管理成本和費(fèi)用、應(yīng)稅所得管理、外幣及外籍人員報(bào)稅管理、蘇州起征點(diǎn)個(gè)稅管理等委托業(yè)務(wù)的會計(jì)檔案。其他業(yè)務(wù)會計(jì)檔案。（二）檔案備案醫(yī)院財(cái)務(wù)室在接受各部門提交的資金、賬務(wù)等檔案材料后，按照檔案類型和內(nèi)容制定備案規(guī)范，將其編號并作備案登記，建立檔案。備案登記表應(yīng)當(dāng)記錄檔案名稱、建立日期、檔案介紹、備案人員簽名等信息，并經(jīng)相關(guān)人員審核簽字。檔案編號應(yīng)遵循國家檔案管理規(guī)范。（三）檔案歸檔醫(yī)院財(cái)務(wù)室按照檔案備案登記表中的檔案名稱和檔案編號，進(jìn)行分類放置，并嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間轉(zhuǎn)移檔案至檔案庫。檔案庫應(yīng)具備良好的環(huán)境設(shè)施和保密措施，確保檔案的安全、保密和完整性。檔案庫的進(jìn)入須設(shè)有安保人員并進(jìn)行身份查詢。（四）檔案管理醫(yī)院財(cái)務(wù)室應(yīng)對檔案庫中的檔案進(jìn)行定期檢查并記錄，發(fā)現(xiàn)存在破損、遺失、需補(bǔ)齊檔案材料等問題，按照規(guī)定采取相應(yīng)修補(bǔ)和補(bǔ)充材料工作。在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保守檔案，制定文件借閱制度并記錄借閱信息。（五）檔案銷毀醫(yī)院財(cái)務(wù)室應(yīng)當(dāng)對無用或超過保存期限的檔案及時(shí)銷毀。銷毀手續(xù)必須嚴(yán)格依照《檔案管理規(guī)定》相關(guān)文件規(guī)定。銷毀工作可能采用物理銷毀或數(shù)碼化銷毀等方式，具體銷毀形式應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知相關(guān)部門并記錄銷毀信息。四、調(diào)閱管理（一）檔案的調(diào)閱程序醫(yī)院工作人員在需要查詢檔案時(shí)，應(yīng)第一時(shí)間去有關(guān)財(cái)務(wù)人員或檔案管理員處咨詢并了解相應(yīng)檔案的調(diào)閱用途、調(diào)閱期限、調(diào)閱人員身份、調(diào)閱時(shí)限等。根據(jù)檔案調(diào)閱人員提出的要求，醫(yī)院財(cái)務(wù)室指定專人進(jìn)行檔案調(diào)閱，調(diào)閱人員必須認(rèn)真核對身份，并記錄調(diào)閱信息。（二）檔案的調(diào)閱條件（1）調(diào)閱人員需出示有效身份證明和相應(yīng)調(diào)查材料，并得到有關(guān)部門或主管領(lǐng)導(dǎo)的同意；（2）調(diào)閱人員需提出具體內(nèi)容的查詢要求，并經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核確認(rèn)后進(jìn)行調(diào)閱。（三）檔案的保密醫(yī)院財(cái)務(wù)室應(yīng)加強(qiáng)檔案保密工作，若檔案含有企業(yè)機(jī)密或個(gè)人隱私等應(yīng)特別關(guān)注及時(shí)限制調(diào)閱人員范圍，并制定涉密檔案的特定管理辦法。五、其他規(guī)定本制度的正式制定及修改應(yīng)當(dāng)按照醫(yī)院有關(guān)規(guī)定制定、審批并公布。六、總結(jié)本制度規(guī)范了醫(yī)院財(cái)務(wù)會計(jì)檔案立卷、歸檔、調(diào)