第第#頁/共4頁有限公司文件性質(zhì)三階文件文件編號HY-WI-AD-024生效日期批準頁第頁共頁批準審核制定會議室管理規(guī)定修訂記錄日期修訂摘要頁次版次變更登錄者有限公司會議室管理規(guī)定制訂部門：集團人力資源及行政部制訂日期：版次：文件等級：三階文件編號：HY-WI-AD-024生效日期：頁數(shù)第頁共頁、目的為了加強會議室的管理，保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用，提高會議室的利用率，特制定會議室管理規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于集團公司旗下大陸總部及各分廠，如**有*限公司、**有*限公司、**有限公司及其它分公司。三、適用文件各旗下公司可以根據(jù)本規(guī)定制定本企業(yè)相關(guān)實施辦法或?qū)嵤┘殑t，報集團人力資源及行政部負責人批準后生效執(zhí)行。四、內(nèi)容1、崗位職責1.行1政部負責會議室視頻、音響設(shè)備、空調(diào)、燈光、桌椅、環(huán)境等工作正常，并保障會議室能夠順利進行使用。1.使2用會議室部門或組織人員提前半天時間向行政申請。1.會3議資料由組織人以及相關(guān)部門自行準備，并通知人員參加。1.會4議記錄員由主持人以及相關(guān)部門指定，會議記錄員負責會議記錄及分發(fā)。1.參5加會議人員自覺遵守會議室管理制度。2會.議室管理規(guī)定2.需1要使會議室的部門或組織人員，提前半天時間向行政部申請，并填寫《會議室使用申請單》。2.會2議室使用申請單必須填寫：參加會議人數(shù)并說明開會參加主要人員或嘉賓，需申請用幾號會議室，具體開會時間，是否需要使用視頻音響設(shè)備，是否需要茶水水果點心招待，便于行政部安排準備以及接待工作。2.行3政部接到《會議室使用申請單》及時準備相關(guān)工作,保證在會議召開前半小時準備就緒.2.3.清1潔工在每次會議散會后打掃清潔會議室.并保持在下次會議召開前,會議室環(huán)有限公司會議室管理規(guī)定制訂部門：集團人力資源及行政部制訂日期：版次：文件等級：三階文件編號：HY-WI-AD-024生效日期：頁數(shù)第頁共頁境良好,空調(diào)溫度合適,地面桌面黑板干凈,盆景花木美觀,桌椅擺放整齊。2.3網(wǎng).絡2管理員提前半小時打開網(wǎng)絡視頻，調(diào)試好網(wǎng)絡影像聲音以及燈光效果。2.3重.要3會議招待及禮儀由組織人填寫《會議室使用申請單》廠務審批，行政文員負責采購水果點心，在會議召開前半小時準備好開水，茶杯。并全程跟進會議禮儀，配合會議主持人適時擺放水果點心添加茶水等工作。2.3會.議4參加人員不能遲到，中途不能退場或早退。23..5參加會議人員在會議，會議期間不能抽煙，不能接打電話,不要交頭接耳大聲喧嘩，會議中要做筆記。2.3使.用6會議室期間，參加會議人員要注意室內(nèi)公共衛(wèi)生，保持室內(nèi)清潔，室內(nèi)用具、設(shè)備不要帶走，不能損壞,愛護公物。倘因操作不當或人為破壞，致會場設(shè)備毀損故障者，須付賠償責任。2.3.7會議室使用完畢后，使用部門或組織人員要及時清理會場衛(wèi)生、關(guān)好門窗，關(guān)好空調(diào)燈光網(wǎng)絡影像聲音，并通知行政部會議室管理人員做好交接。3.凡兩個以上部門或組織人同時要求使用同一個會議室時，行政部視情況統(tǒng)籌安排，先聯(lián)系的部門或組織人原則上優(yōu)先安排使用。遇有特殊情況，各部門使用的會場，服從行政部調(diào)配會議室議安排。4.行政部網(wǎng)絡管理員每周均要檢查網(wǎng)絡影像聲音以及燈光效果。及時補充易耗物品；如有設(shè)備設(shè)施損壞，及時報修。五、權(quán)限1、起草部門：集團大陸工廠人力資源及行政部2、審核部門：集團香港總部行政總監(jiān)、批3準部門：集團董事會4、執(zhí) 行：集團公司大陸總部及旗下各工廠六、解釋1、本規(guī)定自201年412月1日起正式生效實施。

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