第10頁共10頁物資編碼管理實?施細則模板第?一章總則第一?條為加強___?_（以下簡稱公?司）物資采購合?同管理工作，規(guī)?范物資采購合同?管理行為，保證?依法簽訂、履行?、變更和解除合?同，防范法律風?險，避免經(jīng)濟糾?紛，維護公司的?合法權(quán)益，根據(jù)?《中華人民共和?國合同法》及_?___等相關(guān)規(guī)?定制定本細則。?第二條本細則?適用于以公司名?義簽訂的物資采?購合同管理。?第三條本細則所?稱合同是指物資?采購合同，包括?備件/材料采購?訂單、設(shè)備購買?合同、框架（長?期）協(xié)議、寄售?協(xié)議。第四條?本細則所稱合同?管理包括合同準?備、合同審核、?合同審批、合同?簽署、合同履行?、合同變更、合?同解除、合同量?統(tǒng)計、合同存檔?等全過程管理。?第二章合同管?理機構(gòu)及其職責?第五條物供中?心采購部門負責?物資采購合同文?本的起草及準備?工作。第六條?物供中心合同部?負責接收登記采?購部提交的合同?文本，完成合同?審核、合同審批?、合同簽署、合?同履行、合同量?統(tǒng)計、合同檔案?管理工作。第?七條公司法律事?務(wù)部是公司物資?采購合同文本的?審查部門，對物?資采購合同的合?法性、嚴密性和?可行性進行審查?，負責合同合規(guī)?風險、法律風險?的識別控制，對?日常的非標準采?購合同文本進行?審核。第三章?合同準備第八?條物供中心采購?部門根據(jù)已批準?的采購結(jié)果起草?合同文本。第?九條起草合同文?本依據(jù)資料有。?采購申請、已批?準的采購方式、?招標文件（或詢?價審批單）、投?標文件（或報價?書）、評標報告?（或談判報告）?、采購結(jié)果批準?及其它采購合同?依據(jù)和特殊商品?在銷售時提供的?相關(guān)證件。第?十條合同文本應(yīng)?包括商務(wù)與技術(shù)?文件，內(nèi)容一般?應(yīng)包括且明確約?定：（一）當?事人的名稱和住?址：（二）標?的物；（三）?品牌；（四）?項數(shù)；（五）?數(shù)量；（六）?價款：（七）?履行期限、地點?和方式；（八?）違約責任；?（九）解決爭議?的方法；（十?）適用法律等。?第四章合同的?審批簽署第十?一條物供中心合?同部接收采購部?門提交的合同文?本統(tǒng)一編號、記?錄。第十二條?屬于非標準采購?合同文本。如單?獨起草的有特殊?條款的合同，由?合同部負責送交?公司法律事務(wù)部?審核。第十三?條屬于標準采購?合同：如備件/?材料采購訂單由?物供中心合同部?審核，中心主任?在關(guān)鍵頁小簽。?程序如下：1?、采購員草擬合?同文本，并在采?購合同審批單上?簽字；2、采?購員將合同交采?購主管簽字確認?，統(tǒng)一交合同管?理部；3、合?同管理部統(tǒng)一編?號、登記，分發(fā)?到各合同管理員?；4、合同管?理員進行初審，?并在采購合同審?批單上簽字；?5、合同主管進?行復(fù)審，并在采?購合同審批單上?簽字交副主任審?核后在采購合同?審批單和合同關(guān)?鍵頁上簽字；?6、加蓋物合同?審核章，按額度?分級報領(lǐng)導進行?合同審批簽署。?第十四條領(lǐng)導?按額度分級審批?簽署的金額如下?：（1）物供?中心副主任：_?___萬元人民?幣或____萬?美元以下；（2?）物供中心主任?：____萬元?人民幣或___?_萬美元以下；?（3）公司分管?物供領(lǐng)導：__?__萬元人民幣?或____萬美?元以上；（4）?特別項目或__?__萬元人民幣?（____萬美?元）的采購項目?需經(jīng)公司總經(jīng)理?批準或由總經(jīng)理?授權(quán)代表標準。?第十五條各類?合同都必須以書?面形式簽署；合?同的簽署時間應(yīng)?為簽署合同的真?實時間。第十?六條簽署合同時?應(yīng)檢查簽約人員?的資格。直接?簽署合同的人員?必須為本單位法?定代表人或授權(quán)?代理人/被授權(quán)?人。法定代表人?直接簽署合同時?，應(yīng)出示加蓋公?章的《營業(yè)執(zhí)照?》復(fù)印件和《法?定代表人身份證?明書》。授權(quán)代?理人/被授權(quán)人?簽訂合同時，必?須出示加蓋公章?的《營業(yè)執(zhí)照》?復(fù)印件和授權(quán)明?確的《授權(quán)委托?書》。第十七?條簽署完成的合?同文本由合同部?統(tǒng)一加蓋平朔煤?業(yè)有限責任公司?合同專用章或平?朔煤業(yè)管控單位?的合同專用章，?合同生效。第?五章合同的履行?、變更及解除?第十八條一般情?況下，正式合同?文本四份（特殊?情況。外幣合同?、大型設(shè)備合同?適當增加合同份?數(shù)），由物供中?心合同管理員分?發(fā)，一份分發(fā)給?采購員，轉(zhuǎn)供貨?商作為供貨依據(jù)?，并負責催貨工?作；兩份分發(fā)給?合同執(zhí)行員，作?為下達入庫通知?單和付款依據(jù)；?一份連同所有物?資采購資料存檔?。第十九條采?購員、合同執(zhí)行?員接到生效的合?同后，按合同的?形式及相應(yīng)的工?作程序執(zhí)行合同?。備件/材料?采購訂單：到貨?后合同執(zhí)行員下?達入庫通知單，?相關(guān)倉庫按照入?庫通知單辦理收?貨、驗收入庫手?續(xù)，進行系統(tǒng)輸?入，出具驗收報?告（____萬?元以上由物供中?心主任審批），?合同執(zhí)行員匯總?付款手續(xù)[驗收?報告、合同__?__份、發(fā)票（?國際采購的外幣?合同還需準備提?單、箱單和報關(guān)?單）]，填寫支?票申請單，經(jīng)物?供中心主任批準?后，送相關(guān)財務(wù)?部門付款。設(shè)備?購貨合同：設(shè)備?到貨后，海運協(xié)?調(diào)員下達入庫通?知單，組織設(shè)備?管理中心和使用?單位驗收（工程?建設(shè)項目由工程?建設(shè)單位參與驗?收），物供中心?出具驗收報告，?合同執(zhí)行員匯總?付款手續(xù)，填寫?支票申請單，經(jīng)?物供中心主任批?準后，送相關(guān)財?務(wù)部門付款。?框架（長期）協(xié)?議。物供中心采?購部門接到采購?申請后，可以填?寫“訂貨通知單?”履行審批手續(xù)?后直接通知供貨?商備貨、送貨。?之后辦理合同、?驗貨、付款手續(xù)?。寄售協(xié)議。?根據(jù)結(jié)算單起草?合同文本簽署付?款合同，合同執(zhí)?行員匯總付款手?續(xù)，填寫支票申?請單，經(jīng)物供中?心主任批準后，?送相關(guān)財務(wù)部門?付款。第二十?條合同的變更、?轉(zhuǎn)讓或解除的條?件：（一）合?同在履行過程中?，法律規(guī)定或合?同約定允許變更?、解除合同的條?件出現(xiàn)時，可以?變更或解除合同?。（二）需要?變更、解除合同?，應(yīng)在法律規(guī)定?或合同約定的條?件下，在合理期?限內(nèi)與雙方當事?人進行協(xié)商，書?面通知限期答復(fù)?。第二十一條?合同的變更、轉(zhuǎn)?讓或解除的程序?：（一）采購?員準備變更或解?除物資采購合同?的所有附件，包?括原采購合同及?簽訂原采購合同?的所有附帶資料?；（二）注明?變更或解除原采?購合同的理由，?并草擬變更后的?采購合同文本。?（二）變更、?解除合同的審批?權(quán)限和程序與原?合同的審批權(quán)限?和程序相同，重?新履行程序。?第二十二條合同?的變更、轉(zhuǎn)讓或?解除應(yīng)注意以下?事項：（一）?主體變更，應(yīng)征?得合同各方書面?同意。（二）?有擔保條款的合?同變更，應(yīng)征得?原擔保單位的同?意并在變更協(xié)議?上加蓋擔保單位?的印章。（三?）經(jīng)上級主管機?關(guān)或相關(guān)機關(guān)批?準登記的合同變?更、解除，應(yīng)報?原批準機關(guān)或更?新登記。（四?）變更、解除合?同的協(xié)議在尚未?達成或批準之前?，原合同繼續(xù)有?效，仍應(yīng)履行。?第六章合同的?統(tǒng)計和檔案管理?第二十三條物?供中心合同部負?責物資采購合同?的月度、年度合?同量統(tǒng)計，經(jīng)中?心副主任、主任?簽字后報相關(guān)部?門和領(lǐng)導。第?二十四條物供中?心合同部合同管?理員將已簽訂的?物資采購合同錄?入合同量統(tǒng)計的?相關(guān)信息后，逐?份合同與檔案管?理員進行交接，?內(nèi)容是文本合同?原件____份?及簽訂該合同的?所有附件（包括?采購申請、已批?準的采購方式、?招標文件（或詢?價審批單）、投?標文件（或報價?書）、評標報告?（或談判報告）?、采購結(jié)果批準?及其它采購合同?依據(jù)和特殊商品?在銷售時提供的?相關(guān)證件）。?第二十五條檔案?室根據(jù)合同編號?，有序存放，未?經(jīng)批準不能隨便?翻閱，確實需要?查閱時，嚴格按?程序辦理，記錄?借檔、查閱信息?。第二十六條?合同部應(yīng)建立完?善的合同文件檔?案管理辦法。?第七章合同糾紛?的解決第二十?七條提請?zhí)幚砗?同糾紛的程序?（一）合同在履?行過程中如發(fā)生?糾紛，合同在糾?紛發(fā)生后雙方協(xié)?商及達成一致意?見或?qū)Ψ轿窗凑{(diào)?解協(xié)議執(zhí)行的，?由采購部門整理?有關(guān)資料的書面?形式及補充法律?事務(wù)提出法律意?見。（二）公?司法律事務(wù)部收?到合同糾紛情況?資料后，根據(jù)情?況在七日內(nèi)提出?處理建議，由采?購部門在法律部?門的協(xié)助下妥善?解決。（三）?協(xié)商不成的，需?要提起仲裁或訴?訟的，按公司法?律糾紛管理相關(guān)?規(guī)定辦理。第?八章合同用章管?理第二十八條?所有的物資采購?合同，經(jīng)法定代?表人或委托代理?人簽字或蓋章，?并加蓋____?合同專用章或_?___管控單位?的合同專用章。?第二十九條合?同專用章應(yīng)由專?人保管。第三?十條原則上不得?攜帶合同專用章?外出簽訂合同，?特殊情況下應(yīng)由?物供中心主任批?準。使用完畢后?要向合同專用章?保管人員歸還印?章，并對印章使?用情況如實登記?記錄。第三十?一條合同專用章?若有遺失，應(yīng)及?時登報聲明作廢?。第九章附則?第三十二條本?細則解釋權(quán)歸_?___第三十三?條本細則自發(fā)布?之日起施行。?物資編碼管理實?施細則模板（二?）物資編碼是?物流信息化的基?礎(chǔ)，是物資生產(chǎn)?領(lǐng)用和物資驗收?入賬的依據(jù)，為?保證物資編碼工?作的連續(xù)性，確?保物資編碼的唯?一性和統(tǒng)一性，?加快推進物流信?息化進程，提升?物流管理水平，?按照公司物資管?理辦法的有關(guān)規(guī)?定，并結(jié)合業(yè)務(wù)?流程的實際情況?，制定物資編碼?管理實施細則如?下：一、公司?財務(wù)部負責er?p軟件實施的總?體協(xié)調(diào)；企管部?負責《物資編碼?目錄》編制方案?的制定，并負責?公司物流信息化?運行期的軟件維?護工作。二、?物流中心負責物?資編碼及新增物?資編碼的編制工?作，部門負責人?為新增物資編碼?工作的第一責任?人。三、物流?中心人員應(yīng)根據(jù)?物資類別和《物?資編碼目錄》中?的編碼規(guī)則和規(guī)?律，認真編制新?增物資編碼。其?具體要求如下：?1、在對一種?物資進行編碼前?，必須首先進入?編碼庫在同類別?物資中進行認真?查找，確定該種?物資確實沒有編?碼后，再進行編?制，以免造成一?種物資多條編碼?。2、物資品?名要規(guī)范。編碼?編制時，要注意?區(qū)分物資的學名?和俗名、別名，?必須使用物資的?學名，以確保物?資編碼的唯一性?。3、規(guī)格型?號要齊全。編碼?編制時，必須落?實清楚物資的規(guī)?格型號，做到規(guī)?范、齊全。在規(guī)?格型號不清楚時?，可查看實物的?銘牌、合格證、?說明書等進行落?實。4、計量?單位要統(tǒng)一。編?碼編制采用物資?的最小計量單位?為原則，以確保?物資的計量單位?的統(tǒng)一性。5?、由于配件類物?資的特殊性，該?類物資必須按照?車型進行編制。?6、對品名、?規(guī)格相同的庫存?物資原則上只允?許有一條物資編?碼和一個價格，?如確需按廠家、?產(chǎn)地或質(zhì)量分別?入賬的，應(yīng)提出?理由和定價依據(jù)?，才可編制編碼?。四、月度需?求計劃中規(guī)格型?號齊全的新增物?資，物流中心人?員應(yīng)在計劃上報?當天進行編碼。?對規(guī)格型號不全?、計劃上報時不?能確定編碼內(nèi)容?的物資，由物流?中心人員組織貨?源時確定編碼內(nèi)?容，完成編碼編?制工作。五、?臨時計劃出現(xiàn)新?增物資時，物流?中心人員應(yīng)在計?劃上報____?日內(nèi)完成編碼編?制工作。六、?財務(wù)部負責物資?編碼的審核、監(jiān)?督工作。財務(wù)部?編碼審核人員的?工作要求如下：?（一）物資編?碼審核原則。物?資編碼必須按照?以下原則進行審?核：1、“誰?主管誰負責”的?原則。即誰負責?哪個科目，則由?誰負責該科目月?度計劃和臨時計?劃發(fā)生的新增物?資編碼的審核。?2、符合物資?編碼規(guī)則的原則?。即編碼審核人?員必須按照物資?編碼規(guī)則和規(guī)律?進行審核，確保?物資編碼的唯一?性、準確性和統(tǒng)?一性。3、對?品名不規(guī)范、規(guī)?格型號、機型不?齊全的物資編碼?一律返回物流中?心限期落實。?（二