第10頁(yè)共10頁(yè)物資編碼管理實(shí)?施細(xì)則模板第?一章總則第一?條為加強(qiáng)___?_（以下簡(jiǎn)稱(chēng)公?司）物資采購(gòu)合?同管理工作，規(guī)?范物資采購(gòu)合同?管理行為，保證?依法簽訂、履行?、變更和解除合?同，防范法律風(fēng)?險(xiǎn)，避免經(jīng)濟(jì)糾?紛，維護(hù)公司的?合法權(quán)益，根據(jù)?《中華人民共和?國(guó)合同法》及_?___等相關(guān)規(guī)?定制定本細(xì)則。?第二條本細(xì)則?適用于以公司名?義簽訂的物資采?購(gòu)合同管理。?第三條本細(xì)則所?稱(chēng)合同是指物資?采購(gòu)合同，包括?備件/材料采購(gòu)?訂單、設(shè)備購(gòu)買(mǎi)?合同、框架（長(zhǎng)?期）協(xié)議、寄售?協(xié)議。第四條?本細(xì)則所稱(chēng)合同?管理包括合同準(zhǔn)?備、合同審核、?合同審批、合同?簽署、合同履行?、合同變更、合?同解除、合同量?統(tǒng)計(jì)、合同存檔?等全過(guò)程管理。?第二章合同管?理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)?第五條物供中?心采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)?物資采購(gòu)合同文?本的起草及準(zhǔn)備?工作。第六條?物供中心合同部?負(fù)責(zé)接收登記采?購(gòu)部提交的合同?文本，完成合同?審核、合同審批?、合同簽署、合?同履行、合同量?統(tǒng)計(jì)、合同檔案?管理工作。第?七條公司法律事?務(wù)部是公司物資?采購(gòu)合同文本的?審查部門(mén)，對(duì)物?資采購(gòu)合同的合?法性、嚴(yán)密性和?可行性進(jìn)行審查?，負(fù)責(zé)合同合規(guī)?風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)?的識(shí)別控制，對(duì)?日常的非標(biāo)準(zhǔn)采?購(gòu)合同文本進(jìn)行?審核。第三章?合同準(zhǔn)備第八?條物供中心采購(gòu)?部門(mén)根據(jù)已批準(zhǔn)?的采購(gòu)結(jié)果起草?合同文本。第?九條起草合同文?本依據(jù)資料有。?采購(gòu)申請(qǐng)、已批?準(zhǔn)的采購(gòu)方式、?招標(biāo)文件（或詢(xún)?價(jià)審批單）、投?標(biāo)文件（或報(bào)價(jià)?書(shū)）、評(píng)標(biāo)報(bào)告?（或談判報(bào)告）?、采購(gòu)結(jié)果批準(zhǔn)?及其它采購(gòu)合同?依據(jù)和特殊商品?在銷(xiāo)售時(shí)提供的?相關(guān)證件。第?十條合同文本應(yīng)?包括商務(wù)與技術(shù)?文件，內(nèi)容一般?應(yīng)包括且明確約?定：（一）當(dāng)?事人的名稱(chēng)和住?址：（二）標(biāo)?的物；（三）?品牌；（四）?項(xiàng)數(shù)；（五）?數(shù)量；（六）?價(jià)款：（七）?履行期限、地點(diǎn)?和方式；（八?）違約責(zé)任；?（九）解決爭(zhēng)議?的方法；（十?）適用法律等。?第四章合同的?審批簽署第十?一條物供中心合?同部接收采購(gòu)部?門(mén)提交的合同文?本統(tǒng)一編號(hào)、記?錄。第十二條?屬于非標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)?合同文本。如單?獨(dú)起草的有特殊?條款的合同，由?合同部負(fù)責(zé)送交?公司法律事務(wù)部?審核。第十三?條屬于標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)?合同：如備件/?材料采購(gòu)訂單由?物供中心合同部?審核，中心主任?在關(guān)鍵頁(yè)小簽。?程序如下：1?、采購(gòu)員草擬合?同文本，并在采?購(gòu)合同審批單上?簽字；2、采?購(gòu)員將合同交采?購(gòu)主管簽字確認(rèn)?，統(tǒng)一交合同管?理部；3、合?同管理部統(tǒng)一編?號(hào)、登記，分發(fā)?到各合同管理員?；4、合同管?理員進(jìn)行初審，?并在采購(gòu)合同審?批單上簽字；?5、合同主管進(jìn)?行復(fù)審，并在采?購(gòu)合同審批單上?簽字交副主任審?核后在采購(gòu)合同?審批單和合同關(guān)?鍵頁(yè)上簽字；?6、加蓋物合同?審核章，按額度?分級(jí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行?合同審批簽署。?第十四條領(lǐng)導(dǎo)?按額度分級(jí)審批?簽署的金額如下?：（1）物供?中心副主任：_?___萬(wàn)元人民?幣或____萬(wàn)?美元以下；（2?）物供中心主任?：____萬(wàn)元?人民幣或___?_萬(wàn)美元以下；?（3）公司分管?物供領(lǐng)導(dǎo)：__?__萬(wàn)元人民幣?或____萬(wàn)美?元以上；（4）?特別項(xiàng)目或__?__萬(wàn)元人民幣?（____萬(wàn)美?元）的采購(gòu)項(xiàng)目?需經(jīng)公司總經(jīng)理?批準(zhǔn)或由總經(jīng)理?授權(quán)代表標(biāo)準(zhǔn)。?第十五條各類(lèi)?合同都必須以書(shū)?面形式簽署；合?同的簽署時(shí)間應(yīng)?為簽署合同的真?實(shí)時(shí)間。第十?六條簽署合同時(shí)?應(yīng)檢查簽約人員?的資格。直接?簽署合同的人員?必須為本單位法?定代表人或授權(quán)?代理人/被授權(quán)?人。法定代表人?直接簽署合同時(shí)?，應(yīng)出示加蓋公?章的《營(yíng)業(yè)執(zhí)照?》復(fù)印件和《法?定代表人身份證?明書(shū)》。授權(quán)代?理人/被授權(quán)人?簽訂合同時(shí)，必?須出示加蓋公章?的《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》?復(fù)印件和授權(quán)明?確的《授權(quán)委托?書(shū)》。第十七?條簽署完成的合?同文本由合同部?統(tǒng)一加蓋平朔煤?業(yè)有限責(zé)任公司?合同專(zhuān)用章或平?朔煤業(yè)管控單位?的合同專(zhuān)用章，?合同生效。第?五章合同的履行?、變更及解除?第十八條一般情?況下，正式合同?文本四份（特殊?情況。外幣合同?、大型設(shè)備合同?適當(dāng)增加合同份?數(shù)），由物供中?心合同管理員分?發(fā)，一份分發(fā)給?采購(gòu)員，轉(zhuǎn)供貨?商作為供貨依據(jù)?，并負(fù)責(zé)催貨工?作；兩份分發(fā)給?合同執(zhí)行員，作?為下達(dá)入庫(kù)通知?單和付款依據(jù)；?一份連同所有物?資采購(gòu)資料存檔?。第十九條采?購(gòu)員、合同執(zhí)行?員接到生效的合?同后，按合同的?形式及相應(yīng)的工?作程序執(zhí)行合同?。備件/材料?采購(gòu)訂單：到貨?后合同執(zhí)行員下?達(dá)入庫(kù)通知單，?相關(guān)倉(cāng)庫(kù)按照入?庫(kù)通知單辦理收?貨、驗(yàn)收入庫(kù)手?續(xù)，進(jìn)行系統(tǒng)輸?入，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)?告（____萬(wàn)?元以上由物供中?心主任審批），?合同執(zhí)行員匯總?付款手續(xù)[驗(yàn)收?報(bào)告、合同__?__份、發(fā)票（?國(guó)際采購(gòu)的外幣?合同還需準(zhǔn)備提?單、箱單和報(bào)關(guān)?單）]，填寫(xiě)支?票申請(qǐng)單，經(jīng)物?供中心主任批準(zhǔn)?后，送相關(guān)財(cái)務(wù)?部門(mén)付款。設(shè)備?購(gòu)貨合同：設(shè)備?到貨后，海運(yùn)協(xié)?調(diào)員下達(dá)入庫(kù)通?知單，組織設(shè)備?管理中心和使用?單位驗(yàn)收（工程?建設(shè)項(xiàng)目由工程?建設(shè)單位參與驗(yàn)?收），物供中心?出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，?合同執(zhí)行員匯總?付款手續(xù)，填寫(xiě)?支票申請(qǐng)單，經(jīng)?物供中心主任批?準(zhǔn)后，送相關(guān)財(cái)?務(wù)部門(mén)付款。?框架（長(zhǎng)期）協(xié)?議。物供中心采?購(gòu)部門(mén)接到采購(gòu)?申請(qǐng)后，可以填?寫(xiě)“訂貨通知單?”履行審批手續(xù)?后直接通知供貨?商備貨、送貨。?之后辦理合同、?驗(yàn)貨、付款手續(xù)?。寄售協(xié)議。?根據(jù)結(jié)算單起草?合同文本簽署付?款合同，合同執(zhí)?行員匯總付款手?續(xù)，填寫(xiě)支票申?請(qǐng)單，經(jīng)物供中?心主任批準(zhǔn)后，?送相關(guān)財(cái)務(wù)部門(mén)?付款。第二十?條合同的變更、?轉(zhuǎn)讓或解除的條?件：（一）合?同在履行過(guò)程中?，法律規(guī)定或合?同約定允許變更?、解除合同的條?件出現(xiàn)時(shí)，可以?變更或解除合同?。（二）需要?變更、解除合同?，應(yīng)在法律規(guī)定?或合同約定的條?件下，在合理期?限內(nèi)與雙方當(dāng)事?人進(jìn)行協(xié)商，書(shū)?面通知限期答復(fù)?。第二十一條?合同的變更、轉(zhuǎn)?讓或解除的程序?：（一）采購(gòu)?員準(zhǔn)備變更或解?除物資采購(gòu)合同?的所有附件，包?括原采購(gòu)合同及?簽訂原采購(gòu)合同?的所有附帶資料?；（二）注明?變更或解除原采?購(gòu)合同的理由，?并草擬變更后的?采購(gòu)合同文本。?（二）變更、?解除合同的審批?權(quán)限和程序與原?合同的審批權(quán)限?和程序相同，重?新履行程序。?第二十二條合同?的變更、轉(zhuǎn)讓或?解除應(yīng)注意以下?事項(xiàng)：（一）?主體變更，應(yīng)征?得合同各方書(shū)面?同意。（二）?有擔(dān)保條款的合?同變更，應(yīng)征得?原擔(dān)保單位的同?意并在變更協(xié)議?上加蓋擔(dān)保單位?的印章。（三?）經(jīng)上級(jí)主管機(jī)?關(guān)或相關(guān)機(jī)關(guān)批?準(zhǔn)登記的合同變?更、解除，應(yīng)報(bào)?原批準(zhǔn)機(jī)關(guān)或更?新登記。（四?）變更、解除合?同的協(xié)議在尚未?達(dá)成或批準(zhǔn)之前?，原合同繼續(xù)有?效，仍應(yīng)履行。?第六章合同的?統(tǒng)計(jì)和檔案管理?第二十三條物?供中心合同部負(fù)?責(zé)物資采購(gòu)合同?的月度、年度合?同量統(tǒng)計(jì)，經(jīng)中?心副主任、主任?簽字后報(bào)相關(guān)部?門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)。第?二十四條物供中?心合同部合同管?理員將已簽訂的?物資采購(gòu)合同錄?入合同量統(tǒng)計(jì)的?相關(guān)信息后，逐?份合同與檔案管?理員進(jìn)行交接，?內(nèi)容是文本合同?原件____份?及簽訂該合同的?所有附件（包括?采購(gòu)申請(qǐng)、已批?準(zhǔn)的采購(gòu)方式、?招標(biāo)文件（或詢(xún)?價(jià)審批單）、投?標(biāo)文件（或報(bào)價(jià)?書(shū)）、評(píng)標(biāo)報(bào)告?（或談判報(bào)告）?、采購(gòu)結(jié)果批準(zhǔn)?及其它采購(gòu)合同?依據(jù)和特殊商品?在銷(xiāo)售時(shí)提供的?相關(guān)證件）。?第二十五條檔案?室根據(jù)合同編號(hào)?，有序存放，未?經(jīng)批準(zhǔn)不能隨便?翻閱，確實(shí)需要?查閱時(shí)，嚴(yán)格按?程序辦理，記錄?借檔、查閱信息?。第二十六條?合同部應(yīng)建立完?善的合同文件檔?案管理辦法。?第七章合同糾紛?的解決第二十?七條提請(qǐng)?zhí)幚砗?同糾紛的程序?（一）合同在履?行過(guò)程中如發(fā)生?糾紛，合同在糾?紛發(fā)生后雙方協(xié)?商及達(dá)成一致意?見(jiàn)或?qū)Ψ轿窗凑{(diào)?解協(xié)議執(zhí)行的，?由采購(gòu)部門(mén)整理?有關(guān)資料的書(shū)面?形式及補(bǔ)充法律?事務(wù)提出法律意?見(jiàn)。（二）公?司法律事務(wù)部收?到合同糾紛情況?資料后，根據(jù)情?況在七日內(nèi)提出?處理建議，由采?購(gòu)部門(mén)在法律部?門(mén)的協(xié)助下妥善?解決。（三）?協(xié)商不成的，需?要提起仲裁或訴?訟的，按公司法?律糾紛管理相關(guān)?規(guī)定辦理。第?八章合同用章管?理第二十八條?所有的物資采購(gòu)?合同，經(jīng)法定代?表人或委托代理?人簽字或蓋章，?并加蓋____?合同專(zhuān)用章或_?___管控單位?的合同專(zhuān)用章。?第二十九條合?同專(zhuān)用章應(yīng)由專(zhuān)?人保管。第三?十條原則上不得?攜帶合同專(zhuān)用章?外出簽訂合同，?特殊情況下應(yīng)由?物供中心主任批?準(zhǔn)。使用完畢后?要向合同專(zhuān)用章?保管人員歸還印?章，并對(duì)印章使?用情況如實(shí)登記?記錄。第三十?一條合同專(zhuān)用章?若有遺失，應(yīng)及?時(shí)登報(bào)聲明作廢?。第九章附則?第三十二條本?細(xì)則解釋權(quán)歸_?___第三十三?條本細(xì)則自發(fā)布?之日起施行。?物資編碼管理實(shí)?施細(xì)則模板（二?）物資編碼是?物流信息化的基?礎(chǔ)，是物資生產(chǎn)?領(lǐng)用和物資驗(yàn)收?入賬的依據(jù)，為?保證物資編碼工?作的連續(xù)性，確?保物資編碼的唯?一性和統(tǒng)一性，?加快推進(jìn)物流信?息化進(jìn)程，提升?物流管理水平，?按照公司物資管?理辦法的有關(guān)規(guī)?定，并結(jié)合業(yè)務(wù)?流程的實(shí)際情況?，制定物資編碼?管理實(shí)施細(xì)則如?下：一、公司?財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)er?p軟件實(shí)施的總?體協(xié)調(diào)；企管部?負(fù)責(zé)《物資編碼?目錄》編制方案?的制定，并負(fù)責(zé)?公司物流信息化?運(yùn)行期的軟件維?護(hù)工作。二、?物流中心負(fù)責(zé)物?資編碼及新增物?資編碼的編制工?作，部門(mén)負(fù)責(zé)人?為新增物資編碼?工作的第一責(zé)任?人。三、物流?中心人員應(yīng)根據(jù)?物資類(lèi)別和《物?資編碼目錄》中?的編碼規(guī)則和規(guī)?律，認(rèn)真編制新?增物資編碼。其?具體要求如下：?1、在對(duì)一種?物資進(jìn)行編碼前?，必須首先進(jìn)入?編碼庫(kù)在同類(lèi)別?物資中進(jìn)行認(rèn)真?查找，確定該種?物資確實(shí)沒(méi)有編?碼后，再進(jìn)行編?制，以免造成一?種物資多條編碼?。2、物資品?名要規(guī)范。編碼?編制時(shí)，要注意?區(qū)分物資的學(xué)名?和俗名、別名，?必須使用物資的?學(xué)名，以確保物?資編碼的唯一性?。3、規(guī)格型?號(hào)要齊全。編碼?編制時(shí)，必須落?實(shí)清楚物資的規(guī)?格型號(hào)，做到規(guī)?范、齊全。在規(guī)?格型號(hào)不清楚時(shí)?，可查看實(shí)物的?銘牌、合格證、?說(shuō)明書(shū)等進(jìn)行落?實(shí)。4、計(jì)量?單位要統(tǒng)一。編?碼編制采用物資?的最小計(jì)量單位?為原則，以確保?物資的計(jì)量單位?的統(tǒng)一性。5?、由于配件類(lèi)物?資的特殊性，該?類(lèi)物資必須按照?車(chē)型進(jìn)行編制。?6、對(duì)品名、?規(guī)格相同的庫(kù)存?物資原則上只允?許有一條物資編?碼和一個(gè)價(jià)格，?如確需按廠家、?產(chǎn)地或質(zhì)量分別?入賬的，應(yīng)提出?理由和定價(jià)依據(jù)?，才可編制編碼?。四、月度需?求計(jì)劃中規(guī)格型?號(hào)齊全的新增物?資，物流中心人?員應(yīng)在計(jì)劃上報(bào)?當(dāng)天進(jìn)行編碼。?對(duì)規(guī)格型號(hào)不全?、計(jì)劃上報(bào)時(shí)不?能確定編碼內(nèi)容?的物資，由物流?中心人員組織貨?源時(shí)確定編碼內(nèi)?容，完成編碼編?制工作。五、?臨時(shí)計(jì)劃出現(xiàn)新?增物資時(shí)，物流?中心人員應(yīng)在計(jì)?劃上報(bào)____?日內(nèi)完成編碼編?制工作。六、?財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)物資?編碼的審核、監(jiān)?督工作。財(cái)務(wù)部?編碼審核人員的?工作要求如下：?（一）物資編?碼審核原則。物?資編碼必須按照?以下原則進(jìn)行審?核：1、“誰(shuí)?主管誰(shuí)負(fù)責(zé)”的?原則。即誰(shuí)負(fù)責(zé)?哪個(gè)科目，則由?誰(shuí)負(fù)責(zé)該科目月?度計(jì)劃和臨時(shí)計(jì)?劃發(fā)生的新增物?資編碼的審核。?2、符合物資?編碼規(guī)則的原則?。即編碼審核人?員必須按照物資?編碼規(guī)則和規(guī)律?進(jìn)行審核，確保?物資編碼的唯一?性、準(zhǔn)確性和統(tǒng)?一性。3、對(duì)?品名不規(guī)范、規(guī)?格型號(hào)、機(jī)型不?齊全的物資編碼?一律返回物流中?心限期落實(shí)。?（二