第11頁共11頁企業(yè)檔案管理制?度范本第一條?為了規(guī)范公司檔?案管理工作，保?證檔案的完整性?及保密性，理順?工作程序，明確?工作職責(zé)，杜絕?資料流失，特制?定本制度。第?二條檔案管理機(jī)?構(gòu)及其職責(zé)1?、公司檔案工作?實(shí)行二級(jí)管理，?一級(jí)管理是指公?司綜合管理部的?統(tǒng)籌管理;二級(jí)?管理是指各部門?的檔案資料管理?工作。2、綜?合管理部檔案管?理員負(fù)責(zé)公司所?有檔案資料的統(tǒng)?一收集管理，各?部門的檔案管理?員負(fù)責(zé)本部門檔?案資料的使用管?理。3、檔案?管理人員要嚴(yán)格?執(zhí)行公司檔案管?理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)?致地做好檔案保?管以及利用工作?，充分發(fā)揮檔案?資料的作用。?4、綜合管理部?檔案管理員有責(zé)?任對(duì)二級(jí)檔案管?理工作進(jìn)行監(jiān)督?和指導(dǎo)，每年對(duì)?二級(jí)檔案管理進(jìn)?行一次檢查驗(yàn)收?。第三條歸檔?制度1、凡是?反映公司戰(zhàn)略發(fā)?展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、?企業(yè)管理及工程?建設(shè)等活動(dòng)，具?有查考利用價(jià)值?的文件資料均屬?歸檔范圍。2?、凡屬歸檔范圍?的文件資料，均?由公司集中統(tǒng)一?管理，任何個(gè)人?不得擅自留存。?3、歸檔的文?件資料，原則上?必須是原件，原?件用于報(bào)批不能?歸檔或相關(guān)部門?保留的，綜合部?保存復(fù)印件。?4、凡公司業(yè)務(wù)?活動(dòng)中收到的文?件、函件承辦后?均要及時(shí)歸檔;?以公司名義發(fā)出?的文件、函件要?留底稿及正文備?查。5、業(yè)務(wù)?活動(dòng)中涉及金融?財(cái)稅方面的資料?，由財(cái)務(wù)部保存?原件;屬于人事?方面的資料，由?人力資源部保存?原件;屬于工程?建設(shè)方面的，由?規(guī)劃建設(shè)部保存?原件。以上部門?應(yīng)將涉外事務(wù)的?復(fù)印件報(bào)綜合管?理部備案。6?、由公司對(duì)外簽?訂的經(jīng)濟(jì)合同，?應(yīng)保留三份原件?，綜合管理部保?存一份，財(cái)務(wù)部?及合同執(zhí)行（或?簽訂）部門各保?存一份。特殊情?況只有一份原件?時(shí)，由綜合部保?存原件。7、?在歸檔范圍內(nèi)的?其他資料，由經(jīng)?辦人整理后連同?有關(guān)資料移交綜?合管理部檔案室?。部門需要使用?的可復(fù)印或復(fù)制?，歸檔范圍外的?由各部門自行保?管。第四條檔?案保管制度1?、公司綜合管理?部設(shè)存放檔案的?專門庫房，各部?門應(yīng)根據(jù)保存檔?案數(shù)量，設(shè)置存?放檔案的箱柜，?并具備防火、防?潮、防蟲等安全?條件。2、歸?檔資料要進(jìn)行登?記，編制歸檔目?錄。3、檔案?管理員要科學(xué)地?編制分類法，根?據(jù)分類法，編制?分類目錄;根據(jù)?需要編制專題目?錄，完善檢索工?具，以便于查找?。4、檔案要?分類、分卷裝訂?成冊(cè)，保管要有?條理，主次分明?，存放科學(xué)。?5、庫存檔案必?須圖物相符，帳?物相符。6、?檔案管理人員要?熟悉所管理的檔?案資料，了解利?用者的需求，掌?握利用規(guī)律。?7、根據(jù)有關(guān)規(guī)?定及公司實(shí)際情?況，確定檔案保?存期限，每年年?終據(jù)此進(jìn)行整理?、剔除。8、?經(jīng)確定需銷毀的?檔案，由檔案管?理員編造銷毀清?冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)?及有關(guān)人員會(huì)審?批準(zhǔn)后銷毀。銷?毀的檔案清單由?檔案員永久保存?。9、嚴(yán)格遵?守檔案安全保密?制度，做好檔案?流失的防護(hù)工作?。10、凡公?司工作人員調(diào)離?崗位前必須做好?資料移交工作，?方可辦理調(diào)動(dòng)手?續(xù)。第五條檔?案借閱制度1?、檔案屬于公司?機(jī)密，未經(jīng)許可?不得外借、外傳?。外單位人員未?經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?不得借閱。2?、借閱檔案資料?，須經(jīng)檔案保管?部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)?。閱檔必須在辦?公室指定的地方?，不得攜帶外出?。需要借出檔案?的，須經(jīng)檔案保?管部門負(fù)責(zé)人批?準(zhǔn)。3、借閱?檔案，必須履行?登記、簽收手續(xù)?。4、借出檔?案材料的時(shí)間不?得超過一周，必?要時(shí)可以續(xù)借。?過期由檔案管理?員催還。需要長(zhǎng)?期借出的，須經(jīng)?分管副總經(jīng)理批?準(zhǔn)。5、借出?檔案時(shí)，應(yīng)在借?出的檔案位置上?，放一代替卡，?標(biāo)明卷號(hào)、借閱?時(shí)間、借閱單位?或借閱人，以便?查閱和催還。?6、借閱檔案資?料者必須妥善保?管檔案資料，不?得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)?印、不得拆封、?損污文件，歸還?時(shí)保證檔案材料?完整無損，否則?，追究當(dāng)事人責(zé)?任。7、借出?檔案材料，因保?管不慎丟失時(shí)，?要及時(shí)追查，并?報(bào)告主管部門及?時(shí)處理。8、?重要檔案、機(jī)密?檔案不得借閱，?必須借閱的要經(jīng)?分管副總經(jīng)理同?意，必須外借的?，由總經(jīng)理審批?。第六條二級(jí)?檔案應(yīng)根據(jù)資料?的性質(zhì)和部門需?要，每三年移交?一次，必須保留?的盡量留復(fù)印件?，其余資料交綜?合管理部統(tǒng)一保?存。第七條本?制度從二o一四?年____月_?___日起執(zhí)行?。企業(yè)檔案管?理制度范本（二?）一總則為?保證公司文件的?完整，便于查找?利用，做好收集?、立卷、保管、?借閱、統(tǒng)計(jì)等工?作，特制定本制?度。二文件材?料的收集第一?條收集范圍?凡是公司在工作?中形成或使用的?、辦理完畢、具?有查考利用價(jià)值?的文件、各種記?錄、出版物以及?各種圖表薄冊(cè)、?照片等都要齊全?完整地收集起來?。其中應(yīng)以公司?產(chǎn)生的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)?或重要參考價(jià)值?的文件材料作為?保存的重點(diǎn)，具?體包括以下各項(xiàng)?：（一）上級(jí)?來文1、上級(jí)?機(jī)關(guān)召開的需要?貫徹執(zhí)行的會(huì)議?文件材料及上級(jí)?機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求?公司執(zhí)行的文件?；2、上級(jí)領(lǐng)?導(dǎo)視察、檢查公?司工作時(shí)的重要?指示、講話、題?詞、照片和有特?殊保存價(jià)值的錄?音、錄像等材料?。（二）公司?文件材料1、?會(huì)議文件，包括?本公司重要會(huì)議?形成的文件和領(lǐng)?導(dǎo)的講話稿等；?2、公司頒發(fā)?（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的?各種正式文件的?簽發(fā)搞、印制稿?、重要文件的?修改稿；3、?經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重?要往來函件、談?判記錄、會(huì)議記?錄、協(xié)議等文件?；4、公司與?各級(jí)行政部門往?來公文，下級(jí)單?位____請(qǐng)示?與公司的批復(fù)文?件；5、公司?各職能部門在工?作中形成的工作?計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)?告；6、反映?公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活?動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管?理的專業(yè)文件材?料；7、公司?檢查下級(jí)單位工?作，調(diào)查研究形?成的重要文件材?料；8、公司?的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)?計(jì)分析材料（包?括計(jì)算機(jī)盤片等?）、財(cái)務(wù)報(bào)表、?憑證、賬薄、審?計(jì)等文件材料；?9、公司黨委?、團(tuán)委、工會(huì)和?內(nèi)部____機(jī)?構(gòu)在工作中形成?的重要文件材料?；10、公司?領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活?動(dòng)中形成的重要?信件、電話記錄?；從外單位帶回?的與公司有關(guān)的?未經(jīng)文書處理登?記的文件材料；?11、公司基?本建設(shè)工程施工?竣工、圖紙文件?、購置大中型設(shè)?備的文件材料，?公司直接管理的?科研、產(chǎn)品開發(fā)?、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)?目的科技文件材?料；12、公?司成立、合并、?撤銷、更改、注?冊(cè)登記資料、人?員編制等文件材?料；13、公?司制訂的工作條?例、章程、制度?等文件材料；?14、公司的歷?史沿革、大事紀(jì)?、____，反?映公司重要活動(dòng)?的剪報(bào)、聲像材?料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證?書、有紀(jì)念意義?和憑證性的實(shí)物?和展覽照片、錄?音、錄像等文件?材料；15、?公司干部任免（?包括備案）、調(diào)?配、培訓(xùn)、專業(yè)?技術(shù)職務(wù)評(píng)定、?聘任、黨員、干?部、工人名冊(cè)以?及職工的錄用轉(zhuǎn)?正、定級(jí)、調(diào)資?、調(diào)動(dòng)等工作及?干部獎(jiǎng)懲等文件?材料；16、?公司員工調(diào)動(dòng)、?行政、黨、團(tuán)、?工會(huì)____介?紹信及存根；?17、公司財(cái)產(chǎn)?、物資、檔案等?的交接憑證、清?冊(cè)；18、公?司訴訟的各類證?據(jù)、記錄、協(xié)議?、判決等文件。?19、公司編?印刊物的定稿和?印本、編輯出版?物的定稿樣本；?20、公司外?事活動(dòng)中形成_?___請(qǐng)示、報(bào)?告、計(jì)劃、考查?總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)?、____、記?錄聲像材料、有?參考價(jià)值的資料?、互贈(zèng)禮品清單?、工作來往文件?等；21、各?種普查工作中形?成的文件材料；?22、公司訴?訟的各類證據(jù)、?記錄、協(xié)議、裁?決等文件。第?二條收集應(yīng)注意?的問題（一）?文件正文和附件?要同時(shí)收集。?（二）一般文件?只存印本和完稿?，其他底稿不必?存檔，但特別重?要的文件例外。?（三）作者、?時(shí)間、數(shù)字模糊?不清和簽發(fā)手續(xù)?不全、張頁殘缺?的文件，一經(jīng)發(fā)?現(xiàn)要補(bǔ)充完整后?再立卷歸檔。?（四）有領(lǐng)導(dǎo)重?要批示意見的文?件處理單，應(yīng)隨?文件一起存檔。?（五）有請(qǐng)示?無批復(fù)或有批復(fù)?無請(qǐng)示的文件，?應(yīng)當(dāng)查明原因，?采取補(bǔ)救措施補(bǔ)?齊，沒有書面文?件的，應(yīng)注明情?況，并加蓋公章?。（六）用鉛?筆、圓珠筆或復(fù)?寫的文件底稿，?應(yīng)退回文件撰稿?單位復(fù)4制。?（七）經(jīng)多方?查找，證明確實(shí)?已丟失的文件，?應(yīng)用公用信箋寫?上文件名稱，注?明丟失原因，加?蓋公章，替代所?丟文件歸檔。?三立卷歸檔公?文立卷應(yīng)根據(jù)其?相互聯(lián)系、保存?價(jià)值分類整理立?卷，保證檔案的?齊全、完整，能?反映公司的主要?情況，以便于保?管和利用。第?三條文件材料?的分類應(yīng)先按?文件材料的重要?性，在收藏時(shí)間?上分為永久、長(zhǎng)?期、短期三種，?然后依據(jù)事先編?好的立卷類目，?從文件材料的聯(lián)?系中采取相應(yīng)的?措施進(jìn)行分門別?類。第四條?立卷分工（一?）各單位形成的?文件，自行立卷?；（二）上級(jí)?____文件，?由黨委辦公室立?卷；（三）下?級(jí)單位報(bào)來的重?要的、批辦了的?文件，由承辦部?門立卷；（四?）上級(jí)單位頒發(fā)?的專業(yè)性文件，?由承辦部門立卷?；非專業(yè)性文件?，由辦公室立卷?；第五條歸?檔（一）各單?位于____月?底前將上年度文?件材料立卷完畢?，整理存檔，特?別重要的檔案材?料等，交檔案室?統(tǒng)一存檔（人事?檔案、財(cái)務(wù)檔案?、科技檔案等有?特殊要求的，由?其職能部門負(fù)責(zé)?管理）。（二?）各種文件、資?料，按性質(zhì)和內(nèi)?容進(jìn)行分類整理?，必須層次分明?、編寫頁碼、填?寫卷內(nèi)文件目錄?。（三）具有?不同價(jià)值、不同?性質(zhì)的文件資料?應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，?單獨(dú)立卷注明。?（四）案卷必?須整齊排序，底?圖一律按要求存?放，以便保管、?查閱。四檔案?保管第六條?檔案必須入框上?架，科學(xué)排列，?便于查找，避免?暴露或捆扎堆放?。第七條膠?片、照片、磁帶?要專柜密封保管?，膠片和照片、?母片的拷貝要分?別存放，必要時(shí)?采用專用廚具進(jìn)?行保存。第八?條底圖入庫要認(rèn)?真檢查，平放或?卷放。第九條?庫藏檔案要定?期核對(duì)，做到賬?物相符。發(fā)現(xiàn)破?損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)?或復(fù)制。五檔?案借閱第十條?借閱檔案必須?當(dāng)面查點(diǎn)清楚，?并辦理借閱手續(xù)?。借閱的案卷要?注意愛護(hù)，不得?丟失、損壞、涂?改，要如期歸還?。第十一條?借出的檔案要注?意保密，不得將?檔案帶入宿舍或?公共場(chǎng)所，不得?讓無關(guān)人員翻閱?。第十二條?借閱時(shí)間最長(zhǎng)不?得超過一個(gè)月，?確因工作需要不?能到期歸還者，?要說明情況，辦?理續(xù)借手續(xù)。?第十三條歸還?檔案時(shí)，由檔案?管理人員當(dāng)面清?點(diǎn)清楚，并在借?閱登記薄上及時(shí)?注銷。第十四?條凡需借閱、?抄錄絕密級(jí)重要?數(shù)據(jù)資料，必須?經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?，否則一律不準(zhǔn)?借閱、抄錄、復(fù)?印。第十五條?底圖一般不予?外借。六檔案?銷毀第十六條?對(duì)已過期并失?去保存價(jià)值的文?件材料，經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，派專?人進(jìn)行銷毀。?七檔案統(tǒng)計(jì)第?十七條銷毀_?___公文，應(yīng)?進(jìn)行登記，有_?___人監(jiān)督，?保證不丟失、不?漏銷。第十八?條要及時(shí)