上崗培訓(xùn)檔案管理定稿上崗培訓(xùn)檔案管理定稿上崗培訓(xùn)檔案管理定稿第一講文書(shū)檔案管理一、文書(shū)檔案的概述1、什么是檔案？《檔案法》中對(duì)檔案的定義是：“檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”這個(gè)定義指明了檔案的一般屬性。

第一講文書(shū)檔案管理一、文書(shū)檔案的概述1、什么是檔案？

《檔案法》中對(duì)檔案的定義是：“檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！边@個(gè)定義指明了檔案的一般屬性。

2、什么是文書(shū)檔案？文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織在行政管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值歸檔保存的文件材料。文書(shū)檔案的特點(diǎn)1）文書(shū)檔案是工作活動(dòng)中直接形成的原始的歷史記錄。2）文書(shū)檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來(lái)的3）文書(shū)檔案來(lái)源廣泛、內(nèi)容豐富。3、檔案的作用按照作用的性質(zhì)分有兩種作用即憑證作用和參考作用。二、檔案工作概述（一）檔案工作的內(nèi)容。機(jī)關(guān)檔案工作的具體內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研、數(shù)字化和利用等工作，通常稱(chēng)為八個(gè)環(huán)節(jié)。前七個(gè)環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后一個(gè)環(huán)節(jié)為利用工作。（二）檔案工作的職責(zé)與任務(wù)1、貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作規(guī)章制度。

2、按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《湖北省檔案管理?xiàng)l例》的規(guī)定，向同級(jí)檔案行政管理部門(mén)辦理檔案登記。

3、集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，確保檔案的齊全、完整、安全。

4、運(yùn)用現(xiàn)代化手段，積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。 5、按照《政府信息公開(kāi)條例》及相關(guān)規(guī)定，向綜合檔案館報(bào)送政府公開(kāi)信息。按照《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定，向綜合檔案館移交檔案資料。 6、對(duì)機(jī)關(guān)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作和系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。 7、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。（三）檔案工作性質(zhì)1、管理性。2、服務(wù)性。

3、專(zhuān)業(yè)性。4、保密性。

(四)檔案工作的基本原則“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用”這是我國(guó)檔案工作的基本原則，是機(jī)關(guān)檔案工作的原則的依據(jù)。機(jī)關(guān)、企事業(yè)檔案工作的原則：集中統(tǒng)一管理各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，為本單位各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案工作原則的含義：1、集中統(tǒng)一管理。2、維護(hù)檔案的完整與安全3、為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)----根本目的

（五）檔案工作的組織管理1、領(lǐng)導(dǎo)及其職責(zé)2、機(jī)構(gòu)1）建立綜合檔案室。2）建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。

3、檔案人員。4、制度建設(shè)

三、檔案的收集

（一）檔案收集工作的內(nèi)容檔案收集工作，就是按照國(guó)家的有關(guān)法規(guī)和本單位有關(guān)規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專(zhuān)門(mén)的收集辦法，把分散在各個(gè)部門(mén)、個(gè)人手中的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文件材料集中到檔案部門(mén)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

檔案收集工作的內(nèi)容有兩個(gè)方面：1、檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔文件的接收工作。2、檔案室對(duì)散失在個(gè)人和社會(huì)上的有關(guān)本單位的檔案材料的收集。（二）收集工作的意義1、收集工作是檔案整理的首要環(huán)節(jié)，是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。2、收集工作是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和措施。3、收集工作是為黨和國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的手段4、收集工作是衡量文件歸檔質(zhì)量和檔案室工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺。

5、收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的重要基礎(chǔ)。6、收集工作是維護(hù)單位歷史面貌的重要手段。（三）收集的范圍反映本單位職能活動(dòng)、歷史面貌、單位和個(gè)人權(quán)益的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件材料均應(yīng)收集歸檔。同時(shí)收集與檔案有關(guān)的資料。文件材料具體收集范圍按經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度執(zhí)行。實(shí)行無(wú)紙化辦公的機(jī)關(guān)，應(yīng)做到電子文件與紙質(zhì)文件雙套制歸檔企事業(yè)單位文件文件歸檔范圍總起來(lái)講就是在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料?；A(chǔ)教育學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)學(xué)校檔案）是指普通中小學(xué)校和幼兒園（所）在學(xué)校管理、教學(xué)等活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。具體收集范圍見(jiàn)各單位《“三合一”制度》收集的重點(diǎn)：1、“以人為本”凡是涉及到人及人的切身利益的文件材料都是收集的重點(diǎn)。2、“以我為主”。3、具有史料價(jià)值的文件材料。4、不僅要重視文書(shū)文件材料的收集，還要重視其他門(mén)類(lèi)和載體檔案的收集。

（四）收集（歸檔）的時(shí)間要求1、文書(shū)文件材料次年3-5月前收集歸檔。2、科研、基建文件材料項(xiàng)目結(jié)束（竣工）或終止后3個(gè)月內(nèi)收集歸檔。3、設(shè)備隨機(jī)文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)收集歸檔；安裝及維修文件材料在工作結(jié)束后收集歸檔。4、會(huì)計(jì)文件材料由財(cái)務(wù)部門(mén)按年度整理歸檔，在財(cái)務(wù)室保存一年后向檔案室移交。5、聲像材料、電子文件、實(shí)物等即時(shí)收集歸檔。6、專(zhuān)業(yè)文件材料一般隨辦隨歸或于次年上半年歸檔，國(guó)家有特殊規(guī)定的按其規(guī)定執(zhí)行。（五）收集（歸檔）的文件質(zhì)量要求1、收集歸檔的文件應(yīng)齊全完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2、收集進(jìn)檔案室的材料必須是辦理完畢的原始材料（原件），要齊全完整、真實(shí)、文字清楚。3、載體紙張要求。歸檔材料統(tǒng)一使用A4（80G）規(guī)格的辦公用紙（專(zhuān)業(yè)特殊要求的除外）。4、載體字跡要求。只能用炭素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書(shū)寫(xiě)。禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)。5、現(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求。禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁止傳真形成材料歸檔。6、文件材料由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理的由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字負(fù)責(zé)。（主要指專(zhuān)業(yè)檔案）一般基層單位文書(shū)檔案還是由檔案室整理歸檔。7、移交檔案、資料應(yīng)填寫(xiě)《檔案交接文據(jù)》；移交電子檔案應(yīng)填寫(xiě)《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》(六)收集的方法1、按制度收集。如歸檔制度等。2、集中收集與平時(shí)經(jīng)常性的收集相結(jié)合。3、定期收集與不定期收集相結(jié)合；4、全面收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合；5、宣傳教育與強(qiáng)制收集相結(jié)合；6、加強(qiáng)兼職檔案人員的收集。7、召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議收集，限期移交。

（七）收集的難點(diǎn)1、領(lǐng)導(dǎo)手中的文件。2、人事、財(cái)會(huì)部門(mén)的文件。3、“帳外文件”。4、報(bào)刊上反映本單位工作活動(dòng)文章。5、特別珍貴的文件。6、機(jī)密性較高的文件。

7、科技文件。四、文書(shū)檔案的整理一、《檔案“三合一”制度》的編制1、《檔案“三合一”制度》概述《檔案“三合一”制度》是根據(jù)國(guó)家有關(guān)法規(guī)和本單位的性質(zhì)、基本職能活動(dòng)、工作特點(diǎn)以及過(guò)去文件材料的形成情況等制定的適合本單位檔案整理要求的分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限表的統(tǒng)稱(chēng)。2、《檔案“三合一”制度》編制1）編制檔案“三合一”制度的依據(jù)一是國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)。國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》二是本單位基本職能活動(dòng)。三是往年形成的文件材料。2）編制三合一制度的一般要求：一是科學(xué)性。如類(lèi)目的設(shè)置、類(lèi)目名稱(chēng)、條款的擬寫(xiě)等要正確、合理，類(lèi)的設(shè)置不能交叉重疊，平行類(lèi)不能互相包含。二是包容性。《檔案三合一制度》必須包括一個(gè)單位形成的各種門(mén)類(lèi)各種載體的全部文件材料，即一個(gè)單位形成的應(yīng)歸檔的每一份文件材料在《三合一制度》中都能找到位子。三是規(guī)范性。格式要統(tǒng)一，排列要有序。省局、市局都有要求（見(jiàn)《檔案三合一制度》實(shí)例）四是編號(hào)要靈活。方便增減3）編制檔案三合一制度的方法和步驟第一步：確定標(biāo)題和分類(lèi)方案。第二步：明確歸檔范圍。第三步：劃定保管期限。4）《檔案“三合一”制度》的審批程序二、文書(shū)檔案整理方法國(guó)家檔案局2000年頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》。之后各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位一律按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理檔案?！兑?guī)則》的整理方法就是將過(guò)去的以卷為單位整理改成了以“件”為單位整理。我們今天就講《湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》的整理方法。

科技檔案管理一、科技檔案的概述（一）科技檔案的概念科技檔案—企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。定義有三層含義：（1）定義揭示了科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，規(guī)定了科技檔案同其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別。（2）定義明確了科技檔案是科技活動(dòng)的直接記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在性質(zhì)上的區(qū)別。（3）定義明確了科技檔案是有保存價(jià)值的科技文件經(jīng)過(guò)歸檔保存起來(lái)的材料；規(guī)定了科技檔案同一般科技文件材料的區(qū)別。（二）科技檔案的基本種類(lèi)：

1、基本建設(shè)檔案簡(jiǎn)稱(chēng)基建檔案，它是在各種建筑物、構(gòu)筑物，地上地下管線(xiàn)等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案?；n案的特點(diǎn)是圍繞一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目形成成套的檔案。2、設(shè)備儀器檔案設(shè)備儀器檔案是指各種機(jī)器設(shè)備、車(chē)輛、船舶和儀器、儀表的檔案材料。其特點(diǎn)是型號(hào)成套，同一型號(hào)的設(shè)備或一起的檔案材料是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。3、科研檔案科研檔案，是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字圖表、數(shù)據(jù)和聲像等各種形式和載體的文件材料。它的基本特點(diǎn)，是課題成套。 科研檔案的內(nèi)容一般包括:（1）科研準(zhǔn)備階段，主要有課題審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、方案論證、協(xié)議書(shū)、合同等文件。

(2)研究試驗(yàn)階段，主要有實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、專(zhuān)利申請(qǐng)、設(shè)計(jì)文件、圖紙、技術(shù)文件等。

(3)總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段，主要有工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、技術(shù)鑒定材料、科研投資、決算材料等。(4)成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段，申報(bào)材料及審批材料、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。(5)推廣應(yīng)用階段，推廣應(yīng)用的方案、總結(jié)、擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件、生產(chǎn)定型鑒定材料、轉(zhuǎn)讓合同、用戶(hù)反饋意見(jiàn)等。4、產(chǎn)品檔案產(chǎn)品檔案是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)制造活動(dòng)中形成的科技檔案。其特點(diǎn)是型號(hào)成套，一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體。產(chǎn)品檔案的主要內(nèi)容有：技術(shù)協(xié)議書(shū)、委托書(shū)及有關(guān)合同、技術(shù)任務(wù)書(shū)、可行性研究報(bào)告、產(chǎn)品設(shè)計(jì)計(jì)算材料、圖樣材料、產(chǎn)品試制鑒定材料，產(chǎn)品定型報(bào)告，說(shuō)明書(shū)、合格證、質(zhì)量證書(shū)、產(chǎn)品樣本，裝箱單等。機(jī)關(guān)形成哪些科技檔案呢？機(jī)關(guān)一般形成的科技檔案有基建檔案和設(shè)備檔案。企業(yè)形成哪些科技檔案呢？

企業(yè)形成的科技檔案有基建、科研、設(shè)備、產(chǎn)品檔案。

科技事業(yè)單位形成哪些科技檔案呢？科技事業(yè)單位形成的科技檔案有基建、設(shè)備檔案和科研檔案。3、科技檔案的作用科技檔案是科學(xué)研究必不可少的參考料；是科技生產(chǎn)活動(dòng)和科學(xué)管理活動(dòng)的依據(jù)，是科學(xué)技術(shù)交流活動(dòng)的工具。

幾種科檔的具體作用：1、科研檔案為課題研究提供條件。

2、產(chǎn)品檔案是產(chǎn)品定型、生產(chǎn)的憑證。3、設(shè)備檔案是設(shè)備使用、維修和管理的依據(jù)。4、基建檔案是工程管理、改建、擴(kuò)建的依據(jù)。也是城市管理的重要依據(jù)。

二、科技檔案的收集（一）應(yīng)注意3個(gè)問(wèn)題：

1、要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則 2、收集工作要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律3、要保證科技檔案完整、準(zhǔn)確。（二）科技文件材料收集的控制措施1、“三納入”管理（1）應(yīng)納入科技工作程序；（2）納入科技部門(mén)的工作計(jì)劃；（3）納入科技人員的職責(zé)范圍。2、“四參加”：1、參加產(chǎn)品鑒定會(huì)；2、參加科研課題成果審定3、參加工程項(xiàng)目驗(yàn)收；4、參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。3、“四同時(shí)”：1、下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；2、檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；3、驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；4、項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件材料的歸檔工作。三、科技檔案的整理（一）科技檔案整理工作內(nèi)容和原則1、科技檔案整理工作內(nèi)容 包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目?jī)刹糠帧Ｏ到y(tǒng)整理包括對(duì)案卷的分類(lèi)和排列；科學(xué)編目包括編檔號(hào)、編目錄，用以固定案卷分類(lèi)、排列的整理成果，揭示各類(lèi)案卷內(nèi)的文件內(nèi)容和構(gòu)成。2、科技檔案整理原則 科技檔案整理原則是，遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對(duì)科技檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，便于保管利用。（二）科技檔案的分類(lèi)

1、基建檔案的分類(lèi)性質(zhì)—工程項(xiàng)目分類(lèi)法基建檔案以工程項(xiàng)目為基礎(chǔ)，結(jié)合工程項(xiàng)目使用性質(zhì)或?qū)I(yè)性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。

如大型企業(yè)單位建設(shè)工程項(xiàng)目較大，單項(xiàng)工程數(shù)量較多，其基建檔案可先按工程使用性質(zhì)分為綜合性建筑、生產(chǎn)性、輔助性和非生產(chǎn)性建筑檔案，然后再按工程項(xiàng)目分類(lèi)。 機(jī)關(guān)、中小型企事業(yè)單位建設(shè)工程項(xiàng)目小，單項(xiàng)工程數(shù)量較少，基建檔案一般可直接按工程項(xiàng)目即單項(xiàng)工程分類(lèi)。

2、設(shè)備檔案的分類(lèi)設(shè)備檔案可按種類(lèi)、型號(hào)進(jìn)行分類(lèi)。數(shù)量較多的大中型企業(yè)，可以先按設(shè)備儀器種類(lèi)即設(shè)備儀器性能、用途等進(jìn)行分類(lèi)，再按設(shè)備儀器型號(hào)（單臺(tái)設(shè)備儀器）進(jìn)行分類(lèi)。 設(shè)備儀器種類(lèi)、數(shù)量較少，生產(chǎn)程序簡(jiǎn)單的小型企事業(yè)單位，其設(shè)備儀器檔案可直接按設(shè)備儀器型號(hào)（單臺(tái)設(shè)備儀器）分類(lèi)。機(jī)關(guān)設(shè)備檔案數(shù)量少可直接按每臺(tái)設(shè)備編號(hào)歸檔，如：Ks——1～n。設(shè)備檔案多的可設(shè)辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等類(lèi)，再按按每臺(tái)設(shè)備編號(hào)歸檔。3、科研檔案的分類(lèi)科研檔案適用于按課題進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)于規(guī)模較大的科研課題，其研究時(shí)間過(guò)程較長(zhǎng)，也可以在課題下再按研制時(shí)間階段或工作程序進(jìn)行分類(lèi)。

4、產(chǎn)品檔案的分類(lèi)產(chǎn)品檔案按產(chǎn)品型號(hào)進(jìn)行分類(lèi)。如果是工業(yè)生產(chǎn)性企業(yè)，產(chǎn)品的品種多，又是同一品種系列化生產(chǎn)、產(chǎn)品型號(hào)多，其產(chǎn)品檔案先按產(chǎn)品種類(lèi)分類(lèi)，再按產(chǎn)品型號(hào)分類(lèi)。

產(chǎn)品單一，又沒(méi)有形成系列或品種單一但產(chǎn)品型號(hào)較多的企業(yè)，其產(chǎn)品檔案按產(chǎn)品型號(hào)分類(lèi)，如有必要可以再按產(chǎn)品主要結(jié)構(gòu)或研制生產(chǎn)階段分類(lèi)。對(duì)于較小的產(chǎn)品，產(chǎn)品檔案可直接按產(chǎn)品型號(hào)分類(lèi)。組卷要求：1）案卷內(nèi)科技文件材料應(yīng)齊全、完整,簽章手續(xù)完備。2）案卷內(nèi)科技文件的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。組卷方法：（1）針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。（2）產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件，應(yīng)按其結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)（套）等分別組卷。（3）成冊(cè)、成套的科技文件材料宜保持其原有形態(tài)。（4）通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷。其他涉及這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號(hào)和檔號(hào)。同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說(shuō)明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。(DA/T28—2002)

(三)科技檔案的排列1、案卷和卷內(nèi)文件材料的排列（1）科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或卷內(nèi)文件排列（2）案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。

2、幾種科技檔案案卷的排列(1)基建檔案按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。

(2)設(shè)備檔案按設(shè)備依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。（3）科研檔案按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究試驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列。

（4）產(chǎn)品檔案按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。 成冊(cè)材料與零散文件（包括圖紙）組成一卷時(shí)，成冊(cè)材料放在后面。（四）科技檔案編目1、文件頁(yè)號(hào)編寫(xiě)案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表不編頁(yè)號(hào)2、案卷封面的編制1）案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確提示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容,主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱(chēng)或代字（號(hào)）、結(jié)構(gòu)、階段名稱(chēng)、文件類(lèi)型名稱(chēng)等。示例：基建檔案案卷題名由三部分組成工程項(xiàng)目名稱(chēng)階段名稱(chēng)文件名稱(chēng)如：荊州市檔案局辦公樓施工設(shè)計(jì)圖荊州市檔案局辦公樓竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告2）立卷單位填寫(xiě)負(fù)責(zé)組卷的部門(mén)或單位。3）起止日期

填寫(xiě)案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚時(shí)間——年、月、日。（年應(yīng)填寫(xiě)四位數(shù)）4）保管期限填寫(xiě)劃分的保管期限5）密級(jí)填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料的最高密級(jí)6）檔號(hào)填寫(xiě)分類(lèi)號(hào)＋案卷號(hào)檔號(hào)由全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成。全宗號(hào)需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定。分類(lèi)號(hào)應(yīng)根據(jù)對(duì)本單位檔案分類(lèi)方案設(shè)定的類(lèi)別號(hào)確定。項(xiàng)目代號(hào)由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)