假日酒店辦公室會議管理制度1.引言在假日酒店，辦公室會議是一種重要的溝通和協(xié)調(diào)工作方式。為了確保會議的高效性和有效性，制定并嚴格實施辦公室會議管理制度是非常必要的。本文檔旨在規(guī)范假日酒店辦公室會議的組織、準備、進行和跟進等各個環(huán)節(jié)，以提高會議的效率和質(zhì)量。2.會議類型及頻次例會：每周一次，每次不超過1小時。由部門負責人組織，并邀請相關(guān)部門員工參加。信息發(fā)布會：需向全體員工傳遞重要信息時，由總經(jīng)理或部門負責人組織召開，頻次不定。項目匯報會：涉及項目進展情況和問題解決，由項目負責人組織召開，根據(jù)項目需求確定頻次。決策會議：重大決策事項的討論和決定，由相關(guān)職能部門負責人組織召開，頻次不定。3.會議的組織和準備3.1確定會議目的和議程在召開會議前，組織者應(yīng)明確會議的目的，并制定詳細的議程，確保會議能夠有條不紊地進行。議程內(nèi)容應(yīng)包括：-會議主題-會議時間和地點-與會人員名單-議程安排和時間分配3.2調(diào)查與征求意見根據(jù)會議主題，組織者可以提前向相關(guān)人員進行調(diào)查，了解他們對該主題的看法和意見，并在會議中進行討論和決策。3.3邀請參會人員組織者應(yīng)提前發(fā)出會議邀請函，明確會議的時間、地點和議程，并希望參會人員按時參加會議。參會人員在收到邀請函后，如有時間沖突或無法參加會議，應(yīng)及時回復(fù)組織者。3.4準備會議材料根據(jù)會議議程，組織者需要提前準備相關(guān)會議材料，包括但不限于：-會議議程和日程安排-相關(guān)報告和數(shù)據(jù)-會議討論的重點問題清單-會議記錄模板3.5會議室準備組織者應(yīng)提前檢查會議室設(shè)施是否齊備，并確保投影儀、音頻設(shè)備、白板等設(shè)備正常運作。同時，組織者需要準備充足的飲水和紙張等辦公用品。4.會議的進行4.1會議準時開始組織者應(yīng)提前到達會議室，確保會議準時開始。參會人員應(yīng)按時到達會議室，并關(guān)注會議的內(nèi)容和議程。4.2議程的執(zhí)行主持人應(yīng)按照會議議程的安排，確保會議的流程有序進行。每個議題的討論和決策時間應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，避免拖延會議時間。4.3會議記錄會議記錄員應(yīng)配備一名專人，負責記錄會議的重要內(nèi)容和決策結(jié)果。記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議日期、時間、地點，與會人員名單，議題討論的要點和結(jié)論等。4.4會議紀律參會人員應(yīng)遵守會議紀律，包括但不限于：-尊重他人意見，遵守發(fā)言順序；-關(guān)注和參與討論，不打斷他人發(fā)言；-禁止使用手機、平板電腦等設(shè)備進行個人事務(wù)；-遵循主持人的議程安排。5.會議的跟進和評估5.1會議紀要的起草和發(fā)送會議記錄員應(yīng)及時匯總會議記錄，起草會議紀要，并通過電子郵件或其他形式向參會人員發(fā)送。5.2任務(wù)分配和跟進根據(jù)會議決策和議題討論結(jié)果，主持人或相關(guān)負責人應(yīng)將相關(guān)任務(wù)進行合理分配，并跟進任務(wù)的進展情況。5.3會議效果評估為了不斷完善和提高會議的質(zhì)量和效率，假日酒店可定期進行會議效果評估。評估內(nèi)容可以包括會議的組織和準備是否充分，會議議程的合理性和實施情況，會議參與人員的滿意度等。6.附錄6.1會議邀請函樣板[公司名稱]

[會議名稱]

[會議時間]

[會議地點]

尊敬的各位同事：

您好！根據(jù)公司的工作安排，我們計劃于[會議時間]在[會議地點]召開[會議名稱]。請您準時參加此次會議。

會議議程如下：

-[議程安排1]

-[議程安排2]

-[議程安排3]

如您因故無法參會，請您提前告知，謝謝合作！

祝好！

[您的姓名]

[您的職務(wù)]

[聯(lián)系方式]通過嚴格執(zhí)行本《假日酒店辦