公文傳閱就是機(jī)關(guān)文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T按照領(lǐng)導(dǎo)簽署的傳閱意見，及時將來文送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科處室人員閱知。它是文書處理工作中的比較重要的環(huán)節(jié)，是辦公室文秘人員當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的基本功。筆者通過公文傳閱的工作實(shí)踐，對這項工作的性質(zhì)、意義、特點(diǎn)以及如何做好這項工作，有了一些粗淺的認(rèn)識，主要有如下幾個方面： 一、公文傳閱的不可替代性 隨著辦公現(xiàn)代化技術(shù)的普及和復(fù)印機(jī)的廣泛使用，有人認(rèn)為可以在速度和數(shù)量上滿足多位領(lǐng)導(dǎo)、多個部門閱文的需要，因而在可以取代傳統(tǒng)的公文傳閱程序，這種看法是不妥的。因?yàn)楣膹?fù)制雖然滿足了多位領(lǐng)導(dǎo)、多個部門同時閱文的需要，但達(dá)不到公文傳閱的實(shí)際效果;一是公文傳閱追求〃流水式〃批示效應(yīng)，領(lǐng)導(dǎo)成員和有關(guān)部門依次閱文，然后把批示（意見）內(nèi)容集中起來才能形成民主決策；二是公文傳閱是領(lǐng)導(dǎo)之間交流認(rèn)識、統(tǒng)一思想的過程，通過公文傳閱互相通氣，交換看法，可以避免對一些問題產(chǎn)生歧義，有助于領(lǐng)導(dǎo)之間取得共識；三是通過公文傳閱，集領(lǐng)導(dǎo)親筆簽署意見于一紙，可以實(shí)現(xiàn)公文處理過程的完整記錄，形成準(zhǔn)確的文書檔案；四是公文傳閱與復(fù)制分送相比，慢中見快，所有閱文者的意見在傳閱過程中均躍然紙上，可以提高辦事效率，避免失誤、遺忘和其它漏洞。 二、公文傳閱的多樣性 公文傳閱工作看似簡單，其實(shí)是一項重要而復(fù)雜的工作。如果不采取適當(dāng)?shù)膫鏖喎绞?，就無法有效地控制文件的行蹤和傳閱速度，造成積壓、斷線，乃至出現(xiàn)泄密、丟失文件的現(xiàn)象。公文傳閱有專傳、回傳、集中傳閱方式。 （一）專傳是指專人將傳閱文件送傳給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的過程。這種傳閱方式通常用于特急件、絕密件或領(lǐng)導(dǎo)專門交代的文件。為確保在很短的時間內(nèi)閱畢，并杜絕泄密，文秘人員必須嚴(yán)格按照限定的閱知范圍，親自將這種文件按指定時間迅速送達(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，坐候領(lǐng)導(dǎo)閱完簽名、注明時間，再由送文人直送下一位閱文領(lǐng)導(dǎo)，直至傳閱全程終結(jié)。這種方式，具有迅速、準(zhǔn)確、保密、高效的優(yōu)點(diǎn)，但占用專送人員的時間多，如運(yùn)用過頻，將干擾領(lǐng)導(dǎo)人的正常工作，應(yīng)從嚴(yán)掌握。 （二）回傳即后面閱批人的指示意見需向前面已經(jīng)作過指示的領(lǐng)導(dǎo)通報，是一個倒流的傳閱過程。這種傳閱方式通常是領(lǐng)導(dǎo)A對一個文件已作了批示，要求傳給領(lǐng)導(dǎo)B和領(lǐng)導(dǎo)C閱知，B同意A的意見，而C卻批了同A相反的意見，這時文秘人員應(yīng)將C的意見回傳給A和B，目的就是使他們的意見能夠互通。而且對于一些批交部門辦理的文件，如果領(lǐng)導(dǎo)的意見不一致，承辦部門就會無所適從。還有一種情況是盡管幾位閱批人的意見基本一致，但后邊閱批人對前邊閱批人的意見回傳給前邊作過批示的領(lǐng)導(dǎo)。處理這類傳閱件時拿不準(zhǔn)的應(yīng)征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見后再轉(zhuǎn)。 （三）集中傳閱是指因緊急程度或密級所要求，一份公文需在極短的時間內(nèi)由多人傳閱，而閱件人辦公地分散、采用專傳方式還不能達(dá)要求時，將閱件人集中在一起傳閱公文的方式。 公文傳閱的各種方式在實(shí)際操作過程中并非各自孤立存在，而是相互聯(lián)系，有時是交叉使用的。文秘書人員在具體操作時，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求和各自的工作習(xí)慣，合理地組織傳閱。但無論采用哪種傳閱方式都必須遵循有序、及時、安全的原則。 三、公文傳閱的原則性 （一）有序的原則。公文傳閱，順序很重要，在實(shí)際操作中，文秘人員既要遵循公文傳閱的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情況特殊處理，否則，不僅會給領(lǐng)導(dǎo)之間造成矛盾，而且還會影響公文的效率和質(zhì)量。對所有的公文，文秘人員一般先送辦公室主任閱讀、把關(guān)，然后送其他需閱知的對象。公文在傳閱過程中，文秘人員應(yīng)按一般程序和特殊程序傳閱。 公文傳閱的一般程序是閱件一般先傳主要領(lǐng)導(dǎo)后傳主管領(lǐng)導(dǎo)，再傳其他領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；辦件則應(yīng)先傳主管領(lǐng)導(dǎo)，一方面有利于主要領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)相互交流信息、溝通意見，另一方面有利于執(zhí)行者按照主管領(lǐng)導(dǎo)的批示意見進(jìn)行落實(shí)。 公文的特殊程序是緊急公文、專送公文和需要某位領(lǐng)導(dǎo)直接閱批的公文，應(yīng)按照先辦后傳、急用于先閱、跳躍式傳閱等方法處理。此時，文秘人員應(yīng)在〃文件處理單〃上注明。 （二）及時的原則。公文傳閱的時效性很強(qiáng)，快速和及時是公文傳閱的基本要求。怎樣才能保證公文及時傳閱呢？一是取送及時。收到文件之后，馬上進(jìn)行清點(diǎn)、登記、分發(fā)，保證了公文傳閱的順暢。二是適當(dāng)調(diào)整傳閱順序。有些文件傳閱范圍很廣，需要很多領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知，如果始終按一個固定順序傳閱，遇上領(lǐng)導(dǎo)外出開會或辦事，定會影響傳閱的時間和進(jìn)度。因此，不失時機(jī)地適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下傳閱順序，便可加快公文傳閱的進(jìn)度。三是承辦部門優(yōu)先閱文。有的文件需要某個或某幾個部門承辦，并且時效要求較強(qiáng)的，如果等所有的領(lǐng)導(dǎo)都閱定后再送給部門閱處，勢必耽誤部門辦理。主要領(lǐng)導(dǎo)閱后，即可給承辦部門閱辦，然后接著送其他領(lǐng)導(dǎo)傳閱。四是分類設(shè)夾，區(qū)別送閱。對上級機(jī)關(guān)的批導(dǎo)性文件和需要辦理的文件，急需處理的文件和一般參考性的文件，不要都放在一個閱文夾內(nèi)，主次不分，要分別對待，分類設(shè)夾、傳閱，對急件、特急件跟蹤傳閱，這樣，就保證了公文傳閱的時效性。五是掌握領(lǐng)導(dǎo)閱文規(guī)律。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作安排和活動規(guī)律，捕捉時機(jī)送閱文件；也可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)閱文快慢，適當(dāng)掌握領(lǐng)導(dǎo)每次閱文數(shù)量，這樣，就能避免公文的延誤、堆積。 （三）安全的原則。安全是公文傳閱工作的政治性內(nèi)在要求。怎樣才能保證公文傳閱的安全呢？一是建立文件的接收、登記制度。文秘部門還應(yīng)使用文件傳閱、交接登記簿。登記簿上注有文件號、送閱部門、接收人、接收時間、退回時間、備注等欄目。這樣就做到了心中有數(shù)，避免了盲目傳閱，一旦出現(xiàn)文件遺失的情況，就能知道問題出在哪個環(huán)節(jié)上，既利于查尋，又便于確定責(zé)任。二是杜絕文件橫傳。公文傳閱應(yīng)該以文秘部門為中心點(diǎn)進(jìn)行傳閱，不允許拋開文秘人員在應(yīng)閱人之間橫傳，以免傳閱件失控、遺失。三是公文傳閱要由專人負(fù)責(zé)到底，其他人員均不得代行其職。辦理過程實(shí)行單線運(yùn)作，縱向周轉(zhuǎn)，由機(jī)關(guān)文秘人員一人經(jīng)手，全權(quán)負(fù)責(zé)，以避免多人插手導(dǎo)致的職責(zé)不清和相互推諉