高校儀器采購管理分析1設備全生命周期管理模式優(yōu)勢能夠保證完整、準確卻具有時效性高校儀器設備全生命周期管理因為具有統(tǒng)一性，因而能夠利用數(shù)據(jù)庫將信息及時更新或者是共享，可以在多個數(shù)據(jù)庫之間進行。這樣大大方便了職能部門之間對信息的獲取，可以隨時獲取完整而且準確的信息。這樣也就為高校儀器設備全生命周期管理下的采購管理提供了可靠的技術(shù)支持。例如，全生命周期管理的實施，當需要對貴重儀器進行設備購置論證時，就可以直接通過這個管理系統(tǒng)提供的信息,來了解學校在用的設備和已經(jīng)購置的同類的設備的情況，而且可以了解到采購的設備在使用過程中的折損以及保養(yǎng)維修的情況，同時還能夠了解到產(chǎn)品的性能，為以后的采購管理提供參考，能夠有效節(jié)約成本，避免資源浪費。節(jié)約管理成本，提高管理效率高校采取設備全生命周期管理模式，是一種具有一體化特性的信息管理模式，具有強大的數(shù)據(jù)和信息處理功能。學校的相關(guān)管理部門能夠?qū)@些信息進行綜合處理，使信息和數(shù)據(jù)生成統(tǒng)計報表，且處理的速度非?？欤軌蚬?jié)約成本，提高管理效率。1.3能有效提高管理效益學校采用全生命周期管理模式后，校內(nèi)的各個職能部門能夠及時了解到學校設備的采購情況，各個部門可以相互監(jiān)督，共同進步，從而保證了在管理流程中不會出現(xiàn)失誤或者疏忽現(xiàn)象，從而能夠有效提升管理效益。2高校儀器設備采購管理的現(xiàn)狀實行動態(tài)管理模式是目前高校在設備采購方面普遍采用的管理方式，主要是依靠多個管理系統(tǒng)完成設備周期的階段管理工作，相對獨立，設備信息共享性差，這種方式效率比較低。3高效設備管理的存在的問題管理數(shù)據(jù)不能共享，難以實現(xiàn)跟蹤管理目前，由于各大高校的設備管理系統(tǒng)的識別編碼沒有統(tǒng)一，這就導致了設備管理的數(shù)據(jù)不能夠及時得到交換和共享。尤其是在計劃階段和采購階段，因為有較多的不確定性和較多變化等客觀性原因存在,也就使〃論證系統(tǒng)〃和〃采購系統(tǒng)〃等管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)很難與〃資產(chǎn)管理系統(tǒng)〃實現(xiàn)共享，因此，目前在對某臺設備進行全生命周期的追蹤管理時，需要動用多個管理系統(tǒng)，還需進行數(shù)據(jù)的人工核實，既不方便，也容易出現(xiàn)差錯。而資產(chǎn)管理系統(tǒng)與學校財務管理系統(tǒng)之間也大多未能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換共享，這也是不少學校資產(chǎn)的實物賬與財務賬之間存在不同程度偏差的主要原因。2綜合統(tǒng)計功能差，效率低因為管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)標準之間有一定的差距，這就降低了統(tǒng)計結(jié)果的可靠性。而如今的高校現(xiàn)有的管理系統(tǒng)沒有跨數(shù)據(jù)庫綜合查詢的功能，還僅僅是依靠人工來進行。如高校在進行貴重儀器設備購置論證時，相關(guān)部門需要事先了解其他同類設備的擁有和分布情況，以及使用率的相關(guān)數(shù)據(jù)，以避免重復購置。而要獲得這些數(shù)據(jù)，需要在多個管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進行查詢、核實后，再人工進行數(shù)據(jù)合并、統(tǒng)計，不僅費時費力、效率低下，而且難以保證數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。3不利于部門溝通協(xié)作，容易產(chǎn)生管理漏洞在高校中，設備全生命周期各階段的管理工作是由學科建設規(guī)劃部門、招投標管理部門、設備管理部門、財務管理部門分工協(xié)作完成的。由于不能在同一個管理信息系統(tǒng)中運作，這些職能部門之間有時會因工作信息不暢而出現(xiàn)管理流程中的漏洞，造成工作進度滯后。例如，設備購置計劃通過論證后，應及時進入計劃實施階段，但可能由于某些原因一些部門往往不能及時監(jiān)測計劃實施的具體情況，這就會導致相關(guān)職能部門不能及時發(fā)現(xiàn)問題，也就無從談解決措施了。就是因為這些設備和相關(guān)部門工作配合問題，導致無法正常進入采購程序,在管理上易出現(xiàn)漏洞。4加強設備采購管理的措施及建議加強學校設備采購管理就是要對儀器設備的全生命周期進行有效管理。即對準備期、采購期、使用期和處置期這四個階段進行管理，在這些階段的使用過程中對設備及時管理和調(diào)撥。1提高信息質(zhì)量信息是儀器設備全生命周期管理的核心要素之一。利用信息技術(shù),完整記錄設備的詳細信息，同時為供應商、廠商、使用單位、使用地點和使用人員日志建立信息檔案，實現(xiàn)對設備全過程的效益分析和現(xiàn)狀分析、供應商質(zhì)量評估、用戶擁有和使用分析，為學校設備配置決策提供數(shù)據(jù)支持。為了提高信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，設備管理信息系統(tǒng)必須與學校其他管理信息系統(tǒng)共享和交換數(shù)據(jù)，如人力資源、財務、校園信息、招投標、科研、房地產(chǎn)等管理系統(tǒng)。設備管理信息系統(tǒng)即時共享這些系統(tǒng)中已有的基礎(chǔ)信息，如責任人、使用人、中標信息、科研項目、經(jīng)費來源、校園房屋等信息，可以全方位地對設備進行定位，更準確地與其他部門進行工作同步與合作。2強化實物管理①加強實物驗收。設備一旦采購進校，必須進行現(xiàn)場開箱驗收，建立完備的驗收檔案和入庫臺賬，包括實物拍照、驗收報告、電子標簽等，采用電子檔案管理模式。②在設備使用過程中，制定并執(zhí)行維修保養(yǎng)計劃，定期對設備進行保養(yǎng)和維修，確保設備始終處于完好狀態(tài)，能夠隨時服務于教學和科研，使設備發(fā)揮最大效能，提高使用效率。職能部門掌握設備狀態(tài)后需要及時跟進相應舉措，對于設備使用狀態(tài)和效益良好的使用單位，可放寬核準下年度采購計劃；反之則嚴格審批，必要時可將儀器調(diào)撥至其他單位。5結(jié)語近年來，各高校都在探索優(yōu)化儀器設備管理機制，制定并形成切實可行的措施和途徑，最大化發(fā)揮儀器設備對于教學科研的支撐作用。設備管理與財務管理實現(xiàn)協(xié)同性，實行設備全生命周期管理，這是資產(chǎn)管理視角下對高校儀器設備管理提出的新要求，不僅有利于儀器設備的管理，還將推動其他相關(guān)職能部門的管理改革與創(chuàng)新，促進學校的改革和發(fā)展。隨著教育部新的