文秘工作與文書檔案管理工作的一體化探究獲獎科研報告【摘要】當前階段，很多企事業(yè)單位的文秘工作對領導的決策能力和單位的發(fā)展都有著十分重要的作用。在信息技術高速發(fā)展的時代背景下，現(xiàn)代文秘與檔案管理工作順勢而成。就事業(yè)單位而言，很多檔案管理與文秘工作落實，均處于單獨執(zhí)行的階段。本文將探究當前事業(yè)單位文秘工作與文書檔案管理工作一體化的相關問題。

【關鍵詞】文秘工作;文書檔案管理;一體化

文秘工作與文書檔案管理工作，一般是通過公文作出銜接，事業(yè)單位的檔案來源，基本上是文秘所處理的資料，文書的最終歸宿便是檔案。事業(yè)單位在管理期間，加快推動文秘工作與文書檔案管理工作一體化，不僅對兩者之間的關系作出客觀性聯(lián)系，還對文秘工作流程和文書檔案管理流程進行整合，提升整體管理效率。

1.文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

事業(yè)單位內部的文秘工作性質，對文秘部門強化檔案管理質量有著決定性影響。文檔工作在落實開展期間，不能脫離檔案管理而單獨存在，文秘工作的性質，在具體落實期間，更是集中體現(xiàn)在檔案信息管理領域。文秘工作內容覆蓋文件資料的上下傳遞，催辦各類文職類工作內容，對文件資料進行歸檔處理，可見文秘工作質量，會影響到整個單位工作效率。通過高質量文秘工作，可以將上級領導的工作思想和管理理念快速下達到各個科室、部門，也為事業(yè)單位內部工作人員的學習與培訓提供信息，使得事業(yè)單位工作人員能力提升，實現(xiàn)事業(yè)單位管理的效益?？梢哉f，文秘工作在事業(yè)單位中發(fā)揮著不可小覷的作用，其優(yōu)質的服務更是實現(xiàn)事業(yè)單位有序運轉的關鍵。

規(guī)范化管理文秘工作，需要以基礎檔案管理工作為出發(fā)點，對各種運作方法進行規(guī)范化處理。通過科學化的檔案管理工作，能夠確保文秘工作得以全面且合理化落實。在事業(yè)單位的重大活動中，物質基礎和信息來源對文秘工作的全面性和科學性都有著直接的影響。強化檔案資料管理的準確性與安全性，增強檔案的可選性和全面性，更是文秘工作開展的基礎和前提。所以，在新形勢下，建立健全檔案管理體制機制，是文秘工作落實的必然要求，也是尤為重要的工作任務和管理手段。

2.文秘工作與檔案管理銜接存在的問題

2.1原資料內容有編號，但資料不完整

事業(yè)單位雖然已經具備完整的管理流程，但是在日常的管理運作期間，經常性的出現(xiàn)原稿件缺失或者是稿件修改的現(xiàn)象。在原稿件上，大多數(shù)有相關領導的批準意見或者是具體指示，對于后續(xù)稿件而言，這些原稿件更加具備存檔的現(xiàn)實意義。另外，部分文件在沒有進行復印的情況下進行將其存檔，或者是外借，造成在后續(xù)使用中，造成原文件內容變得模糊不清。

2.2公文格式與附件不規(guī)范，且文種不統(tǒng)一

公文作為一種具有嚴格規(guī)范性的文本形式，其格式和要求均有要求，同時也在應用中制定出相應的規(guī)范，且對相關細節(jié)作出要求和規(guī)定，提升了我國公文質量。但是，仍舊存在著部分問題沒有解決，如沒有對公文中的請示和公文中的報告作出明確的規(guī)范，在很多情況下，工作人員經常性的混淆兩種公文，導致公文的作用沒有充分發(fā)揮出來，甚至對受理公文產生消極影響。此外，在一些公文附件中，沒有在公文內容中進行標識，甚至沒有編寫附件標號。種種影響因素，都無形之中造成傳遞與受理公文受到影響，阻礙事業(yè)單位管理。

2.3移交資料不及時

事業(yè)單位在運轉期間，由于受到各種事務的影響，造成文秘沒有及時移交公文資料，也沒有對公文的移交情況進行跟進，種種現(xiàn)象對于事業(yè)單位的方案管理與存檔都造成了不良影響，影響事業(yè)單位運行效率。

3.文秘工作與文書檔案管理一體化措施

3.1強化文檔一體化意識

雖然文書處理工作與檔案管理工作之間存在著工作任務的差異，具有相對獨立性，但是文書是檔案的主要來源，檔案是文書的最終歸宿，因而在實施管理的時候，需要認清兩者的聯(lián)系，樹立系統(tǒng)思維意識，以檔案管理與文書處理工作一體化發(fā)展為導向，在實際工作期間，要做好文秘培訓工作，切實將其作為基礎的工作內容，深刻了解文秘工作并非是做好領導人員的服務，更是要對歷史負責，對每一份公文進行規(guī)范化辦理，形成今天的文件就是明天的檔案理念。

3.2提升文秘部門對工作的重視

在文書檔案管理期間，最為重要的工作內容是公文文書立卷，其對整個檔案文書的管理工作有著極為重要的安全意義，也可以公文管理的體系化和條理化。在具體實踐期間，相關公文資料在處理完成以后，要由事業(yè)單位文秘作出梳理，通過展開公文立卷、歸檔以及其他各類整理工作完成資料整理。在文秘工作中以及文書檔案管理工作的銜接過程中，文書立卷也是最為重要的銜接過程，也是兩者進行聯(lián)系的過渡環(huán)節(jié)。換言之，在研究文秘工作與文書檔案管理一體化的過程中，需要通過兩者之間的通力合作，通過制定詳細的工作預案，基于工作的相關流程和操作標準，明確工作流程，切實保障公文資料的完整性和真實性，做好前期準備工作。

3.3構建一體化標準

這種模式是基于文秘工作而展開的，想要加快推進文秘工作和檔案管理標準化建設，就必須要融合相關部門，綜合整合內外部各類影響因素，完成標準的系統(tǒng)構建，提升文秘工作與文書檔案管理一體化水平，進而實現(xiàn)管理模式優(yōu)化，通過兩者之間的緊密聯(lián)系，發(fā)揮工作一體化的優(yōu)勢。通過分析與共享各類資源，使得文秘工作和文檔管理工作質量和效果得以強化，為事業(yè)單位內部管理工作有序開展提供助益。